Административни кораци у управљању ризицима
Управљање ризицима је низ процеса осмишљених да идентификују, процене, контролишу и прате ризике како би се минимизирао њихов утицај на организацију. У пракси, успех управљања ризицима одређује се не само техничком анализом као што су прорачуни вероватноће или модели утицаја, већ и административном снагом: начином на који организација развија политике, документује кораке, додељује улоге и обезбеђује доследно праћење.
Овај чланак разматра административне кораке укључене у систематско управљање ризицима. Ови кораци се могу применити на различите типове организација - компаније, владине агенције, школе, болнице, па чак и непрофитне организације - јер управљање ризицима у основи наглашава редослед процеса и одговорност.
1. Успоставити контекст и циљеве управљања ризицима
Први административни корак је успостављање контекста. Организација треба да дефинише разлог за управљање ризицима, његов обим и циљеве које жели да постигне. Овај контекст је кључан како би све стране разумеле који су ризици укључени и чему служи процес.
Административно, резултати ове фазе се обично наводе у документима као што су:
– Изјава о циљевима и обиму управљања ризицима
– Границе процеса (радне јединице, локације, пројекти или одређене активности)
– Критеријуми успеха и индикатори учинка везани за ризик
Без јасног контекста, процес управљања ризицима је подложан томе да постане формалност, а не алат за доношење одлука.
2. Развијање политика и оквира за управљање ризиком
Када се циљеви утврде, организација треба да развије политику управљања ризицима. Ова политика служи као примарни кровни оквир који води све изведене процедуре. Политика такође разјашњава обавезе руководства, културу ризика коју треба изградити и принципе којих се треба придржавати.
Административно, политике и оквири за управљање ризиком обично укључују:
– Принципи управљања ризицима (нпр. опрезност, транспарентност, одрживост)
– Организациона структура и линије извештавања о ризицима
– Дефиниција појмова и категорија ризика
– Однос политике ризика са СОП-ом или другим системима управљања (квалитет, К3, безбедност информација, интерна ревизија)
Документи о политици треба да буду лако доступни и дистрибуирани, и редовно преиспитивани како би остали релевантни.
3. Утврдите улоге, одговорности и овлашћења
Управљање ризицима ће бити ефикасно ако су улоге сваке стране јасне. Организације треба да утврде ко је власник ризика, ко га прати, ко одобрава мере за ублажавање и ко обезбеђује извештавање.
Генерално, додељене улоге укључују:
– Виши менаџмент: одређује смернице, одобрава политике, обезбеђује ресурсе
– Јединица или секретаријат за управљање ризицима: координира процесе, припрема извештаје, олакшава евалуације
– Власник ризика: страна која је директно одговорна за ризике у свом радном подручју
– Интерни ревизор/одбор за ризик: спроводи независне прегледе и даје препоруке
Ова одлука треба да буде наведена у декрету, организационој шеми, RACI матрици (Одговоран, Податљив, Консултован, Информисан) или другим документима управљања.
4. Спровести структурирану идентификацију ризика
Идентификација ризика је процес идентификовања догађаја или услова који би могли да ометају постизање циљева. Административно, идентификација мора бити спроведена коришћењем доследне методе како би се резултати могли упоредити између јединица и периода.
Уобичајено коришћене методе идентификације укључују:
– Циљано размишљање са радним јединицама
– Интервјуи и упитници
– Анализа пословних процеса и стандардне оперативне процедуре (СОП)
– Процена инцидената/притужби које су се догодиле
– Анализа интерне и екстерне животне средине
Резултати идентификације морају бити забележени у регистру ризика који укључује опис ризика, извор ризика, погођено подручје и одговорну страну.
5. Процените ризик: вероватноћа, утицај и ниво приоритета
Када се ризици региструју, следећи корак је процена ризика. Административно, организације морају дефинисати јасне критеријуме за процену – на пример, скалу од 1 до 5 за вероватноћу и утицај – како би се спречило да процена буде потпуно субјективна.
Документи који се обично припремају у овој фази укључују:
– Матрица ризика
– Критеријуми ризика и дефиниција сваког нивоа
– Белешке о процени ризика по ставки у регистру ризика
Кључни резултат је мапа приоритета: који ризици треба одмах да се реше, који се могу пратити и који су прихватљиви.
6. Одређивање стратегије третмана ризика
Управљање ризицима је низ одлука и акција за смањење вероватноће или утицаја, или за управљање последицама. Генерално, стратегије управљања ризицима укључују:
– Избегавајте ризик: зауставите активности које изазивају ризике
– Смањити ризик (ублажити): побољшати контроле, процедуре или системе
– Пренос ризика: осигурање, аутсорсинг или одређени уговори
– Прихвати ризик (прихвати): прихвати уз надзор и планове за ванредне ситуације
Добра администрација захтева да се свака одлука о лечењу евидентира, заједно са образложењем, трошковима, временским оквиром и одговорном страном. Ово је обично наведено у плану третмана ризика, који укључује временске оквире, индикаторе и потребне ресурсе.
7. Прикупити пратећу документацију и стандардизовати процедуре
Често, контроле ризика не успевају не зато што је идеја лоша, већ зато што нису стандардизоване. Стога, организације морају да обезбеде да се изабране мере ублажавања претворе у јасне оперативне документе.
Примери пратеће документације:
– Нови СОП или ревидирани СОП
– Упутства за рад
– Инспекцијски обрасци, контролне листе и дневници
– Минимални стандарди услуга или стандарди квалитета
– Уговорни услови са трећим лицима
Ова стандардизација помаже да се осигура да контроле ризика не зависе од појединаца, већ су уграђене у систем.
8. Комуникација, социјализација и обука
Управљање ризицима такође укључује ефикасну интерну комуникацију. Ризици не припадају само једној дивизији; многи ризици су међуфункционални. Стога, резултати идентификације, одређивање приоритета и планови за ублажавање морају бити саопштени релевантним странама.
Уобичајене административне активности које се обављају:
– Социјализација политика и процедура ризика
– Обука за коришћење регистара ризика и матрица процене
– Редовни брифинзи о кључним ризицима организације
– Комуникација о инцидентима и научене лекције
Циљ је изградити културу свесне ризика, где се пријављивање проблема посматра као напор за побољшање, а не као грешка коју треба прикрити.
9. Праћење, евалуација и периодично извештавање
Ризик је динамичан. Стога, управљање ризицима мора бити праћено. Ова фаза захтева ефикасну администрацију извештавања: ко извештава, када и у ком формату.
Праћење може да обухвати:
– Статус спровођења ублажавања (завршено, у току, касно)
– Промене нивоа ризика након имплементације контрола
– Појава нових ризика услед промена у окружењу или пројекту
– Трендови инцидената, жалби или системских кварова
Извештавање се може вршити месечно, квартално или по потреби. Идеално би било да извештаји истакну приоритетне ризике, препреке, препоруке и одлуке које руководство треба да донесе.
10. Ревизија, преглед од стране менаџмента и континуирано побољшање
Последњи корак је осигурати да се целокупни систем управљања ризицима континуирано побољшава. Интерне ревизије или независне евалуације служе за процену усклађености са политикама и ефикасности контроле. Штавише, прегледи менаџмента обезбеђују учешће руководства у стратешким одлукама везаним за ризик.
Континуирано побољшање се обично врши путем:
– Прилагодите политике и критеријуме ризика
– Побољшати процес идентификације и процене како би био прецизнији
– Интегришите управљање ризицима са планирањем и буџетирањем
– Усвајање технологије (контролна табла ризика, дигитални систем извештавања)
Са овим циклусом побољшања, управљање ризицима не престаје као документ, већ постаје механизам организационог учења.
Пенутуп
Административни кораци у управљању ризицима су основа за доследан, одговоран и утицајан процес управљања ризицима. Од успостављања контекста и развоја политика и доделе улога до праћења и ревизије – све је међусобно повезано и захтева тачну документацију.
Организације са јаким вештинама управљања ризицима биће боље припремљене да се суоче са неизвесношћу, брже реагују на промене и биће боље способне да одрже одрживе перформансе. У крајњој линији, управљање ризицима није само избегавање проблема, већ изградња зрелијег, безбеднијег и скалабилнијег система рада.
