Offer gyda Nodwedd Argraffu Uniongyrchol o'r Cwmwl
Mae datblygiad technoleg cwmwl nid yn unig wedi newid y ffordd rydym yn storio data ond hefyd y ffordd rydym yn gweithio gyda dogfennau o ddydd i ddydd. Er bod argraffu ffeiliau ar un adeg yn golygu trosglwyddo dogfennau i yriant fflach, eu hanfon trwy e-bost, neu gysylltu ceblau â chyfrifiadur ac argraffydd, mae'r broses bellach wedi dod yn llawer mwy cyfleus. Mae dyfeisiau amrywiol gyda nodweddion argraffu uniongyrchol o'r cwmwl yn caniatáu i ddefnyddwyr argraffu dogfennau o unrhyw le, unrhyw bryd, cyn belled â'u bod wedi'u cysylltu â'r rhyngrwyd a bod ganddynt fynediad at argraffydd sy'n cefnogi'r gwasanaeth.
Mae'r erthygl hon yn trafod beth yw'r nodwedd argraffu cwmwl, y mathau o offer sy'n ei chefnogi, ei manteision, enghreifftiau o ddefnydd mewn gwahanol anghenion, a phethau i'w hystyried cyn ei mabwysiadu.
Beth yw Argraffu Uniongyrchol o'r Cwmwl?
Argraffu cwmwl yw'r gallu i anfon gorchmynion argraffu o wasanaeth neu gymhwysiad storio sy'n seiliedig ar y cwmwl (e.e., Google Drive, OneDrive, Dropbox, neu ap rheoli dogfennau) i argraffydd sydd wedi'i gysylltu â rhwydwaith. Yn ymarferol, mae defnyddwyr yn syml yn dewis ffeil sydd wedi'i storio yn y cwmwl, yn pwyso'r botwm "Argraffu", ac yna'n dewis yr argraffydd cyrchfan. Bydd y ddogfen yn cael ei hargraffu heb yr angen i lawrlwytho'r ffeil i'r ddyfais leol yn gyntaf na chysylltu'r argraffydd â'r cyfrifiadur yn gorfforol.
Mae'r dechnoleg hon fel arfer yn gweithio trwy un o'r cynlluniau canlynol:
1. Argraffyddion clyfar (argraffyddion sy'n barod ar gyfer y cwmwl) sy'n gallu cysylltu â'r rhyngrwyd a derbyn swyddi argraffu trwy apiau swyddogol neu wasanaethau cwmwl.
2. Cymhwysiad cyfryngol (cysylltydd) ar gyfrifiadur neu weinydd swyddfa sy'n pontio argraffydd rheolaidd fel y gall dderbyn gorchmynion o'r cwmwl.
3. Gwasanaethau argraffu gwerthwyr (e.e., rhai gwneuthurwr yr argraffydd) sy'n rheoli ciwiau argraffu trwy gyfrifon defnyddwyr ac amgryptio.
Mathau o Ddyfeisiau sy'n Cefnogi Argraffu Uniongyrchol o'r Cwmwl
1. Argraffydd Wi-Fi gydag Integreiddio Cwmwl
Dyma'r categori mwyaf poblogaidd. Mae llawer o argraffyddion modern yn dod â chysylltedd Wi-Fi ac apiau cysylltiedig (symudol/bwrdd gwaith) sy'n galluogi argraffu o wasanaethau cwmwl. Fel arfer, mae defnyddwyr yn cysylltu'r argraffydd â rhwydwaith Wi-Fi, yn creu cyfrif gwerthwr (os oes angen), ac yna'n ei baru â'r ap ar eu ffôn neu liniadur.
Mae gan rai argraffyddion sgriniau cyffwrdd hyd yn oed sy'n eich galluogi i fewngofnodi'n uniongyrchol i rai gwasanaethau cwmwl ac yna dewis dogfennau i'w hargraffu heb unrhyw ddyfeisiau ychwanegol. Mae hyn yn arbennig o ddefnyddiol mewn swyddfeydd bach neu fannau gwaith a rennir.
2. Argraffydd Amlswyddogaethol (MFP) ar gyfer y Swyddfa
Mae gan beiriannau aml-gyfrifiadur (MFPs) nodweddion mwy cynhwysfawr fel arfer: argraffu, sganio, copïo a ffacsio. Ar ddyfeisiau dosbarth swyddfa, mae argraffu cwmwl yn aml wedi'i integreiddio â systemau rheoli defnyddwyr, gosodiadau mynediad yn seiliedig ar rôl, a dilysu (PIN, cerdyn mynediad, neu fewngofnodi cyfrif). Mae hyn yn hanfodol i fusnesau oherwydd bod argraffu yn aml yn cynnwys dogfennau sensitif fel contractau, adroddiadau ariannol, neu ddata cwsmeriaid.
Yn ogystal ag argraffu, mae peiriannau aml-gyfrifiadur (MFPs) yn aml yn gallu sganio i'r cwmwl, sy'n golygu sganio dogfennau ffisegol a'u lanlwytho'n uniongyrchol i ffolder cwmwl penodol. Mae'r cyfuniad o "sganio i'r cwmwl" ac "argraffu o'r cwmwl" yn gwneud y dyfeisiau hyn yn offer gwaith effeithlon ar gyfer llif dogfennau hybrid (cymysgedd o ffisegol a digidol).
3. Cais Symudol ar gyfer Argraffu Cwmwl
Mae llawer o ddefnyddwyr yn gweithio'n amlach ar eu ffonau clyfar. Felly, mae apiau symudol wedi dod yn offer hanfodol ar gyfer argraffu'n uniongyrchol o'r cwmwl. Mae'r apiau hyn fel arfer yn cysylltu â gwasanaethau cwmwl ac argraffyddion rhwydwaith, gan ganiatáu i ddefnyddwyr argraffu dogfennau, lluniau neu e-byst mewn dim ond ychydig o gamau.
Y fantais yw hyblygrwydd: gallwch argraffu o'ch ffôn wrth fynd, o'ch cartref ar gyfer anghenion ysgol eich plentyn, neu o'r ystafell gyfarfod pan fydd angen copi caled o'ch deunyddiau cyflwyno arnoch yn sydyn.
4. System Rheoli Argraffu sy'n Seiliedig ar y Cwmwl
Mewn amgylchedd menter, nid argraffyddion a'u cymwysiadau yn unig yw'r offer a ddefnyddir, ond hefyd llwyfannau rheoli print. Mae'r systemau hyn yn rheoleiddio pwy all argraffu, faint o gwota sy'n cael ei ddefnyddio, sut mae gweithgaredd yn cael ei gofnodi, a sut mae polisïau diogelwch yn cael eu gorfodi. Gyda model cwmwl, gall timau TG reoli dyfeisiau a chiwiau argraffu heb orfod ffurfweddu gweinyddion ar y safle yn gyson.
Mae atebion o'r fath fel arfer yn darparu:
– Panel gweinyddol ar y we
– Integreiddio defnyddwyr â gwasanaethau cyfeiriadur/SSO
– Adrodd ar ddefnydd
– nodwedd “argraffu rhyddhau diogel” (mae dogfennau newydd yn cael eu hargraffu ar ôl i’r defnyddiwr ddilysu wrth yr argraffydd)
– Polisïau arbed costau, er enghraifft cyfyngiadau argraffu lliw
5. Gwasanaethau Argraffu Ciosg neu Gwmwl-seiliedig
Mewn rhai lleoliadau (prifysgolion, mannau cydweithio, llyfrgelloedd), gall defnyddwyr argraffu o'r cwmwl drwy giosgau neu byrth gwe. Mae hyn yn gweithio: mae defnyddwyr yn uwchlwytho ffeiliau neu'n dewis ffeiliau o'u cyfrif cwmwl, yn talu (os oes angen), ac yna'n eu hargraffu ar argraffydd sydd ar gael. Mae'r math hwn o ddyfais yn ddelfrydol ar gyfer amgylcheddau cyhoeddus sydd angen mynediad a rheolaeth hawdd.
Manteision Allweddol Argraffu'n Uniongyrchol o'r Cwmwl
Ymarferol ac Arbed Amser
Does dim angen symud ffeiliau i yriant fflach na chysoni â llaw. Mae'r broses yn gyflymach, yn enwedig i dimau sy'n gweithio'n aml gyda diwygiadau dogfennau.
Cefnogi Gwaith o Bell
Mae'r nodwedd hon yn arbennig o ddefnyddiol i weithwyr o bell neu dimau dosbarthedig. Er enghraifft, gall rheolwyr anfon dogfennau sydd wedi'u storio yn y cwmwl i'w hargraffu yn y pencadlys heb orfod anfon y ffeiliau trwy sgwrs ar wahân.
Cydweithio Llyfnach
Gall aelodau'r tîm argraffu'r un ddogfen o'r fersiwn ddiweddaraf yn y cwmwl. Mae hyn yn lleihau'r risg o argraffu fersiwn sydd wedi dyddio.
Hawsach ar gyfer Dyfeisiau Lluosog
Nid yw defnyddwyr bellach yn ddibynnol ar un gliniadur. Cyn belled â'ch bod chi'n gallu mewngofnodi i'ch cyfrif cwmwl, gallwch chi argraffu o unrhyw ddyfais.
Potensial ar gyfer Rheolaeth a Diogelwch Gwell (Os caiff ei Sefydlu'n Gywir)
Gyda rheoli argraffu yn y cwmwl, gall cwmnïau orfodi polisïau mynediad, dilysu, a logiau archwilio. Mae hyn yn helpu gyda chydymffurfiaeth ac yn lleihau gollyngiadau data a achosir gan ddogfennau printiedig sy'n cael eu gadael yn hambwrdd yr argraffydd.
Enghreifftiau o Ddefnydd mewn Amrywiaeth o Sefyllfaoedd
1. Anghenion ysgolion a cholegau: Mae myfyrwyr yn argraffu deunyddiau o Google Drive heb orfod symud ffeiliau, yn enwedig pan fydd ffeiliau'n cael eu diweddaru'n aml.
2. Busnesau bach a chanolig a siopau: Argraffwch anfonebau, labeli cludo, neu adroddiadau stoc o system ariannwr sy'n seiliedig ar y cwmwl yn uniongyrchol i'r argraffydd.
3. Swyddfa broffesiynol: Argraffwch gontractau neu gynigion o ffolderi prosiect yn y cwmwl, gyda diogelwch PIN i atal mynediad heb awdurdod i ddogfennau.
4. Tîm creadigol: Argraffu proflenni dylunio neu ddeunyddiau cyflwyno o ffeiliau sydd wedi'u storio yn y cwmwl, gan sicrhau mai'r fersiwn argraffedig yw'r fersiwn derfynol.
Pethau i'w Hystyried Cyn Dewis Offeryn
Cydnawsedd Ecosystemau
Gwnewch yn siŵr bod eich argraffydd neu ddatrysiad argraffu yn cefnogi'r gwasanaethau cwmwl rydych chi'n eu defnyddio. Os yw eich tîm yn seiliedig ar Microsoft 365, er enghraifft, bydd cefnogaeth OneDrive a SharePoint yn fwy perthnasol.
Diogelwch Cyfrif a Rhwydwaith
Mae argraffu o'r cwmwl yn golygu bod data'n llifo dros y rhyngrwyd. Defnyddiwch gyfrineiriau cryf, galluogwch ddilysu dau ffactor (2FA) pan fo ar gael, a gwnewch yn siŵr bod rhwydwaith Wi-Fi eich swyddfa yn defnyddio amgryptio diogel.
Ffioedd Tanysgrifio a Modelau
Mae angen tanysgrifiad ar gyfer rhai nodweddion argraffu cwmwl neu reoli argraffu. Ystyriwch y gost gyfan: argraffydd, inc/toner, cynnal a chadw, a ffioedd platfform, os yw'n berthnasol.
Dibynadwyedd Cysylltiad Rhyngrwyd
Os yw'r rhyngrwyd i lawr, gall argraffu gael ei ohirio. Ar gyfer swyddfeydd sy'n dibynnu'n fawr ar argraffu, gall cysylltiad wrth gefn neu osodiad wrth gefn (e.e., argraffu lleol) fod yn ateb.
Preifatrwydd a Chadw Data
Rhowch sylw i bolisïau'r gwerthwr: a yw ffeiliau'n cael eu storio dros dro ar eu gweinyddion, am ba hyd, a sut mae amgryptio'n cael ei weithredu. Mae hyn yn bwysig os ydych chi'n argraffu dogfennau cyfrinachol.
Cau
Mae offer argraffu cwmwl yn chwyldroi'r ffordd rydym yn rheoli dogfennau. O argraffyddion Wi-Fi ar gyfer defnydd cartref i systemau rheoli argraffu sy'n seiliedig ar y cwmwl ar gyfer mentrau, maent i gyd yn anelu at symleiddio llif gwaith, gwella cydweithio, a chyflymu llif dogfennau. Gyda'r offer cywir, cydnawsedd ecosystem priodol, a gosodiadau diogelwch cadarn, gall argraffu cwmwl fod yn ateb modern ac effeithlon ar gyfer ystod eang o anghenion.
Os hoffech chi, gallaf helpu i deilwra'r erthygl hon i darged penodol (e.e., myfyrwyr, busnesau bach a chanolig, swyddfeydd mawr) neu ychwanegu argymhellion ar gyfer y nodweddion gofynnol y dylai argraffydd sy'n barod ar gyfer y cwmwl eu cael.
