Fjármálastjórnun: Hvernig á að búa til fjárhagsáætlun
Fjármálastjórnun er ferlið við að stjórna fjármunum á markvissan hátt til að ná markmiðum stofnunar og persónulegum þörfum. Lykilþáttur í fjármálastjórnun er fjárhagsáætlun - skjal sem kortleggur tekjur, útgjöld, forgangsröðun og kostnaðarstýringaráætlanir fyrir tiltekið tímabil. Án fjárhagsáætlunar eru fjárhagsákvarðanir oft byggðar á áætlunum, ekki gögnum. Fyrir vikið geta útgjöld auðveldlega aukist, sparnaður verður erfiður í framkvæmd og fjárhagsleg markmið verða óraunhæf.
Þessi grein fjallar um hvernig hægt er að búa til fjárhagsáætlun sem er kerfisbundin, auðveld í framkvæmd og viðeigandi fyrir fjármálastjórnun heimila, samfélaga og stofnana.
1. Skilja tilgang fjárhagsáætlunar
Áður en þú reiknar út tölurnar skaltu fyrst ákvarða fjárhagsáætlunarmarkmið þín. Þessi markmið munu þjóna sem áttaviti þinn þegar þú velur forgangsröðun. Almennt miðar fjárhagsáætlun að því að:
1. Hafðu stjórn á útgjöldum þannig að þau fari ekki fram úr tekjum.
2. Úthluta fjármagni eftir þörfum og vinnuáætlunum.
3. Settu forgangsröðun: hvað er skylda, hvað er mikilvægt og hvað er hægt að fresta.
4. Styðjið skammtíma- og langtímamarkmið, svo sem neyðarsjóði, fjárfestingar eða útvíkkun starfsemi.
5. Auka ábyrgð, sérstaklega í samtökum sem þurfa að bera ábyrgð gagnvart meðlimum, stjórnendum eða styrktaraðilum.
Með skýru markmiði verður fjárhagsáætlun ekki bara listi af tölum, heldur einnig tæki til ákvarðanatöku.
2. Ákvarða fjárhagsáætlunartímabil og umfang
Næsta skref er að ákveða fjárhagsáætlunartímabilið. Almennt er fjárhagsáætlun búin til fyrir:
– Mánaðarlega (hentar fyrir heimili, lítil fyrirtæki, daglegan rekstur)
– Ársfjórðungslega/önn (hentar fyrir stigvaxandi vinnuáætlanir)
– Árlega (algengt fyrir samtök, stofnanir og stefnumótun)
Auk tímabilsins skal skilgreina umfangið: hvort fjárhagsáætlunin sé eingöngu fyrir venjubundna starfsemi eða hvort hún innihaldi sérstök verkefni, verkefni og eignakaup. Því skýrari sem umfangið er, því auðveldara er að flokka og forðast óskráðan „gráan“ kostnað.
3. Að safna tekjugögnum nákvæmlega
Góð fjárhagsáætlun byrjar alltaf með tekjum. Teljið upp allar tekjulindur byggðar á sögulegum gögnum eða raunhæfum spám, til dæmis:
– Laun eða launagreiðslur
- Rekstrartekjur
– Félagsgjöld
– Styrkir eða aðstoð
– Bónus, þóknun eða aukatekjur
Lykilatriðið hér er að vera íhaldssamur: ekki vera of bjartsýnn. Ef tekjur þínar sveiflast skaltu nota meðaltal síðustu 3–6 mánaða eða taka öruggustu lágmarkstöluna. Í fjármálastjórnun fyrirtækja þarf einnig að greina á milli tekjur sem eru valfrjálsar og takmarkaðra sjóða (til dæmis styrkir sem eru aðeins leyfðir fyrir tiltekna starfsemi).
4. Greina og flokka útgjöld
Eftir tekjur, gerðu lista yfir útgjöld. Skiptu þeim í nokkra flokka til að auðvelda greiningu:
a) Fastir útgjöld
Útgjöld sem eru tiltölulega stöðug á hverju tímabili, svo sem:
- Leiga
- Afborgun
– Fastlaun starfsmanns
– Áskrift að interneti/síma
b) Breytileg útgjöld
Útgjöld sem geta breyst að upphæð:
– Neysla
– Samgöngur
– Kostnaður við fundi/starfsemi
– Rafmagn og vatn (sveiflur oft)
c) Reglubundin/árleg útgjöld
Oft gleymt því það gerist ekki í hverjum mánuði:
– Árlegur skattur
– Viðhald ökutækja/búnaðar
– Gjald fyrir framlengingu leyfis
– Búningar, þjálfun eða úttektir
Til að forðast óvænt endurtekin útgjöld er hægt að skipta þeim mánaðarlega. Til dæmis gæti árlegur kostnaður upp á 1.200.000 rúpíur verið úthlutaður sem 100.000 rúpíur á mánuði.
5. Að forgangsraða: Þarfir vs. langanir
Ein af stærstu áskorununum í fjármálastjórnun er að greina á milli þarfa og óska. Heilbrigð fjárhagsáætlun setur nauðsynlegar þarfir í fyrsta sæti, til dæmis:
– Grunnframfærslukostnaður (matur, húsnæði, veitur)
– Skyldubundinn rekstrarkostnaður stofnunarinnar
– Greiðsluskyldur (afborganir, skattar, skyldubundin framlög)
– Neyðarsjóður eða rekstrarvarasjóður
Hægt er að hafa óskir með, en þær verða að vera í réttu hlutfalli og í samræmi við getu þína. Í meginatriðum er fjárhagsáætlun ekki tæki til að „banna“ heldur tæki til að „stjórna“.
6. Búðu til skýra fjárhagsáætlun
Þegar búið er að skipuleggja flokkana skal búa til auðlesið fjárhagsáætlunarsnið. Það ætti að innihalda að minnsta kosti:
– Nafn fjárhagsáætlunarliðar
– Fjárhagsáætlun (áætlun) á tímabili
– Raunveruleg útgjöld
– Mismunur (meira/minna)
– Lýsing (ástæða breytinga, sérstakar athugasemdir)
Einfalt dæmi um uppbyggingu færslu:
1. Tekjur
2. Rekstrarkostnaður
3. Útgjöld vegna verkefnis/starfsemi
4. Varasjóðir/neyðarsjóðir
5. Sparnaður/fjárfestingar (ef við á)
Fyrir stofnanir getur uppbyggingin verið ítarlegri, til dæmis eftir deildum eða verkefnum, þannig að hægt sé að meta hana á sanngjarnari og mælanlegri hátt.
7. Búðu til spár og atburðarásir
Góð fjárhagsáætlun hefur ekki bara eina áætlun . Helst ættirðu að undirbúa aðstæður eins og:
– Miðlungs sviðsmynd: eðlilegar aðstæður samkvæmt sögulegum meðaltölum
– Svartsýnt sviðsmynd: tekjur lækka eða kostnaður eykst
– Bjartsýnt sviðsmynd: tekjuaukning eða hagræðing næst
Atburðarásir gera þig betur undirbúinn fyrir óvænta atburði. Í stofnunum þarf atburðarásir til að sjá fyrir tafir á útborgun fjármagns eða breytingar á verði nauðsynjavara.
8. Setjið takmörk og reglur um stjórnun
Til að tryggja að fjárhagsáætlunin haldist ekki bara á pappír, búðu til eftirlitsreglur, til dæmis:
– Hámarksútgjaldamörk á hverja vöru
– Samþykktarferli (til dæmis verður yfirmaður/formaður að samþykkja yfir ákveðna nafnupphæð)
– Sönnun fyrir færslu er nauðsynleg (nóta, reikningur, sönnun fyrir millifærslu)
– Innkaupastefna (innkaup bera saman nokkur tilboð)
Í samhengi fjármálastjórnunar hjálpa þessi eftirlit til við að koma í veg fyrir sóun, skráningarvillur og hugsanlega misnotkun fjármagns.
9. Framkvæma reglubundna skráningu á árangri
Fjárhagsáætlun er aðeins árangursrík ef þú ert agaður í að skrá framkvæmd hennar. Skrá:
– Allar færslur ef mögulegt er
– Lágmarksvika fyrir heimili
– Daglegt lágmark fyrir fyrirtæki eða stofnanir með mikið af viðskiptum
Þú getur notað sjóðbók, töflureikni eða fjárhagsforrit. Mikilvægt er að það sé samræmt, snyrtilegt og auðvelt í endurskoðun. Aðskiljið reikninga ef nauðsyn krefur - til dæmis rekstrarreikninga og varasjóðsreikninga - til að hagræða stjórnun.
10. Mat og endurskoðun fjárhagsáætlunar
Í lok tímabilsins (eða mánaðarlega) skaltu gera mat:
– Hvaða liðir fara stöðugt fram úr fjárhagsáætlun? Hvers vegna.
– Hvaða innlegg eru alltaf með mikið eftir? Eru þau of stór eða eru þau bara skilvirk?
– Var sparnaðar-/varasjóðsmarkmiðinu náð?
– Er þörf á því nýr ætti að vera með?
Endurskoðanir á fjárhagsáætlunum eru ekki mistök. Þær sýna hins vegar fram á að fjármálastjórnun er aðlögunarhæf og gagnadrifin. Það sem ætti að forðast eru endurskoðanir án skýrra rökstuðnings eða áreiðanlegrar skráningar.
Lokun
Góð fjármálastjórnun byrjar með raunhæfri, skipulögðu og auðveldu eftirliti með fjárhagsáætlun. Með því að setja markmið, skrá tekjur og gjöld nákvæmlega, forgangsraða og framkvæma reglulegar úttektir er hægt að stjórna sjóðstreymi og ná fjárhagslegum markmiðum á skilvirkari hátt. Fyrir bæði heimili og stofnanir er fjárhagsáætlun ekki bara skjal, heldur stjórnunartæki sem stuðlar að aga, gagnsæi og sjálfbærni.
Ef þú vilt get ég aðstoðað þig við að búa til dæmi um fjárhagsáætlunartöflu (mánaðarlega eða árlega) sem hentar þörfum heimilis þíns, lítils fyrirtækis eða stofnunar.
