ადმინისტრაციული ნაბიჯები თანამშრომლების შეფასების პროცესში

ადმინისტრაციული ნაბიჯები თანამშრომლების შეფასების პროცესში

თანამშრომლების შესრულების შეფასება არ არის მხოლოდ ყოველწლიური საქმიანობა, რომელიც მიზნად ისახავს ხელფასის ზრდას ან დაწინაურებას. ადამიანური რესურსების მართვის სფეროში, შესრულების შეფასება არის სტრუქტურირებული ადმინისტრაციული პროცესი, რომელიც გამოიყენება თანამშრომლების შესრულების, სამუშაო ქცევის, კომპეტენციების და ორგანიზაციის მიზნებში წვლილის შესაფასებლად. თანამშრომლების განვითარებისთვის ობიექტური, ანგარიშვალდებული და სასარგებლო შედეგების უზრუნველსაყოფად, კომპანიებმა უნდა განახორციელონ მკაფიო ადმინისტრაციული ნაბიჯები - დაგეგმვიდან და განხორციელებიდან დაწყებული, დოკუმენტაციითა და შემდგომი ქმედებებით დამთავრებული.

ქვემოთ მოცემულია თანამშრომლების შეფასების პროცესის ადმინისტრაციული ნაბიჯები, რომელთა გამოყენება შესაძლებელია სახელმძღვანელოდ იმის უზრუნველსაყოფად, რომ პროცესი შეუფერხებლად, თანმიმდევრულად და კომპანიის მმართველობის შესაბამისად წარიმართოს.

1. შეფასების პოლიტიკისა და მიზნების დადგენა

პირველი ადმინისტრაციული ნაბიჯი არის იმის უზრუნველყოფა, რომ კომპანიას ჰქონდეს წერილობითი შეფასების პოლიტიკა . ეს პოლიტიკის დოკუმენტი ასახავს შეფასების მიზანს (მაგ., შესრულების შეფასება, კომპენსაციის განსაზღვრა, დაწინაურება, განვითარება ან შესრულების გაუმჯობესება), გამოყენებულ პრინციპებს (სამართლიანი, გამჭვირვალე, გაზომვადი) და ძირითადი ტერმინების განმარტებებს, როგორიცაა KPI-ები, კომპეტენციები, სამუშაო ქცევა და მიღწევის სტანდარტები.

ადმინისტრაციულად, ადამიანური რესურსების განყოფილებამ უნდა მოამზადოს ოფიციალური სახელმძღვანელო პრინციპები, გაავრცელოს ისინი ყველა განყოფილებაში და უზრუნველყოს პოლიტიკის შესაბამისობა კომპანიისა და დასაქმების მოქმედ რეგულაციებთან. მკაფიო მიზნები შეამცირებს მიკერძოებას და ხელს შეუწყობს შეფასების ინსტრუმენტების შემუშავებას.

2. პერიოდის, ციკლის და შემფასებელი მხარის განსაზღვრა

შესრულების შეფასების ადმინისტრაციამ უნდა შეადგინოს გრაფიკი: ჩატარდება თუ არა ის ნახევარწლიურად, ყოველწლიურად თუ კვარტალურად. გარდა ამისა, მნიშვნელოვანია განისაზღვროს, თუ ვინ იქნება შემფასებელი, მაგალითად, უშუალო ხელმძღვანელი, არაპირდაპირი ხელმძღვანელი, თანამშრომლები (თანატოლების მიერ შეფასება), დაქვემდებარებულები (თუ იყენებთ 360-გრადუსიან უკუკავშირს) ან ადამიანური რესურსების გუნდი, როგორც პროცესის კონტროლიორი.

ამ ეტაპზე, ადამიანური რესურსების განყოფილება, როგორც წესი, ქმნის შეფასების კალენდარს, ადგენს ფორმების შევსების ვადებს, შეფასების შეხვედრების გრაფიკს და შედეგების დამტკიცების ვადებს. როლების განსაზღვრა ასევე უმნიშვნელოვანესია პასუხისმგებლობების გადაფარვის ან უფლებამოსილების ხარვეზების თავიდან ასაცილებლად.

3. შემუშავებული იქნება შესრულების სტანდარტები: ძირითადი მაჩვენებლები, მიზნები და კომპეტენციები

იმისათვის, რომ შეფასებები არ იყოს სუბიექტური, ადმინისტრაციამ უნდა უზრუნველყოს, რომ თითოეულ პოზიციას ჰქონდეს გაზომვადი შესრულების სტანდარტები. ეს სტანდარტები, როგორც წესი, იყოფა:

– ძირითადი მაჩვენებლები/სამუშაო მიზნები (რაოდენობრივად განსაზღვრადი შედეგები და შედეგები),
– კომპეტენცია (ცოდნა, უნარები და შესაძლებლობები),
– სამუშაო ქცევა (დისციპლინა, თანამშრომლობა, პატიოსნება, ლიდერობა).

ადამიანური რესურსების განყოფილებამ ხელი უნდა შეუწყოს ერთეულის მიზნებთან შესაბამისი ძირითადი მაჩვენებლების (KPI) შემუშავებას, უზრუნველყოს ინდიკატორების მკაფიო განმარტებები და განსაზღვროს შეფასების წონა (მაგ., 60% ძირითადი მაჩვენებლები და 40% კომპეტენცია). განვითარებული კომპანიებისთვის, თანმიმდევრულობისთვის, ეს სტანდარტები ასევე დაკავშირებულია სამუშაოს აღწერილობებთან და ორგანიზაციულ სტრუქტურებთან.

4. შეფასების ინსტრუმენტებისა და დოკუმენტების მომზადება

შემდეგი ნაბიჯი არის ადმინისტრაციული ინსტრუმენტების მომზადება, რომლებიც გამოყენებული იქნება, როგორიცაა:

– შეფასების ფორმა (ხელით ან ციფრული),
– შევსების სახელმძღვანელო და შეფასების რუბრიკა,
– სამუშაო მტკიცებულებების სია (დადასტურებები), როგორიცაა ანგარიშები, მიზნის რეალიზაცია, პორტფოლიო ან პროექტის შენიშვნები,
– სტანდარტული შეფასების შკალა (მაგ. 1–5, ან კატეგორიები: ცუდი, საკმარისი, კარგი, ძალიან კარგი).

ადამიანური რესურსების ადმინისტრატორი ან ადამიანური რესურსების მართვის დეპარტამენტის გუნდი (თუ სისტემას იყენებთ) უზრუნველყოფს, რომ ფორმატი მომხმარებლისთვის მოსახერხებელი იყოს, კითხვები განსხვავებული ინტერპრეტაციებისგან თავისუფალი იყოს და ადგილი ჰქონდეს როგორც შემფასებლის, ასევე თანამშრომლის შენიშვნებისთვის. ინსტრუმენტის სისრულე განსაზღვრავს შეფასების მონაცემების ხარისხს.

5. პროცესის სოციალიზაცია და შემფასებლების მომზადება

შესრულების შეფასების პრობლემების ერთ-ერთი წყარო ის არის, რომ შემფასებელს არ ესმის, თუ როგორ უნდა შეაფასოს თანმიმდევრულად. ადმინისტრაციულად, კომპანიებმა უნდა ჩაატარონ პროცედურების სოციალიზაცია და უფროსების ან შემფასებლებისთვის მოკლე ტრენინგის ჩატარება შემდეგ თემებზე:

– როგორ დავაყენოთ SMART მიზნები,
– როგორ მივცეთ სამართლიანი შეფასება და მონაცემებზე დაფუძნებული,
– როგორ ავიცილოთ თავიდან მიკერძოება (ჰალოს ეფექტი, ლმობიერების მიკერძოება, ბოლოდროინდელი მიკერძოება)
– როგორ მივცეთ კონსტრუქციული უკუკავშირი.

ეს ტრენინგი არა მხოლოდ აუმჯობესებს შეფასების ხარისხს , არამედ აძლიერებს პროცესის ლეგიტიმურობას თანამშრომლების თვალში.

6. შესრულების მონაცემებისა და დამადასტურებელი მტკიცებულებების შეგროვება

დანერგვის ფაზის განმავლობაში, ადამიანური რესურსების განყოფილება კოორდინაციას უწევს მონაცემთა შეგროვებას, მათ შორის სამუშაო სისტემებს (KPI გამომავალი), ერთეულის ანგარიშებსა და სამუშაო ქცევის ჩანაწერებს. თანამშრომლებს, როგორც წესი, სთხოვენ თვითშეფასების შევსებას, როგორც შედარების პროცესის ნაწილს.

კარგი ადმინისტრირება მოითხოვს ყველა მნიშვნელოვანი შეფასების დამადასტურებელ მტკიცებულებას, განსაკუთრებით თუ შედეგები გავლენას ახდენს დაწინაურებაზე, პრემიებზე ან მაკორექტირებელ ქმედებებზე. მტკიცებულებები შეიძლება მოიცავდეს მიზნების მიღწევის ანგარიშებს, აუდიტის შედეგებს, დასწრების ჩანაწერებს, კლიენტების ჩვენებებს ან პროექტის შეფასების შედეგებს.

7. შეფასების განხორციელება უფროსების და/ან შეფასების ჯგუფის მიერ

მონაცემების შეგროვების შემდეგ, შემფასებელი ავსებს ინსტრუმენტს რუბრიკის მიხედვით. თანმიმდევრულობის უზრუნველსაყოფად, კომპანიები ხშირად ახორციელებენ ეტაპობრივ განხილვის მექანიზმს, მაგალითად, უშუალო უფროსი აფასებს, რასაც მოჰყვება მათზე უფროსის მიერ დადასტურება.

ადმინისტრაციულად, HR პასუხისმგებელია განაცხადის შევსების მონიტორინგზე, დაგვიანების აღმოფხვრაზე და იმის უზრუნველყოფაზე, რომ ყველა განყოფილებამ დაიცვას ერთი და იგივე სტანდარტები. თუ შეფასებები ტარდება აპლიკაციის საშუალებით, HR ასევე უზრუნველყოფს სისტემის შეუფერხებელ მუშაობას და მონაცემების უსაფრთხოდ შენახვას.

8. მნიშვნელობების დაკალიბრება (საჭიროების შემთხვევაში)

კალიბრაცია არის შეფასების სტანდარტების გათანაბრების პროცესი სხვადასხვა ერთეულებს შორის იმის უზრუნველსაყოფად, რომ არცერთი დეპარტამენტი არ იყოს ძალიან „დაბალი ქულის“ მქონე ან ძალიან „ძუნწი“. ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია დიდ ორგანიზაციებში.

კალიბრაციის დროს, ადამიანური რესურსების განყოფილება ხელს უწყობს მენეჯერებთან შეხვედრებს, რათა განიხილონ შეფასებების განაწილება, შეადარონ მტკიცებულებები და შეაფასონ შედეგების გონივრულობა. კალიბრაციის ადმინისტრირება მოიცავს შეხვედრების ოქმებს, შეფასების ცვლილებების სიას (ასეთის არსებობის შემთხვევაში) და ცვლილებების დასაბუთებას აუდიტიურობის თვალსაზრისით.

9. შედეგების განხილვა, დამტკიცება და ვალიდაცია

შეფასების დასრულების შემდეგ, შედეგები დამტკიცების ეტაპზე გადადის. მაგალითად, საბოლოო ქულას ამტკიცებენ განყოფილების მენეჯერი და ადამიანური რესურსების განყოფილება, შემდეგ კი რატიფიცირდება ხელმძღვანელობის ან დირექტორთა საბჭოს მიერ უფლებამოსილების სტრუქტურის შესაბამისად.

ეს ეტაპი ადმინისტრაციული „ხარისხის კონტროლია“, რათა უზრუნველყოფილი იყოს:
– შევსებული ფორმა,
– წონის სწორი მნიშვნელობები და გამოთვლები,
- ინტერესთა კონფლიქტის არარსებობა,
- შედეგები შეესაბამება კომპანიის პოლიტიკას.

მომავალში დავების თავიდან ასაცილებლად მნიშვნელოვანია დამადასტურებელი დოკუმენტაციის წარდგენა.

10. უკუკავშირის შეხვედრა და ხელმოწერა

კარგ შეფასებას ყოველთვის მოჰყვება უკუკავშირის სესია. ხელმძღვანელი განმარტავს შედეგებს, განიხილავს ძლიერ მხარეებსა და გაუმჯობესების სფეროებს და სთავაზობს თანამშრომელს, შეთანხმდნენ განვითარების გეგმაზე. ადმინისტრაციულად, ეს შეხვედრა, როგორც წესი, მოიცავს:

– ოქმი ან განხილვის ფორმა,
– შემფასებლისა და თანამშრომლის ხელმოწერა (ან ციფრული დამტკიცება),
- საჩივრის შენიშვნა, თუ თანამშრომელი არ ეთანხმება.

ხელმოწერა სულაც არ ნიშნავს, რომ თანამშრომლები ეთანხმებიან ღირებულებებს, მაგრამ ეს ადასტურებს, რომ დისკუსია გაიმართა. ეს მნიშვნელოვანია ანგარიშვალდებულებისთვის.

11. შემდგომი ქმედებები: განვითარება, ანაზღაურება ან შესრულების გაუმჯობესება

სტრატეგიული ღირებულების მისაღწევად შეფასების შედეგებს უნდა დააკვირდნენ. ადმინისტრაციული შემდგომი ქმედებები შეიძლება მოიცავდეს:

- სავარჯიშო გეგმა,
– კოუჩინგი/მენტორინგი,
– კარიერული დაგეგმვა და დაწინაურება,
– კომპენსაციის/ბონუსის კორექტირება,
– დაბალი შესრულების გაუმჯობესების გეგმა (PIP).

ადამიანური რესურსების განყოფილება უზრუნველყოფს, რომ შემდგომი ქმედებები აღირიცხოს, ჰქონდეს ვადები და პროგრესი კონტროლდებოდეს. შემდგომი ქმედებების გარეშე, შეფასებები უბრალო ადმინისტრაციულ რუტინად იქცევა, რომელიც არ აუმჯობესებს შესრულებას.

12. არქივები, მონაცემთა კონფიდენციალურობა და პროცესის შეფასება

საბოლოო ეტაპი დოკუმენტების არქივირება და თავად შეფასების პროცესის შეფასებაა. კომპანიებს უნდა ჰქონდეთ დოკუმენტების შენახვის პოლიტიკა (რამდენი ხნით უნდა შეინახონ დოკუმენტები), დაიცვან პერსონალური მონაცემები და შეზღუდონ წვდომა უფლებამოსილი მხარეებისთვის.

გარდა ამისა, ადამიანური რესურსების განყოფილებამ უნდა შეაფასოს პროცესი: არის თუ არა ფორმები ძალიან რთული, რეალისტურია თუ არა გრაფიკი, ესმით თუ არა თანამშრომლები ინდიკატორებს და თანმიმდევრულია თუ არა შეფასების შედეგები. ეს შეფასება ქმნის საფუძველს შემდეგი ციკლის გაუმჯობესებისთვის.

დახურვა

თანამშრომლების შეფასების პროცესში ადმინისტრაციული ნაბიჯები უზრუნველყოფს, რომ შეფასება უბრალოდ „შეფასების მინიჭებას“ სცილდება. მკაფიო პოლიტიკის, გაზომვადი სტანდარტების, კარგად ორგანიზებული ინსტრუმენტების, ყოვლისმომცველი დოკუმენტაციისა და კონკრეტული შემდგომი ქმედებების დახმარებით, კომპანიებს შეუძლიათ შექმნან სამართლიანი შესრულების კულტურა და წაახალისონ თანამშრომლების უწყვეტი განვითარება. საბოლოო ჯამში, კარგად სტრუქტურირებული შეფასების პროცესი არა მხოლოდ იცავს კომპანიას ადმინისტრაციული რისკებისგან, არამედ ეხმარება თანამშრომლებს გაიგონ თავიანთი წვლილის მიმართულება და განვითარდნენ ორგანიზაციაში.