Gereedschap met de functie 'Direct printen vanuit de cloud'.
De ontwikkeling van cloudtechnologie heeft niet alleen de manier waarop we gegevens opslaan veranderd, maar ook de manier waarop we dagelijks met documenten werken. Waar het afdrukken van bestanden vroeger inhield dat je documenten naar een USB-stick moest overzetten, via e-mail moest versturen of kabels op een computer en printer moest aansluiten, is het proces nu veel gemakkelijker geworden. Diverse apparaten met een directe printfunctie vanuit de cloud stellen gebruikers in staat om documenten overal en altijd af te drukken, zolang ze maar verbonden zijn met internet en toegang hebben tot een printer die deze service ondersteunt.
Dit artikel bespreekt wat cloudprinten inhoudt, welke tools het ondersteunen, de voordelen ervan, voorbeelden van gebruik in verschillende situaties en zaken om te overwegen voordat u het gaat gebruiken.
Wat is Direct Print vanuit de cloud?
Cloudprinten is de mogelijkheid om printopdrachten te verzenden vanuit een cloudopslagservice of -applicatie (bijvoorbeeld Google Drive, OneDrive, Dropbox of een documentbeheerapp) naar een printer die is aangesloten op het netwerk. In de praktijk selecteren gebruikers eenvoudigweg een bestand dat in de cloud is opgeslagen, drukken ze op de knop 'Printen' en selecteren ze vervolgens de gewenste printer. Het document wordt afgedrukt zonder dat het bestand eerst naar het lokale apparaat hoeft te worden gedownload of dat de printer fysiek op de computer hoeft te worden aangesloten.
Deze technologie werkt doorgaans via een van de volgende schema's:
1. Slimme printers (cloud-compatibele printers) die verbinding kunnen maken met internet en printopdrachten kunnen ontvangen via officiële apps of cloudservices.
2. Een tussenliggende applicatie (connector) op een computer of kantoorserver die een gewone printer verbindt, zodat deze opdrachten vanuit de cloud kan ontvangen.
3. Printservices van leveranciers (bijvoorbeeld die van de printerfabrikant) die printwachtrijen beheren via gebruikersaccounts en versleuteling.
Soorten apparaten die rechtstreeks printen vanuit de cloud ondersteunen
1. Wi-Fi-printer met cloudintegratie
Dit is de meest populaire categorie. Veel moderne printers zijn uitgerust met wifi-connectiviteit en bijbehorende apps (voor mobiel/desktop) waarmee je kunt printen vanuit cloudservices. Gebruikers hoeven de printer meestal alleen maar aan te sluiten op een wifi-netwerk, een account aan te maken bij de leverancier (indien nodig) en deze vervolgens te koppelen aan de app op hun telefoon of laptop.
Sommige printers hebben zelfs touchscreens waarmee je rechtstreeks kunt inloggen op bepaalde cloudservices en vervolgens documenten kunt selecteren om af te drukken zonder extra apparaten. Dit is vooral handig in kleine kantoren of gedeelde werkruimtes.
2. Multifunctionele printer (MFP) voor kantoor
Multifunctionele printers (MFP's) hebben doorgaans uitgebreidere functies: printen, scannen, kopiëren en faxen. Op kantoorapparaten is cloudprinten vaak geïntegreerd met gebruikersbeheersystemen, op rollen gebaseerde toegangsinstellingen en authenticatie (pincode, toegangspas of accountaanmelding). Dit is cruciaal voor bedrijven, omdat er vaak gevoelige documenten worden afgedrukt, zoals contracten, financiële rapporten of klantgegevens.
Naast printen kunnen multifunctionele printers (MFP's) vaak ook scannen naar de cloud. Dit betekent dat fysieke documenten gescand en direct geüpload kunnen worden naar een specifieke cloudmap. De combinatie van "scannen naar de cloud" en "printen vanuit de cloud" maakt deze apparaten efficiënte hulpmiddelen voor hybride documentworkflows (een mix van fysieke en digitale documenten).
3. Mobiele applicatie voor cloudprinten
Veel gebruikers werken steeds vaker op hun smartphone. Daarom zijn mobiele apps onmisbare tools geworden voor het rechtstreeks printen vanuit de cloud. Deze apps maken doorgaans verbinding met cloudservices en printers in een netwerk, waardoor gebruikers in slechts enkele stappen documenten, foto's of e-mails kunnen afdrukken.
Het voordeel is de flexibiliteit: u kunt onderweg vanaf uw telefoon printen, thuis voor de schoolbenodigdheden van uw kind, of in de vergaderruimte wanneer u plotseling een papieren exemplaar van uw presentatiemateriaal nodig hebt.
4. Cloudgebaseerd printbeheersysteem
In een bedrijfsomgeving worden niet alleen printers en bijbehorende applicaties gebruikt, maar ook printbeheerplatformen. Deze systemen bepalen wie er mag printen, hoeveel printquota er worden gebruikt, hoe activiteiten worden geregistreerd en hoe beveiligingsbeleid wordt afgedwongen. Met een cloudmodel kunnen IT-teams apparaten en printwachtrijen beheren zonder constant on-premises servers te hoeven configureren.
Dergelijke oplossingen bieden doorgaans het volgende:
– Webgebaseerd beheerderspaneel
– Gebruikersintegratie met directoryservices/SSO
– Gebruiksrapportage
– functie “beveiligd afdrukken” (nieuwe documenten worden afgedrukt nadat de gebruiker zich bij de printer heeft geauthenticeerd)
– Kostenbesparende maatregelen, bijvoorbeeld beperkingen op kleurendruk.
5. Printservices via kiosken of de cloud
Op sommige locaties (universiteiten, coworkingruimtes, bibliotheken) kunnen gebruikers via kiosken of webportalen vanuit de cloud printen. Dit werkt als volgt: gebruikers uploaden bestanden of selecteren bestanden uit hun cloudaccount, betalen (indien nodig) en printen ze vervolgens op een beschikbare printer. Dit type apparaat is ideaal voor openbare omgevingen waar gemakkelijke toegang en controle vereist zijn.
Belangrijkste voordelen van rechtstreeks printen vanuit de cloud
Praktisch en tijdbesparend
Het is niet nodig om bestanden naar een USB-stick te verplaatsen of handmatig te synchroniseren. Het proces is sneller, vooral voor teams die regelmatig met documentrevisies werken.
Ondersteuning van werken op afstand
Deze functie is vooral handig voor thuiswerkers of teams die verspreid over verschillende locaties werken. Managers kunnen bijvoorbeeld documenten die in de cloud zijn opgeslagen, naar het hoofdkantoor sturen om te laten afdrukken, zonder dat ze de bestanden via een aparte chat hoeven te versturen.
Soepelere samenwerking
Hetzelfde document kan door teamleden worden afgedrukt vanuit de meest recente versie in de cloud. Dit verkleint het risico dat een verouderde versie wordt afgedrukt.
Eenvoudiger voor meerdere apparaten
Gebruikers zijn niet langer afhankelijk van één enkele laptop. Zolang u kunt inloggen op uw cloudaccount, kunt u vanaf elk apparaat afdrukken.
Potentieel voor betere controle en beveiliging (indien correct ingesteld)
Met cloudgebaseerd printbeheer kunnen bedrijven toegangsbeleid, authenticatie en auditlogboeken afdwingen. Dit helpt bij de naleving van regelgeving en vermindert datalekken die worden veroorzaakt door afgedrukte documenten die in de printerlade achterblijven.
Voorbeelden van gebruik in diverse situaties
1. Behoeften van scholen en universiteiten: Studenten kunnen materialen rechtstreeks vanuit Google Drive afdrukken zonder bestanden te hoeven verplaatsen, vooral wanneer bestanden regelmatig worden bijgewerkt.
2. MKB's en winkels: Facturen, verzendlabels of voorraadrapporten rechtstreeks vanuit een cloudgebaseerd kassasysteem afdrukken op de printer.
3. Professioneel kantoor: Print contracten of offertes vanuit projectmappen in de cloud, met pincodebeveiliging om ongeautoriseerde toegang tot documenten te voorkomen.
4. Creatief team: Print ontwerpproeven of presentatiemateriaal vanuit bestanden die in de cloud zijn opgeslagen, en zorg ervoor dat de geprinte versie de definitieve versie is.
Waarop te letten voordat je een gereedschap kiest
Compatibiliteit van ecosystemen
Zorg ervoor dat uw printer of printoplossing de cloudservices ondersteunt die u gebruikt. Als uw team bijvoorbeeld met Microsoft 365 werkt, zijn ondersteuning voor OneDrive en SharePoint relevanter.
Account- en netwerkbeveiliging
Printen vanuit de cloud betekent dat gegevens via internet worden verzonden. Gebruik sterke wachtwoorden, schakel tweefactorauthenticatie (2FA) in indien beschikbaar en zorg ervoor dat uw wifi-netwerk op kantoor gebruikmaakt van veilige encryptie.
Abonnementskosten en -modellen
Voor sommige functies van cloudprinten of printbeheer is een abonnement vereist. Houd rekening met de totale kosten: printer, inkt/toner, onderhoud en platformkosten, indien van toepassing.
Betrouwbaarheid van de internetverbinding
Als de internetverbinding uitvalt, kan het printen vertraging oplopen. Voor kantoren die veel printen, kan een back-upverbinding of een alternatieve oplossing (bijvoorbeeld lokaal printen) een uitkomst bieden.
Privacy en gegevensbewaring
Let goed op het beleid van de leverancier: of bestanden tijdelijk op hun servers worden opgeslagen, hoe lang, en hoe de versleuteling is geïmplementeerd. Dit is belangrijk als u vertrouwelijke documenten afdrukt.
Sluitend
Cloudprinttools zorgen voor een revolutie in de manier waarop we documenten beheren. Van wifi-printers voor thuisgebruik tot cloudgebaseerde printmanagementsystemen voor bedrijven: ze zijn allemaal gericht op het vereenvoudigen van workflows, het verbeteren van samenwerking en het versnellen van de documentstroom. Met de juiste tools, passende compatibiliteit met het ecosysteem en robuuste beveiligingsinstellingen kan cloudprint een moderne en efficiënte oplossing zijn voor een breed scala aan behoeften.
Indien gewenst kan ik dit artikel afstemmen op een specifieke doelgroep (bijvoorbeeld studenten, mkb's, grote kantoren) of aanbevelingen toevoegen voor de minimale functies waaraan een cloudprinter moet voldoen.
