Hodeitik zuzenean inprimatzeko funtzioa duten tresnak
Hodeiko teknologiaren garapenak ez ditu datuak gordetzeko modua bakarrik aldatu, baita egunero dokumentuekin lan egiteko modua ere. Lehen fitxategiak inprimatzeak dokumentuak flash unitate batera transferitzea, posta elektronikoz bidaltzea edo kableak ordenagailura eta inprimagailura konektatzea eskatzen zuen bitartean, orain prozesua askoz erosoagoa bihurtu da. Hodeitik zuzenean inprimatzeko funtzioa duten hainbat gailuk erabiltzaileei dokumentuak edonondik eta edonoiz inprimatzeko aukera ematen diete, Internetera konektatuta badaude eta zerbitzua onartzen duen inprimagailu baterako sarbidea badute.
Artikulu honek hodeiko inprimaketa funtzioa zer den, hura onartzen duten tresna motak, bere abantailak, behar desberdinetan erabiltzeko adibideak eta hura hartu aurretik kontuan hartu beharreko gauzak aztertzen ditu.
Zer da hodeitik zuzenean inprimatzea?
Hodeiko inprimaketa hodeian oinarritutako biltegiratze zerbitzu edo aplikazio batetik (adibidez, Google Drive, OneDrive, Dropbox edo dokumentuak kudeatzeko aplikazio bat) inprimatzeko komandoak sarean konektatutako inprimagailu batera bidaltzeko gaitasuna da. Praktikan, erabiltzaileek hodeian gordetako fitxategi bat hautatu, "Inprimatu" botoia sakatu eta, ondoren, helburuko inprimagailua hautatu besterik ez dute egin behar. Dokumentua inprimatuko da lehenik fitxategia tokiko gailura deskargatu edo inprimagailua ordenagailura fisikoki konektatu beharrik gabe.
Teknologia honek normalean honako eskema hauetako baten bidez funtzionatzen du:
1. Internetera konektatu eta aplikazio ofizialen edo hodeiko zerbitzuen bidez inprimatze-lanak jaso ditzaketen inprimagailu adimendunak (hodeian erabiltzeko prest dauden inprimagailuak).
2. Ordenagailu edo bulegoko zerbitzari batean dagoen bitartekari aplikazio bat (konektorea), inprimagailu arrunt bat hodeiko komandoak jaso ahal izateko zubi gisa konektatzen duena.
3. Erabiltzaile-kontuen eta enkriptazioaren bidez inprimatze-ilarak kudeatzen dituzten saltzaileen inprimatze-zerbitzuak (adibidez, inprimagailu-fabrikatzailearenak).
Hodeitik zuzenean inprimatzea onartzen duten gailu motak
1. Wi-Fi inprimagailua hodeiko integrazioarekin
Hau da kategoriarik ezagunena. Inprimagailu moderno askok Wi-Fi konexioa eta hodeiko zerbitzuetatik inprimatzea ahalbidetzen duten aplikazio osagarriak (mugikorrak/mahaigainekoak) dituzte. Erabiltzaileek normalean inprimagailua Wi-Fi sare batera konektatzen dute, saltzaile kontu bat sortzen dute (beharrezkoa bada) eta gero telefono edo ordenagailu eramangarriko aplikazioarekin parekatzen dute.
Inprimagailu batzuek ukipen-pantailak ere badituzte, hodeiko zerbitzu batzuetan zuzenean saioa hasteko eta, ondoren, inprimatzeko dokumentuak gailu gehigarririk gabe hautatzeko aukera ematen dutenak. Hau bereziki lagungarria da bulego txikietan edo lan-espazio partekatuetan.
2. Bulegorako funtzio anitzeko inprimagailua (MFP)
MFPek normalean funtzio zabalagoak dituzte: inprimatzea, eskaneatzea, kopiatzea eta faxatzea. Bulegoko gailuetan, hodeiko inprimaketa askotan erabiltzaileen kudeaketa sistemekin, roletan oinarritutako sarbide ezarpenekin eta autentifikazioarekin (PINa, sarbide txartela edo kontu saioa hasteko) integratuta dago. Hau ezinbestekoa da enpresentzat, inprimatzeak askotan dokumentu sentikorrak barne hartzen baititu, hala nola kontratuak, finantza txostenak edo bezeroen datuak.
Inprimatzeaz gain, MFPek askotan gai dira hodeira eskaneatzeko, hau da, dokumentu fisikoak eskaneatu eta zuzenean hodeiko karpeta espezifiko batera igotzea. "Hodeira eskaneatu" eta "hodeitik inprimatu" konbinazioak gailu hauek dokumentu hibridoen fluxuetarako (fisikoaren eta digitalaren nahasketa) lan-tresna eraginkorrak bihurtzen ditu.
3. Hodeiko inprimaketarako mugikorretarako aplikazioa
Erabiltzaile askok maizago lan egiten dute beren telefonoetan. Hori dela eta, mugikorretarako aplikazioak ezinbesteko tresna bihurtu dira hodeitik zuzenean inprimatzeko. Aplikazio hauek normalean hodeiko zerbitzuetara eta sareko inprimagailuetara konektatzen dira, erabiltzaileei dokumentuak, argazkiak edo mezu elektronikoak urrats gutxitan inprimatzeko aukera emanez.
Abantaila malgutasuna da: telefonotik inprima dezakezu edonon zaudela, etxetik zure seme-alabaren eskolako beharretarako edo bilera-gelatik bat-batean zure aurkezpen-materialen kopia fisikoa behar duzunean.
4. Hodeian oinarritutako inprimaketa kudeaketa sistema
Enpresa-ingurune batean, erabiltzen diren tresnak ez dira soilik inprimagailuak eta haien aplikazioak, baita inprimaketa kudeatzeko plataformak ere. Sistema hauek arautzen dute nork inprima dezakeen, zenbat kuota erabiltzen den, nola erregistratzen den jarduera eta nola betearazten diren segurtasun-politikak. Hodeiko eredu batekin, IT taldeek gailuak eta inprimaketa-ilarak kudeatu ditzakete etengabe zerbitzari lokalak konfiguratu beharrik gabe.
Horrelako irtenbideek normalean honako hau eskaintzen dute:
– Web bidezko administrazio panela
– Erabiltzaileen integrazioa direktorio-zerbitzuekin/SSOrekin
– Erabilera txostenak
– “inprimaketa segurua askatzeko” funtzioa (dokumentu berriak erabiltzaileak inprimagailuan autentifikatu ondoren inprimatzen dira)
– Kostuak aurrezteko politikak, adibidez, koloretako inprimaketa murrizketak
5. Kiosko edo hodeian oinarritutako inprimatze zerbitzuak
Leku batzuetan (unibertsitateak, coworking espazioak, liburutegiak), erabiltzaileek hodeitik inprima dezakete kioskoen edo web atarien bidez. Honek funtzionatzen du: erabiltzaileek fitxategiak igotzen dituzte edo fitxategiak hautatzen dituzte beren hodeiko kontutik, ordaintzen dituzte (beharrezkoa bada) eta gero eskuragarri dagoen inprimagailu batean inprimatzen dituzte. Gailu mota hau aproposa da sarbide eta kontrol errazak behar dituzten ingurune publikoetarako.
Hodeitik zuzenean inprimatzearen abantaila nagusiak
Praktikoa eta denbora aurrezteko modukoa
Ez dago fitxategiak flash unitate batera eraman edo eskuz sinkronizatu beharrik. Prozesua azkarragoa da, batez ere dokumentuen berrikuspenekin maiz lan egiten duten taldeentzat.
Urruneko lana sustatzea
Ezaugarri hau bereziki erabilgarria da urruneko langileentzat edo talde banatuentzat. Adibidez, kudeatzaileek hodeian gordetako dokumentuak bidal ditzakete egoitzan inprimatzeko, fitxategiak txat bereizi baten bidez bidali beharrik gabe.
Lankidetza leunagoa
Dokumentu bera taldekideek hodeiko azken bertsiotik inprima dezakete. Horrek bertsio zaharkitu bat inprimatzeko arriskua murrizten du.
Errazagoa hainbat gailutarako
Erabiltzaileak ez daude jada ordenagailu eramangarri bakar baten menpe. Zure hodeiko kontuan saioa hasteko gai zaren bitartean, edozein gailutatik inprima dezakezu.
Kontrol eta segurtasun hobea lortzeko potentziala (ondo konfiguratuta badago)
Hodeian oinarritutako inprimaketa kudeaketarekin, enpresek sarbide-politikak, autentifikazioa eta auditoria-erregistroak betearazi ditzakete. Horrek betetzearekin laguntzen du eta inprimagailuaren erretiluan utzitako dokumentu inprimatuek eragindako datu-ihesak murrizten ditu.
Egoera ezberdinetan erabiltzeko adibideak
1. Eskola eta unibertsitateko beharrak: Ikasleek Google Drive-tik materialak inprimatzen dituzte fitxategiak mugitu beharrik gabe, batez ere fitxategiak maiz eguneratzen direnean.
2. ETEak eta dendak: Inprimatu fakturak, bidalketa-etiketak edo stock-txostenak hodeian oinarritutako kutxazain-sistema batetik zuzenean inprimagailura.
3. Bulego profesionala: Inprimatu kontratuak edo proposamenak hodeiko proiektuen karpetetatik, PIN segurtasunarekin dokumentuetarako baimenik gabeko sarbidea saihesteko.
4. Sormen-taldea: Inprimatu diseinu-probak edo aurkezpen-materialak hodeian gordetako fitxategietatik, inprimatutako bertsioa azken bertsioa dela ziurtatuz.
Tresna bat aukeratu aurretik kontuan hartu beharreko gauzak
Ekosistemen bateragarritasuna
Ziurtatu zure inprimagailuak edo inprimatze-soluzioak erabiltzen dituzun hodeiko zerbitzuak onartzen dituela. Zure taldea Microsoft 365en oinarrituta badago, adibidez, OneDrive eta SharePoint laguntza garrantzitsuagoa izango da.
Kontu eta Sare Segurtasuna
Hodeitik inprimatzeak datuak interneten bidez isurtzen direla esan nahi du. Erabili pasahitz sendoak, gaitu bi faktoreko autentifikazioa (2FA) eskuragarri dagoenean eta ziurtatu zure bulegoko Wi-Fi sareak enkriptazio segurua erabiltzen duela.
Harpidetza-tasak eta ereduak
Hodeiko inprimaketa edo inprimaketa kudeaketa funtzio batzuek harpidetza behar dute. Kontuan hartu kostu osoa: inprimagailua, tinta/tonerra, mantentze-lanak eta plataformaren tasak, hala badagokio.
Interneteko konexioaren fidagarritasuna
Interneten konexioa erori bada, inprimaketa atzeratu egin daiteke. Inprimaketaren mende dauden bulegoentzat, babeskopiako konexio bat edo ordezko konfigurazio bat (adibidez, tokiko inprimaketa) izan daiteke irtenbide bat.
Pribatutasuna eta Datuen Gordeketa
Erreparatu saltzailearen gidalerroei: fitxategiak aldi baterako gordetzen diren haien zerbitzarietan, zenbat denboraz eta nola ezartzen den enkriptatzea. Garrantzitsua da dokumentu konfidentzialak inprimatzen ari bazara.
Itxiera
Hodeiko inprimaketa tresnek dokumentuak kudeatzeko modua iraultzen ari dira. Etxerako Wi-Fi inprimagailuetatik hasi eta enpresentzako hodeian oinarritutako inprimaketa kudeaketa sistemetaraino, guztiek lan-fluxuak sinplifikatzea, lankidetza hobetzea eta dokumentuen fluxua bizkortzea dute helburu. Tresna egokiekin, ekosistemaren bateragarritasun egokiarekin eta segurtasun-ezarpen sendoekin, hodeiko inprimaketa irtenbide moderno eta eraginkorra izan daiteke behar askotarako.
Nahi baduzu, artikulu hau helburu zehatz batera egokitzen lagun zaitzaket (adibidez, ikasleak, ETEak, bulego handiak) edo hodeian erabiltzeko prest dagoen inprimagailu batek izan behar dituen gutxieneko ezaugarriei buruzko gomendioak gehi ditzaket.
