Skref til að hanna stefnu fyrirtækisins
Fyrirtækjastefnur eru „leikreglurnar“ sem stýra hegðun, vinnuaðferðum og ákvarðanatöku innan fyrirtækis. Góðar stefnur hjálpa fyrirtækjum að starfa á samræmdan hátt, draga úr áhættu, bæta lagaleg fylgni og tryggja að allir starfsmenn skilji væntanlega staðla. Án skýrrar stefnu eru fyrirtæki viðkvæm fyrir innri átökum, skörun valds og minnkaðri framleiðni vegna tilfallandi ákvarðana. Þess vegna er hönnun fyrirtækjastefnu meira en bara að skrifa skjal; ferlið þarf að vera skipulagt, taka hagsmunaaðila með í reikninginn og vera í samræmi við viðskiptastefnu.
Eftirfarandi eru skrefin til að hanna árangursríka fyrirtækjastefnu, allt frá því að greina þarfir til framkvæmdar og mats.
1. Skilja viðskiptamarkmið og gildi fyrirtækisins
Fyrsta skrefið er að tryggja að gildandi stefnur styðji stefnu fyrirtækisins. Spyrjið: Hver eru stefnumarkandi markmið fyrirtækisins fyrir þetta ár og næstu ár? Til dæmis þarf fyrirtæki sem einbeitir sér að markaðsaukningu stefnu sem styður við sveigjanleika, þjónustustaðla og gæðaeftirlit. Á sama tíma ættu fyrirtæki sem starfa í mjög reglubundnum atvinnugreinum, svo sem fjármála- eða heilbrigðisþjónustu, að forgangsraða reglufylgni og áhættustýringu.
Auk stefnumótunar verða gildi fyrirtækisins einnig að endurspeglast í stefnu. Ef fyrirtæki viðheldur heiðarleika, þá verður stefna gegn svikum, hagsmunaárekstrum og uppljóstrun að vera traust. Ef öryggi er forgangsverkefni verður vinnuverndarstefna (OSH) að vera raunverulegur starfsrammi, ekki bara formsatriði.
2. Greina þarfir stefnumótunar og forgangssvið
Ekki þarf að taka á öllu í einu. Gerðu lista yfir þau svið sem þarfnast mest skriflegra leiðbeininga. Venjulega eru forgangssviðin meðal annars:
– Mannauðsmál: ráðningar, vinnutími, leyfi, agaviðurlög, frammistöðumat, notkun aðstöðu fyrirtækisins og stefnur gegn áreitni.
– Rekstur: þjónustustaðlar, kjarnaverklag, innkaup, eignastýring og gæðaeftirlit.
– Fjármál: heimildir fyrir útgjöldum, endurgreiðslur, sjóðstýring, innri endurskoðun.
– Upplýsingatækni: gagnaöryggi, notkun tölvupósts og tækja, aðgangur að kerfum, afritun gagna.
– Eftirlit og siðfræði: hagsmunaárekstrar, þóknun, siðareglur, uppljóstranir.
– K3 og öryggi: öryggisreglur, meðhöndlun atvika, neyðarástand.
Forgangsraða stefnumálum sem hafa mikil áhrif: þeim sem tengjast lagalegri áhættu, fjárhagslegri áhættu, öryggi og orðspori fyrirtækisins.
3. Söfnun gagna, reglugerða og bestu starfsvenja
Árangursrík stefnumótun verður að byggjast á staðreyndum og vera í samræmi við hana. Á þessu stigi skal safna saman:
– Viðeigandi reglugerðir stjórnvalda (ráðningar, gagnavernd, skattar, iðnaðarstaðlar o.s.frv.).
– Samningar og samningar við viðskiptavini/samstarfsaðila sem hafa ákveðnar skyldur (t.d. trúnað og þjónustustigssamninga).
– Núverandi starfshættir fyrirtækisins, þar á meðal „venjur“ sem eru þegar til staðar en hafa ekki enn verið skjalfestar.
– Viðmið eða bestu starfsvenjur úr greininni, sérstaklega á flóknum sviðum eins og upplýsingaöryggi eða mútuaðgerðum.
Ef nauðsyn krefur skal fá lögfræðiráðgjafa eða reglufylgniráðgjafa til að tryggja að engar greinar séu til staðar sem gætu hugsanlega stangast á við lögin.
4. Ákvarða umfang, skilgreiningu og uppbyggingu stefnunnar
Áður en þú skrifar skaltu skilgreina skýrt fyrir hverja þessi stefna á við, hvenær og undir hvaða skilyrðum. Óljóst gildissvið gerir stefnuna erfiða í framkvæmd.
Almennt séð hafa góðar stefnur staðlaða uppbyggingu til að auðvelda lestur og samræmi, til dæmis:
1. Titill stefnu
2. Tilgangur (hvers vegna stefnan var búin til)
3. Gildissvið (hverjir eru bundnir af því)
4. Skilgreining hugtaka (til að forðast margvíslegar túlkanir)
5. Helstu skilmálar/reglur
6. Hlutverk og ábyrgð (hver gerir hvað)
7. Tengdar verklagsreglur (ef til eru afleiddar staðlaðar verklagsreglur)
8. Viðurlög/afleiðingar (vegna brota)
9. Tilvísunarskjöl (lög, staðlar, eyðublöð)
10. Gildistökudagur og endurskoðunartímabil
Samræmi í sniði auðveldar starfsmönnum að finna upplýsingar og auðveldar innri endurskoðun.
5. Semjið drög að stefnu með skýru og viðeigandi orðalagi.
Algeng mistök í stefnu fyrirtækja eru of „lögfræðilegt“ orðalag sem gerir það erfitt að skilja. Helst ættu stefnur að nota einfalt og beint orðalag sem hægt er að heimfæra upp á daglegar aðstæður.
Nokkrar ritunarreglur:
– Notið virkar og hnitmiðaðar setningar.
– Forðist tvíræð hugtök eins og „eftir þörfum“ eða „samkvæmt skilyrðum“ án viðmiða.
– Takið með stutt dæmi ef efnið er hugsanlega túlkunarhæft, til dæmis dæmi um hagsmunaárekstra eða einhvers konar trúnaðargögn.
– Greina á milli stefnu (reglna) og verklagsreglna (aðferða). Stefnumál segja til um „hvað“ og „hvers vegna“ en verklagsreglur útskýra „hvernig“.
Ef stefnan er löng skaltu nota undirfyrirsagnir, punktalista og hnitmiðaðar töflur til að auðvelda lestur.
6. Fáðu hagsmunaaðila til að taka þátt
Stefnumál sem eru búin til í einangrun mistakast oft þegar þau eru innleidd vegna þess að þau eru ekki í samræmi við rekstrarveruleikann. Því er mikilvægt að framkvæma þverfaglega endurskoðun. Fá aðila eins og:
– Mannauðsmál fyrir atvinnustefnu
– Lögfræðilegt/samræmi vegna lagalegra þátta
– Fjármál fyrir útgjaldastefnu og eftirlit
– Upplýsingatækni fyrir upplýsingaöryggi
– Rekstrarstjóri fyrir samræmi við vinnuferla
– Fulltrúi línustjóra/starfsmanns fyrir framlag til starfshátta á vettvangi
Þetta stig miðar að því að greina hugsanleg vandamál snemma: hvort hægt sé að hrinda stefnunni í framkvæmd, hvort um óhóflega stjórnsýsluálag sé að ræða, hvort um árekstur sé að ræða við aðra stefnu og hvort viðurlögin séu í réttu hlutfalli við hlutfallslegan rétt.
7. Þróa samþykkis- og staðfestingarkerfi
Þegar stefnur hafa verið endurskoðaðar þarf að samþykkja þær formlega af viðurkenndum yfirvöldum, svo sem stjórn, forstjóra eða stefnu-/eftirlitsnefnd. Einnig skal skilgreina heimildarstig: stefnumótandi stefnur eru venjulega samþykktar af stjórn, en deildarstjórar geta samþykkt rekstrarleg verklagsreglur — en þær verða samt að vera í samræmi við upprunalegu stefnuna.
Staðfesta skjalið ætti að innihalda:
– skjalnúmer og útgáfa
– gildistökudagur
– eigandi stefnunnar í ábyrgð
– útgáfusaga (breytingaskrá)
Þetta er mikilvægt til að koma í veg fyrir dreifingu gamalla útgáfa og auðvelda sönnunargögn við endurskoðun.
8. Félagsmótun og þjálfun (ekki bara að senda tölvupóst)
Stefnumál eru ekki sjálfkrafa skilin bara vegna þess að þau eru birt á innranetinu. Skipuleggið útbreiðslu út frá áhættustigi:
– Fyrir mikilvægar stefnur (mótstöðu gegn mútum, gagnaöryggi, vinnuvernd), haldið skyldubundna þjálfun og stuttar spurningakeppnir.
– Fyrir venjubundna stefnu getur þetta verið í formi upplýsingafundar, stutts veggspjalds eða eins blaðsíðu leiðbeininga.
– Tryggja að nýir starfsmenn fái aðgang að grunnreglum við innleiðingu.
Hafðu með „viðurkenningarkerfi“ eða yfirlýsingu sem þú hefur lesið og skilið, sérstaklega fyrir stefnur sem hafa hugsanleg lagaleg áhrif.
9. Innleiðing: samþætta stefnur í vinnuferla
Stefnumál verða árangursrík ef þau eru „innbyggð“ í kerfið. Til dæmis:
– Útgjaldastefnur verða að vera tengdar við samþykktarferlið í fjárhagsforritinu.
– Reglur um aðgang að gögnum verða að vera tengdar hlutverkabundnu aðgangsstýringarkerfi.
– Agaviðurlög verða að vera tengd rannsóknarferlum mannauðsdeildar og skráningu brota.
Einnig skal ákvarða hver fylgist með eftirfylgni, hvernig skýrslugjöf er gerð og hvaða vísbendingar eru notaðar til að mæla framkvæmd.
10. Eftirlit, mat og reglubundnar úrbætur
Viðskiptaumhverfið breytist: nýjar reglugerðir, blandaðar vinnulíkön, netógnir eða breytingar á skipulagi fyrirtækisins. Þess vegna þarf að endurskoða stefnur reglulega, til dæmis á 12 mánaða fresti eða þegar meiriháttar breytingar eiga sér stað.
Framkvæma mat byggt á:
– niðurstöður innri/ytri endurskoðunar
– atvik og brot
– endurgjöf starfsmanna og stjórnenda
– skilvirkni ferlisins (hvort það sé of flókið eða óviðkomandi)
Endurskoðaða stefnuna verður að vera endurnýjuð, merkt með nýrri útgáfu og gömlu útgáfunni tekin úr umferð.
Lokun
Hönnun fyrirtækjastefnu er stefnumótandi ferli sem sameinar viðskiptasýn, lagaleg fylgni og rekstrarlegan veruleika. Góð stefna er ekki bara formlegt skjal, heldur verkfæri til að byggja upp samræmda, örugga og afkastamikla vinnumenningu. Með skipulögðum skrefum - allt frá því að skilja markmið, forgangsraða, þróa skýr drög, eiga samskipti við hagsmunaaðila og framkvæma reglulegt eftirlit - geta fyrirtæki náð fram stefnum sem eru raunverulega notuð, skilin og hafa raunveruleg áhrif á frammistöðu fyrirtækisins.
Ef þú vilt get ég aðstoðað þig við að búa til sýnishorn af fyrirtækjastefnu (t.d. leyfisstefnu, notkunarstefnu upplýsingatæknitækja eða siðareglum) sem er sniðið að þinni atvinnugrein og stærð fyrirtækisins.
