Бұлттан тікелей басып шығару мүмкіндігі бар құралдар
Бұлтты технологияның дамуы деректерді сақтау тәсілімізді ғана емес, сонымен қатар құжаттармен күнделікті жұмыс істеу тәсілімізді де өзгертті. Бұрын файлдарды басып шығару құжаттарды флешкаға тасымалдауды, оларды электрондық пошта арқылы жіберуді немесе кабельдерді компьютер мен принтерге қосуды қамтыса, қазір бұл процесс әлдеқайда ыңғайлы болды. Бұлттан тікелей басып шығару мүмкіндіктері бар әртүрлі құрылғылар пайдаланушыларға интернетке қосылған және қызметті қолдайтын принтерге қол жеткізу мүмкіндігі болған жағдайда құжаттарды кез келген жерден, кез келген уақытта басып шығаруға мүмкіндік береді.
Бұл мақалада бұлтты басып шығару мүмкіндігі, оны қолдайтын құралдардың түрлері, оның артықшылықтары, әртүрлі қажеттіліктерде қолдану мысалдары және оны қабылдамас бұрын ескеру қажет нәрселер талқыланады.
Бұлттан тікелей басып шығару дегеніміз не?
Бұлтты басып шығару - бұлтқа негізделген сақтау қызметінен немесе қолданбасынан (мысалы, Google Drive, OneDrive, Dropbox немесе құжаттарды басқару қолданбасы) желіге қосылған принтерге басып шығару командаларын жіберу мүмкіндігі. Іс жүзінде пайдаланушылар бұлтта сақталған файлды таңдап, «Басып шығару» түймесін басып, содан кейін мақсатты принтерді таңдайды. Құжат алдымен файлды жергілікті құрылғыға жүктеп алудың немесе принтерді компьютерге физикалық түрде қосудың қажеті жоқ басып шығарылады.
Бұл технология әдетте келесі схемалардың бірі арқылы жұмыс істейді:
1. Интернетке қосыла алатын және ресми қолданбалар немесе бұлттық қызметтер арқылы басып шығару жұмыстарын ала алатын ақылды принтерлер (бұлтқа дайын принтерлер).
2. Кәдімгі принтерді бұлттан командалар қабылдай алатындай етіп байланыстыратын компьютердегі немесе кеңсе серверіндегі делдал қосымша (қосқыш).
3. Пайдаланушы тіркелгілері және шифрлау арқылы басып шығару кезектерін басқаратын жеткізушінің басып шығару қызметтері (мысалы, принтер өндірушісінің қызметтері).
Бұлттан тікелей басып шығаруды қолдайтын құрылғылар түрлері
1. Бұлттық интеграциясы бар Wi-Fi принтері
Бұл ең танымал санат. Көптеген заманауи принтерлер Wi-Fi байланысымен және бұлттық қызметтерден басып шығаруға мүмкіндік беретін қосымша қолданбалармен (мобильді/жұмыс үстелі) жабдықталған. Пайдаланушылар әдетте принтерді Wi-Fi желісіне қосып, сатушы тіркелгісін жасайды (қажет болса), содан кейін оны телефонындағы немесе ноутбугындағы қолданбамен жұптайды.
Кейбір принтерлерде тіпті белгілі бір бұлттық қызметтерге тікелей кіруге және қосымша құрылғыларсыз басып шығару үшін құжаттарды таңдауға мүмкіндік беретін сенсорлық экрандар бар. Бұл әсіресе шағын кеңселерде немесе ортақ жұмыс кеңістіктерінде пайдалы.
2. Кеңсеге арналған көп функциялы принтер (КФП)
Көп функциялы құрылғыларда әдетте кең ауқымды мүмкіндіктер болады: басып шығару, сканерлеу, көшіру және факс жіберу. Кеңсе класындағы құрылғыларда бұлтты басып шығару көбінесе пайдаланушыларды басқару жүйелерімен, рөлге негізделген кіру параметрлерімен және аутентификациямен (PIN, кіру картасы немесе тіркелгіге кіру) біріктіріледі. Бұл бизнес үшін өте маңызды, себебі басып шығару көбінесе келісімшарттар, қаржылық есептер немесе тұтынушы деректері сияқты құпия құжаттарды қамтиды.
Басып шығарудан басқа, көп функциялы принтерлер көбінесе бұлтқа сканерлеуге қабілетті, бұл физикалық құжаттарды сканерлеуді және оларды тікелей белгілі бір бұлт қалтасына жүктеуді білдіреді. «Бұлтқа сканерлеу» және «бұлттан басып шығару» тіркесімі бұл құрылғыларды гибридті құжат ағындары (физикалық және сандық қоспа) үшін тиімді жұмыс құралдарына айналдырады.
3. Бұлтты басып шығаруға арналған мобильді қосымша
Көптеген пайдаланушылар смартфондарында жиірек жұмыс істейді. Сондықтан, мобильді қосымшалар бұлттан тікелей басып шығарудың маңызды құралдарына айналды. Бұл қосымшалар әдетте бұлттық қызметтерге және желілік принтерлерге қосылады, бұл пайдаланушыларға құжаттарды, фотосуреттерді немесе электрондық пошталарды бірнеше қадаммен басып шығаруға мүмкіндік береді.
Артықшылығы - икемділік: жол жүргенде телефоныңыздан, балаңыздың мектеп қажеттіліктері үшін үйден немесе презентация материалдарыңыздың қағаз нұсқасы қажет болған кезде жиналыс бөлмесінен басып шығара аласыз.
4. Бұлтқа негізделген басып шығаруды басқару жүйесі
Кәсіпорын ортасында қолданылатын құралдар тек принтерлер мен олардың қолданбалары ғана емес, сонымен қатар басып шығаруды басқару платформалары болып табылады. Бұл жүйелер кімнің басып шығара алатынын, қанша квота пайдаланылатынын, әрекеттің қалай тіркелетінін және қауіпсіздік саясатының қалай орындалатынын реттейді. Бұлттық модельмен IT топтары жергілікті серверлерді үнемі конфигурацияламай-ақ құрылғыларды және басып шығару кезектерін басқара алады.
Мұндай шешімдер әдетте мыналарды қамтамасыз етеді:
- Веб-негізделген әкімшілік панель
– Пайдаланушыларды каталог қызметтерімен/SSO-мен интеграциялау
– Пайдалану туралы есеп беру
– «қауіпсіз басып шығару» мүмкіндігі (жаңа құжаттар пайдаланушы принтерде аутентификациядан өткеннен кейін басып шығарылады)
– Шығындарды үнемдеу саясаты, мысалы, түрлі-түсті басып шығаруға шектеулер
5. Киоск немесе бұлтқа негізделген басып шығару қызметтері
Кейбір жерлерде (университеттерде, коворкинг кеңістіктерінде, кітапханаларда) пайдаланушылар бұлттан киосктар немесе веб-порталдар арқылы басып шығара алады. Бұл жұмыс істейді: пайдаланушылар файлдарды жүктейді немесе бұлттық тіркелгілерінен файлдарды таңдайды, ақы төлейді (қажет болған жағдайда), содан кейін оларды қолжетімді принтерде басып шығарады. Құрылғының бұл түрі қолжетімділік пен басқаруды қажет ететін қоғамдық орталар үшін өте қолайлы.
Бұлттан тікелей басып шығарудың негізгі артықшылықтары
Практикалық және уақытты үнемдейтін
Файлдарды флешкаға жылжытудың немесе қолмен синхрондаудың қажеті жоқ. Бұл процесс жылдамырақ, әсіресе құжаттарды қайта қараумен жиі жұмыс істейтін топтар үшін.
Қашықтан жұмыс істеуді қолдау
Бұл мүмкіндік әсіресе қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлер немесе таратылған топтар үшін пайдалы. Мысалы, менеджерлер бұлтта сақталған құжаттарды бөлек чат арқылы жібермей-ақ, бас кеңседе басып шығару үшін жібере алады.
Ыңғайлы ынтымақтастық
Дәл сол құжатты топ мүшелері бұлттағы ең соңғы нұсқадан басып шығара алады. Бұл ескірген нұсқаны басып шығару қаупін азайтады.
Бірнеше құрылғы үшін оңайырақ
Пайдаланушылар енді бір ноутбукке тәуелді емес. Бұлттық тіркелгіңізге кіре алсаңыз, кез келген құрылғыдан басып шығара аласыз.
Жақсырақ бақылау және қауіпсіздік мүмкіндігі (дұрыс орнатылған жағдайда)
Бұлтқа негізделген басып шығаруды басқару арқылы компаниялар кіру саясатын, аутентификацияны және аудит журналдарын енгізе алады. Бұл сәйкестікті қамтамасыз етуге көмектеседі және басып шығарғыш науасында қалдырылған басылған құжаттардан туындаған деректердің ағып кетуін азайтады.
Әртүрлі жағдайларда қолдану мысалдары
1. Мектеп және колледж қажеттіліктері: Студенттер, әсіресе файлдар жиі жаңартылып тұрған кезде, файлдарды жылжытпай-ақ, Google Drive-тан материалдарды басып шығарады.
2. Шағын және орта бизнес субъектілері мен дүкендер: бұлтқа негізделген кассир жүйесінен тікелей принтерге шот-фактураларды, жеткізу жапсырмаларын немесе қор есептерін басып шығарыңыз.
3. Кәсіби кеңсе: Құжаттарға рұқсатсыз кірудің алдын алу үшін PIN қауіпсіздігімен бұлттағы жоба қалталарынан келісімшарттарды немесе ұсыныстарды басып шығарыңыз.
4. Шығармашылық топ: Бұлтта сақталған файлдардан дизайн дәлелдерін немесе презентация материалдарын басып шығарыңыз, басылған нұсқасының соңғы нұсқасы екеніне көз жеткізіңіз.
Құралды таңдамас бұрын ескеретін жайттар
Экожүйенің үйлесімділігі
Принтеріңіз немесе басып шығару шешіміңіз сіз пайдаланатын бұлттық қызметтерді қолдайтынына көз жеткізіңіз. Мысалы, егер сіздің командаңыз Microsoft 365 негізінде жұмыс істесе, OneDrive және SharePoint қолдауы маңыздырақ болады.
Тіркелгі және желі қауіпсіздігі
Бұлттан басып шығару деректер интернет арқылы ағылады дегенді білдіреді. Күшті құпия сөздерді пайдаланыңыз, қолжетімді болған кезде екі факторлы аутентификацияны (2FA) қосыңыз және кеңсеңіздегі Wi-Fi желісі қауіпсіз шифрлауды пайдаланатынына көз жеткізіңіз.
Жазылым ақысы және модельдер
Кейбір бұлттық басып шығару немесе басып шығаруды басқару мүмкіндіктері жазылымды қажет етеді. Жалпы құнын ескеріңіз: принтер, сия/тонер, техникалық қызмет көрсету және платформа ақысы, егер қолданылса.
Интернетке қосылудың сенімділігі
Интернет өшірілген жағдайда басып шығару кешіктірілуі мүмкін. Басып шығаруға қатты тәуелді кеңселер үшін резервтік қосылым немесе резервтік орнату (мысалы, жергілікті басып шығару) шешім бола алады.
Құпиялылық және деректерді сақтау
Жеткізушінің саясатына назар аударыңыз: файлдар уақытша олардың серверлерінде сақтала ма, қанша уақыт сақталады және шифрлау қалай жүзеге асырылады. Құпия құжаттарды басып шығарып жатсаңыз, бұл маңызды.
Жабу
Бұлтты басып шығару құралдары құжаттарды басқару тәсілімізді түбегейлі өзгертуде. Үйде пайдалануға арналған Wi-Fi принтерлерінен бастап кәсіпорындарға арналған бұлтқа негізделген басып шығаруды басқару жүйелеріне дейін, олардың барлығы жұмыс процестерін жеңілдетуге, ынтымақтастықты жақсартуға және құжат ағынын жеделдетуге бағытталған. Дұрыс құралдармен, тиісті экожүйелік үйлесімділікпен және сенімді қауіпсіздік параметрлерімен бұлтты басып шығару көптеген қажеттіліктер үшін заманауи, тиімді шешім бола алады.
Қаласаңыз, мен осы мақаланы белгілі бір мақсатқа (мысалы, студенттер, ШОБ, ірі кеңселер) бейімдеуге көмектесе аламын немесе бұлтқа дайын принтердің ең аз мүмкіндіктеріне ұсыныстар қоса аламын.
