Procedementos para a preparación de informes financeiros
Os estados financeiros son resumos estruturados da situación e o rendemento financeiro dunha entidade durante un período específico. Para as empresas, os estados financeiros serven como ferramenta principal para avaliar a saúde empresarial, cumprir as obrigas fiscais, atraer investidores, obter financiamento e garantir a toma de decisións baseada en datos. Non obstante, os estados financeiros de alta calidade non se producen por casualidade. Requiren un procedemento de preparación ben organizado e coherente que se axuste ás normas contables aplicables. Este artigo analiza o procedemento sistemático para a preparación de estados financeiros, desde a fase de rexistro ata a presentación e a avaliación final.
1. Determinación de normas e políticas contables
O primeiro paso é determinar os estándares de contabilidade empregados. En Indonesia, as entidades poden usar PSAK ( Normas de Contabilidade Financeira ), SAK ETAP para entidades sen responsabilidade pública ou SAK EMKM para microempresas e pequenas e medianas empresas. A elección do estándar afectará o recoñecemento de ingresos, o rexistro de activos, o tratamento da depreciación e a presentación dos informes.
Unha vez establecidos os estándares, as empresas deben desenvolver políticas contables internas, como métodos de valoración de inventario (FIFO ou media), métodos de depreciación (lineal ou decrecente) e políticas de provisión para contas por cobrar. Estas políticas deben ser coherentes para garantir que os estados financeiros sexan comparables e fiables en todos os períodos.
2. Recompilar e verificar probas de transaccións
Cada cifra dun informe financeiro debe estar respaldada por probas de transaccións válidas. Polo tanto, o seguinte paso é reunir documentos como facturas de venda, recibos, ordes de compra, recibos de transferencias bancarias, comprobantes de depósito, contratos e outros documentos xustificativos.
Ademais da recompilación, a verificación é crucial. A verificación inclúe comprobar a integridade da información (data, importe, partes relacionadas), a autorización e o cumprimento das políticas da empresa. Sen probas axeitadas, as transaccións aumentan o risco de erros e de achados de auditoría. Nesta fase, as empresas tamén deben agrupar os documentos por tipo de transacción para facilitar o rexistro.
3. Rexistrar transaccións no diario
Despois de verificar as probas das transaccións, o seguinte paso é rexistralas nun libro diario. Un libro diario é un rexistro cronolóxico das transaccións financeiras baseado no principio de débito e crédito. O rexistro pódese facer nun libro diario xeral ou nun libro diario especial (por exemplo, un libro diario de vendas, un libro diario de compras, un libro diario de cobros de efectivo e un libro diario de desembolsos de efectivo), dependendo das necesidades da empresa.
A precisión nesta fase é crucial para a calidade do informe final. Os erros na determinación de contas ou importes repercutirán en procesos posteriores. Polo tanto, os contables deben comprender o plan de contas da empresa e garantir que cada transacción se rexistre na conta correcta.
4. Rexistrar no libro maior
Despois de realizar os asentos do diario, as transaccións transfírense (rexistranse) ao libro maior. O libro maior contén un conxunto de contas que mostran os saldos e os movementos de cada conta, como efectivo, contas por cobrar, inventario, contas por pagar, patrimonio neto, ingresos e gastos.
O obxectivo da contabilización é resumir as transaccións previamente dispersas por todo o diario en información conta por conta para que se poidan determinar os saldos de cada conta. Nesta fase, as referencias precisas e os números de conta coherentes son cruciais para evitar clasificacións incorrectas.
5. Preparar un balance de comprobación
Un balance de comprobación é unha lista de saldos de contas durante un período de tempo específico, que se usa para comprobar o saldo entre o total de débitos e o total de créditos. Se o total de débitos non é igual ao total de créditos, hai un erro de rexistro ou contabilización que debe investigarse.
Non obstante, é importante entender que un balance de comprobación equilibrado non é necesariamente completamente preciso. Aínda poden producirse erros, como introducir cantidades incorrectas mentres se segue equilibrando ou clasificar incorrectamente as contas. Non obstante, o balance de comprobación segue sendo unha ferramenta de control inicial crucial antes de facer axustes.
6. Facer axustes (axustar entradas)
Ao final do período, as empresas deben realizar axustes para garantir que os seus estados financeiros reflictan as condicións reais. Os axustes realízanse xeralmente debido a diferenzas temporais entre as transaccións en efectivo e o recoñecemento por devengo, así como á presenza de contas que requiren cálculos ao final do período.
Algúns exemplos comúns de axustes inclúen:
– Gastos pagados por adiantado (por exemplo, aluguer ou seguro) que deben asignarse segundo o período de prestación.
– Ingresos percibidos por adiantado que aínda non se recoñecen integramente como ingresos.
– Amortización de activos fixos como vehículos e equipamentos.
– Gastos que aínda hai que pagar, como salarios ou electricidade que non se pagaron ata o final do período.
– Créditos incobrables e constitución de provisións para contas de cobro dubidoso.
- Axustes de inventario en función dos resultados da análise.
Os axustes garanten que os ingresos e os gastos se rexistren no período correcto para que a conta de resultados sexa máis precisa.
7. Preparar un balance de comprobación despois dos axustes
Despois de rexistrar os axustes no libro maior, a empresa prepara un balance de comprobación axustado. Este balance de comprobación serve como base directa para preparar os estados financeiros primarios. Nesta fase, os saldos das contas reflicten as condicións de fin de período despois de contabilizar todos os axustes.
Se aínda existe un desequilibrio, a empresa debe volver comprobar o diario de axuste, a contabilización ou a posible introdución incorrecta de cifras.
8. Preparar o informe financeiro principal
En xeral, os informes financeiros constan dos seguintes informes principais:
1. Conta de resultados
Presenta os ingresos e os gastos durante un período específico para xerar beneficios ou perdas. Este informe axuda a avaliar o rendemento operativo dunha empresa.
2. Informe de situación financeira (balance)
O balance, que mostra os activos, os pasivos e o patrimonio neto a unha data específica, ilustra a solidez financeira, a liquidez e a estrutura de financiamento dunha empresa.
3. Estado de cambios no patrimonio neto
Describe os cambios no capital do propietario, incluíndo as ganancias retidas, os investimentos adicionais e os dividendos ou as distribucións persoais.
4. Estado de fluxo de caixa
Describe as entradas e saídas de efectivo agrupadas en actividades operativas, de investimento e de financiamento. Este informe é esencial para avaliar a capacidade dunha empresa para xerar efectivo e xestionar as necesidades de liquidez.
5. Notas ás declaracións financeiras (CALCO)
Contén explicacións detalladas das políticas contables, detalles específicos das contas e outra información importante que non é directamente visible nas figuras. CALK axuda aos lectores a comprender o contexto do informe.
9. Revisión da conduta e conciliación
Antes de publicar un informe, é necesaria unha revisión interna. Esta revisión inclúe analizar a razoabilidade das cifras, comparalas con períodos anteriores e examinar certos índices. Ademais, a conciliación é crucial, incluíndo:
– Conciliación do saldo de caixa co extracto bancario (conciliación bancaria).
– Conciliar as contas por cobrar coa confirmación do cliente (se é necesario).
- Conciliar as contas a pagar cos rexistros de provedores.
- Conciliación do inventario físico cos rexistros contables.
Esta etapa axuda a reducir o risco de erros e garante que o informe estea listo para o seu uso.
10. Crear rexistro de peche e documentación
Unha vez completado o informe, a empresa pode realizar rexistros de peche para pechar as contas de ingresos e gastos a ganancias retidas ou capital. O obxectivo é que as contas nominais volvan a cero ao comezo do seguinte período.
Finalmente, documente todo o proceso: xustificantes de transaccións, asentos de diario, libros maiores, balances de comprobación, axustes e informes finais. Unha boa documentación facilita futuras auditorías, auditorías fiscais e avaliacións de xestión.
Conclusión
O proceso de elaboración de informes financeiros é unha serie de pasos interrelacionados, desde o establecemento de estándares e a recompilación de evidencias de transaccións, o rexistro e a contabilización e os axustes de fin de período ata a presentación e avaliación de informes. A precisión, a coherencia das políticas e os controis internos son fundamentais para producir informes financeiros relevantes, fiables e responsables. Ao seguir os procedementos correctos, as empresas non só cumpren as súas obrigas formais, senón que tamén obteñen ferramentas estratéxicas para planificar o crecemento e xestionar o risco de forma máis eficaz.
