Orodja s funkcijo neposrednega tiskanja iz oblaka
Razvoj tehnologije v oblaku ni spremenil le načina shranjevanja podatkov, temveč tudi način vsakodnevnega dela z dokumenti. Medtem ko je tiskanje datotek nekoč vključevalo prenos dokumentov na bliskovni pogon, pošiljanje po e-pošti ali priklop kablov na računalnik in tiskalnik, je zdaj postopek postal veliko bolj priročen. Različne naprave s funkcijami neposrednega tiskanja iz oblaka uporabnikom omogočajo tiskanje dokumentov od koder koli in kadar koli, če so le povezani z internetom in imajo dostop do tiskalnika, ki podpira storitev.
Ta članek obravnava, kaj je funkcija tiskanja v oblaku, vrste orodij, ki jo podpirajo, njene prednosti, primere uporabe v različnih potrebah in stvari, ki jih je treba upoštevati pred njeno uporabo.
Kaj je neposredno tiskanje iz oblaka?
Tiskanje v oblaku je možnost pošiljanja ukazov za tiskanje iz storitve ali aplikacije za shranjevanje v oblaku (npr. Google Drive, OneDrive, Dropbox ali aplikacija za upravljanje dokumentov) na tiskalnik, povezan v omrežje. V praksi uporabniki preprosto izberejo datoteko, shranjeno v oblaku, pritisnejo gumb »Natisni« in nato izberejo ciljni tiskalnik. Dokument bo natisnjen, ne da bi bilo treba najprej prenesti datoteko v lokalno napravo ali fizično povezati tiskalnik z računalnikom.
Ta tehnologija običajno deluje po eni od naslednjih shem:
1. Pametni tiskalniki (tiskalniki, pripravljeni za uporabo v oblaku), ki se lahko povežejo z internetom in prejemajo tiskalna opravila prek uradnih aplikacij ali storitev v oblaku.
2. Vmesna aplikacija (priključek) na računalniku ali pisarniškem strežniku, ki povezuje običajni tiskalnik, tako da lahko prejema ukaze iz oblaka.
3. Storitve tiskanja ponudnikov (npr. tiste proizvajalca tiskalnika), ki upravljajo čakalne vrste za tiskanje prek uporabniških računov in šifriranja.
Vrste naprav, ki podpirajo neposredno tiskanje iz oblaka
1. Tiskalnik Wi-Fi z integracijo v oblak
To je najbolj priljubljena kategorija. Številni sodobni tiskalniki so opremljeni z Wi-Fi povezljivostjo in spremljevalnimi aplikacijami (mobilnimi/namiznimi), ki omogočajo tiskanje iz storitev v oblaku. Uporabniki običajno preprosto povežejo tiskalnik z omrežjem Wi-Fi, ustvarijo račun prodajalca (če je potrebno) in ga nato seznanijo z aplikacijo v telefonu ali prenosniku.
Nekateri tiskalniki imajo celo zaslone na dotik, ki omogočajo neposredno prijavo v določene storitve v oblaku in nato izbiro dokumentov za tiskanje brez dodatnih naprav. To je še posebej koristno v majhnih pisarnah ali skupnih delovnih prostorih.
2. Večfunkcijski tiskalnik (MFP) za pisarno
Večfunkcijske naprave imajo običajno bolj celovite funkcije: tiskanje, skeniranje, kopiranje in faksiranje. V napravah pisarniškega razreda je tiskanje v oblaku pogosto integrirano s sistemi za upravljanje uporabnikov, nastavitvami dostopa na podlagi vlog in preverjanjem pristnosti (PIN, dostopna kartica ali prijava v račun). To je ključnega pomena za podjetja, saj tiskanje pogosto vključuje občutljive dokumente, kot so pogodbe, finančna poročila ali podatki o strankah.
Poleg tiskanja lahko večfunkcijske naprave pogosto skenirajo v oblak, kar pomeni skeniranje fizičnih dokumentov in njihovo neposredno nalaganje v določeno mapo v oblaku. Kombinacija »skeniranja v oblak« in »tiskanja iz oblaka« naredi te naprave učinkovita delovna orodja za hibridne tokove dokumentov (mešanico fizičnega in digitalnega).
3. Mobilna aplikacija za tiskanje v oblaku
Mnogi uporabniki pogosteje delajo na svojih pametnih telefonih. Zato so mobilne aplikacije postale nepogrešljivo orodje za tiskanje neposredno iz oblaka. Te aplikacije se običajno povežejo s storitvami v oblaku in omrežnimi tiskalniki, kar uporabnikom omogoča tiskanje dokumentov, fotografij ali e-poštnih sporočil v le nekaj korakih.
Prednost je prilagodljivost: tiskate lahko iz telefona na poti, od doma za šolske potrebe vašega otroka ali iz sejne sobe, ko nenadoma potrebujete fizično kopijo predstavitvenih gradiv.
4. Sistem za upravljanje tiskanja v oblaku
V poslovnem okolju se ne uporabljajo le tiskalniki in njihove aplikacije, temveč tudi platforme za upravljanje tiskanja. Ti sistemi urejajo, kdo lahko tiska, koliko kvot se uporablja, kako se beležijo dejavnosti in kako se uveljavljajo varnostni pravilniki. Z modelom v oblaku lahko IT-ekipe upravljajo naprave in čakalne vrste za tiskanje, ne da bi morale nenehno konfigurirati strežnike na lokaciji.
Takšne rešitve običajno zagotavljajo:
– Spletna skrbniška plošča
– Integracija uporabnikov s storitvami imenika/SSO
– Poročanje o uporabi
– funkcija »varnega tiskanja z dovoljenjem« (novi dokumenti se natisnejo po overitvi uporabnika na tiskalniku)
– Politike varčevanja s stroški, na primer omejitve barvnega tiskanja
5. Kiosk ali storitve tiskanja v oblaku
Na nekaterih lokacijah (univerze, souporabniški prostori, knjižnice) lahko uporabniki tiskajo iz oblaka prek kioskov ali spletnih portalov. To deluje: uporabniki naložijo datoteke ali izberejo datoteke iz svojega računa v oblaku, plačajo (če je potrebno) in jih nato natisnejo na razpoložljivem tiskalniku. Ta vrsta naprave je idealna za javna okolja, ki zahtevajo enostaven dostop in nadzor.
Ključne prednosti tiskanja neposredno iz oblaka
Praktično in prihrani čas
Datotek ni treba premikati na USB ključek ali ročno sinhronizirati. Postopek je hitrejši, zlasti za ekipe, ki pogosto delajo z revizijami dokumentov.
Podpora delu na daljavo
Ta funkcija je še posebej uporabna za oddaljene delavce ali porazdeljene ekipe. Vodje lahko na primer pošljejo dokumente, shranjene v oblaku, za tiskanje v sedežu podjetja, ne da bi morali datoteke pošiljati prek ločenega klepeta.
Boljše sodelovanje
Člani ekipe lahko isti dokument natisnejo iz najnovejše različice v oblaku. To zmanjša tveganje tiskanja zastarele različice.
Lažje za več naprav
Uporabniki niso več odvisni od enega samega prenosnika. Dokler se lahko prijavite v svoj račun v oblaku, lahko tiskate iz katere koli naprave.
Možnost boljšega nadzora in varnosti (če je pravilno nastavljeno)
Z upravljanjem tiskanja v oblaku lahko podjetja uveljavljajo pravilnike dostopa, preverjanje pristnosti in dnevnike nadzora. To pomaga pri skladnosti s predpisi in zmanjšuje uhajanje podatkov, ki ga povzročajo natisnjeni dokumenti, ki ostanejo v pladnju tiskalnika.
Primeri uporabe v različnih situacijah
1. Potrebe šol in fakultet: Študenti tiskajo gradiva iz storitve Google Drive, ne da bi morali premikati datoteke, še posebej, če se datoteke pogosto posodabljajo.
2. Mikro, mala in srednje velika podjetja ter trgovine: Natisnite račune, nalepke za odpremo ali poročila o zalogah iz blagajniškega sistema v oblaku neposredno na tiskalnik.
3. Profesionalna pisarna: Natisnite pogodbe ali predloge iz map projektov v oblaku z varnostjo s PIN-om, da preprečite nepooblaščen dostop do dokumentov.
4. Ustvarjalna ekipa: Natisnite oblikovalske preizkuse ali predstavitvene materiale iz datotek, shranjenih v oblaku, in zagotovite, da je natisnjena različica končna različica.
Stvari, ki jih je treba upoštevati pred izbiro orodja
Združljivost ekosistemov
Prepričajte se, da vaš tiskalnik ali rešitev za tiskanje podpira storitve v oblaku, ki jih uporabljate. Če vaša ekipa na primer uporablja Microsoft 365, bo podpora za OneDrive in SharePoint bolj pomembna.
Varnost računa in omrežja
Tiskanje iz oblaka pomeni, da podatki tečejo prek interneta. Uporabljajte močna gesla, omogočite dvofaktorsko preverjanje pristnosti (2FA), kadar je na voljo, in zagotovite, da vaše pisarniško omrežje Wi-Fi uporablja varno šifriranje.
Naročnine in modeli
Nekatere funkcije tiskanja v oblaku ali upravljanja tiskanja zahtevajo naročnino. Upoštevajte skupne stroške: tiskalnik, črnilo/toner, vzdrževanje in morebitne stroške platforme.
Zanesljivost internetne povezave
Če internet ne deluje, se lahko tiskanje zavleče. Za pisarne, ki so močno odvisne od tiskanja, je lahko rešitev rezervna povezava ali rezervna nastavitev (npr. lokalno tiskanje).
Zasebnost in hramba podatkov
Bodite pozorni na pravilnike prodajalca: ali so datoteke začasno shranjene na njihovih strežnikih, kako dolgo in kako je implementirano šifriranje. To je pomembno, če tiskate zaupne dokumente.
Zapiranje
Orodja za tiskanje v oblaku revolucionarno spreminjajo način upravljanja dokumentov. Od tiskalnikov Wi-Fi za domačo uporabo do sistemov za upravljanje tiskanja v oblaku za podjetja, vsa si prizadevajo poenostaviti delovne procese, izboljšati sodelovanje in pospešiti pretok dokumentov. S pravimi orodji, ustrezno združljivostjo ekosistema in robustnimi varnostnimi nastavitvami je lahko tiskanje v oblaku sodobna in učinkovita rešitev za širok nabor potreb.
Če želite, vam lahko pomagam prilagoditi ta članek določeni ciljni skupini (npr. študentom, malim in srednje velikim podjetjem, velikim pisarnam) ali dodati priporočila za minimalne funkcije, ki jih mora imeti tiskalnik, pripravljen za uporabo v oblaku.
