Տեղեկատվական ռեսուրսների կառավարում
Թվային դարաշրջանում կազմակերպությունները մրցակցում են ոչ միայն ապրանքների կամ ծառայությունների, այլև տեղեկատվությունը կառավարելու իրենց կարողության միջոցով: Տեղեկատվությունը գալիս է տարբեր ձևերով՝ հաճախորդների տվյալներ, ֆինանսական հաշվետվություններ, քաղաքականության փաստաթղթեր, գործարքների գրառումներ և նույնիսկ աշխատակիցների փորձի մեջ ներկառուցված գիտելիքներ: Սրանք բոլորը ակտիվներ են, որոնք կարող են աներևակայելի արժեքավոր լինել, եթե պատշաճ կերպով կառավարվեն, բայց կարող են նաև ռիսկի աղբյուր լինել, եթե անտեսվեն: Ահա թե որտեղ է գործի դրվում տեղեկատվական ռեսուրսների կառավարումը. պլանավորված մոտեցում՝ տեղեկատվությունը կառավարելու որպես ռազմավարական ռեսուրս՝ կազմակերպության նպատակներին արդյունավետ, անվտանգ և կայուն կերպով աջակցելու համար:
Սահմանում և շրջանակ
Ընդհանուր առմամբ, տեղեկատվական ռեսուրսների կառավարումը (IRM) տեղեկատվական ռեսուրսների՝ ներառյալ տվյալների, տեխնոլոգիաների, գործընթացների և մարդկանց, պլանավորման, կազմակերպման, ուղղորդման և վերահսկման գործունեություն է՝ որոշումների կայացման համար որակյալ տեղեկատվություն ստանալու համար: Դրա շրջանակը լայն է՝ սկսած տեղեկատվական կարիքների պլանավորումից, տվյալների հավաքագրումից և մշակումից, պահպանումից և բաշխումից մինչև տեղեկատվության օգտագործում և անվտանգություն: IRM-ը նաև սերտորեն կապված է կառավարման, կարգավորող մարմինների համապատասխանության և էթիկական տվյալների օգտագործման հետ:
Ժամանակակից կազմակերպչական պրակտիկայում MSDI-ն այլևս միայն ՏՏ բաժնի պատասխանատվությունը չէ: Տեղեկատվության կառավարումը ներառում է բիզնես գործընթացների սեփականատերերին, ստորաբաժանումների ղեկավարներին, գործառնական անձնակազմին և բարձրագույն ղեկավարությանը: Յուրաքանչյուր կողմ ունի իր դերը, քանի որ տեղեկատվության աղբյուրները ծագում են կազմակերպության ամենօրյա գործունեությունից:
Ինչու՞ է անհրաժեշտ տեղեկատվությունը կառավարել որպես ռեսուրս
Կան մի քանի հիմնական պատճառներ, թե ինչու է տեղեկատվությունը պետք է դիտարկել որպես այլ ակտիվներ (օրինակ՝ կապիտալ և մարդկային ռեսուրսներ): Նախ, տեղեկատվությունը օգնում է կազմակերպություններին կայացնել ավելի արագ և ավելի ճշգրիտ որոշումներ: Առանց կայուն կառավարման համակարգի որոշումները հաճախ հիմնված են ենթադրությունների կամ թերի տվյալների վրա: Երկրորդ, տեղեկատվությունը նպաստում է գործառնական արդյունավետությանը. աշխատանքային գործընթացները կարող են վերահսկվել, կատարողականը չափվել և կորուստները բացահայտվել: Երրորդ, տեղեկատվությունը հիմք է հանդիսանում նորարարության համար, օրինակ՝ շուկայի միտումները վերլուծելու կամ հաճախորդների վարքագիծը հասկանալու միջոցով: Չորրորդ, տեղեկատվության կառավարումը նվազեցնում է ռիսկերը, մասնավորապես՝ տվյալների արտահոսքի, հաշվետվությունների սխալների և իրավական խախտումների ռիսկերը:
Մրցակցային համատեքստում այն կազմակերպությունները, որոնք ունեն կոկիկ, հեշտությամբ մատչելի, հետևողական և անվտանգ տվյալներ, սովորաբար գերազանցում են, քանի որ կարող են ավելի արագ արձագանքել փոփոխություններին, քան այն կազմակերպությունները, որոնց տվյալները ցրված են բազմաթիվ ֆայլերում և չինտեգրված ծրագրերում։
Տեղեկատվական ռեսուրսների կառավարման հիմնական բաղադրիչները
Տեղեկատվական ռեսուրսների կառավարումը սովորաբար ներառում է մի քանի փոխկապակցված բաղադրիչներ։
1. Տվյալներ և տեղեկատվություն. Տվյալները հում փաստեր են (թվեր, տեքստ, գործարքներ), մինչդեռ տեղեկատվությունը տվյալներ են, որոնք մշակվել են՝ դրանք իմաստալից դարձնելու համար: Տվյալների որակը որոշում է տեղեկատվության որակը:
2. Տեղեկատվական տեխնոլոգիաներ՝ սարքավորումներ, ծրագրային ապահովում, ցանցեր, տվյալների բազաներ, ամպային տեխնոլոգիաներ և վերլուծական գործիքներ, որոնք աջակցում են կառավարմանը։
3. Գործընթացներ և ընթացակարգեր. աշխատանքային չափորոշիչներ, ինչպիսիք են տվյալների մուտքագրման, ստուգման, պահպանման, արխիվացման և փոխանակման եղանակը:
4. Մարդկային ռեսուրսներ՝ օգտատերեր, տվյալների վերլուծաբաններ, համակարգի ադմինիստրատորներ, տեղեկատվության կառավարիչներ և քաղաքականություն սահմանող ղեկավարներ։
5. Քաղաքականություն և կառավարում. կանոններ, որոնք ուղղորդում են տեղեկատվության կառավարումը, ներառյալ մուտքի իրավունքները, անվտանգությունը, փաստաթղթերի պահպանումը և համապատասխանությունը:
MSDI-ի հաջողությունը մեծապես կախված է այս հինգ բաղադրիչների հավասարակշռությունից: Առաջադեմ տեխնոլոգիաները անարդյունավետ կլինեն, եթե տվյալները ստանդարտացված չեն, կամ օգտատերերը չունեն կարգապահություն և տեղեկատվական գրագիտություն:
Տեղեկատվական ռեսուրսների կառավարման հիմնական գործընթացները
Ընդհանուր առմամբ, MSDI-ն անցնում է հետևյալ ցիկլով.
1. Տեղեկատվական կարիքների պլանավորում
Կազմակերպությունները որոշում են, թե ինչ տեղեկատվություն է անհրաժեշտ իրենց նպատակներին հասնելու համար, ում է այն անհրաժեշտ, որքան հաճախ և ինչ ձևաչափով: Օրինակ՝ բարձրագույն ղեկավարությանը կարող է անհրաժեշտ լինել KPI-ների ամսական ամփոփում, մինչդեռ գործառնական թիմերին կարող է անհրաժեշտ լինել ամենօրյա վահանակ:
2. Տվյալների հավաքագրում և ձեռքբերում
Տվյալները կարող են ստացվել ներքին գործարքներից, հարցումներից, սենսորներից, սոցիալական ցանցերից կամ գործընկերներից: Այս փուլում կարևոր է ապահովել, որ տվյալները հավաքագրվեն օրինական և էթիկական ճանապարհով և ունենան հստակ կառուցվածք:
3. Մշակում և վավերացում
Տվյալները մաքրվում են (տվյալների մաքրում), ինտեգրվում և ստուգվում են համապատասխանության համար: Այս գործընթացը կարևոր է կրկնօրինակ կամ անճշտ տվյալների պատճառով որոշումների կայացման սխալները նվազեցնելու համար:
4. Տվյալների բազայի պահպանում և կառավարում
Պահպանումը կարող է իրականացվել ռելացիոն տվյալների բազայի, տվյալների պահեստի կամ տվյալների լճի միջոցով: Այս փուլում որոշվում են նաև պահուստավորման, աղետներից հետո վերականգնման և արխիվացման ռազմավարությունները:
5. Բաշխում և հասանելիություն
Տեղեկատվությունը պետք է հասանելի լինի լիազորված կողմերին՝ դերերի վրա հիմնված մուտքով: Հաշվետվությունների համակարգերը, վահանակները և գիտելիքների պորտալները կարևոր գործիքներ են:
6. Օգտագործում և գնահատում
Տեղեկատվությունն օգտագործվում է որոշումների կայացման, պլանավորման, վերահսկողության և նորարարության համար: Այնուհետև կատարվում է գնահատում՝ որոշելու համար, թե արդյոք ստեղծված տեղեկատվությունն իսկապես օգտակար է, թե արդյոք ցուցանիշներն ու գործընթացները կարիք ունեն բարելավման:
Տեղեկատվության որակը՝ հաջողության կարևոր գործոն
Տեղեկատվության որակը հաճախ չափվում է մի քանի չափանիշներով՝ ճշգրտություն, ամբողջականություն, արդիականություն, հետևողականություն, արդիականություն և մատչելիություն: Ուշացած տեղեկատվությունը կարող է որոշումները դարձնել անարդյունավետ, մինչդեռ անհամապատասխան տեղեկատվությունը կարող է հակասություններ առաջացնել ստորաբաժանումների միջև, քանի որ յուրաքանչյուր բաժին ունի տվյալների իր սեփական տարբերակը: Հետևաբար, MSDI ծրագրերը սովորաբար ներառում են տվյալների կառավարման նախաձեռնություններ, ինչպիսիք են տվյալների սահմանումների ստանդարտացումը, տվյալների բառարանի ստեղծումը և տվյալների սեփականատիրոջ նշանակումը:
Անվտանգություն, գաղտնիություն և համապատասխանություն
Կիբերսպառնալիքների աճի և տվյալների պաշտպանության ավելի խիստ կանոնակարգերի պայմաններում անվտանգությունը դարձել է MSDI-ի հիմնական հենասյունը: Կազմակերպությունները պետք է ներդնեն այնպիսի վերահսկողություններ, ինչպիսիք են կոդավորումը, բազմագործոն նույնականացումը, մուտքի մոնիթորինգը և աշխատակիցների անվտանգության իրազեկման վերապատրաստումը: Ավելին, գաղտնիությունը պետք է կառավարվի տվյալների նվազագույնի հասցնելու (հավաքագրել միայն անհրաժեշտը), օգտագործման թափանցիկության և պահպանման կարգավորումների (տվյալների պահպանման ժամկետը) սկզբունքներով: Կանոնակարգերի պահպանումը՝ թե՛ ազգային, թե՛ ոլորտային, կազմակերպչական պատասխանատվություն է, հատկապես հաճախորդների տվյալների և զգայուն տեղեկատվության կառավարման ժամանակ:
MSDI ներդրման մարտահրավերները
Հաճախ առաջացող որոշ տարածված մարտահրավերներ են՝ տվյալները ցրված բազմաթիվ համակարգերում (տվյալների սիլոսներ), մուտքագրման ստանդարտների բացակայությունը, օգտագործողների դիմադրությունը աշխատանքային գործընթացների փոփոխություններին, սահմանափակ վերլուծական հմտությունները և ժառանգական համակարգերի ինտեգրման արժեքը: Մեկ այլ մարտահրավեր է կազմակերպչական մշակույթը. եթե ղեկավարները իրենց որոշումները չեն հիմնում տվյալների վրա, տեղեկատվության կառավարման ջանքերը հաճախ բավարար աջակցություն չեն ստանում:
Այս մարտահրավերներին դիմակայելու համար անհրաժեշտ է փուլային ռազմավարություն, հստակ հաղորդակցություն և չափելի օգուտներ: Շատ կազմակերպություններ սկսում են հիմնական հաշվետվությունների համար «ճշմարտության միասնական աղբյուր» ստեղծելով, այնուհետև ինտեգրումը ընդլայնում են այլ ոլորտներ:
Տեղեկատվական ռեսուրսների կառավարման բարելավման ռազմավարություններ
Որոշ ռազմավարություններ, որոնք կարող են իրականացվել, ներառում են.
– Տվյալների կառավարման կառուցում. սահմանել դերեր, ինչպիսիք են տվյալների սեփականատերը, տվյալների կառավարիչը և ստանդարտ կանոնները։
– Մշակել տեղեկատվական ճարտարապետություն. նախագծել տվյալների հոսքը աղբյուրից դեպի հաշվետվություն՝ կառուցվածքային լինելու համար։
– Ընդունեք համապատասխան տեխնոլոգիա. այն պարտադիր չէ, որ ամենաթանկը լինի, բայց այն պետք է համապատասխանի բիզնեսի կարիքներին և մասշտաբայնությանը։
– Բարելավել տվյալների գրագիտությունը. վերապատրաստել աշխատակիցներին՝ տեղեկատվությունը կարդալու, մեկնաբանելու և օգտագործելու կարողանալու համար։
– Ներդնել շերտավորված անվտանգություն՝ տեխնիկական վերահսկողության, քաղաքականության և կրթության համադրություն։
– Տեղեկատվական կատարողականի չափում. օրինակ՝ տվյալների սխալների մակարդակը, հաշվետվությունների արագությունը կամ վահանակի օգտագործման մակարդակը։
Եզրակացություն
Տեղեկատվական ռեսուրսների կառավարումը կարևորագույն հիմք է այն կազմակերպությունների համար, որոնք ձգտում են գոյատևել և զարգանալ արագ փոփոխությունների պայմաններում: Տեղեկատվությունն այլևս պարզապես գործառնական գործունեության ենթամթերք չէ, այլ ռազմավարական ակտիվ, որը պետք է պլանավորվի, կառավարվի և պաշտպանվի: Հզոր տեղեկատվության կառավարման տեղեկատվական համակարգի (MSDI) միջոցով կազմակերպությունները կարող են ավելի լավ որոշումներ կայացնել, բարելավել արդյունավետությունը, խթանել նորարարությունը և նվազեցնել անվտանգության և համապատասխանության ռիսկերը: Վերջին հաշվով, տեղեկատվության հաջող կառավարումը որոշվում է տեխնոլոգիաների, գործընթացների և մարդկանց համադրությամբ, ինչպես նաև կազմակերպության հանձնառությամբ՝ տեղեկատվությունը դարձնել իր նպատակներին հասնելու հիմնական ռեսուրս:
