Варыянты бухгалтарскага ўліку для малога бізнесу
Пры вядзенні малога бізнесу бухгалтарскі ўлік часта лічыцца проста «падатковай справаздачнасцю» або адміністрацыйнай працай, якую можна адкласці. Аднак абраны з самага пачатку метад бухгалтарскага ўліку істотна ўплывае на якасць прыняцця рашэнняў, грашовы паток, магчымасць атрымання фінансавання і нават на гатоўнасць бізнесу да росту. Правільны метад дапамагае ўладальнікам бізнесу зразумець, ці сапраўды бізнес прыбытковы, якія прадукты найбольш прыбытковыя і калі бяспечна павялічваць запасы або наймаць супрацоўнікаў.
У цэлым, існуе некалькі метадаў бухгалтарскага ўліку, якія звычайна выкарыстоўваюцца малым бізнесам. Кожны з іх мае свае перавагі, абмежаванні і розны ўзровень складанасці. У гэтым артыкуле абмяркоўваюцца варыянты метадаў бухгалтарскага ўліку, калі іх выкарыстоўваць, а таксама практычныя меркаванні, якія дапамогуць вам выбраць метад, які найлепшым чынам адпавядае характарыстыкам вашага бізнесу.
1) Улік па касавым прынцыпе
Найпрасцейшым і найбольш распаўсюджаным метадам, які выкарыстоўваецца мікра- і малым бізнесам, з'яўляецца ўлік на аснове грашовых сродкаў. Пры гэтым метадзе даход рэгіструецца ў момант фактычнага атрымання грашовых сродкаў, а выдаткі — у момант іх выплаты. Такім чынам, акцэнт робіцца не на тым, калі адбываюцца аперацыі, а на тым, калі грашовыя паступленні і выдаткі адбываюцца.
лішак:
– Вельмі проста ў рэалізацыі. Запіс можна весці з дапамогай касавай кнігі, электроннай табліцы або простага прыкладання.
– Узгоднена з штодзённым кіраваннем грашовымі сродкамі. Уладальнікі бізнесу могуць непасрэдна бачыць баланс сваіх грашовых сродкаў.
– Эфектыўны для прадпрыемстваў з грашовымі аперацыямі, такіх як прадуктовыя кіёскі, штодзённыя паслугі або прадпрыемствы, якія рэдка выдаюць дэбіторскую запазычанасць.
недахоп:
– Не адлюстроўвае рэальных вынікаў. Вы можаце здавацца «прыбытковымі» ў пэўным месяцы проста з-за вялікай колькасці ўваходных плацяжоў, хоць на самой справе гэтыя плацяжы могуць быць дэбіторскай запазычанасцю за папярэдні месяц.
– Дакладны аналіз дэбіторскай і крэдыторскай запазычанасці з'яўляецца складаным, паколькі неаплачаныя крэдытныя аперацыі не ўлічваюцца як даходы або выдаткі.
– Менш падыходзіць для прадпрыемстваў, якія імкнуцца хутка развівацца. Інвестары, банкі або партнёры часта аддаюць перавагу справаздачнасці на аснове налічэння, таму што яна больш прадстаўнічая.
Грашовы метад падыходзіць для малога бізнесу з простым абарачэннем транзакцый, большасць транзакцый з'яўляюцца грашовымі/прамымі пераводамі, а патрабаванні да справаздачнасці па-ранейшаму мінімальныя.
2) Бухгалтарскі ўлік па метаду налічэння
Метад налічэння прызнае даход, калі адбываецца продаж (нават калі грошы яшчэ не атрыманы), і прызнае выдаткі, калі ўзнікае абавязацельства (нават калі яно яшчэ не аплачана). Напрыклад, дапусцім, вы прадаеце тавар 5-га чысла, а кліент плаціць толькі 30-га. У метаде налічэння даход рэгіструецца 5-га чысла, а аплата 30-га чысла памяншае дэбіторскую запазычанасць.
лішак:
– Забяспечвае больш дакладную карціну прыбытковасці. Даходы і выдаткі супадаюць у адзін і той жа перыяд.
– Лепшае прыняцце рашэнняў. Вы можаце дакладна ацаніць прыбытак, тэндэнцыі продажаў і выдаткі.
– Больш «прывабныя для банкаў». Многія знешнія бакі больш абапіраюцца на справаздачнасць па метаду налічэння для ацэнкі стану бізнесу.
недахоп:
– Больш складана. Вам трэба кіраваць дэбіторскай і крэдыторскай запазычанасцю, амартызацыяй актываў і карэкціроўкамі на канец перыяду.
– Не заўсёды адлюстроўвае грашовы паток. Прыбытак можа быць высокім, але грашовы паток можа быць абмежаваным з-за росту дэбіторскай запазычанасці.
Метад налічэння звычайна падыходзіць для прадпрыемстваў, якія маюць крэдытныя продажы, значныя запасы, дадатковыя кантракты на абслугоўванне або прадпрыемстваў, якія пачынаюць шукаць фінансаванне і пашырацца.
3) Змяшаны метад (гібрыдны)
Некаторыя малыя прадпрыемствы выкарыстоўваюць змешаны метад: напрыклад, даходы ўлічваюцца па грашовым прынцыпе, але некаторыя выдаткі ўлічваюцца па метаду налічэння; або наадварот. Іншыя ўлічваюць штодзённыя аперацыі па метаду налічэння для зручнасці, а затым робяць карэкціроўкі па метаду налічэння ў канцы месяца або года для мэт справаздачнасці.
лішак:
– Большая гнуткасць. Вы можаце знайсці баланс паміж прастатой вядзення ўліку і неабходнасцю больш акуратнай справаздачнасці.
– Больш плаўны пераход. Падыходзіць для бізнесу, які развіваецца ад простай сістэмы да больш фармальнай.
недахоп:
– Рызыка блытаніны ў выпадку супярэчнасці. Без выразна акрэсленых правілаў справаздачы можа быць цяжка параўноўваць за розныя перыяды.
– Узгадненне патрабуе дысцыпліны, асабліва калі ёсць запасы, дэбіторская і крэдыторская запазычанасць.
Гібрыдны метад можа быць мастком, але ён патрабуе ўнутранай палітыкі: якія аперацыі рэгіструюцца як грашовыя сродкі, якія — як налічэнні, і калі ўносяцца карэкціроўкі.
4) Аднаразовы і падвойны запіс (сістэма рэгістрацыі)
Акрамя касавага або налічэннявага метаду, малым прадпрыемствам таксама неабходна выбраць сістэму бухгалтарскага ўліку: аднаразовую або падвойную.
Аднаразовы ўваход
Аднаразовы бухгалтарскі ўлік падобны да касавай кнігі: вы запісваеце даходы і выдаткі, часам па катэгорыях. Гэта падыходзіць для вельмі малых прадпрыемстваў з простымі аперацыямі.
– Плюсы: лёгка, хутка, не патрабуе разумення дэбетавых і крэдытных карт.
– Недахопы: схільнасць да памылак, складанасць стварэння балансаў і меншая падтрымка паглыбленых аўдытаў або ацэнак.
Падвойны ўваход
Падвойны запіс — гэта сучасны стандарт бухгалтарскага ўліку: кожная транзакцыя ўплывае як мінімум на два рахункі (дэбет і крэдыт). З дапамогай гэтай сістэмы вы можаце падрыхтоўваць справаздачы аб прыбытках і стратах, балансы і грашовы паток больш надзейна.
– Перавагі: больш дакладныя, поўныя і лёгкія ў пошуку.
– Мінусы: патрэбныя праграмы для бухгалтарскага ўліку або супрацоўнікі, якія разумеюць асновы бухгалтарскага ўліку.
У многіх сучасных бухгалтарскіх праграмах падвойны запіс менш напружаны, бо аперацыі продажаў, пакупак і плацяжоў ствараюцца з дапамогай аўтаматызаваных формаў.
5) Апрацоўка запасаў: перыядычная супраць пастаяннай
Для прадпрыемстваў, якія прадаюць тавары, важныя таксама метады ўліку запасаў.
– Перыядычная сістэма: падлік запасаў вядзецца перыядычна (напрыклад, у канцы месяца). Кошт прададзеных тавараў Кошт продажаў (COGS) разлічваецца з прынцыпу: пачатковыя запасы + пакупкі – канчатковыя запасы.
– Падыходзіць для невялікіх рознічных прадпрыемстваў, якія яшчэ не выкарыстоўваюць сістэму ўліку запасаў у рэжыме рэальнага часу.
– Вечная сістэма: запасы і сабекошт тавару абнаўляюцца пры кожнай здзелцы продажу/пакупкі.
– Падыходзіць для прадпрыемстваў з вялікай колькасцю таварных адзінак, вялікімі аб'ёмамі продажаў або патрабуючым строгага кантролю запасаў.
Акуратнае кіраванне запасамі дапамагае прадухіліць страты на складах, вызначыць правільную цану продажу і кантраляваць тавары, якія павольна атрымліваюцца.
6) Меркаванні пры выбары правільнага метаду
Каб выбраць метад бухгалтарскага ўліку, які адпавядае вашым патрэбам, улічыце наступныя фактары:
1. Бізнес-мадэль і метад здзелкі
– Калі большасць транзакцый ажыццяўляюцца наяўнымі і з'яўляюцца простымі, наяўнага разліку можа быць дастаткова.
– Калі дэбіторскай/крэдыторскай запазычанасці шмат, метад налічэння дае больш дакладную карціну.
2. Маштаб і рост
– Прадпрыемствам, якія жадаюць пашырыцца, варта пачаць пераходзіць на метад налічэння і падвойнага ўліку як мага раней, каб пазбегнуць неабходнасці «перабудоўваць» сістэму пасля росту.
3. Патрабаванні да справаздачнасці
– Толькі для ўнутранага выкарыстання можа быць дастаткова простай сістэмы.
– Для банкаў/інвестараў/партнёраў акуратныя і паслядоўныя справаздачы вельмі карысныя.
4. Адміністрацыйныя навыкі
– Калі няма адміністрацыйнага персаналу, абярыце найбольш рэалістычны метад рэалізацыі.
– Калі вы карыстаецеся праграмным забеспячэннем, падвойны ўвод і налічэнне можна рабіць прасцей.
5. Падатковае заканадаўства
– Пераканайцеся, што ваш метад уліку дазваляе вам сабраць неабходную дакументацыю (напрыклад, справаздачы аб продажах, выдаткі, інвентарызацыю і квітанцыі аб транзакцыях). Кансультацыя з падатковым кансультантам/бухгалтарам можа дапамагчы вам выконваць дзеючыя правілы.
7) Практычныя рэкамендацыі для малога бізнесу
У якасці простага кіраўніцтва:
– Мікрапрадпрыемствы з пераважна грашовымі аперацыямі: наяўны разлік + акуратны ўлік па катэгорыях выдаткаў, а таксама штомесячная банкаўская ўзгадненне.
– Рознічныя прадпрыемствы з запасамі: разгледзьце магчымасць выкарыстання сістэмы мінімальнага перыядычнага ўліку запасаў і пачніце выкарыстоўваць праграму ўліку запасаў/продажаў, каб сабекошт тавару, які выплачваецца, не «проста разлічваўся».
– Праектныя або падпісныя паслугі: налічэнні часта больш паказальныя, асабліва калі ёсць авансы, растэрміноўкі або даход, прызнаны ў растэрміноўках.
– Прадпрыемствы, якія шукаюць фінансаванне: выкарыстоўвайце падвойны запіс і справаздачнасць па метаду налічэння, каб бізнес-паказчыкі былі выразна бачныя.
Найважнейшае — гэта паслядоўнасць. Метад, які «дастаткова добры, але звычайны», часта больш эфектыўны, чым складаны метад, які не выконваецца дысцыплінавана.
Закрыццё
Метады бухгалтарскага ўліку — гэта не проста фармальнасці; гэта інструменты бізнес-навігацыі. Бухгалтарскі ўлік на аснове грашовых сродкаў вылучаецца прастатой і кантролем грашовых патокаў , у той час як улік на аснове налічэння пераўзыходзіць дакладнасць прадукцыйнасці і гатоўнасць да пашырэння. Гібрыдны метад можа быць мастом, у той час як выбар аднаразовага або падвойнага запісу вызначае, наколькі поўнымі могуць быць вашы справаздачы. Улічваючы вашу бізнес-мадэль, аперацыі, адміністрацыйныя магчымасці і бізнес-мэты, вы можаце выбраць найбольш прыдатны метад бухгалтарскага ўліку і выкарыстоўваць лічбы для прыняцця больш упэўненых рашэнняў .
