Regnskabsmæssig behandling af likvide midler
Likvide beholdninger og kontantekvivalenter er livsnerven i en virksomheds finanser. Næsten alle forretningsaktiviteter – fra modtagelse af kundebetalinger og betaling af leverandører til betaling af medarbejdere og tilbagebetaling af lån – reducerer likviditetsstyringen. Fordi det er det mest likvide beholdningssystem og let misbruges, er kontanter også et af de mest hyppigt reviderede og stramt kontrollerede konti. Denne artikel diskuterer definitionen af likvide beholdninger og kontantekvivalenter, dets komponenter, regnskabsmæssig behandling og interne kontrolpraksisser, der er afgørende for nøjagtig og pålidelig regnskabsaflæggelse .
Forståelse af kontanter og kontantekvivalenter
Generelt er kontanter kontanter og saldi, der er til rådighed til øjeblikkelig brug. Kontanter omfatter både kontanter i kassen og kontanter i banken. I balancen præsenteres kontanter som et omsætningsaktiv, fordi de til enhver tid kan bruges til at finansiere virksomhedens drift.
Kontante ækvivalenter er kortfristede investeringer, der er meget likvide, let kan omdannes til kontanter i et vist beløb og har en ubetydelig risiko for værdiudsving. I bund og grund er kontante ækvivalenter "næsten det samme" som kontanter, fordi de kan likvideres hurtigt og sikkert.
I henhold til mange regnskabsstandarder har kontantekvivalenter typisk meget korte løbetider, typisk tre måneder eller mindre fra anskaffelsesdatoen. Denne løbetid er vigtig for, at instrumentet reelt afspejler høj likviditet og lav risiko.
Kontantkomponenter
Kontanter kan i praksis antage flere former:
1. Kontanter: pengesedler og mønter opbevaret i en kasse eller et pengeskab.
2. Bankkontosaldo: checkkonto eller opsparing, der kan hæves når som helst.
3. Checks og giroregninger, der er modtaget og kan indløses med det samme (hvis der ikke er problemer).
4. Småkasse: midler afsat til mindre rutineudgifter, for eksempel lokale transportudgifter, mødeudgifter eller indkøb af kontorartikler.
Det er dog vigtigt at bemærke, at ikke alle midler i en bank automatisk klassificeres som kontanter. Begrænsede kontantbeholdninger – såsom spærrede midler, garantifonde eller midler, der kun må anvendes til bestemte formål – skal ofte præsenteres separat eller oplyses tilstrækkeligt i noterne til årsregnskabet, afhængigt af begrænsningernes art.
Kontantækvivalente komponenter
Kontante ækvivalenter omfatter generelt meget likvide instrumenter med lav risiko, såsom:
– Meget kortfristede tidsindskud (f.eks. 1 måned eller 3 måneder), der kan indløses uden væsentlige gebyrer.
– Pengemarkedsværdipapirer, der udløber med kort sigt og har lav kreditrisiko.
– Andre pengemarkedsinstrumenter, der hurtigt kan konverteres til kontanter til en næsten bestemt værdi.
Instrumenter som almindelige aktier betragtes ikke som kontantekvivalenter, fordi deres værdi svinger. Langfristede obligationer er heller ikke kontantekvivalenter, fordi de har forskellige risici for værdiudsving og likviditet.
Anerkendelse og måling
I regnskabsmæssig henseende indregnes likvider og kontantekvivalenter, når en virksomhed opnår kontrol over likviderne eller de kontantekvivalente instrumenter. Ved målinger anvendes generelt nominel værdi for likvider og en regnskabsmæssig værdi, der tilnærmelsesvis svarer til dagsværdien for likvider. Da likvider er kortlivede og lavrisiko, er forskellen i værdi normalt ubetydelig.
Det er afgørende for rapporteringen at sikre den korrekte aktivklassificering: om et instrument er klassificeret som kontanter, kontantekvivalenter, kortfristede investeringer eller andre aktiver. Fejlklassificering kan påvirke en virksomheds likviditets- og økonomiske sundhedsanalyse.
Registrering af kontanttransaktioner
Daglige kontanttransaktioner registreres via en debet- og kreditmekanisme. Et simpelt eksempel:
– Kontantindtægter fra kontantsalg
Debet: Kontant
Kredit: Salg
– Kontantindbetalinger fra afvikling af kundetilgodehavender
Debet: Kontant
Kredit: Tilgodehavender
– Betaling til leverandører
Debet: Kreditorer
Kredit: Kontanter
– Betaling af driftsudgifter (f.eks. el, husleje)
Debet: Udgifter (El/Husleje)
Kredit: Kontanter
I praksis bruger virksomheder normalt kassebøger eller kasse-/bankmoduler i regnskabssystemer til at registrere transaktioner kronologisk, ledsaget af tilstrækkelig transaktionsdokumentation (fakturaer, kvitteringer, bevis for overførsel).
Småkassesystemet: Forskudskonto og fluktuerende
Småkassebeholdninger administreres normalt ved hjælp af to metoder:
1. Forskudssystem
I dette system opretholdes kassebeholdningen på et fast beløb. Kasseudgifter registreres ved hjælp af udbetalingssedler, og når midlerne er lave, genopfyldes kassebeholdningen med beløbet på udbetalingssedlen.
Regnskabsposteringer foretages generelt ved genopfyldning:
Debet: Relaterede udgifter (transport, papirvarer osv.)
Kredit: Kontant/Bank
2. Fluktuerende system
Kasseudgifter registreres straks efter forekomsten, hvilket giver mulighed for at saldoen på kassekontoen kan svinge baseret på transaktioner. Dette system bruges mindre almindeligt, fordi det er vanskeligere at kontrollere.
Forskudsforvaltningen anses ofte for at være bedre til kontrol, fordi den letter afstemningen mellem fysiske kontanter og dokumentation for udgifter.
Bankafstemning
En af de vigtigste procedurer i kasseregnskab er bankafstemning, som involverer at matche kassebeholdningen i henhold til virksomhedens regnskaber med saldoen i henhold til bankudtoget. Afstemning er nødvendig på grund af tidsforskelle og transaktioner, der ikke er blevet registreret af nogen af parterne, såsom:
– Indskud undervejs: er blevet registreret af virksomheden, er endnu ikke gået ind i banken.
– Udestående checks: er blevet registreret af virksomheden som betalinger, endnu ikke indløst.
– Bankadministrationsgebyrer: registreret i banken, endnu ikke registreret af virksomheden.
– Bankrenter: renteindtægter registreret i banken, men endnu ikke registreret af virksomheden.
– Afvist check eller check, der ikke er modtaget: Banken afviser udbetalingen, virksomheden skal justere tilgodehavenderne.
– Registreringsfejl foretaget af virksomheden eller banken.
Resultaterne af afstemningen resulterer normalt i justeringskladder, for eksempel for bankadministrationsgebyrer eller renteindtægter, der netop er blevet opdaget fra bankudtoget.
I balancen præsenteres likvide midler som én post, "Likvide midler". I noterne til årsregnskabet oplyser virksomheder ofte:
– Regnskabspraksis vedrørende definitionen af likvide aktiver.
– Oplysninger om likvide midler og likvide ækvivalenter.
– Begrænsede kontanter, hvis nogen.
– Relevante likviditetsrisici og likviditetsstyring.
Likvide beholdninger er også tæt forbundet med pengestrømsopgørelsen. Faktisk skal definitionen af likvide beholdninger, der anvendes i balancen, være i overensstemmelse med den definition, der anvendes ved udarbejdelsen af pengestrømsopgørelsen. Ændringer i likvide beholdninger i perioden skal forklares gennem drifts-, investerings- og finansieringspengestrømme.
Intern kontrol over likviditet
Da kontanter er mest sårbare over for svindel, skal virksomheder implementere stærke interne kontroller, herunder:
1. Funktionsadskillelse: Den person, der modtager kontanter, bør være forskellig fra den person, der registrerer transaktioner, og forskellig fra den person, der foretager bankafstemning.
2. Lagdelt godkendelse: betalinger af et vist beløb skal godkendes af en autoriseret embedsmand.
3. Fuldstændig dokumentation: Enhver kvittering/udgift skal understøttes af gyldig dokumentation.
4. Daglige indbetalinger: Modtagne kontanter bør straks indsættes i banken for at reducere risikoen.
5. Begrænsninger for fysisk adgang: pengeskabe, kassebeholdninger, banktokens og overførselsautorisationer er strengt bevogtet.
6. Rutinemæssig afstemning: Bankafstemning udføres med jævne mellemrum (ideelt set månedligt eller oftere).
7. Interne revisioner og uanmeldte kontroller: Tilfældige kassekontroller er effektive til at forhindre misbrug.
Lukker
Regnskabsmæssig behandling af likvider og kontantekvivalenter er mere end blot registrering af kontantind- og udstrømning. Det omfatter korrekt klassificering, disciplineret registrering, nøjagtige bankafstemninger, transparent præsentation og tilstrækkelige interne kontroller. Med korrekt likviditetsstyring kan virksomheder opretholde likviditet, reducere risikoen for svig og forbedre pålideligheden af regnskaber . I sidste ende danner kvaliteten af oplysninger om likvider og kontantekvivalenter et afgørende fundament for ledelsens, investorernes og kreditorernes beslutningstagning.
