Алатки со функција за директно печатење од облак
Развојот на cloud технологијата не само што го промени начинот на кој ги складираме податоците, туку и начинот на кој работиме со документи на дневна основа. Додека печатењето датотеки некогаш вклучуваше префрлање документи на флеш-уред, нивно испраќање преку е-пошта или поврзување кабли со компјутер и печатач, сега процесот стана многу поудобен. Различни уреди со функции за директно печатење од облакот им овозможуваат на корисниците да печатат документи од каде било, во кое било време, сè додека се поврзани на интернет и имаат пристап до печатач што ја поддржува услугата.
Оваа статија дискутира за тоа што е функцијата за печатење во облак, видовите алатки што ја поддржуваат, нејзините придобивки, примери за употреба во различни потреби и работи што треба да се земат предвид пред да се усвои.
Што е директно печатење од облакот?
Печатењето во облак е можност за испраќање команди за печатење од услуга или апликација за складирање базирана на облак (на пр., Google Drive, OneDrive, Dropbox или апликација за управување со документи) до печатач поврзан на мрежа. Во пракса, корисниците едноставно избираат датотека складирана во облакот, го притискаат копчето „Печати“, а потоа го избираат печатачот за дестинација. Документот ќе биде испечатен без потреба прво да се преземе датотеката на локалниот уред или физички да се поврзе печатачот со компјутерот.
Оваа технологија обично работи преку една од следниве шеми:
1. Паметни печатачи (печатачи подготвени за облак) кои можат да се поврзат на интернет и да примаат задачи за печатење преку официјални апликации или услуги во облак.
2. Посредничка апликација (конектор) на компјутер или канцелариски сервер што поврзува обичен печатач за да може да прима команди од облакот.
3. Услуги за печатење од добавувачи (на пр., оние на производителот на печатачот) кои управуваат со редовите за печатење преку кориснички сметки и енкрипција.
Видови уреди што поддржуваат директно печатење од облакот
1. Wi-Fi печатач со интеграција во облак
Ова е најпопуларната категорија. Многу модерни печатачи се опремени со Wi-Fi поврзување и придружни апликации (мобилни/десктоп) кои овозможуваат печатење од cloud услуги. Корисниците обично едноставно го поврзуваат печатачот со Wi-Fi мрежа, креираат сметка на продавач (доколку е потребно), а потоа го спаруваат со апликацијата на нивниот телефон или лаптоп.
Некои печатачи дури имаат и екрани на допир што ви овозможуваат директно да се најавите на одредени услуги во облак, а потоа да изберете документи за печатење без дополнителни уреди. Ова е особено корисно во мали канцеларии или споделени работни простори.
2. Мултифункционален печатач (MFP) за канцеларија
MFP-уредите обично имаат поопфатни функции: печатење, скенирање, копирање и факсирање. На уреди од канцелариска класа, печатењето во облак често е интегрирано со системи за управување со корисници, поставки за пристап базирани на улоги и автентикација (PIN, картичка за пристап или најавување на сметка). Ова е клучно за бизнисите бидејќи печатењето често вклучува чувствителни документи како што се договори, финансиски извештаи или податоци за клиентите.
Покрај печатењето, MFP-уредите често се способни за скенирање во облакот, што значи скенирање физички документи и нивно директно прикачување во одредена папка во облакот. Комбинацијата од „скенирање во облакот“ и „печатење од облакот“ ги прави овие уреди ефикасни работни алатки за хибридни текови на документи (мешавина од физички и дигитални).
3. Мобилна апликација за печатење во облак
Многу корисници работат почесто на своите паметни телефони. Затоа, мобилните апликации станаа основни алатки за печатење директно од облакот. Овие апликации обично се поврзуваат со услуги во облак и мрежни печатачи, овозможувајќи им на корисниците да печатат документи, фотографии или е-пошта во само неколку чекори.
Предноста е флексибилноста: можете да печатите од вашиот телефон додека сте во движење, од дома за училишните потреби на вашето дете или од салата за состаноци кога одеднаш ви треба печатена копија од вашите материјали за презентација.
4. Систем за управување со печатење базиран на облак
Во претпријатиска средина, алатките што се користат не се само печатачите и нивните апликации, туку и платформите за управување со печатење. Овие системи регулираат кој може да печати, колку квота се користи, како се евидентира активноста и како се спроведуваат безбедносните политики. Со модел во облак, ИТ тимовите можат да управуваат со уреди и редови за печатење без постојано да конфигурираат локални сервери.
Ваквите решенија обично обезбедуваат:
– Веб-базиран административен панел
– Корисничка интеграција со директориумски услуги/SSO
– Известување за употреба
– функција за „безбедно печатење“ (новите документи се печатат откако корисникот ќе се автентицира на печатачот)
– Политики за заштеда на трошоци, на пример ограничувања за печатење во боја
5. Услуги за печатење преку киоск или облак
На некои локации (универзитети, коворкинг простори, библиотеки), корисниците можат да печатат од облакот преку киосци или веб-портали. Ова функционира: корисниците прикачуваат датотеки или избираат датотеки од нивната облак сметка, плаќаат (доколку е потребно), а потоа ги печатат на достапен печатач. Овој тип на уред е идеален за јавни средини на кои им е потребен лесен пристап и контрола.
Клучни придобивки од печатење директно од облакот
Практично и заштедува време
Нема потреба да преместувате датотеки на флеш-уред или рачно да ги синхронизирате. Процесот е побрз, особено за тимови кои често работат со ревизии на документи.
Поддршка на работа од далечина
Оваа функција е особено корисна за работници кои работат од далечина или дистрибуирани тимови. На пример, менаџерите можат да испраќаат документи складирани во облакот за печатење во седиштето без да мора да ги испраќаат датотеките преку посебен разговор.
Понежна соработка
Истиот документ може да го испечатат членовите на тимот од најновата верзија во облакот. Ова го намалува ризикот од печатење на застарена верзија.
Полесно за повеќе уреди
Корисниците повеќе не зависат од еден лаптоп. Доколку можете да се најавите на вашата сметка во облакот, можете да печатите од кој било уред.
Потенцијал за подобра контрола и безбедност (доколку е правилно поставено)
Со управување со печатење базирано на облак, компаниите можат да спроведат политики за пристап, автентикација и евиденција за ревизија. Ова помага во усогласеноста и го намалува протекувањето на податоци предизвикано од печатени документи оставени во фиоката за печатачот.
Примери за употреба во различни ситуации
1. Потреби на училиштето и факултетот: Студентите печатат материјали од Google Drive без да мора да преместуваат датотеки, особено кога датотеките често се ажурираат.
2. ММСП и продавници: Печатете фактури, етикети за испорака или извештаи за залихи од благајнички систем базиран на облак директно на печатачот.
3. Професионална канцеларија: Печатете договори или предлози од проектни папки во облакот, со PIN безбедност за да се спречи неовластен пристап до документи.
4. Креативен тим: Печатење на пробни дизајни или презентациски материјали од датотеки складирани во облакот, осигурувајќи се дека печатената верзија е конечната верзија.
Работи што треба да се земат предвид пред да се избере алатка
Компатибилност на екосистемот
Проверете дали вашиот печатач или решение за печатење ги поддржува услугите во облак што ги користите. Ако вашиот тим е базиран на Microsoft 365, на пример, поддршката за OneDrive и SharePoint ќе биде порелевантна.
Безбедност на сметката и мрежата
Печатењето од облакот значи проток на податоци преку интернет. Користете силни лозинки, овозможете двофакторска автентикација (2FA) кога е достапна и осигурајте се дека вашата канцелариска Wi-Fi мрежа користи безбедно енкрипција.
Претплатни такси и модели
За некои функции за печатење во облак или управување со печатење е потребна претплата. Размислете за вкупната цена: печатач, мастило/тонер, одржување и надоместоци за платформата, доколку е применливо.
Сигурност на интернет конекцијата
Ако интернетот е исклучен, печатењето може да доцни. За канцеларии кои во голема мера зависат од печатење, резервна конекција или резервно поставување (на пр., локално печатење) може да биде решение.
Приватност и задржување на податоци
Обрнете внимание на политиките на добавувачот: дали датотеките се привремено складирани на нивните сервери, колку долго и како се имплементира енкрипцијата. Ова е важно ако печатите доверливи документи.
Затворање
Алатките за печатење во облак го револуционизираат начинот на кој управуваме со документи. Од Wi-Fi печатачи за домашна употреба до системи за управување со печатење базирани на облак за претпријатија, сите тие имаат за цел да ги поедностават работните процеси, да ја подобрат соработката и да го забрзаат протокот на документи. Со вистинските алатки, соодветна компатибилност на екосистемот и робусни безбедносни поставки, печатењето во облак може да биде модерно, ефикасно решение за широк спектар на потреби.
Доколку сакате, можам да ви помогнам да ја прилагодите оваа статија на одредена целна група (на пр., студенти, мали и средни претпријатија, големи канцеларии) или да додадам препораки за минималните функции што треба да ги има еден печатач подготвен за облак.
