Készpénz és készpénz-egyenértékesek elszámolása
A készpénz és a készpénz-egyenértékesek a vállalatok pénzügyeinek éltető elemei. Szinte minden üzleti tevékenység – az ügyfélfizetések fogadásától és a beszállítók kifizetésétől kezdve az alkalmazottak kifizetéséig és a hitelek visszafizetéséig – csökkenti a készpénzgazdálkodást. Mivel a készpénz a leglikvidebb és legkönnyebben visszaélésre felhasználható pénzeszköz, a leggyakrabban ellenőrzött és legszigorúbban ellenőrzött számla is. Ez a cikk a készpénz és a készpénz-egyenértékesek definícióját, összetevőit, számviteli kezelését és a pontos és megbízható pénzügyi beszámoláshoz elengedhetetlen belső ellenőrzési gyakorlatokat tárgyalja.
A készpénz és a készpénz-egyenértékesek megértése
Általánosságban elmondható, hogy a készpénz a készpénz és az azonnal felhasználható egyenlegek. A készpénz magában foglalja mind a kézben lévő készpénzt, mind a bankban lévő készpénzt. A mérlegben a készpénz forgóeszközként szerepel, mivel bármikor felhasználható a vállalat működésének finanszírozására.
Eközben a pénzeszköz-egyenértékesek rövid lejáratú befektetések, amelyek rendkívül likvidek, egy bizonyos összegben könnyen készpénzzé alakíthatók, és elhanyagolható az értékingadozás kockázata. Lényegében a pénzeszköz-egyenértékesek "szinte ugyanolyanok", mint a készpénz, mivel gyorsan és biztonságosan likviddé tehetők.
Sok számviteli standard szerint a pénzeszköz-egyenértékesek jellemzően nagyon rövid lejárattal rendelkeznek, jellemzően a beszerzés dátumától számított három hónapig vagy kevesebb ideig. Ez a lejárat fontos ahhoz, hogy az instrumentum valóban magas likviditást és alacsony kockázatot tükrözzön.
Készpénzösszetevők
A készpénz a gyakorlatban többféle formát ölthet:
1. Készpénz: bankjegyek és érmék, amelyeket házipénztárban vagy széfben tartanak.
2. Bankszámlaegyenleg: folyószámla vagy megtakarítás, amely bármikor felvehető.
3. Beérkezett és azonnal beváltható csekkek és giro számlák (ha nincsenek problémák).
4. Aprópénz: kisebb, rutinszerű kiadásokra félretett pénz, például helyi utazási költségekre, megbeszélések költségeire vagy írószerek vásárlására.
Fontos azonban megjegyezni, hogy nem minden banki pénzeszköz minősül automatikusan készpénznek. A korlátozott készpénzállományokat – például a letéti alapokat, a garanciaalapokat vagy a csak meghatározott célokra felhasználható alapokat – gyakran külön kell bemutatni, vagy megfelelően közzé kell tenni a pénzügyi kimutatásokhoz fűzött megjegyzésekben, a korlátozások jellegétől függően.
Készpénz-egyenértékes komponensek
A pénzeszköz-egyenértékesek általában nagy likviditású, alacsony kockázatú instrumentumokat tartalmaznak, mint például:
– Nagyon rövid lejáratú (pl. 1 vagy 3 hónapos) lekötött betétek, amelyek jelentős büntetések nélkül felvehetők.
– Rövid lejáratú és alacsony hitelkockázatú pénzpiaci értékpapírok.
– Egyéb pénzpiaci eszközök, amelyek gyorsan, közel biztos értéken készpénzre válthatók.
Az olyan instrumentumok, mint a törzsrészvények, nem tekinthetők pénzeszköz-egyenértékeseknek, mivel értékük ingadozik. A hosszú lejáratú kötvények sem pénzeszköz-egyenértékesek, mivel eltérő értékingadozási és likviditási kockázatokkal járnak.
Elismerés és mérés
A számvitelben a készpénzt és a készpénz-egyenértékeseket akkor számolják el, amikor egy vállalat megszerzi a készpénz vagy a készpénz-egyenértékes instrumentumok feletti ellenőrzést. A mérés általában névértéket használ a készpénz esetében, és egy olyan könyv szerinti értéket a készpénz-egyenértékesek esetében, amely megközelíti a fair értéket. Mivel a készpénz-egyenértékesek rövid lejáratúak és alacsony kockázatúak, az értékbeli különbség általában elhanyagolható.
A jelentéstétel szempontjából kritikus fontosságú a helyes eszközbesorolás biztosítása: hogy egy instrumentumot készpénzként, pénzeszköz-egyenértékesként, rövid lejáratú befektetésként vagy egyéb eszközként sorolnak-e be. A helytelen besorolás befolyásolhatja a vállalat likviditását és pénzügyi helyzetének elemzését.
Készpénzes tranzakciók rögzítése
A napi készpénzes tranzakciókat terhelési és jóváírási mechanizmuson keresztül rögzítik. Egy egyszerű példa:
– Készpénzes értékesítésből származó készpénzbevételek
Bankkártya: Készpénz
Hitel: Értékesítés
– Ügyfélkövetelések kiegyenlítéséből származó készpénzbevételek
Bankkártya: Készpénz
Jóváírás: Követelések
– Fizetés a beszállítóknak
Terhelés: Szállítói számlák
Hitel: Készpénz
– Üzemeltetési költségek kifizetése (pl. villany, bérleti díj)
Terhelés: Költségek (villany/bérleti díj)
Hitel: Készpénz
A gyakorlatban a vállalatok általában pénztárkönyveket vagy pénztár/bank modulokat használnak a számviteli rendszerekben a tranzakciók időrendi rögzítésére, megfelelő tranzakciós bizonyítékokkal (számlák, nyugták, átutalási bizonylatok) kíséretében.
Aprópénztári rendszer: Előleg és ingadozó
A kispénztárakat általában kétféleképpen kezelik:
1. Előlegrendszer
Ebben a rendszerben a pénztárkészlet egy fix összegű egyenlegét tartják fenn. A pénztárkiadásokat kifizetési bizonylatokon rögzítik, és amikor a pénzeszközök elfogynak, a pénztárkészletet a kifizetési bizonylaton szereplő összegre pótolják.
A könyvelési tételeket általában feltöltéskor kell elvégezni:
Terhelés: Kapcsolódó költségek (szállítás, írószerek stb.)
Hitel: Készpénz/Bank
2. Ingadozó rendszer
A kisebb pénztári kiadásokat azonnal elszámolják a felmerülésük után, így a kisebb pénztári számla egyenlege a tranzakciók alapján ingadozhat. Ez a rendszer ritkábban használatos, mivel nehezebben ellenőrizhető.
Az előlegfizetési rendszert gyakran jobb ellenőrzési módszernek tekintik, mivel megkönnyíti a fizikai készpénz és a kiadások igazolásának egyeztetését.
Banki egyeztetés
A pénzforgalmi elszámolás egyik legfontosabb eljárása a bankszámla-egyeztetés, amely a vállalat nyilvántartása szerinti pénzkészlet egyeztetését jelenti a bankszámlakivonat szerinti egyenleggel. Az egyeztetésre az időbeli eltérések és az olyan tranzakciók miatt van szükség, amelyeket egyik fél sem rögzített, például:
– Úton lévő betétek: a vállalat már rögzítette őket, de még nem kerültek be a bankba.
– Kiegyenlítetlen csekkek: a vállalat kifizetésként nyilvántartotta, de még nem váltotta be őket.
– Banki adminisztrációs díjak: a banknál kerülnek rögzítésre, a cég még nem.
– Bankkamat: a bankban nyilvántartott, a vállalat által még nem nyilvántartott kamatbevétel.
– Visszapattanó csekk vagy elutasított csekk: a bank elutasítja a kifizetést, a cégnek módosítania kell a követeléseket.
– A cég vagy a bank által elkövetett nyilvántartási hibák.
Az egyeztetés eredményei általában korrekciós naplókat eredményeznek, például a bankszámlakivonatból újonnan felfedezett banki adminisztrációs díjak vagy kamatbevételek esetében.
Prezentáció a pénzügyi kimutatásokban
A pénzügyi helyzetkimutatásban a készpénz és a készpénz-egyenértékesek egy tételként, a „Készpénz és készpénz-egyenértékesek” címszó alatt szerepelnek. A pénzügyi kimutatásokhoz fűzött megjegyzésekben a vállalatok gyakran közzéteszik a következőket:
– A pénzeszköz-egyenértékesek meghatározására vonatkozó számviteli politikák.
– A készpénz és készpénz-egyenértékes összetevők részletei.
– Korlátozott készpénz, ha van ilyen.
– Releváns likviditási kockázatok és pénzkezelés.
A pénzeszközök és pénzeszköz-egyenértékesek szorosan kapcsolódnak a cash flow kimutatáshoz is. Valójában a mérlegben használt pénzeszközök és pénzeszköz-egyenértékesek definíciójának összhangban kell lennie a cash flow kimutatás elkészítésekor használt definícióval. A pénzeszközök és pénzeszköz-egyenértékesek időszak alatti változásait a működési, befektetési és finanszírozási cash flow-kon keresztül kell magyarázni.
Belső ellenőrzés a készpénz felett
Mivel a készpénz a leginkább ki van téve a csalásoknak, a vállalatoknak szigorú belső ellenőrzéseket kell bevezetniük, beleértve a következőket:
1. Feladatok szétválasztása: a készpénzt átvevő személynek különböznie kell attól a személytől, aki a tranzakciókat rögzíti, és attól a személytől, aki a bankszámla-egyeztetést végzi.
2. Többszintű engedélyezés: egy bizonyos összegű kifizetéseket egy felhatalmazott tisztviselőnek kell jóváhagynia.
3. Teljes dokumentáció: minden bevételt/kiadást érvényes bizonyítékokkal kell alátámasztani.
4. Napi befizetések: a kockázat csökkentése érdekében a beérkezett készpénzt azonnal be kell fizetni a bankba.
5. Fizikai hozzáférési korlátozások: a széfeket, a készpénzt, a bankjegyeket és az átutalási engedélyeket szigorúan őrzik.
6. Rutin egyeztetés: a bankszámla-egyeztetést időszakosan végzik (ideális esetben havonta vagy gyakrabban).
7. Belső ellenőrzések és meglepetésszerű ellenőrzések: a véletlenszerű aprópénz-ellenőrzések hatékonyak a visszaélések megelőzésében.
Záró
A pénzeszközök és pénzeszköz-egyenértékesek elszámolása több, mint a pénzbeáramlások és -kiadások egyszerű rögzítése. Magában foglalja a megfelelő besorolást, a fegyelmezett nyilvántartást, a pontos bankszámla-egyeztetéseket, az átlátható bemutatást és a megfelelő belső ellenőrzést. A megfelelő pénzkezeléssel a vállalatok fenntarthatják a likviditást, csökkenthetik a csalás kockázatát és javíthatják a pénzügyi kimutatások megbízhatóságát . Végső soron a pénzeszközökre és pénzeszköz-egyenértékesekre vonatkozó információk minősége kritikus alapot képez a vezetőség, a befektetők és a hitelezők döntéshozatalához.
