ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਪ੍ਰਬੰਧਕੀ ਸੁਝਾਅ
ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਨੂੰ ਅਕਸਰ "ਪਰਦੇ ਪਿੱਛੇ" ਕੰਮ ਮੰਨਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਕਿ ਜ਼ਮੀਨੀ ਤਕਨੀਕੀ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਨਾਲੋਂ ਘੱਟ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸੰਗਠਿਤ ਅਤੇ ਢਾਂਚਾਗਤ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਇਸ ਗੱਲ ਦਾ ਮੁੱਖ ਨਿਰਧਾਰਕ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਕੋਈ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸਮੇਂ ਸਿਰ, ਬਜਟ ਦੇ ਅੰਦਰ ਹੈ, ਅਤੇ ਗੁਣਵੱਤਾ ਦੇ ਮਿਆਰਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ, ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡ-ਰੱਖਣ ਨੂੰ ਅਸੰਗਠਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਛੋਟੇ ਮੁੱਦੇ ਦੇਰੀ, ਲਾਗਤ ਵਿੱਚ ਵਾਧੇ, ਅਤੇ ਪਾਰਟੀਆਂ ਵਿਚਕਾਰ ਟਕਰਾਅ ਵਿੱਚ ਵੀ ਵਧ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਸ ਲਈ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਤਕਨੀਕੀ ਰਣਨੀਤੀਆਂ ਬਾਰੇ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਸਗੋਂ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤ ਕਰਨ ਬਾਰੇ ਵੀ ਹੈ।
ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕੀ ਸੁਝਾਅ ਹਨ ਜੋ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਭਾਵੇਂ ਉਹ ਉਸਾਰੀ, ਸੂਚਨਾ ਤਕਨਾਲੋਜੀ , ਸਮਾਗਮਾਂ, ਜਾਂ ਹੋਰ ਸੰਚਾਲਨ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਹੋਵੇ।
1. ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਹੀ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਢਾਂਚਾ ਬਣਾਓ
ਸਭ ਤੋਂ ਬੁਨਿਆਦੀ ਕਦਮ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਤੋਂ ਹੀ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਢਾਂਚਾ ਸਥਾਪਤ ਕਰਨਾ ਹੈ । ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ, ਕੰਮ ਦਾ ਦਾਇਰਾ, ਡਰਾਇੰਗ ਜਾਂ ਡਿਜ਼ਾਈਨ, ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ, ਰੋਜ਼ਾਨਾ/ਹਫਤਾਵਾਰੀ ਰਿਪੋਰਟਾਂ, ਭੁਗਤਾਨ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਅਤੇ ਅਧਿਕਾਰਤ ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ ਵਰਗੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਲਈ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਫੋਲਡਰ ਜਾਂ ਡਾਇਰੈਕਟਰੀਆਂ ਸਥਾਪਤ ਕਰੋ। ਇਸ ਢਾਂਚੇ 'ਤੇ ਟੀਮ ਨਾਲ ਸਹਿਮਤੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਹਰ ਕੋਈ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਥਾਂ 'ਤੇ ਰੱਖੇ।
ਜੇਕਰ ਕਲਾਉਡ ਸਟੋਰੇਜ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਸਹੀ ਪਹੁੰਚ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ। ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਿਰਫ਼ ਅਧਿਕਾਰਤ ਧਿਰਾਂ ਦੁਆਰਾ ਸੰਪਾਦਿਤ ਕੀਤੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਸੰਸਕਰਣ-ਨਿਯੰਤਰਿਤ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸੰਸਕਰਣ ਗਲਤੀਆਂ ਅਕਸਰ ਦੁਬਾਰਾ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦਾ ਕਾਰਨ ਬਣਦੀਆਂ ਹਨ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜਦੋਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਫੈਸਲੇ ਅੱਪਡੇਟ ਕੀਤੇ ਡਰਾਇੰਗਾਂ, ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ, ਜਾਂ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੇ ਹਨ।
2. ਇੱਕ ਇਕਸਾਰ ਫਾਈਲ ਨਾਮਕਰਨ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਲਾਗੂ ਕਰੋ
ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਡੇਟਾ ਦੀ ਘਾਟ ਕਾਰਨ ਨਹੀਂ, ਸਗੋਂ ਇਸ ਲਈ ਰੁਕ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਇਸਨੂੰ ਲੱਭਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਇਕਸਾਰ ਫਾਈਲ ਨਾਮਕਰਨ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਦੁਰਵਰਤੋਂ ਦੇ ਜੋਖਮ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਫਾਰਮੈਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ: Project_Date_Document_Version, ਜਿਵੇਂ ਕਿ `2026-04-03_ProjectA_WeeklyReport_v2`।
ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸੰਸ਼ੋਧਨਾਂ ਲਈ ਸਪੱਸ਼ਟ ਨਿਯਮ ਸਥਾਪਿਤ ਕਰੋ। ਵਰਜਨ ਨੰਬਰਿੰਗ (v1, v2, v3) ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਚੇਂਜਲੌਗ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਟੀਮ ਪ੍ਰਗਤੀ ਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਜਾਣ ਸਕਦੀ ਹੈ ਕਿ ਕਿਹੜਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵੈਧ ਅਤੇ ਭਰੋਸੇਮੰਦ ਹੈ।
3. ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਯੋਜਨਾ ਤਿਆਰ ਕਰੋ
ਇੱਕ ਤਕਨੀਕੀ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਯੋਜਨਾ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਈ ਇੱਕ ਪ੍ਰਬੰਧਕੀ ਯੋਜਨਾ ਦੀ ਵੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਯੋਜਨਾ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:
- ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਵਰਕਫਲੋ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਲਈ
- ਵਰਤਿਆ ਗਿਆ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਫਾਰਮੈਟ ਅਤੇ ਇਸਦਾ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ
- ਪੁਰਾਲੇਖਾਂ ਅਤੇ ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਧਿਰ
- ਨਿਯੰਤਰਣ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਬਦਲੋ
- ਪ੍ਰਬੰਧਕੀ ਜੋਖਮ (ਉਦਾਹਰਣ: ਦੇਰ ਨਾਲ ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਬਿੱਲ, ਅਧੂਰੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼)
ਪ੍ਰਬੰਧਕੀ ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਕੰਮ ਦੀਆਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਵਧੇਰੇ ਅਨੁਮਾਨਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਂ ਇੱਕ ਵਿਭਾਗ ਵਿੱਚ ਰੁਕਾਵਟਾਂ ਨੂੰ ਰੋਕਦੀਆਂ ਹਨ।
4. ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਅਤੇ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਹਮੇਸ਼ਾ ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਤੇ ਜਾਣ।
ਮਿੰਟਾਂ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੀਟਿੰਗ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਨਿਸ਼ਾਨ ਦੇ ਚਰਚਾ ਵਾਂਗ ਹੈ। ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਹਰੇਕ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਮਿੰਟ ਹੋਣ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਫੈਸਲੇ ਦੇ ਨੁਕਤੇ, ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਕੌਣ ਹੈ, ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ, ਅਤੇ ਕੋਈ ਵੀ ਬਕਾਇਆ ਮੁੱਦੇ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣ। ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ 24 ਘੰਟਿਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਮਿੰਟ ਵੰਡੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਜੋ ਸਾਰੀਆਂ ਧਿਰਾਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਗਲਤੀ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰ ਸਕਣ।
ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਇੱਕ ਕਾਰਵਾਈ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ ਜੋ ਨਿਯਮਿਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਅੱਪਡੇਟ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਵਿੱਚ, ਜਦੋਂ ਕਾਰਵਾਈ ਸੂਚੀਆਂ ਦੀ ਨਿਯਮਿਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਹਫਤਾਵਾਰੀ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੌਰਾਨ, ਉਤਪਾਦਕਤਾ ਨਾਟਕੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਵਧਦੀ ਹੈ। ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਜੋ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ 'ਤੇ ਜ਼ੋਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, "ਚਰਚਾ ਕੀਤੀ ਗਈ ਪਰ ਲਾਗੂ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਗਈ" ਦੀ ਸਮੱਸਿਆ ਨੂੰ ਘਟਾ ਦੇਵੇਗਾ।
5. ਗਲਤੀਆਂ ਘਟਾਉਣ ਲਈ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਟੈਂਪਲੇਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ
ਟੈਂਪਲੇਟ ਇਕਸਾਰਤਾ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਸਮੇਂ ਨੂੰ ਘਟਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਰਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਟੈਂਪਲੇਟਾਂ ਦੀਆਂ ਉਦਾਹਰਣਾਂ:
- ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਅਤੇ ਹਫਤਾਵਾਰੀ ਰਿਪੋਰਟਾਂ
- ਜਾਣਕਾਰੀ ਲਈ ਬੇਨਤੀ ਫਾਰਮ (RFI)
- ਨੌਕਰੀ ਬਦਲਣ ਦਾ ਫਾਰਮ (ਬਦਲਣ ਦੀ ਬੇਨਤੀ)
- ਸੌਂਪਣ ਦੇ ਮਿੰਟ
- ਨਿਰੀਖਣ ਜਾਂ ਗੁਣਵੱਤਾ ਨਿਯੰਤਰਣ ਚੈੱਕਲਿਸਟ
- ਭੁਗਤਾਨ ਬੇਨਤੀ ਪੱਤਰ ਜਾਂ ਟਰੈਕਿੰਗ ਇਨਵੌਇਸ
ਟੈਂਪਲੇਟਾਂ ਦੇ ਨਾਲ, ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਇੱਕ ਸਮਾਨ ਡੇਟਾ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ, ਆਡਿਟਿੰਗ ਅਤੇ ਅੰਤਿਮ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਨੂੰ ਸਰਲ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
6. ਇੱਕ ਅਧਿਕਾਰਤ ਚੈਨਲ ਰਾਹੀਂ ਤਾਲਮੇਲ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰੋ
ਕਈ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨਾਂ ਵਿੱਚ ਫੈਲਿਆ ਸੰਚਾਰ ਅਕਸਰ ਖੰਡਿਤ ਫੈਸਲਿਆਂ ਵੱਲ ਲੈ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸੰਚਾਰ ਲਈ ਅਧਿਕਾਰਤ ਚੈਨਲ ਸਥਾਪਤ ਕਰੋ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਰਸਮੀ ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ ਲਈ ਈਮੇਲ ਅਤੇ ਤੇਜ਼ ਤਾਲਮੇਲ ਲਈ ਚੈਟ ਐਪਸ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਫੈਸਲਿਆਂ ਨੂੰ ਅਜੇ ਵੀ ਰਸਮੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਜੇਕਰ ਫੈਸਲੇ ਚੈਟ ਰਾਹੀਂ ਲਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਸੰਖੇਪ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇੱਕ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਟਰੈਕ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਲਈ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਜਾਂ ਮੀਟਿੰਗ ਨੋਟਸ ਵਿੱਚ ਭੇਜੋ। ਚੰਗਾ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਨਹੀਂ ਰੋਕਦਾ, ਪਰ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਹਰ ਫੈਸਲਾ ਟ੍ਰੈਕ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ।
7. ਸਖ਼ਤ ਤਬਦੀਲੀ ਨਿਯੰਤਰਣ ਲਾਗੂ ਕਰੋ
ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇਰੀ ਅਤੇ ਲਾਗਤ ਵਿੱਚ ਵਾਧੇ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਕਾਰਨ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਬਦਲਾਅ ਹਨ। ਇਸ ਲਈ, ਬਦਲਾਅ ਇੱਕ ਅਨੁਸ਼ਾਸਿਤ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚੋਂ ਲੰਘਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਹਰੇਕ ਬਦਲਾਅ ਨੂੰ ਇੱਕ ਬਦਲਾਅ ਬੇਨਤੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:
- ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਦਾ ਵੇਰਵਾ
- ਬਦਲਾਅ ਦਾ ਕਾਰਨ
- ਲਾਗਤ, ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਗੁਣਵੱਤਾ 'ਤੇ ਪ੍ਰਭਾਵ
- ਸਬੰਧਤ ਧਿਰਾਂ ਦੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ
- ਤਬਦੀਲੀ ਦੀ ਪ੍ਰਭਾਵੀ ਮਿਤੀ
ਸੁਚੱਜੇ ਬਦਲਾਅ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਦੇ ਨਾਲ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਨੂੰ ਬਿਨਾਂ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦੇ ਵਾਧੂ ਕੰਮ (ਸਕੋਪ ਕ੍ਰੀਪ) ਤੋਂ ਬਿਹਤਰ ਢੰਗ ਨਾਲ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਲਾਗਤ ਦੇ ਦਾਅਵਿਆਂ ਜਾਂ ਸਮਾਂ ਵਧਾਉਣ 'ਤੇ ਗੱਲਬਾਤ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
8. ਇੱਕ ਬਿਲਿੰਗ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਨਿਗਰਾਨੀ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਬਣਾਓ
ਨਕਦੀ ਪ੍ਰਵਾਹ ਕਿਸੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦਾ ਜੀਵਨ ਹੈ। ਇਨਵੌਇਸਾਂ, ਭੁਗਤਾਨ ਸ਼ਰਤਾਂ, ਅਤੇ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਵਿੱਚ ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਕਾਰਜਾਂ ਨੂੰ ਰੋਕ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਨਿਯੰਤਰਣ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਬਿਲਿੰਗ ਮਿਤੀਆਂ, ਇਨਵੌਇਸ ਸਥਿਤੀ, ਲੋੜੀਂਦੇ ਸਹਾਇਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਅਤੇ ਅਨੁਮਾਨਿਤ ਭੁਗਤਾਨ ਸਮਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਵੇ।
ਜੇਕਰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਿੱਚ ਵਿਕਰੇਤਾ ਜਾਂ ਉਪ-ਠੇਕੇਦਾਰ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ, ਤਾਂ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਅਤੇ ਪੂਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਹੀ ਸਮਝੇ ਗਏ ਹਨ। ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਭੁਗਤਾਨ ਦੇਰੀ ਅਧੂਰੇ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਕਾਰਨ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਫੰਡਾਂ ਦੀ ਘਾਟ ਕਾਰਨ ਨਹੀਂ।
9. ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਨੂੰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸ਼ਡਿਊਲ ਨਾਲ ਜੋੜੋ
ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਨੂੰ ਇਕੱਲਾ ਨਹੀਂ ਰਹਿਣਾ ਚਾਹੀਦਾ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀਆਂ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਪਹੁੰਚਣ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇਸਨੂੰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸ਼ਡਿਊਲ ਨਾਲ ਜੋੜੋ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਜੇਕਰ ਫੀਲਡਵਰਕ ਲਈ ਖਾਸ ਪਰਮਿਟ ਜਾਂ ਸਮੱਗਰੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਨੂੰ ਇੱਕ ਅਧਿਕਾਰਤ ਗਤੀਵਿਧੀ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਮਿਆਦ ਅਤੇ ਇੱਕ ਮਨੋਨੀਤ ਵਿਅਕਤੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੋਵੇ।
ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਟੀਮ ਸਮਝੇਗੀ ਕਿ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਵਾਧੂ ਕੰਮ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਸਗੋਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਮਾਰਗ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਹੈ। ਇਹ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਬੰਧਕਾਂ ਲਈ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਜਾਂ ਅਧੂਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਕਾਰਨ ਦੇਰੀ ਦੇ ਜੋਖਮ ਦਾ ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਲਗਾਉਣਾ ਵੀ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
10. ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਕੀ ਆਡਿਟ ਕਰੋ
ਇੱਕ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕੀ ਆਡਿਟ ਗਲਤੀਆਂ ਲੱਭਣ ਬਾਰੇ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਸਗੋਂ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਬਾਰੇ ਹੈ ਕਿ ਸਿਸਟਮ ਸੁਚਾਰੂ ਢੰਗ ਨਾਲ ਚੱਲ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਲਈ ਦੋ-ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਜਾਂ ਮਾਸਿਕ ਮੁਲਾਂਕਣ ਤਹਿ ਕਰੋ: ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਸੰਪੂਰਨਤਾ, ਕਾਰਵਾਈ ਸੂਚੀ ਸਥਿਤੀ, ਸੰਸਕਰਣ ਅੱਪਡੇਟ, ਤਬਦੀਲੀ ਲੌਗ, ਅਤੇ ਅਸਲ ਸਥਿਤੀਆਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਦੀ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ।
ਨਿਯਮਤ ਆਡਿਟ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਵਧਣ ਤੋਂ ਰੋਕੇਗਾ। ਜਦੋਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਆਪਣੇ ਅੰਤਿਮ ਪੜਾਵਾਂ 'ਤੇ ਪਹੁੰਚ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਟੀਮ ਨੂੰ ਜ਼ਰੂਰੀ ਸੌਂਪਣ ਵਾਲੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ, ਨਿਰੀਖਣ ਸਬੂਤਾਂ, ਜਾਂ ਤਬਦੀਲੀ ਦੇ ਇਤਿਹਾਸ ਦੀ ਖੋਜ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਮੁਸ਼ਕਲ ਨਹੀਂ ਆਵੇਗੀ।
ਬੰਦ ਕੀਤਾ ਜਾ ਰਿਹਾ
ਚੰਗਾ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਉਹ ਨੀਂਹ ਹੈ ਜੋ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਦੇ ਸਾਰੇ ਪਹਿਲੂਆਂ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤ ਕਰਦੀ ਹੈ: ਸਮਾਂ, ਲਾਗਤ, ਗੁਣਵੱਤਾ ਅਤੇ ਸੰਚਾਰ। ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਢਾਂਚੇ, ਇਕਸਾਰ ਨਾਮਕਰਨ ਪ੍ਰਣਾਲੀ, ਅਨੁਸ਼ਾਸਿਤ ਤਬਦੀਲੀ ਨਿਯੰਤਰਣ, ਅਤੇ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਅਤੇ ਫਾਲੋ-ਅਪਸ ਦੀ ਸੰਗਠਿਤ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਦੇ ਨਾਲ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਧੇਰੇ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨਾਲ ਅੱਗੇ ਵਧਣਗੇ ਅਤੇ ਟਕਰਾਅ ਨੂੰ ਘੱਟ ਤੋਂ ਘੱਟ ਕਰਨਗੇ।
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਸਿਰਫ਼ "ਕਾਗਜ਼ੀ ਕਾਰਵਾਈ" ਬਾਰੇ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਸਗੋਂ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਬਾਰੇ ਹੈ ਕਿ ਹਰੇਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਫੈਸਲੇ ਅਤੇ ਗਤੀਵਿਧੀ ਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ, ਇਸਦਾ ਲੇਖਾ-ਜੋਖਾ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ ਅਤੇ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ । ਜਦੋਂ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਮਜ਼ਬੂਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਟੀਮਾਂ ਨਤੀਜਿਆਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਕੇਂਦਰਿਤ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, ਉਲਝਣ 'ਤੇ ਨਹੀਂ। ਉਪਰੋਕਤ ਸੁਝਾਵਾਂ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਸੁਧਾਰ ਦੇਖੋਗੇ - ਟੀਮ ਉਤਪਾਦਕਤਾ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਟੀਚਿਆਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦੀ ਸਫਲਤਾ ਦੋਵਾਂ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ।
