Сатып алуу процессиндеги административдик кадамдар
Сатып алуу процесси - бул мамлекеттик, корпоративдик же коммерциялык эмес уюмдардын уюштуруучулук ишмердүүлүгүнүн маанилүү аспектиси. Натыйжалуу жана натыйжалуу сатып алуулар зарыл товарлардын жана кызмат көрсөтүүлөрдүн жеткиликтүүлүгүн камсыз кылуу менен бирге чыгымдарды үнөмдөө жана кызмат көрсөтүүнүн сапатын жакшыртуу түрүндө кошумча наркты камсыз кылат. Төмөндө сатып алуу процессинде адатта аткарылуучу административдик кадамдар келтирилген.
1. Муктаждыктарды аныктоо
Сатып алуу процессиндеги биринчи кадам - муктаждыктарды аныктоо. Бул этапта уюм кандай товарлар же кызматтар талап кылынарын аныкташы керек. Бул аныктоо, адатта, уюмдун стратегиялык планына, операциялык күн тартибине же тиешелүү бөлүмдөрдүн конкреттүү суроо-талаптарына негизделет.
Буюмдун мүнөздөмөлөрү, керектүү сан жана убакыт жөнүндө маалымат чогултулуп, документтештирилиши керек. Бардык муктаждыктарды аныктоо жана шашылыштыкка жана жеткиликтүүлүккө жараша артыкчылык берүү үчүн тиешелүү кызыкдар тараптардын катышуусу абдан маанилүү.
2. Бюджетти даярдоо
Муктаждыктар аныкталгандан кийин, сатып алуулар боюнча бюджет түзүлүшү керек. Бул бюджетте ар бир талап кылынган буюмдун же кызматтын болжолдуу чыгымдары эске алынышы керек. Бюджеттик процесс каржылоонун жеткиликтүүлүгүн камсыз кылуу үчүн каржы бөлүмү менен координациялоону талап кылат .
Мындан тышкары, уюмдар жылдык бюджеттик бөлүштүрүүлөр, гранттар же башка каржылоо булактары сыяктуу мүмкүн болгон каржылоо булактарын аныктоо үчүн талдоо жүргүзүшү керек. Бюджет мурда аныкталган сатып алуу муктаждыктарын канааттандыруу үчүн реалдуу жана жетиштүү болушу керек.
3. Техникалык мүнөздөмөлөрдү жана сатып алуу документтерин даярдоо
Сатып алуу процессинин ачык-айкын жана жоопкерчиликтүү болушун камсыз кылуу үчүн так жана деталдуу сатып алуу документтерин даярдоо абдан маанилүү. Бул документтерге техникалык мүнөздөмөлөр, баалоо критерийлери, келишимдин шарттары жана сатып алуу процессинин башка тиешелүү жоболору кирет.
Техникалык мүнөздөмө документинде жеткирүүчүлөр тиешелүү сунуштарды бере алышы үчүн талап кылынган товарлар же кызматтар майда-чүйдөсүнө чейин көрсөтүлүшү керек. Бул документтеги каталар же түшүнүксүздүктөр кечиктирүүгө же шайкеш келбеген товарларды сатып алууга алып келиши мүмкүн.
4. Сатып алуу ыкмасын тандоо
Уюмдар өздөрүнүн муктаждыктарына эң ылайыктуу сатып алуу ыкмасын тандашы керек. Көп колдонулган ыкмалардын айрымдары ачык тендер, чектелген тендер, түз сатып алуу жана түз тандоо болуп саналат. Ыкманы тандоодо сатып алуунун баалуулугу, шашылыштыгы жана муктаждыктын татаалдыгы эске алынышы керек.
Ар бир ыкманын өзүнүн артыкчылыктары жана кемчиликтери, ошондой эле ар кандай ишке ашыруу жол-жоболору бар. Ошондуктан, тандалган ыкма эң натыйжалуу жана натыйжалуу экенине ынануу үчүн кылдат баалоо зарыл.
5. Жарыялоо жана каттоо
Эгерде сатып алуу ыкмасы ачык же чектелген тендерди колдонсо, кийинки кадам - сатып алуулар жөнүндө коомчулукка жарыялоо. Сатып алуулар жөнүндө маалыматты потенциалдуу жеткирүүчүлөргө жеткиликтүү кылуу үчүн жарыялар, адатта, басма сөз каражаттары, онлайн же атайын сатып алуу платформалары аркылуу жасалат.
Мындан тышкары, уюм кызыкдар жеткирүүчүлөр үчүн каттоо процессин түзүшү керек . Компетенттүү жана квалификациялуу катышуучуларды тартуу үчүн жарыялоо жана каттоо процессинин ачык-айкын болушун камсыз кылуу өтө маанилүү.
6. Сунуштарды кабыл алуу жана баалоо
Каттоо мөөнөтү аяктагандан кийин, кийинки кадам берилген сунуштарды кабыл алуу жана баалоо болуп саналат. Бул этапта, баалоо процессинде ачык-айкындуулукту жана калыстыкты камсыз кылуу үчүн бардык келип түшкөн сунуштар күбөлөрдүн көзүнчө бир убакта ачылышы керек.
Алдын ала белгиленген критерийлердин негизинде сунуштарды баалоо үчүн компетенттүү баалоо тобу дайындалышы керек. Бул баалоодо бааны гана эмес, сапатты, жеткирүү убактысын жана жеткирүүчүнүн техникалык жана каржылык мүмкүнчүлүктөрүн да эске алуу керек.
7. Сүйлөшүүлөр жана тандоо
Эгерде сунуш ылайыктуу деп табылса, уюм тандалган жеткирүүчү менен сүйлөшүүлөрдү жүргүзө алат. Сүйлөшүүлөр эки тарап үчүн тең баа, мөөнөт жана башка шарттар боюнча мүмкүн болушунча эң жакшы макулдашууга жетүүгө багытталган.
Ийгиликтүү сүйлөшүүлөрдөн кийин, эң жакшы сунушту сунуштаган жеткирүүчү сатып алуулардын жеңүүчүсү катары тандалышы мүмкүн. Чечим документтештирилип, тандалган жана тандалбаган жеткирүүчүлөргө жеткирилиши керек.
8. Сатып алуу буйругун берүү жана келишимге кол коюу
Жеткирүүчү тандалгандан кийин, уюм товарларга же кызматтарга буйрутманын расмий далили катары Сатып алуу буйругун (СА) бериши керек. Бул этапта сатып алуулардын шарттары жана эрежелери боюнча расмий макулдашуу үчүн келишимге да кол коюлат.
Сатып алуу келишими так болушу керек жана баасы, саны, товардын мүнөздөмөлөрү, жеткирүү мөөнөтү жана ар бир тараптын укуктары жана милдеттери сыяктуу бардык маанилүү маалыматтарды камтышы керек. Келишимге кол коюу өз ара макулдашылган келишим үчүн юридикалык документ катары кызмат кылат.
9. Келишимдин аткарылышын мониторингдөө жана баалоо
Келишимге кол коюлгандан кийин, уюм жеткирүүчүнүн бардык келишимдик талаптарды аткарышын камсыз кылуу үчүн сатып алуу процессин көзөмөлдөшү керек. Мониторингге продукциянын болушу, сапаты жана жеткирүү мөөнөттөрү кирет.
Ишке ашыруу процессинде келип чыгышы мүмкүн болгон ар кандай көйгөйлөрдү аныктоо жана зарыл болгон учурда оңдоочу чараларды көрүү үчүн мезгил-мезгили менен баалоо жүргүзүү зарыл. Көйгөйлөрдү тез жана тийиштүү түрдө чечүүгө көмөктөшүү үчүн жеткирүүчүлөр менен натыйжалуу байланыш абдан маанилүү.
10. Товарларды алуу жана төлөө
Товарлар же кызматтар алынгандан кийин, уюм алардын келишимдин спецификацияларына жана талаптарына шайкештигин текшерүү үчүн аларды текшериши керек. Товарлар текшерилип, кабыл алынгандан кийин, жеткирүүчүгө төлөм жүргүзүлүшү мүмкүн.
Ачык-айкын жана жоопкерчиликтүү финансылык башкарууну колдоо үчүн квитанция жана төлөм документтери толук жана так болушу керек . Төлөмдөр келишимде макулдашылган шарттарга ылайык жүргүзүлүшү керек.
Penutup
Сатып алуулар кылдат пландаштырууну жана аткарууну, ошондой эле бардык административдик кадамдардын натыйжалуу жана натыйжалуу аткарылышын камсыз кылуу үчүн катуу көзөмөлдү талап кылат. Жогоруда айтылган кадамдарды түшүнүү жана ишке ашыруу уюмга сатып алуу максаттарына ийгиликтүү жетүүгө жардам берет. Түзүлгөн жана көзөмөлдөнгөн сатып алуу процесси уюмдун ишин колдойт жана узак мөөнөттүү максаттарга жетүүгө оң салым кошот.
