Contabilidade de caixa
A contabilidade de caixa é un método contable que recoñece os ingresos e os gastos cando se recibe ou desembolsa o diñeiro en efectivo. Isto significa que as transaccións rexístranse cando se producen as entradas e saídas de efectivo, non cando xorden dereitos e obrigas. Este método é amplamente utilizado por microempresas, pequenas e medianas empresas (MPME), certas organizacións sen ánimo de lucro e entidades con actividades operativas sinxelas e sen transaccións de crédito complexas. Na práctica, a contabilidade de caixa considérase máis doada de entender porque mostra a situación de caixa "real" nun momento dado.
Definición e principios básicos
Na contabilidade de caixa, os ingresos recoñécense cando a empresa recibe o pago do cliente. Por exemplo, se unha tenda vende mercadorías en xaneiro pero o cliente non paga ata febreiro, os ingresos rexístranse en febreiro. Do mesmo xeito, os gastos rexístranse cando se paga o diñeiro. Se unha empresa recibe unha factura de electricidade de marzo pero non paga ata abril, o gasto de electricidade rexístrase en abril.
O principio básico é simple: sen diñeiro en efectivo, sen rexistros. Polo tanto, os estados financeiros resultantes estarán fortemente influenciados polo momento dos ingresos e desembolsos de efectivo. Por unha banda, este método facilita aos propietarios de empresas a avaliación da liquidez, é dicir, se o diñeiro en efectivo é suficiente para cubrir as obrigas a curto prazo. Por outra banda, este método non reflicte con precisión o verdadeiro rendemento económico se moitas transaccións se realizan a crédito.
Como funciona a gravación diaria
A contabilidade baseada en caixa adoita comezar cun libro de caixa ou unha conta bancaria. Todos os ingresos rexístranse como ingresos e todos os gastos como gastos ou compras de activos, dependendo do tipo de transacción. Por exemplo:
1. Os ingresos en efectivo procedentes de vendas ao contado rexístranse como ingresos na data da súa recepción.
2. Os ingresos en efectivo procedentes da liquidación de contas por cobrar tamén se rexistran como ingresos na data de recepción, mesmo se a venda se produciu no período anterior.
3. O pago de alugueiros, salarios, electricidade e materias primas rexístrase como gastos cando se aboan.
4. As compras de activos como ordenadores ou maquinaria rexístranse cando se desembolsa o diñeiro. Na práctica, algunhas empresas rexístranse directamente como gastos, aínda que se poidan tratar como activos en contabilidade.
Este método adoita empregarse xunto con tarefas sinxelas de mantemento de rexistros, por exemplo, mediante unha folla de cálculo. O foco principal céntrase na evidencia de transaccións, como recibos, ordes de compra, extractos de conta e comprobantes de depósito.
Vantaxes da contabilidade de caixa
Hai varias vantaxes que fan que este método sexa popular, especialmente nas pequenas empresas:
1. Sinxelo e doado de aplicar
Os propietarios de empresas non precisan comprender en profundidade conceptos de acumulación como as contas por cobrar, as contas por pagar ou a depreciación. O rexistro simplemente depende de cando entra e sae o diñeiro.
2. Adecuado para a xestión fluxo de caixa
Dado que toda a contabilidade se centra no diñeiro en efectivo, os informes resultantes axudan aos propietarios de empresas a determinar rapidamente o seu saldo de caixa dispoñible. Isto é crucial para as decisións diarias, como a compra de materiais, o pago de salarios ou a planificación de operacións.
3. Custos administrativos máis baixos
A contabilidade de caixa non require un sistema de contabilidade complexo, polo que se reduce o custo do persoal de contabilidade ou do software caro. Esta eficiencia é unha vantaxe significativa para as microempresas e pequenas empresas.
4. Minimizar as estimacións
Na contabilidade de acumulación, as contas adoitan incluír estimacións, como a provisión para contas de cobro dubidoso ou gastos acumulados. A contabilidade de caixa evita moitas destas estimacións, xa que o rexistro só se produce cando o diñeiro realmente se move.
Limitacións e riscos
Aínda que práctica, a contabilidade baseada en caixa ten varias debilidades que cómpre ter en conta:
1. Non describe con precisión o rendemento do período
Dado que os ingresos e os gastos dependen do momento dos pagamentos, as perdas e os beneficios poden estar "distorsionados". Un negocio pode parecer ter un gran beneficio un mes porque moitos clientes pagaron todos á vez, mesmo cando as vendas realmente se produciron en meses anteriores.
2. Non reflicte as obrigas e os dereitos impagados
A contabilidade de caixa non mostra automaticamente as contas por pagar pendentes nin as contas por cobrar pendentes. Como resultado, estados financeiros pode parecer "máis saudable" do que realmente é se hai moitas facturas acumuladas ou moitas vendas a crédito sen cobrar.
3. Difícil de usar para empresas en crecemento
Cando unha empresa comeza a realizar numerosas transaccións de crédito, adquirir inventario ou utilizar financiamento, a contabilidade de caixa vólvese inadecuada. Os investidores, os bancos ou terceiros adoitan requirir informes que mostren unha situación financeira máis completa.
4. Non en consonancia con certas normas de presentación de informes
En moitas normas de contabilidade, especialmente para empresas que deben preparar informes financeiros En situacións formais, prefírese ou requírese a base de devengo. A contabilidade de caixa úsase con máis frecuencia internamente ou para entidades con baixa complexidade.
Exemplo sinxelo de comparación de efectivo e devengo
Por exemplo, o 28 de decembro, unha empresa de servizos completou un traballo por valor de 10 000 000 de rupias, pero o cliente só pagou o 5 de xaneiro.
– Base de caixa: o 5 de xaneiro (período do ano seguinte) rexístranse uns ingresos de 10 000 000 de rupias.
– Base de devengo: os ingresos de 10.000.000 de rupias recoñécense o 28 de decembro porque os servizos se prestaron, mesmo sendo que o diñeiro aínda non se recibiu (rexistráronse como contas por cobrar).
Este exemplo mostra que a base de caixa céntrase máis nos fluxos de caixa, mentres que a base de devengo céntrase no período no que se produce a actividade económica.
Cando é apropiado usar a contabilidade de caixa?
A contabilidade baseada en caixa é axeitada para empresas que se basean predominantemente en caixa e son sinxelas. Algúns exemplos son os pequenos postos de comida, os pequenos comerciantes, os provedores de servizos a domicilio ou as empresas onde os pagamentos aos clientes sempre se realizan directamente (efectivo ou transferencia bancaria). Nestas situacións, a elaboración de informes baseados en caixa é suficiente para avaliar os custos operativos e planificar as necesidades de financiamento.
Non obstante, se unha empresa comeza a vender a crédito, ten un gran inventario ou require presentación de informes para as solicitudes de préstamos bancarios, entón o método de devengo ou unha combinación de efectivo e devengo (base de caixa modificada) pode ser máis axeitado. Moitas empresas tamén comezan coa base de caixa para simplificar e despois pasan á base de devengo a medida que aumentan a súa escala e as súas necesidades de presentación de informes.
Boas prácticas na contabilidade de caixa
Para garantir que a contabilidade de caixa siga proporcionando información útil, pódense aplicar as seguintes prácticas:
1. Separar o diñeiro persoal do da empresa. Isto é importante para evitar erros de comunicación e permitir tomar decisións empresariais máis obxectivas.
2. Rexistrar transaccións todos os días ou cada vez que hai unha transacción. A consistencia é máis importante que esperar a que se acumule.
3. Garda os rexistros de transaccións ordenadamente. Os billetes e os extractos bancarios constitúen a base do rexistro.
4. Realizar unha conciliación bancaria. Relacionar os rexistros de caixa coas transaccións da conta para evitar erros.
5. Crea un resumo mensual. Como mínimo, informa sobre os ingresos, os gastos e o saldo final para controlar as tendencias.
Conclusión
A contabilidade de caixa é un método de rexistro que prioriza o fluxo de caixa real: os ingresos recoñécense cando se recibe o diñeiro e os gastos cando se paga. Este método é sinxelo, doado de implementar e axuda significativamente ás pequenas empresas a xestionar a liquidez. Non obstante, a contabilidade de caixa tamén ten limitacións, especialmente á hora de representar o rendemento económico específico do período e de mostrar os dereitos e obrigas pendentes. Polo tanto, a elección do método debe adaptarse ás necesidades empresariais, á complexidade das transaccións e aos obxectivos da presentación de informes . Para moitas microempresas e pequenas empresas, a contabilidade de caixa é un primeiro paso práctico antes de pasar ao método de devengo a medida que o negocio crece.
