نقد اور نقد کے مساوی کے لئے اکاؤنٹنگ

کیش اور کیش ایکوئیلنس کے لیے اکاؤنٹنگ

نقدی اور نقدی مساوی کمپنی کے مالیات کا جاندار ہوتے ہیں۔ تقریباً تمام کاروباری سرگرمیاں—کسٹمر کی ادائیگیاں وصول کرنے اور سپلائرز کی ادائیگی سے لے کر ملازمین کی ادائیگی اور قرضوں کی ادائیگی تک—کیش مینجمنٹ کو کم کرتی ہیں۔ چونکہ یہ سب سے زیادہ مائع اور آسانی سے غلط استعمال ہوتا ہے، اس لیے نقد بھی اکثر آڈٹ کیے جانے والے اور سختی سے کنٹرول کیے جانے والے اکاؤنٹس میں سے ایک ہے۔ یہ مضمون نقد اور نقد کے مساوی کی تعریف، اس کے اجزاء، اکاؤنٹنگ کے علاج، اور درست اور قابل اعتماد مالیاتی رپورٹنگ کے لیے ضروری اندرونی کنٹرول کے طریقوں پر بحث کرتا ہے۔

نقد اور نقد کے مساوی کو سمجھنا

عام طور پر، نقد رقم ہے اور فوری استعمال کے لیے دستیاب بیلنس۔ نقد میں ہاتھ پر نقدی اور بینک میں نقد دونوں شامل ہیں۔ بیلنس شیٹ میں، نقد کو موجودہ اثاثہ کے طور پر پیش کیا جاتا ہے کیونکہ اسے کسی بھی وقت کمپنی کے کاموں کی مالی اعانت کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔

دریں اثنا، نقد کے مساوی قلیل مدتی سرمایہ کاری ہیں جو انتہائی مائع ہوتی ہیں، آسانی سے ایک خاص رقم میں نقد میں تبدیل ہوتی ہیں، اور قدر میں اتار چڑھاؤ کا نہ ہونے کے برابر خطرہ ہوتا ہے۔ بنیادی طور پر، نقدی کے مساوی نقد کے طور پر "تقریبا ایک جیسے" ہیں کیونکہ انہیں جلدی اور محفوظ طریقے سے ختم کیا جا سکتا ہے۔

اکاؤنٹنگ کے بہت سے معیارات کے تحت، نقد کے مساوی عام طور پر بہت کم میچورٹیز ہوتے ہیں، عام طور پر حصول کی تاریخ سے تین ماہ یا اس سے کم۔ یہ میچورٹی اس آلے کے لیے اہم ہے کہ وہ صحیح معنوں میں اعلی لیکویڈیٹی اور کم خطرے کی عکاسی کرے۔

نقدی کے اجزاء

عملی طور پر نقد کئی شکلیں لے سکتا ہے:

1. نقدی: بینک نوٹ اور سکے ایک چھوٹے کیش باکس یا محفوظ میں رکھے جاتے ہیں۔
2. بینک اکاؤنٹ بیلنس: چیکنگ یا بچت جو کسی بھی وقت نکالی جا سکتی ہے۔
3. چیک اور گیرو بل جو موصول ہو چکے ہیں اور فوری طور پر کیش کیے جا سکتے ہیں (اگر کوئی مسئلہ نہ ہو)۔
4. معمولی نقد رقم: چھوٹے معمول کے اخراجات، مثال کے طور پر مقامی نقل و حمل کے اخراجات، میٹنگ کے اخراجات، یا اسٹیشنری کی خریداری کے لیے مختص فنڈز۔

تاہم، یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ بینک میں تمام فنڈز خود بخود نقد کے طور پر درجہ بند نہیں ہوتے ہیں۔ محدود کیش بیلنس—جیسے ایسکرو فنڈز، گارنٹی فنڈز، یا ایسے فنڈز جو صرف مخصوص مقاصد کے لیے استعمال کیے جا سکتے ہیں—اکثر پابندیوں کی نوعیت کے لحاظ سے، مالی بیانات میں نوٹوں میں الگ سے یا مناسب طور پر ظاہر کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

نقد کے مساوی اجزاء

نقدی کے مساوی میں عام طور پر انتہائی مائع، کم خطرہ والے آلات شامل ہوتے ہیں، جیسے:

- بہت قلیل مدتی ڈپازٹس (مثلاً 1 مہینہ یا 3 ماہ) جنہیں بغیر کسی اہم جرمانے کے کیش کیا جا سکتا ہے۔
- منی مارکیٹ کی سیکیورٹیز جو کہ مدت کے قریب پختہ ہوتی ہیں اور ان میں کریڈٹ رسک کم ہوتا ہے۔
- دوسرے کرنسی مارکیٹ کے آلات جنہیں فوری طور پر قریب قریب کی قیمت پر نقد میں تبدیل کیا جا سکتا ہے۔

عام اسٹاک جیسے آلات کو نقد کے مساوی نہیں سمجھا جاتا کیونکہ ان کی قیمت میں اتار چڑھاؤ آتا ہے۔ طویل مدتی بانڈز بھی نقد کے مساوی نہیں ہیں کیونکہ ان میں قدر کے اتار چڑھاؤ اور لیکویڈیٹی کے مختلف خطرات ہوتے ہیں۔

پہچان اور پیمائش

اکاؤنٹنگ میں، نقد اور نقد کے مساوی کو تسلیم کیا جاتا ہے جب کوئی کمپنی نقد یا نقد کے مساوی آلات کا کنٹرول حاصل کرتی ہے۔ پیمائش عام طور پر نقد کے لیے برائے نام قدر اور لے جانے والی رقم کا استعمال کرتی ہے جو نقد کے مساوی کے لیے مناسب قیمت کا تخمینہ لگاتی ہے۔ چونکہ نقد کے مساوی قلیل المدت ہوتے ہیں اور کم خطرہ رکھتے ہیں، اس لیے قدر میں فرق عام طور پر غیر ضروری ہوتا ہے۔

رپورٹنگ کے لیے ضروری ہے کہ اثاثوں کی درست درجہ بندی کو یقینی بنایا جائے: چاہے کسی آلے کو نقد، نقد کے مساوی، قلیل مدتی سرمایہ کاری، یا دیگر اثاثوں کے طور پر درجہ بندی کیا گیا ہو۔ غلط درجہ بندی کمپنی کی لیکویڈیٹی اور مالیاتی صحت کے تجزیہ کو متاثر کر سکتی ہے۔

نقد لین دین کی ریکارڈنگ

روزانہ کیش لین دین ڈیبٹ اور کریڈٹ میکانزم کے ذریعے ریکارڈ کیا جاتا ہے۔ ایک سادہ مثال:

- نقد فروخت سے نقد رسیدیں
ڈیبٹ: نقد
کریڈٹ: سیلز

- گاہک کی وصولیوں کے تصفیہ سے نقد رسیدیں
ڈیبٹ: نقد
کریڈٹ: اکاؤنٹس قابل وصول

- سپلائرز کو ادائیگی
ڈیبٹ: قابل ادائیگی اکاؤنٹس
کریڈٹ: نقد

- آپریشنل اخراجات کی ادائیگی (مثلاً بجلی، کرایہ)
ڈیبٹ: اخراجات (بجلی/کرایہ)
کریڈٹ: نقد

عملی طور پر، کمپنیاں لین دین کو تاریخ کے مطابق ریکارڈ کرنے کے لیے اکاؤنٹنگ سسٹم میں عام طور پر کیش بک یا کیش/بینک ماڈیولز کا استعمال کرتی ہیں، اس کے ساتھ مناسب لین دین کے ثبوت (انوائسز، رسیدیں، منتقلی کا ثبوت)۔

پیٹی کیش سسٹم: متاثر کن اور اتار چڑھاؤ

معمولی نقدی کا انتظام عام طور پر دو طریقوں سے کیا جاتا ہے:

1. نظام کو متاثر کرنا
اس نظام میں، چھوٹی نقد رقم ایک مقررہ رقم پر برقرار رکھی جاتی ہے۔ چھوٹے نقد اخراجات کو ڈس بیسمنٹ سلپس کا استعمال کرتے ہوئے ریکارڈ کیا جاتا ہے، اور جب فنڈز کم ہوتے ہیں، تو چھوٹی رقم کو ڈس بیسمنٹ سلپ کی رقم میں بھر دیا جاتا ہے۔
اکاؤنٹنگ اندراجات عام طور پر دوبارہ بھرتے وقت کی جاتی ہیں:
ڈیبٹ: متعلقہ اخراجات (ٹرانسپورٹ، اسٹیشنری وغیرہ)
کریڈٹ: کیش/بینک

2. اتار چڑھاؤ کا نظام
معمولی نقدی اخراجات وقوع پذیر ہونے کے فوراً بعد ریکارڈ کیے جاتے ہیں، جس سے لین دین کی بنیاد پر چھوٹے کیش اکاؤنٹ بیلنس میں اتار چڑھاؤ آتا ہے۔ یہ نظام عام طور پر کم استعمال ہوتا ہے کیونکہ اسے کنٹرول کرنا زیادہ مشکل ہوتا ہے۔

imprest نظام کو اکثر کنٹرول کے لیے بہتر سمجھا جاتا ہے کیونکہ یہ جسمانی نقد اور اخراجات کے ثبوت کے درمیان مفاہمت کی سہولت فراہم کرتا ہے۔

بینک مفاہمت

کیش اکاؤنٹنگ میں سب سے اہم طریقہ کار میں سے ایک بینک مفاہمت ہے، جس میں کمپنی کے ریکارڈ کے مطابق کیش بیلنس کو بینک اسٹیٹمنٹ کے مطابق بیلنس کے ساتھ ملانا شامل ہے۔ وقت کے فرق اور لین دین کی وجہ سے مفاہمت ضروری ہے جو کسی بھی فریق کے ذریعہ ریکارڈ نہیں کیے گئے ہیں، جیسے:

- ٹرانزٹ میں جمع: کمپنی کے ذریعہ ریکارڈ کیا گیا ہے، ابھی تک بینک میں داخل نہیں ہوا ہے۔
- بقایا چیک: کمپنی کی طرف سے بطور ادائیگی ریکارڈ کیے گئے ہیں، ابھی تک کیش نہیں کیے گئے ہیں۔
- بینک انتظامیہ کی فیس: بینک میں ریکارڈ کی گئی، کمپنی کے ذریعہ ابھی تک ریکارڈ نہیں کی گئی۔
- بینک کا سود: بینک میں ریکارڈ شدہ سود کی آمدنی، کمپنی کے ذریعہ ابھی تک ریکارڈ نہیں کی گئی ہے۔
- باؤنس شدہ چیک یا مسترد شدہ چیک: بینک ادائیگی کو مسترد کرتا ہے، کمپنی کو وصولی کو ایڈجسٹ کرنا ہوگا۔
- کمپنی یا بینک کے ذریعہ ریکارڈنگ کی غلطیاں۔

مفاہمت کے نتائج عام طور پر ایڈجسٹمنٹ جرنل تیار کرتے ہیں، مثال کے طور پر بینک ایڈمن فیس یا سود کی آمدنی کے لیے جو کہ بینک اسٹیٹمنٹ سے ابھی دریافت ہوئی ہے۔

مالیاتی بیانات میں پیشکش

مالیاتی پوزیشن کے بیان میں، نقد اور نقد کے مساوی ایک ہی شے کے طور پر پیش کیے جاتے ہیں، "نقد اور نقد مساوات"۔ مالیاتی بیانات کے نوٹوں میں، کمپنیاں اکثر انکشاف کرتی ہیں:

- نقدی کے مساوی کی تعریف سے متعلق اکاؤنٹنگ پالیسیاں۔
- نقدی اور نقدی کے مساوی اجزاء کی تفصیلات۔
- محدود نقدی، اگر کوئی ہے۔
- متعلقہ لیکویڈیٹی خطرات اور نقدی کا انتظام۔

نقدی اور نقدی کے مساوی بھی نقد بہاؤ کے بیان سے گہرا تعلق رکھتے ہیں۔ درحقیقت، بیلنس شیٹ پر استعمال کی گئی نقد اور نقدی کے مساوی کی تعریف نقد بہاؤ کے بیان کی تیاری میں استعمال ہونے والی تعریف کے مطابق ہونی چاہیے۔ اس مدت کے دوران نقدی اور نقدی کے مساوی تبدیلیوں کی وضاحت آپریٹنگ، سرمایہ کاری، اور کیش فلو کے ذریعے کی جانی چاہیے۔

کیش پر اندرونی کنٹرول

چونکہ نقدی دھوکہ دہی کا سب سے زیادہ خطرہ ہے، کمپنیوں کو مضبوط داخلی کنٹرول کو نافذ کرنے کی ضرورت ہے، بشمول:

1. فرائض کی علیحدگی: جو شخص نقد وصول کرتا ہے وہ اس شخص سے مختلف ہونا چاہئے جو لین دین کو ریکارڈ کرتا ہے اور اس شخص سے مختلف ہونا چاہئے جو بینک میں مفاہمت کرتا ہے۔
2. تہہ دار اجازت: ایک مخصوص رقم کی ادائیگیوں کی منظوری ایک مجاز اہلکار سے ہونی چاہیے۔
3. مکمل دستاویزات: ہر رسید/خرچ کو درست شواہد سے تائید حاصل ہونی چاہیے۔
4. یومیہ جمع: خطرے کو کم کرنے کے لیے موصول ہونے والی نقد رقم کو فوری طور پر بینک میں جمع کرانا چاہیے۔
5. جسمانی رسائی کی پابندیاں: سیف، چھوٹی نقد رقم، بینک ٹوکن، اور منتقلی کی اجازتوں کی سختی سے حفاظت کی جاتی ہے۔
6. معمول کی مفاہمت: بینک مفاہمت وقتاً فوقتاً کی جاتی ہے (مثالی طور پر ماہانہ یا زیادہ بار)۔
7. اندرونی آڈٹ اور سرپرائز چیکس: بے ترتیب چھوٹے نقد معائنے غلط استعمال کو روکنے میں موثر ہیں۔

بند کرنا

نقدی اور نقدی کے مساوی اکاؤنٹنگ صرف نقد آمد اور اخراج کو ریکارڈ کرنے سے زیادہ ہے۔ اس میں مناسب درجہ بندی، نظم و ضبط کے ساتھ ریکارڈ رکھنے، درست بینک مفاہمت، شفاف پیشکش، اور مناسب اندرونی کنٹرول شامل ہیں۔ مناسب نقدی کے انتظام کے ساتھ، کمپنیاں لیکویڈیٹی برقرار رکھ سکتی ہیں، دھوکہ دہی کے خطرے کو کم کر سکتی ہیں، اور مالی بیانات کی وشوسنییتا کو بہتر بنا سکتی ہیں۔ بالآخر، نقدی اور نقدی کے مساوی معلومات کا معیار انتظام، سرمایہ کار، اور قرض دہندہ فیصلہ سازی کے لیے ایک اہم بنیاد بناتا ہے۔