Административни кораци у процесу процене запослених
Процене учинка запослених су више од пуких годишњих активности за одређивање повећања плата или унапређења. У управљању људским ресурсима, процене учинка су структурирани административни процеси који се користе за мерење учинка запослених, радног понашања, компетенција и доприноса организационим циљевима. Да би се осигурали објективни, одговорни и корисни резултати за развој запослених, компаније морају да имплементирају јасне административне кораке - од планирања и имплементације до документовања и праћења.
У наставку су наведени административни кораци у процесу процене запослених који се могу користити као водич како би се осигурало да процес тече глатко, доследно и у складу са управљањем компаније.
1. Успоставити политике и циљеве процене
Први административни корак је осигурати да компанија има писану политику процене учинка. Овај документ о политици описује сврху процене (нпр. процена учинка, одређивање накнаде, унапређење, развој или побољшање учинка), коришћене принципе (фер, транспарентни, мерљиви) и дефиниције кључних појмова као што су кључни индикатори учинка (KPI), компетенције, радно понашање и стандарди постигнућа.
Административно, одељење за људске ресурсе треба да припреми званичне смернице, дистрибуира их свим јединицама и осигура да су политике усклађене са важећим прописима компаније и запошљавања. Јасни циљеви ће смањити пристрасност и олакшати развој инструмената за процену.
2. Одредите период, циклус и страну за процену
Администрација за процену учинка мора да утврди распоред: да ли ће се спроводити полугодишње, годишње или квартално. Штавише, важно је одредити ко ће деловати као евалуатор, као што су непосредни руководилац, индиректни руководилац, колеге (вршњачка рецензија), подређени (ако се користи повратна информација од 360 степени) или тим за људске ресурсе као контролор процеса.
У овој фази, одељење за људске ресурсе обично креира календар процене, поставља рокове за попуњавање образаца, распореде састанака за евалуацију и рокове за одобравање резултата. Дефинисање улога је такође кључно како би се избегло преклапање одговорности или празнине у овлашћењима.
3. Развити стандарде учинка: кључне индикаторе учинка (KPI), циљеве и компетенције
Да би се осигурало да процене нису субјективне, администрација мора да обезбеди да свака позиција има мерљиве стандарде учинка. Ови стандарди се обично деле на:
– KPI/радни циљеви (квантификациони резултати и излази),
– Компетенција (знање, вештине и способности),
– Понашање на послу (дисциплина, сарадња, интегритет, лидерство).
Одељење за људске ресурсе треба да олакша развој кључних индикатора учинка (KPI) релевантних за циљеве јединице, да обезбеди јасне дефиниције индикатора и да одреди тежину процене (нпр. 60% KPI и 40% компетентност). За зреле компаније, ови стандарди су такође повезани са описима послова и организационим структурама ради доследности.
4. Припремите инструменте и документе за процену
Следећи корак је припрема административних алата који ће се користити, као што су:
– Образац за процену (ручни или дигитални),
– Упутство за попуњавање и рубрика за процену,
– Списак радних доказа (доказа) као што су извештаји, реализација циљева, портфолио или белешке о пројекту,
– Стандардна скала оцењивања (нпр. 1–5, или категорије: лоше, довољно, добро, врло добро).
Администратор људских ресурса или тим за људске ресурсе (ако се користи систем) осигурава да је формат једноставан за коришћење, да питања не садрже различита тумачења и да има простора за белешке и процењивача и запосленог. Потпуност инструмента ће одредити квалитет података процене.
5. Социјализација процеса и обука проценитеља
Један од извора проблема са проценом учинка је тај што процењивач не разуме како да доследно процењује. Административно, компаније треба да спроведу социјализацију процедура и обезбеде кратку обуку за надређене или евалуаторе о:
– Како поставити SMART циљеве,
– Како дати фер и на подацима засноване оцене,
– Како избећи пристрасност (ефекат ореола, пристрасност попустљивости, пристрасност скоријести),
– Како дати конструктивну повратну информацију.
Ова обука не само да побољшава квалитет процене, већ и јача легитимитет процеса у очима запослених.
6. Прикупљање података о учинку и пратећих доказа
Током фазе имплементације, одељење за људске ресурсе координира прикупљање података, укључујући системе рада (излаз кључних индикатора учинка), извештаје јединица и евиденцију о понашању на раду. Од запослених се обично тражи да ураде самопроцену као део процеса бенчмаркинга.
Добра администрација захтева пратеће доказе за сваку важну процену, посебно ако резултати утичу на унапређења, бонусе или корективне мере. Докази могу да укључују извештаје о постигнутим циљевима, резултате ревизије, евиденцију о присуству, сведочанства клијената или резултате евалуације пројекта.
7. Спровођење процене од стране надређених и/или тима за процену
Након што се подаци прикупе, процењивач попуњава инструмент према рубрици. Да би се осигурала доследност, компаније често примењују вишестепени механизам прегледа, на пример, где непосредни надређени процењује, а затим надређени изнад њега врши верификацију.
Административно, одељење за људске ресурсе је одговорно за праћење ко је попунио пријаву, отклањање евентуалних кашњења и осигуравање да све јединице поштују исте стандарде. Ако се процене спроводе путем апликације, одељење за људске ресурсе такође обезбеђује да систем функционише глатко и да се подаци безбедно чувају.
8. Калибрирајте вредности (ако је потребно)
Калибрација је процес изједначавања стандарда процене међу јединицама како би се осигурало да ниједно одељење није превише „ниско оцењено“ или превише „шкрто“. Ово је посебно важно у великим организацијама.
Током калибрације, одељење за људске ресурсе организује састанке са менаџерима како би разговарали о расподели оцена, упоредили доказе и проценили разумност резултата. Администрација калибрације укључује записнике са састанака, листу промена оцена (ако их има) и образложење за промене ради провере.
9. Преглед, одобрење и валидација резултата
Када се процена заврши, резултати прелазе у фазу одобравања. На пример, коначну оцену одобрава руководилац јединице и одељење за људске ресурсе, а затим је ратификује руководство или управни одбор у складу са структуром овлашћења.
Ова фаза је административна „контрола квалитета“ како би се осигурало:
– Попуњен образац,
– Тачне вредности тежине и прорачуни,
– Без сукоба интереса,
– Резултати су у складу са политиком компаније.
Документација о одобрењу је важна како би се избегли спорови у будућности.
10. Састанак за повратне информације и потписивање
Добра процена је увек праћена сесијом за повратне информације. Надређени објашњава резултате, разматра предности и области за побољшање и позива запосленог да се договори о плану развоја. Административно, овај састанак обично укључује:
– Записник или образац за дискусију,
– Потпис проценитеља и запосленог (или дигитално одобрење),
– Приговор ако се запослени не слаже.
Потписивање не значи нужно да се запослени слажу са вредностима, али потврђује да је вођена дискусија. Ово је важно за одговорност.
11. Праћење: Развој, компензација или побољшање учинка
Резултати процене морају се пратити како би се постигла стратешка вредност. Административне пратеће мере могу укључивати:
– План обуке,
– Коучинг/менторство,
– Планирање каријере и напредовање,
– Прилагођавања накнада/бонуса,
– План за побољшање учинка (PIP) за ниске перформансе.
Одељење за људске ресурсе осигурава да се накнадне радње евидентирају, да имају временски оквир и да се прати напредак. Без праћења, процене постају пуке административне рутине које не побољшавају учинке.
12. Архива, поверљивост података и евалуација процеса
Завршна фаза је архивирање докумената и евалуација самог процеса процене. Компаније треба да имају политику чувања докумената (колико дуго треба чувати документа), да обезбеде личне податке и да ограниче приступ само на овлашћена лица.
Поред тога, одељење за људске ресурсе треба да процени процес: да ли су обрасци превише сложени, да ли је распоред реалан, да ли запослени разумеју индикаторе и да ли су резултати процене доследни. Ова евалуација чини основу за побољшања у следећем циклусу.
Пенутуп
Административни кораци у процесу оцењивања запослених осигуравају да процена иде даље од пуког „давања оцене“. Са јасним политикама, мерљивим стандардима, добро организованим алатима, свеобухватном документацијом и конкретним праћењем, компаније могу изградити културу фер учинка и подстаћи континуирани развој запослених. На крају крајева, добро структуриран процес оцењивања не само да штити компанију од административних ризика, већ и помаже запосленима да разумеју правац свог доприноса и да расту унутар организације.
