Računovodstvo gotovine i gotovinskih ekvivalenata
Gotovina i gotovinski ekvivalenti su žila kucavica finansija kompanije. Gotovo sve poslovne aktivnosti - od primanja uplata kupaca i plaćanja dobavljačima do isplate zaposlenima i otplate kredita - smanjuju upravljanje gotovinom. Budući da je najlikvidnija i najlakše se zloupotrebljava, gotovina je također jedan od najčešće revidiranih i strogo kontroliranih računa. Ovaj članak razmatra definiciju gotovine i gotovinskih ekvivalenata, njihove komponente, računovodstveni tretman i prakse interne kontrole bitne za tačno i pouzdano finansijsko izvještavanje .
Razumijevanje gotovine i gotovinskih ekvivalenata
Generalno, gotovina je gotovina i stanja dostupna za neposrednu upotrebu. Gotovina uključuje i gotovinu u ruci i gotovinu u banci. U bilansu stanja, gotovina se prikazuje kao tekuća imovina jer se može koristiti u bilo kojem trenutku za finansiranje poslovanja kompanije.
U međuvremenu, novčani ekvivalenti su kratkoročne investicije koje su visoko likvidne, lako se pretvaraju u gotovinu u određenom iznosu i imaju zanemarljiv rizik od fluktuacije vrijednosti. U suštini, novčani ekvivalenti su "gotovo isti" kao i gotovina jer se mogu brzo i sigurno unovčiti.
Prema mnogim računovodstvenim standardima, ekvivalenti gotovine obično imaju vrlo kratke rokove dospijeća, obično tri mjeseca ili manje od datuma sticanja. Ovaj rok dospijeća je važan kako bi instrument zaista odražavao visoku likvidnost i nizak rizik.
Komponente gotovine
Novac u praksi može imati nekoliko oblika:
1. Gotovina: novčanice i kovanice koje se čuvaju u blagajni ili sefu.
2. Stanje na bankovnom računu: tekući ili štedni račun koji se može podići u bilo kojem trenutku.
3. Čekovi i žiro računi koji su primljeni i mogu se odmah unovčiti (ako nema problema).
4. Sitni novac: sredstva izdvojena za manje rutinske troškove, na primjer troškove lokalnog prijevoza, troškove sastanaka ili kupovinu kancelarijskog materijala.
Međutim, važno je napomenuti da se ne klasifikuju sva sredstva u banci automatski kao gotovina. Ograničena stanja gotovine - kao što su escrow fondovi, garantni fondovi ili fondovi koji se mogu koristiti samo za određene svrhe - često se moraju prikazati odvojeno ili adekvatno obznaniti u napomenama uz finansijske izvještaje, ovisno o prirodi ograničenja.
Komponente ekvivalenta gotovine
Gotovinski ekvivalenti uglavnom uključuju visoko likvidne instrumente niskog rizika, kao što su:
– Vrlo kratkoročni oročeni depoziti (npr. 1 mjesec ili 3 mjeseca) koji se mogu unovčiti bez značajnih kazni.
– Hartije od vrijednosti tržišta novca koje dospijevaju u kratkom roku i imaju nizak kreditni rizik.
– Ostali instrumenti tržišta novca koji se mogu brzo pretvoriti u gotovinu po gotovo određenoj vrijednosti.
Instrumenti poput običnih dionica ne smatraju se gotovinskim ekvivalentima jer njihova vrijednost fluktuira. Dugoročne obveznice također nisu gotovinski ekvivalenti jer imaju različite rizike fluktuacija vrijednosti i likvidnosti.
Prepoznavanje i mjerenje
U računovodstvu, gotovina i gotovinski ekvivalenti se priznaju kada kompanija stekne kontrolu nad gotovinom ili instrumentima gotovinskih ekvivalenata. Mjerenja obično koriste nominalnu vrijednost za gotovinu i knjigovodstvenu vrijednost koja je približna fer vrijednosti za gotovinske ekvivalente. Budući da su gotovinski ekvivalenti kratkotrajni i niskog rizika, razlika u vrijednosti je obično nematerijalna.
Ključno za izvještavanje je osigurati ispravnu klasifikaciju imovine: da li je instrument klasifikovan kao gotovina, gotovinski ekvivalenti, kratkoročne investicije ili druga imovina. Pogrešna klasifikacija može uticati na analizu likvidnosti i finansijskog zdravlja kompanije.
Evidentiranje gotovinskih transakcija
Dnevne gotovinske transakcije se evidentiraju putem mehanizma debitnih i kreditnih transakcija. Jednostavan primjer:
– Primici od prodaje gotovinom
Debit: Gotovina
Zasluge: Prodaja
– Novčani prihodi od namirenja potraživanja od kupaca
Debit: Gotovina
Kredit: Potraživanja
– Plaćanje dobavljačima
Zaduženje: Obaveze prema dobavljačima
Kredit: Gotovina
– Plaćanje operativnih troškova (npr. struja, kirija)
Dug: Troškovi (struja/kirija)
Kredit: Gotovina
U praksi, kompanije obično koriste knjige blagajne ili module za gotovinu/banku u računovodstvenim sistemima za hronološko evidentiranje transakcija, uz odgovarajuće dokaze o transakcijama (fakture, priznanice, dokaz o transferu).
Sistem sitnog novca: avansni i fluktuirajući
Sitni novac se obično upravlja na dva načina:
1. Sistem avansa
U ovom sistemu, stanje blagajne se održava na fiksnom iznosu. Rashodi iz blagajne se evidentiraju pomoću isplatnih listića, a kada sredstva ponestanu, blagajna se dopunjuje do iznosa navedenog na isplatnom listiću.
Knjiženje u račune se obično vrši prilikom dopunjavanja:
Zaduženje: Povezani troškovi (prijevoz, kancelarijski materijal, itd.)
Kredit: Gotovina/Banka
2. Fluktuirajući sistem
Rashodi iz blagajne se evidentiraju odmah po nastanku, što omogućava da stanje na računu blagajne varira na osnovu transakcija. Ovaj sistem se rjeđe koristi jer ga je teže kontrolisati.
Sistem avansa se često smatra boljim za kontrolu jer olakšava usklađivanje između fizičkog novca i dokaza o rashodima.
Bankovno usklađivanje
Jedan od najvažnijih postupaka u računovodstvu gotovine je bankovno usaglašavanje, koje uključuje usklađivanje stanja gotovine prema evidenciji kompanije sa stanjem prema izvodu iz banke. Usaglašavanje je neophodno zbog vremenskih razlika i transakcija koje nijedna strana nije evidentirala, kao što su:
– Depoziti u tranzitu: evidentirani su od strane kompanije, još nisu ušli u banku.
– Nepodmireni čekovi: kompanija ih je evidentirala kao plaćanja, ali još nisu unovčeni.
– Bankarske administrativne naknade: evidentirane u banci, još nisu evidentirane od strane kompanije.
– Bankarska kamata: prihod od kamata evidentiran u banci, koji još nije evidentiran od strane kompanije.
– Odbijeni ček ili odbijeni ček: banka odbija isplatu, kompanija mora ispraviti potraživanja.
– Greške u evidentiranju od strane kompanije ili banke.
Rezultati usklađivanja obično rezultiraju dnevnicima usklađivanja, na primjer za administrativne naknade banke ili prihode od kamata koji su upravo otkriveni iz bankovnog izvoda.
Prezentacija u finansijskim izvještajima
U bilansu stanja, gotovina i gotovinski ekvivalenti prikazani su kao jedna stavka, „Gotovina i gotovinski ekvivalenti“. U napomenama uz finansijske izvještaje , kompanije često obelodanjuju:
– Računovodstvene politike u vezi s definicijom gotovinskih ekvivalenata.
– Detalji o komponentama gotovine i gotovinskih ekvivalenata.
– Ograničena gotovina, ako postoji.
– Relevantni rizici likvidnosti i upravljanje gotovinom.
Gotovina i gotovinski ekvivalenti su također usko povezani sa izvještajem o novčanom toku. U stvari, definicija gotovine i gotovinskih ekvivalenata korištena u bilansu stanja mora biti u skladu s definicijom korištenom pri pripremi izvještaja o novčanom toku. Promjene gotovine i gotovinskih ekvivalenata tokom perioda moraju se objasniti kroz poslovne, investicijske i finansijske novčane tokove.
Interna kontrola nad gotovinom
Budući da je gotovina najosjetljivija na prevare, kompanije moraju implementirati stroge interne kontrole, uključujući:
1. Podjela dužnosti: osoba koja prima gotovinu treba biti različita od osobe koja evidentira transakcije i različita od osobe koja vrši bankovno usklađivanje.
2. Slojevito ovlaštenje: plaćanja određenog iznosa mora odobriti ovlaštena osoba.
3. Potpuna dokumentacija: svaki račun/izdatak mora biti potkrijepljen važećim dokazima.
4. Dnevni depoziti: primljeni novac treba odmah položiti u banku kako bi se smanjio rizik.
5. Ograničenja fizičkog pristupa: sefovi, sitni novac, bankovni žetoni i ovlaštenja za transfer su strogo čuvani.
6. Rutinsko usklađivanje: usklađivanje bankovnih računa se vrši periodično (idealno mjesečno ili češće).
7. Interne revizije i iznenadne provjere: nasumične inspekcije sitnog novca su efikasne u sprečavanju zloupotrebe.
Zatvaranje
Računovodstvo gotovine i gotovinskih ekvivalenata je više od pukog evidentiranja priliva i odliva gotovine. Ono obuhvata pravilnu klasifikaciju, disciplinovano vođenje evidencije, tačna bankovna usklađivanja, transparentnu prezentaciju i adekvatne interne kontrole. Uz pravilno upravljanje gotovinom, kompanije mogu održavati likvidnost, smanjiti rizik od prevare i poboljšati pouzdanost finansijskih izvještaja . U konačnici, kvalitet informacija o gotovini i gotovinskim ekvivalentima čini ključnu osnovu za donošenje odluka menadžmenta, investitora i kreditora.
