אַדמיניסטראַטיווע טריט אין דעם פּראָקורמענט פּראָצעס
דער פּראָקורמענט פּראָצעס איז אַ קריטישער אַספּעקט פון אָרגאַניזאַציאָנעלע אָפּעראַציעס, צי רעגירונג, קאָרפּאָראַציע, צי ניט-פֿאַר-פּראָפֿיט. עפֿעקטיווע און עפֿיציענטע פּראָקורמענט ניט בלויז גאַראַנטירט די פֿאַרפֿיגבאַרקייט פֿון נייטיקע סחורות און באַדינונגען, נאָר אויך גיט צוגעלייגטע ווערט אין דער פֿאָרעם פֿון קאָסטן שפּאָרן און פֿאַרבעסערטע סערוויס קוואַליטעט. די פֿאָלגנדיקע זענען די אַדמיניסטראַטיווע טריט וואָס ווערן טיפּיש נאָכגעפֿאָלגט אין דעם פּראָקורמענט פּראָצעס.
1. אידענטיפיצירן באדערפענישן
דער ערשטער שריט אין דעם איינקויף פּראָצעס איז די אידענטיפיקאַציע פון באדערפענישן. אין דעם בינע מוז די אָרגאַניזאַציע באַשטימען וועלכע סחורות אדער באַדינונגען זענען נויטיק. די אידענטיפיקאַציע איז טיפּיש באַזירט אויף דער אָרגאַניזאַציע'ס סטראַטעגישן פּלאַן, אָפּעראַציאָנעלער אַגענדאַ, אדער ספּעציפֿישע בקשות פון באַטייַטיקע אָפּטיילונגען.
אינפֿאָרמאַציע וועגן פּראָדוקט ספּעציפֿיקאַציעס, נויטיקע קוואַנטיטעטן און צייט מוז געזאַמלט און דאָקומענטירט ווערן. די באַטייליקונג פֿון באַטייַטיקע אינטערעסירטע פּאַרטייען איז קריטיש צו זיכער מאַכן אַז אַלע באַדערפֿנישן ווערן אידענטיפֿיצירט און פּריאָריטיזירט לויט דרינגלעכקייט און פֿאַרפֿיגבאַרקייט.
2. בודזשעט צוגרייטונג
אזוי שנעל ווי מען אידענטיפיצירט די באדערפענישן, מוז מען צוגרייטן א באשאפונגס-בודזשעט. דער בודזשעט זאל נעמען אין באטראכט די געשאצטע קאסטן פון יעדן נויטיגן זאך אדער סערוויס. דער בודזשעט-פראצעס פארלאנגט קאארדינאציע מיט דער פינאנץ-אפטיילונג צו זיכער מאכן אז די געלט איז פאראן.
דערצו, דארפן ארגאניזאציעס דורכפירן אן אנאליז צו באשטימען מעגלעכע פינאנצן-קוועלער, ווי יערליכע בודזשעט-אלאקאציעס, גראנטן, אדער אנדערע פינאנצן-קוועלער. דער בודזשעט מוז זיין רעאליסטיש און גענוג צו טרעפן פריער אידענטיפיצירטע באשאפונגס-באדארפן.
3. צוגרייטונג פון ספּעציפֿיקאַציעס און באַשעפֿטיקונג דאָקומענטן
צוגרייטן קלאָרע און דעטאַלירטע פּראָקורמענט דאָקומענטן איז קריטיש צו ענשור אַ טראַנספּאַרענט און פאַראַנטוואָרטלעך פּראָקורמענט פּראָצעס. די דאָקומענטן אַרייַננעמען טעכנישע ספּעסיפיקאַציעס, אַסעסמאַנט קרייטיריאַ, קאָנטראַקט טערמינען און אנדערע אָנווענדלעך פּראָוויזשאַנז פון די פּראָקורמענט פּראָצעס.
דער ספּעציפֿיקאַציע דאָקומענט מוז דעטאַלירן די פארלאנגטע סחורות אָדער באַדינונגען אַזוי אַז סאַפּלייערז קענען צושטעלן פּאַסיקע אָפֿערס. פֿעלער אָדער אַמביגיואַטיז אין דעם דאָקומענט קענען פֿירן צו פֿאַרלענגערונגען אָדער די באַשעפֿטיקונג פֿון נישט-קאָנפֿאָרמירטע סחורות.
4. אויסוואל פון קויפן מעטאד
אָרגאַניזאַציעס דאַרפֿן אויסקלײַבן די באַשעפֿטיקונג מעטאָדע וואָס פּאַסט בעסטן צו זייערע באַדערפֿנישן. עטלעכע אָפֿט גענוצטע מעטאָדן זענען אָפֿענע טענדער, באַגרענעצטע טענדער, דירעקטע באַשעפֿטיקונג, און דירעקטע סעלעקציע. די אויסוואַל פֿון מעטאָדע מוז נעמען אין באַטראַכט דעם ווערט פֿון באַשעפֿטיקונג, די דרינגלעכקייט, און קאָמפּלעקסיטעט פֿון דער נויט.
יעדע מעטאָדע האט אירע אייגענע מעלות און חסרונות, ווי אויך אַנדערע דורכפירונג פּראָצעדורן. דעריבער, איז אַ קערפֿולע אָפּשאַצונג נייטיק צו זיכער מאַכן אַז די אויסגעקליבענע מעטאָדע איז די מערסט עפֿעקטיווע און עפֿיציענטע.
5. מעלדונג און רעגיסטראַציע
אויב די באַשאַפונג מעטאָדע ניצט אַן אָפֿענע אָדער באַגרענעצטע טענדער, איז דער ווייַטער שריט צו מעלדן די באַשאַפונג צו דער עפֿנטלעכקייט. מעלדונגען ווערן טיפּיש געמאַכט דורך געדרוקטע מעדיע, אָנליין, אָדער ספּעציאַליזירטע באַשאַפונג פּלאַטפאָרמעס צו ענשור אַז באַשאַפונג אינפֿאָרמאַציע איז צוטריטלעך פֿאַר פּאָטענציעלע סאַפּלייערז.
דערצו מוז די אָרגאַניזאַציע אויפשטעלן אַ רעגיסטראַציע פּראָצעס פֿאַר אינטערעסירטע סאַפּלייערז. עס איז קריטיש וויכטיק צו זיכער מאַכן אַז די מעלדונג און רעגיסטראַציע פּראָצעס זענען טראַנספּאַרענט צו צוציען קאָמפּעטענטע און קוואַליפֿיצירטע אָנטיילנעמער.
6. אקצעפטאציע און עוואַלואַציע פון אָפפערס
נאך דעם רעגיסטראציע דעדליין, איז דער נעקסטער שריט צו באקומען און אפשאצן די אריינגעגעבענע אפערס. אין דעם שטאפל מוזן אלע באקומען אפערס געעפנט ווערן גלייכצייטיג פאר עדות כדי צו זיכער מאכן טראנספארענץ און גערעכטיקייט אין דעם אפשאצונג פראצעס.
א קאמפעטענטע עוואַלואַציע מאַנשאַפֿט מוז באַשטימט ווערן צו אָפּשאַצן די אָפֿערס באַזירט אויף פֿאָראויס באַשטימטע קריטעריאַ. די אָפּשאַצונג וועט נישט נאָר באַטראַכטן פּרייַז, נאָר אויך קוואַליטעט, ליפֿערונג צייט, און די טעכנישע און פֿינאַנציעלע מעגלעכקייטן פֿון די סאַפּלייער.
7. פארהאנדלונג און אויסוואל
אויב די אָפער ווערט געפֿונען פּאַסיק, קען די אָרגאַניזאַציע פֿאַרהאַנדלען מיטן אויסגעקליבענעם סאַפּלייער. די פֿאַרהאַנדלונגען צילן צו דערגרייכן די בעסטע מעגלעכע אָפּמאַך פֿאַר ביידע פּאַרטייען וועגן פּרייַז, צײַטפֿראַם און אַנדערע תּנאים און באַדינגונגען.
נאך געלונגענע פארהאנדלונגען, קען דער סאַפּלייער מיטן בעסטן אָפער אויסגעקליבן ווערן אלס דער געווינער פון דער באַשעפֿטיקונג. די באַשלוס מוז דאָקומענטירט און מיטגעטיילט ווערן צו ביידע די אויסגעקליבענע און נישט-אויסגעקליבענע סאַפּלייערס.
8. ארויסגעבן א קויף־ארדער און אונטערשרייבן א קאנטראקט
אזוי שנעל ווי א סאַפּלייער ווערט אויסגעקליבן, מוז די אָרגאַניזאַציע ארויסגעבן א קויף אָרדער (PO) אלס אפיציעלן באווייז פון דער אָרדער פאר סחורות אדער סערוויסעס. א קאנטראקט ווערט אויך אונטערגעשריבן אין דעם שטאפל צו פארמאל מסכים זיין אויף די תנאים און באדינגונגען פון דער קויף.
א קויף קאנטראקט מוז זיין קלאר און ארייננעמען אלע וויכטיגע דעטאלן, ווי פרייז, קוואנטיטעט, פראדוקט ספעציפיקאציעס, ליפערונג צייט, און די רעכטן און פליכטן פון יעדער פארטיי. אונטערשרייבן דעם קאנטראקט לעגאל באשטעטיגט די קעגנצייַטיקע אפמאך.
9. מאָניטאָרינג און עוואַלואַציע פון קאָנטראַקט דורכפירונג
אזוי שנעל ווי א קאנטראקט ווערט אונטערגעשריבן, מוז די ארגאניזאציע מאניטארירן דעם איינקויף פראצעס צו זיכער מאכן אז דער סופלייער טרעפט אלע קאנטראקטואלע באדערפענישן. מאניטארינג נעמט אריין פראדוקט פארהאן-זיין, קוואליטעט, און ליפערונג צייטן.
פּעריִאָדישע עוואַלואַציעס זענען נייטיק צו ידענטיפיצירן יעדע פּראָבלעם וואָס קען אויפשטיין בעת דעם אימפּלעמענטאַציע פּראָצעס און נעמען קאָרעקטיווע אַקציע ווען נייטיק. עפעקטיווע קאָמוניקאַציע מיט סאַפּלייערז איז קריטיש צו דערמעגלעכן אַ שנעלע און פּאַסיקע פּראָבלעם לייזונג.
10. קבלת סחורה און צאָלונג
אזוי שנעל ווי סחורות אדער סערוויסעס ווערן באקומען, מוז די ארגאניזאציע זיי דורכקוקן צו זיכער מאכן אז זיי שטימען מיט די ספעציפיקאציעס און באדערפענישן פון דעם קאנטראקט. אזוי שנעל ווי די סחורות זענען וועריפיצירט און אנגענומען געווארן, קען מען באצאלן צום סופלייער.
קבלה און צאָלונג דאָקומענטאַציע מוזן זיין פולשטענדיק און פּינקטלעך צו שטיצן טראַנספּאַרענט און פאַראַנטוואָרטלעך פינאַנציעל אַדמיניסטראַציע . צאָלונגען מוזן זיין געמאכט אין לויט מיט די טערמינען וואָס זענען מסכים אין דעם קאָנטראַקט.
קלאָוזינג
איינקויף פארלאנגט קערפולע פלאנירונג און אויספירונג, ווי אויך שטרענגע אויפזיכט צו זיכער מאכן אז אלע אדמיניסטראטיווע טריט ווערן אויסגעפירט עפעקטיוו און עפעקטיוו. פארשטיין און איינפירן די אויבן דערמאנטע טריט קען העלפן אן ארגאניזאציע דערגרייכן אירע איינקויף צילן. א סטרוקטורירטער און קאנטראלירטער איינקויף פראצעס וועט שטיצן די ארגאניזאציע'ס אפעראציעס און פאזיטיוו ביישטייערן צו דערגרייכן לאנג-טערמין צילן.
