Računovodstvo gotovine i gotovinskih ekvivalenata
Novac i novčani ekvivalenti su žila kucavica financija tvrtke. Gotovo sve poslovne aktivnosti - od primanja plaćanja kupaca i plaćanja dobavljačima do isplate zaposlenika i otplate kredita - smanjuju upravljanje gotovinom. Budući da je najlikvidnija i najlakše se zloupotrijebi, gotovina je također jedan od najčešće revidiranih i strogo kontroliranih računa. Ovaj članak raspravlja o definiciji gotovine i novčanih ekvivalenata, njihovim komponentama, računovodstvenom tretmanu i praksama interne kontrole bitnim za točno i pouzdano financijsko izvještavanje .
Razumijevanje gotovine i gotovinskih ekvivalenata
Općenito, gotovina je gotovina i stanja dostupna za neposrednu upotrebu. Gotovina uključuje i gotovinu u blagajni i gotovinu u banci. U bilanci se gotovina prikazuje kao kratkotrajna imovina jer se može koristiti u bilo kojem trenutku za financiranje poslovanja tvrtke.
U međuvremenu, novčani ekvivalenti su kratkoročna ulaganja koja su visoko likvidna, lako se pretvaraju u gotovinu u određenom iznosu i imaju zanemariv rizik od fluktuacije vrijednosti. U biti, novčani ekvivalenti su "gotovo isti" kao i gotovina jer se mogu brzo i sigurno unovčiti.
Prema mnogim računovodstvenim standardima, novčani ekvivalenti obično imaju vrlo kratka dospijeća, obično tri mjeseca ili manje od datuma stjecanja. Ovo dospijeće je važno kako bi instrument doista odražavao visoku likvidnost i nizak rizik.
Komponente gotovine
Novac u praksi može imati nekoliko oblika:
1. Gotovina: novčanice i kovanice koje se čuvaju u blagajni ili sefu.
2. Stanje bankovnog računa: tekući ili štedni račun koji se može podići u bilo kojem trenutku.
3. Čekovi i žiro računi koji su primljeni i mogu se odmah unovčiti (ako nema problema).
4. Sitni novac: sredstva izdvojena za male rutinske troškove, na primjer troškove lokalnog prijevoza, troškove sastanaka ili kupnju pribora za pisanje.
Međutim, važno je napomenuti da se ne klasificiraju sva sredstva u banci automatski kao gotovina. Ograničena stanja gotovine - kao što su escrow fondovi, jamstveni fondovi ili sredstva koja se mogu koristiti samo za određene svrhe - često se moraju zasebno prikazati ili adekvatno otkriti u bilješkama uz financijske izvještaje, ovisno o prirodi ograničenja.
Komponente ekvivalenta gotovine
Novčani ekvivalenti općenito uključuju visoko likvidne instrumente niskog rizika, kao što su:
– Vrlo kratkoročni oročeni depoziti (npr. 1 mjesec ili 3 mjeseca) koji se mogu unovčiti bez značajnih kazni.
– Vrijednosni papiri tržišta novca koji dospijevaju u kratkom roku i imaju nizak kreditni rizik.
– Ostali instrumenti tržišta novca koji se mogu brzo pretvoriti u gotovinu po gotovo određenoj vrijednosti.
Instrumenti poput običnih dionica ne smatraju se novčanim ekvivalentima jer im vrijednost fluktuira. Dugoročne obveznice također nisu novčani ekvivalenti jer imaju različite rizike fluktuacija vrijednosti i likvidnosti.
Prepoznavanje i mjerenje
U računovodstvu se novac i novčani ekvivalenti priznaju kada tvrtka stekne kontrolu nad gotovinom ili instrumentima novčanih ekvivalenata. Mjerenja općenito koriste nominalnu vrijednost za novac i knjigovodstvenu vrijednost koja je približna fer vrijednosti za novčane ekvivalente. Budući da su novčani ekvivalenti kratkotrajni i niskog rizika, razlika u vrijednosti obično je nematerijalna.
Ključno za izvještavanje je osigurati ispravnu klasifikaciju imovine: je li instrument klasificiran kao gotovina, novčani ekvivalenti, kratkoročna ulaganja ili druga imovina. Pogrešna klasifikacija može utjecati na analizu likvidnosti i financijskog zdravlja tvrtke.
Evidentiranje gotovinskih transakcija
Dnevne gotovinske transakcije bilježe se putem mehanizma debitne i kreditne kartice. Jednostavan primjer:
– Primici od prodaje gotovinom
Debitna kartica: Gotovina
Zasluge: Prodaja
– Novčani primici od namire potraživanja od kupaca
Debitna kartica: Gotovina
Kredit: Potraživanja
– Plaćanje dobavljačima
Zaduženje: Obveze prema dobavljačima
Kredit: Gotovina
– Plaćanje operativnih troškova (npr. struja, najamnina)
Dug: Troškovi (struja/najamnina)
Kredit: Gotovina
U praksi, tvrtke obično koriste knjige blagajne ili module za gotovinu/banku u računovodstvenim sustavima za kronološko evidentiranje transakcija, uz odgovarajuće dokaze o transakcijama (fakture, potvrde, dokaz o prijenosu).
Sustav sitnog blagajničkog računa: predujam i fluktuirajući
Sitni novac se obično upravlja na dva načina:
1. Sustav predujma
U ovom sustavu stanje blagajne održava se na fiksnom iznosu. Rashodi blagajne evidentiraju se pomoću isplatnih listića, a kada ponestane sredstava, blagajna se nadopunjuje do iznosa isplatnog listića.
Knjiženje se obično vrši prilikom nadopune:
Zaduženje: Povezani troškovi (prijevoz, pribor za pisanje itd.)
Kredit: Gotovina/Banka
2. Fluktuirajući sustav
Izdaci iz blagajne knjiže se odmah po nastanku, što omogućuje fluktuaciju stanja na računu blagajne ovisno o transakcijama. Ovaj se sustav rjeđe koristi jer ga je teže kontrolirati.
Sustav predujma često se smatra boljim za kontrolu jer olakšava usklađivanje fizičke gotovine i dokaza o rashodima.
Usklađivanje bankovnog računa
Jedan od najvažnijih postupaka u računovodstvu gotovine je bankovno usklađivanje, koje uključuje usklađivanje stanja gotovine prema evidenciji tvrtke sa stanjem prema bankovnom izvodu. Usklađivanje je potrebno zbog vremenskih razlika i transakcija koje nijedna strana nije evidentirala, kao što su:
– Depoziti u tranzitu: evidentirani su od strane tvrtke, još nisu ušli u banku.
– Nepodmireni čekovi: tvrtka ih je evidentirala kao plaćanja, ali još nisu unovčeni.
– Bankovne administrativne naknade: evidentirane u banci, još nisu evidentirane od strane tvrtke.
– Bankovne kamate: prihod od kamata evidentiran u banci, a koji još nije evidentiran od strane tvrtke.
– Odbijeni ček ili odbijeni ček: banka odbija isplatu, tvrtka mora ispraviti potraživanja.
– Pogreške u evidentiranju od strane tvrtke ili banke.
Rezultati usklađivanja obično rezultiraju ispravcima, na primjer za bankovne administrativne naknade ili prihode od kamata koji su upravo otkriveni iz bankovnog izvoda.
Prezentacija u financijskim izvještajima
U izvještaju o financijskom položaju, novac i novčani ekvivalenti prikazani su kao jedna stavka, „Novac i novčani ekvivalenti“. U bilješkama uz financijske izvještaje , tvrtke često objavljuju:
– Računovodstvene politike u vezi s definicijom novčanih ekvivalenata.
– Detalji o komponentama novca i novčanih ekvivalenata.
– Ograničena gotovina, ako postoji.
– Relevantni rizici likvidnosti i upravljanje gotovinom.
Novac i novčani ekvivalenti također su usko povezani s izvještajem o novčanom toku. Zapravo, definicija novca i novčanih ekvivalenata korištena u bilanci mora biti u skladu s definicijom korištenom pri izradi izvještaja o novčanom toku. Promjene novca i novčanih ekvivalenata tijekom razdoblja moraju se objasniti kroz poslovne, investicijske i financijske novčane tokove.
Interna kontrola nad gotovinom
Budući da je gotovina najosjetljivija na prijevare, tvrtke moraju implementirati snažne interne kontrole, uključujući:
1. Podjela dužnosti: osoba koja prima gotovinu treba biti različita od osobe koja evidentira transakcije i različita od osobe koja provodi bankovno usklađivanje.
2. Slojevito ovlaštenje: plaćanja određenog iznosa mora odobriti ovlaštena osoba.
3. Potpuna dokumentacija: svaki račun/izdatak mora biti potkrijepljen valjanim dokazima.
4. Dnevni depoziti: primljeni novac treba odmah položiti u banku kako bi se smanjio rizik.
5. Ograničenja fizičkog pristupa: sefovi, sitni novac, bankovni žetoni i ovlaštenja za prijenos strogo su čuvani.
6. Rutinsko usklađivanje: bankovno usklađivanje se provodi periodično (idealno mjesečno ili češće).
7. Interne revizije i iznenadne provjere: nasumične inspekcije sitnog novca učinkovite su u sprječavanju zlouporabe.
Zatvaranje
Računovodstvo gotovine i novčanih ekvivalenata više je od pukog evidentiranja priljeva i odljeva gotovine. Obuhvaća pravilnu klasifikaciju, disciplinirano vođenje evidencije, točna bankovna usklađivanja, transparentnu prezentaciju i odgovarajuće interne kontrole. Pravilnim upravljanjem gotovinom tvrtke mogu održavati likvidnost, smanjiti rizik od prijevare i poboljšati pouzdanost financijskih izvještaja . U konačnici, kvaliteta informacija o gotovini i novčanim ekvivalentima čini ključnu osnovu za donošenje odluka menadžmenta, investitora i vjerovnika.
