Басымдылық шкаласын қалай анықтауға болады
Күнделікті өмірімізде біз бір уақытта көптеген таңдаулар мен талаптарға тап боламыз: жұмысты жинау, отбасылық мәселелер, қаржылық мақсаттар, денсаулық және тіпті өзін-өзі дамыту қажеттіліктері. Егер бәрі маңызды болып көрінсе, біз шаршау, зейінді жоғалту және сайып келгенде ештеңені оңтайлы түрде аяқтай алмау қаупін тудырамыз. Міне, осы жерде басымдық беру маңызды рөл атқарады. Басымдық беру тек атқарылатын істер тізімін жазу ғана емес; бұл қайсысы ең әсерлі, ең шұғыл және өмірлік мақсаттарымызға ең сәйкес келетінін сұрыптау процесі.
1. Басымдық шкаласының мағынасын түсіну
Басымдықты белгілеу – тапсырманың немесе шешімнің маңыздылығын оның құндылығына, мақсатына, шұғылдығына және әсеріне қарай бағалау. Басымдықты белгілеу бізге уақытты, күш-жігерді және ресурстарды шынымен маңызды нәрселерге бөлуге мүмкіндік береді. Нәтижесінде өнімділік артады, стресс азаяды және біз нақты прогресті оңай сезінеміз.
Көптеген адамдар көптеген басымдықтар бар деп қателеседі. Шын мәнінде, басымдықтар шын мәнінде аз. Бізде көптеген жоспарлар болуы мүмкін, бірақ кез келген уақытта сәтті күн үшін шынымен басымдыққа ие болу қажет 1-3 нәрсе ғана болады.
2. Мақсаттан бастаңыз: неге қол жеткізгіңіз келеді?
Мақсаттарыңыз түсініксіз болса, басымдықтарды белгілеу қиынға соғады. Сондықтан бірінші қадам - қарапайым сұраққа жауап беру: «Мен өмірімнің осы кезеңінде немен айналысып жатырмын?» Мақсаттар әртүрлі болуы мүмкін: мансап құру, қаржыны тұрақтандыру, колледжді бітіру, денсаулығымды жақсарту, отбасылық қарым-қатынастарды нығайту немесе бизнес бастау.
Ұзақ мерзімді мақсаттарды (мысалы, 1–5 жыл) жазып алыңыз, содан кейін оларды орта мерзімді мақсаттарға (3–6 ай) және қысқа мерзімді мақсаттарға (апталық/күнделікті) бөліңіз. Күнделікті басымдықтар үлкен мақсаттарға апаратын «баспалдақтар» болуы керек. Егер іс-шара мақсатты қолдамаса, тіпті ол көп жұмыс істейтін сияқты көрінсе де, ол басымдық болып саналмайды.
3. Түгендеу: істеуіңіз керек және істегіңіз келетін барлық нәрсені жазып алыңыз.
Сұрыптамас бұрын, бәрін жинаңыз. Толық тізім жазуға 10-15 минут уақыт бөліңіз: жұмыс тапсырмалары, мерзімдер, үй шаруашылығындағы міндеттер, кездесулер, үйренгіңіз келетін нәрселер және тіпті демалуға деген қажеттілік. Көптеген адамдар жұмыстың көптігінен емес, бәрі олардың ойында нақты құрылымсыз айналатындықтан өздерін шаршаңқы сезінеді.
Оны жазып алу арқылы сіз ауыртпалықты ойыңыздан қағазға (немесе жазбалар қолданбасына) аударасыз. Бұл сізге не нәрсеге басымдық беру керектігін таңдағанда объективті болуға көмектеседі.
4. «Маңызды» және «шұғыл» дегенді ажыратыңыз
Басымдықтарды белгілеудің ең танымал әдістерінің бірі - маңызды және шұғыл тапсырмаларды ажырату. Шұғыл тапсырмалар дереу назар аударуды талап етеді (мысалы, ертеңгі мерзім), ал маңызды тапсырмалар ұзақ мерзімді мақсаттар мен құндылықтарға қатысты (мысалы, үнемі жаттығу немесе дағдыны жетілдіру үшін оқу).
Жалпы, тапсырмаларды төрт санатқа бөлуге болады:
1. Маңызды және шұғыл: дереу орындалуы керек (дағдарыс, мерзімінің аяқталуы).
2. Маңызды, бірақ шұғыл емес: жоспарланған (жоспарлау, өзін-өзі дамыту, денсаулық).
3. Маңызды емес, бірақ шұғыл: тапсырма беру немесе шектеу (алаңдату, басқалар орындай алатын шағын өтініштер).
4. Маңызды емес және шұғыл емес: жоюды қарастырыңыз (мақсатсыз айналдыру, құндылық бермейтін әрекеттер).
Жиі кездесетін қателік - уақытты «шұғыл», бірақ маңызды емес нәрселерге жұмсау, себебі олар көп жұмыс істейтін сияқты. Бірақ өмірді ең өзгертетін нәрселер көбінесе шұғыл емес маңызды нәрселер: оқу, салауатты әдеттерді дамыту, ақша үнемдеу және қарым-қатынасты нығайту.
5. Әсер ету критерийлерін пайдаланыңыз: қайсысы ең көп нәтиже береді?
Тапсырмалар бірдей маңызды болған кезде, әсер ету көрсеткіштерін пайдаланыңыз . «Егер мен мұны орындасам, әсері қандай болады?» деп сұраңыз. Ең жақсы нәтиже беретін тапсырманы таңдаңыз. 80/20 (Парето) принципі жиі қолданылады: іс-әрекеттердің 20%-ы нәтижелердің 80%-ын береді.
Мисалня:
– Ірі клиент үшін маңызды презентацияны аяқтау электрондық пошта қалтасын ретке келтіруден гөрі тиімдірек болуы мүмкін.
– Түйіндеме мен портфолио дайындау бос жұмыс орындарын оқып, кейінге қалдыра беруден гөрі тиімдірек болуы мүмкін.
Әсерге назар аудару арқылы сіз өнімді болып көрінетін, бірақ инесін қозғалтпайтын шағын тапсырмалардың тұзағынан аулақ боласыз.
6. Салдары мен мерзімдерін ескеріңіз
Басымдықтарға салдар да әсер етеді. Әдетте, кейінге қалдырылған жағдайда елеулі проблемалар тудыратын тапсырмаларға басымдық берілуі керек. Келесі сұрақтарды қарастырыңыз:
– Бұл тапсырма бүгін орындалмаса не болады?
– Кешіктірсеңіз, қаржылық, беделдік, денсаулық немесе қарым-қатынасқа қауіп төнуі мүмкін бе?
– Нақты мерзім қандай?
Мерзімдер маңызды, бірақ бәрінің «төтенше жағдайға» айналуына жол бермеңіз. Үрейленбей, үнемі жұмыс істеуге көмектесетін ақылға қонымды ішкі мерзімдерді белгілеңіз.
7. Күнделікті істеріңіздің шынайы тізімін жасаңыз (армандар тізімін емес)
Көптеген адамдар күніне 15 тапсырма жазады, содан кейін тек 5 тапсырманы орындағандықтан, сәтсіздікке ұшырағандай сезінеді. Дегенмен, 5 мақсатты тапсырма 15 кездейсоқ тапсырмаға қарағанда әлдеқайда тиімді болуы мүмкін. Мына әдісті қолданып көріңіз:
– 3 негізгі міндетті (ең маңызды міндеттерді) анықтаңыз.
– Уақытыңыз болса, 2-5 шағын тапсырма қосыңыз.
- Күтпеген жағдайларға орын қалдырыңыз.
Ірі тапсырмаларды энергияңыз ең жоғары болған кезде (мысалы, таңертең) орындау керек. Кішігірім тапсырмаларды энергияңыз аз болған кезде немесе уақыт аралығында орындауға болады.
8. «Жоқ» деп айтуды үйреніңіз және шекаралар қойыңыз.
Егер сіз әрбір өтінішті үнемі қабылдасаңыз, басымдықтар тізіміңіз ұзаққа созылмайды. «Жоқ» деп айту өзімшілдік емес, керісінше, маңыздырақ нәрсеге деген міндеттемеңізді сақтау болып табылады. Сіз сыпайы түрде бас тарта аласыз:
– «Мен бұл аптада көмектесе алмаймын, бірақ келесі аптада көмектесе аламын».
– «Мен мерзімге назар аударып жатырмын, содан кейін қайтып келе аламын ба?»
– «Қазіргі уақытта жаңа міндеттерді өз мойныма ала алмаймын».
Шекаралар өзіңізге де қатысты: алаңдататын нәрселерді шектеңіз, белгілі бір уақытта әлеуметтік желілерді тексеріңіз немесе жұмыс істеп жатқанда фокус режимін пайдаланыңыз.
9. Мерзімді түрде бағалаңыз және түзетіңіз
Басымдықтар динамикалық. Осы айда маңызды нәрселер келесі айда өзгеруі мүмкін. Сондықтан, жылдам бағалау жүргізіңіз:
– Күнделікті: Ертеңгі үш негізгі нәрсе қандай?
– Апталық: осы аптада қандай жетістіктерге жеттіңіз және қандай кедергілер болды?
– Ай сайын: Мақсаттар әлі де өзекті ме? Не қосу немесе азайту керек?
Бағалау сізге үлгілерден үйренуге көмектеседі: қандай әрекеттер нәтиже бермей уақытты босқа өткізеді, қандай әдеттерді нығайту қажет және қандай шешімдерді өзгерту қажет.
10. Басымдықтарды тек техникалық емес, әдетке айналдырыңыз.
Басымдықтарды белгілеу тек уақытты басқарумен ғана емес , сонымен қатар өзін-өзі басқарумен де байланысты. Сіз шынымен бағалайтын нәрселеріңіз туралы ашық болуыңыз керек. Егер сіз денсаулығыңыз басымдыққа ие деп айтатын болсаңыз, бірақ ұйқы мен жаттығудан үнемі бас тартсаңыз, құндылықтарыңыз бен әрекеттеріңіз арасында сәйкессіздік бар.
Кішкентайдан бастаңыз: күн сайын бір маңызды әрекетті таңдаңыз. Кішкентай, дәйекті әрекеттер бір аптаға созылатын үлкен өзгерістерге қарағанда өміріңізде айқын бағыт қалыптастырады.
Жабу
Басымдықтарды белгілеу бізге мақсатты және тыныш өмір сүруге көмектеседі. Ең бастысы - күнделікті тапсырмаларды мақсаттармен байланыстыру, маңызды және шұғыл арасындағы айырмашылықты ажырату, әсер мен салдарды бағалау және шекараларды белгілеуге батылдық таныту. Нақты басымдықтарды белгілеп, оларды үнемі бағалау арқылы сіз өнімділікті арттырып қана қоймай, сонымен қатар уақыт пен энергияны ақылмен пайдалану керек активтер екенін түсінесіз.
Қаласаңыз, мен сізге жағдайыңызға (мысалы, студент, қызметкер, фрилансер немесе үй шаруасындағы әйел) негізделген күнделікті/апталық басымдық шкаласының мысалын жасауға көмектесе аламын, бұл оны қолдануға ыңғайлы ету үшін.
