Alakaʻi Hoʻokele no ka Hoʻokele Pono ʻana i nā Papahana
ʻAʻole wale ka hoʻokele ʻana i kahi papahana e pili ana i ka hoʻomohala ʻana i nā hoʻolālā a me ka hoʻokō ʻana i ka hana ma ke kahua. Ma hope o kahi papahana i holo maikaʻi ʻia, ʻo ia ka hoʻokele ikaika: nā palapala i hoʻonohonoho pono ʻia, nā kaʻina hana ʻae maopopo, nā kamaʻilio i kākau ʻia, a me nā kaohi kumukūʻai a me ka manawa kūpono. Kōkua ka hoʻokele papahana maikaʻi i nā hui e hana me ka noʻonoʻo nui ʻia, hoʻemi i ka pilikia o nā hewa, a hoʻomaʻamaʻa i ka loiloi ma hope o ka pau ʻana o ka papahana. Kūkākūkā kēia ʻatikala i nā alakaʻi hoʻokele e hiki ke hoʻopili ʻia e hoʻokele pono i nā papahana, ʻo nā mea liʻiliʻi a me nā mea nui.
1. E hoʻomaopopo i ke kuleana o ka hoʻokele ma nā papahana
ʻO ka hoʻokele papahana ka moʻo o nā hana e kākoʻo ana i ka hoʻokō pono ʻana o kahi papahana, me ka hoʻopaʻa ʻana, ka hoʻokele palapala, ka hōʻike ʻana, a me ka kaohi. ʻAʻole i hāʻule ka nui o nā papahana ma muli o ka nele o nā manaʻo a i ʻole ka hana kanaka, akā ma muli o ka hoʻokele maikaʻi ʻole: ʻaʻole i palapala ʻia nā loli, ʻaʻole i hoʻopaʻa pololei ʻia nā kumukūʻai, a i ʻole ua kamaʻilio waha ʻia nā hoʻoholo koʻikoʻi a laila ua kuhihewa ʻia. Me ka hoʻokele pono ʻana, loaʻa i kēlā me kēia hoʻoholo kahi ala loiloi a loaʻa i kēlā me kēia hana kahi kuhikuhi maopopo.
Hana pū ka hoʻokele ma ke ʻano he "ʻōnaehana nerve" o ka papahana. Hoʻopili ia i nā pono o nā mea kuleana, ka hui hoʻokō, nā mea kūʻai aku, a me ka hoʻokele ma o kahi hoʻonohonoho kūlike o nā palapala a me nā kaʻina hana.
2. E hoʻomākaukau i nā palapala kumu mai ka hoʻomaka
ʻO ka hana mua, ʻo ia ka hoʻomākaukau ʻana i nā palapala koʻikoʻi e hoʻokumu i ke kahua o ka papahana. Pono e hana ʻia kēia mau palapala ma mua o ka hoʻomaka ʻana o ka hoʻokō ʻana i hiki i nā ʻaoʻao āpau ke hana mai ka manaʻo like. ʻO kekahi mau palapala koʻikoʻi :
– Palapala Hoʻokō Papahana a i ʻole Palapala Hoʻoili Papahana: wehewehe i nā pahuhopu, ka laulā ākea, ka mea kākoʻo papahana, a me ka mana o ka luna hoʻokele papahana.
– Hoʻolālā Hana Papahana: aia ka papa kuhikuhi, nā pae, nā mea i hāʻawi ʻia, a me nā hoʻolālā kaohi.
– Ka laulā o ka hana (SOW): wehewehe i ka hana i hoʻokomo ʻia a me ka hana ʻaʻole i hoʻokomo ʻia i loko o ka papahana.
– ʻAno Hoʻonohonoho a me nā Kuleana (RACI): wehewehe i ka mea kuleana, ka mea ʻāpono, ka mea i kūkākūkā ʻia, a me ka mea i hoʻomaopopo ʻia.
Pale kēia mau palapala i nā "kiko hina" e hoʻoulu pinepine ai i nā hakakā ma waena o ka papahana.
3. E hana i kahi ʻōnaehana hoʻokele palapala
Hiki i ka hoʻokele papahana ke lilo i haunaele inā mālama ʻia nā palapala ma nā wahi he nui me ka ʻole o ka inoa maʻamau a me ka hoʻololi ʻana i nā mana. No laila, e hana i kahi ʻōnaehana hoʻokele palapala maʻalahi akā hoʻopaʻa ʻia . Pono e hoʻopili ʻia nā kumumanaʻo aʻe:
– Kahi mālama kikowaena: e hoʻohana i nā kahua e like me Google Drive, SharePoint, a i ʻole kahi ʻōnaehana palapala kūloko.
– Nā kūlana inoa faila: no ka laʻana `ProjectName_DocumentType_Date_Version`.
– Ka mana o ka mana: pono i kēlā me kēia hoʻoponopono ke haʻi maopopo i ka mana, ka mea nāna i hana i ka hoʻololi, a me ka manawa hea.
– Nā kuleana komo: hoʻonohonoho i ka mea hiki ke nānā, hoʻoponopono a ʻāpono i nā palapala.
Ma waho aʻe o ka maʻalahi o ka huli ʻana, hoʻolalelale pū kahi ʻōnaehana palapala maʻemaʻe i nā loiloi kūloko a hoʻemi i ka hoʻohana ʻana i nā palapala i pau ka lā.
4. Ke hoʻokele nei i nā leka kūhelu a me ke kamaʻilio ʻana
ʻAʻole wale ke kamaʻilio ʻana o ka papahana no ke kamaʻilio ʻana. Pono e hoʻopaʻa ʻia nā mea nui i mea e pale aku ai i ka wehewehe hewa ʻana. E hoʻokō i kēia mau hana:
– Nā minuke hālāwai: pono i kēlā me kēia hālāwai ke hōʻuluʻulu i nā hoʻoholo, nā mea hana, nā poʻe kuleana, a me nā lā palena.
– Leka uila hōʻoia: ua hōʻuluʻulu ʻia a hōʻoia ʻia nā hoʻoholo waha ma o ka leka uila.
– Ka papa inoa kamaʻilio: he papa inoa o nā leka a i ʻole leka uila koʻikoʻi e komo mai ana a puka aku ana, ʻoiai inā pili lākou i nā mea kūʻai aku a i ʻole nā mea kūʻai aku.
Kōkua ke kamaʻilio maʻalahi i kākau ʻia i ka mālama ʻana i ke kūlike o ka ʻike a pale i ka hui ke kū mai nā hoʻopiʻi a i ʻole nā hoʻopaʻapaʻa.
5. Hoʻokumu i nā Kaʻina Hana ʻAe a me ka Hoʻokele Hoʻololi
ʻAneʻane mau ka loli i kahi ʻāpana o kahi papahana. Kū mai nā pilikia ke hana ʻia nā loli me ka ʻole o ka hopena i helu ʻia a me ka ʻae kūhelu ʻia. E hana i kahi kaʻina hana hoʻomalu loli e komo pū ana, ma ka liʻiliʻi loa:
– Palapala noi hoʻololi: wehewehe i ka mea e loli nei a me ke kumu.
- Ka loiloi hopena: hopena ma ke kumukūʻai, ka manawa, ka maikaʻi, a me ka pilikia.
– Mana ʻae: ʻo wai ka mea hiki ke ʻae i nā hoʻololi.
- Hoʻololi i ka moʻolelo: hoʻololi i ka moʻolelo me nā lā a me ke kūlana.
Me kēia ʻōnaehana, e hoʻomau ka mana o ka papahana ʻoiai ke loli nei nā pono.
6. E hoʻokele i nā papa manawa a nānā i ka holomua
Pono ka luna hoʻokele papahana e hiki ke hōʻike i ke kūlana o ka papahana i nā manawa a pau: inā paha ma ke ala, ma hope o ka papa manawa, a i ʻole ma mua o ka papa manawa. No ka hana ʻana i kēia:
– E hoʻomākaukau i kahi papa hana kikoʻī (pahu Gantt a i ʻole kahi hoʻolālā milestone).
- E hana i nā hoʻohou maʻamau (i kēlā me kēia pule a i ʻole bi-weekly).
- E hana i nā hōʻike holomua e hōʻike ana i nā ʻokoʻa mai ka hoʻolālā.
– E hōʻiliʻili i nā hōʻike o ka holomua, e like me nā kiʻi kahua, nā hopena hoʻāʻo, a i ʻole nā palapala hoʻoili kahua.
ʻO ka nānā ʻana i palapala ʻia e maʻalahi ai i nā luna hoʻokele papahana ke hana i nā hoʻoholo hoʻoponopono ma mua o ka piʻi ʻana o nā pilikia.
7. Hoʻokele Waihona Kālā a me ka Manaʻo Kūʻai
ʻO ka hoʻokele kālā maikaʻi he hōʻailona ia o kahi papahana olakino. Nā mea e hoʻomākaukau ai:
– RAB a i ʻole ke kumu hoʻohālikelike kālā ma ke ʻano he kuhikuhi.
- Ke hoʻopaʻa ʻana i nā lilo e pili ana i nā māhele kumukūʻai (nā mea hana, ka hana, nā lawelawe a ka mea kūʻai aku, nā hana).
– Kahe kālā e hoʻolālā i nā koi kālā no kēlā me kēia manawa.
– Nā palapala kākoʻo e like me nā invoice, nā palapala hoʻokipa, nā kauoha kūʻai, a me nā ʻaelike.
Inā hiki, e hoʻohana i kahi ʻōnaehana maʻalahi e like me ka papapalapala i hoʻonohonoho ʻia a i ʻole nā polokalamu helu kālā e mālama i ka ʻikepili kālā kūlike a maʻalahi hoʻi e hahai.
8. Hoʻokele Kūʻai aku a me ka ʻaelike
Ke pili kahi papahana i nā ʻaoʻao ʻekolu, lilo ka hoʻokele ʻaelike i mea koʻikoʻi. E hōʻoia i loaʻa iā ʻoe:
– Nā ʻaelike maopopo: ka laulā, SLA, ka papa hana uku, a me nā ʻōlelo hoʻopaʻi.
– Nā palapala kūʻai: noi no ka ʻōlelo kūʻai, loiloi, koho ʻana i ka mea kūʻai aku.
– Nā Minuke: ka hāʻawi ʻana i ka hana, ka loiloi ʻana i ka maikaʻi, a me ka loaʻa ʻana o nā waiwai/lawelawe.
– Moʻolelo hana a ka mea kūʻai aku: ka manawa kūpono, ka maikaʻi, a me ka pane ʻana.
Kōkua ka hoʻokele maikaʻi o ka mea kūʻai aku i ka pale ʻana i nā kumukūʻai hou a me nā paio pono ʻole ma ka hopena o ka papahana.
9. Hōʻike i nā mea kuleana
Pono nā mea kuleana i ka ʻike pōkole akā pili pono. E hana i kahi kumu hoʻohālike hōʻike manawa e komo pū ana me:
– Ke kūlana o ka papa hana (ma ke ala/ma ka pilikia/ua lohi)
– Nā kumukūʻai maoli vs. ka hoʻolālā kālā
– Nā pilikia nui a me ka hoʻēmi ʻana
– Nā pilikia e pono ai nā hoʻoholo hoʻokele
- Hoʻolālā hana no ka wā e hiki mai ana
Hoʻonui ka hōʻike kūlike i ka hilinaʻi o ka poʻe kuleana a kōkua i ke kākoʻo ʻana i nā hoʻoholo wikiwiki.
10. Pani ʻana o ka Papahana a me nā Waihona
ʻO nā papahana i hoʻopau ʻia me ka ʻole o ka pani ʻana o ka hoʻokele e waiho pinepine i nā pilikia: nā uku i hoʻopaneʻe ʻia, nā palapala nalowale, a i ʻole nā haʻawina koʻikoʻi i aʻo ʻia. I ka wā pani ʻana, e hana i kēia mau mea:
- Ka hoʻoili ʻana i nā mea i hāʻawi ʻia ma ke kākau ʻana.
- Ka hōʻuluʻulu ʻana o nā kumukūʻai hope loa a me ka hoʻopau ʻana i ka hoʻokele ʻaelike.
– Palapala o nā "haʻawina i aʻo ʻia" no ka hoʻomaikaʻi ʻana i ka papahana aʻe.
– Ke mālama nei i nā palapala papahana (hope loa) ma kahi waihona hoʻonohonoho hoʻokahi.
ʻO ka pani kūpono e hōʻoiaʻiʻo ana ua pau maoli ka papahana, ʻaʻole wale "ua hoʻōki i ka hana."
Ka hopena
ʻO ka hoʻokele papahana ke kahua e mālama ai i kahi papahana i hoʻonohonoho pono ʻia, akāka, a ma lalo o ka mana. Mai nā palapala kumu a me nā ʻōnaehana hoʻokele faila a hiki i ke kamaʻilio kūhelu, ka hoʻokele loli, ka nānā ʻana i ka papa manawa, a me ka hoʻokele kumukūʻai—ua pili nā mea āpau. Ke hoʻokumu ʻia nā kaʻina hana hoʻomalu mai ka hoʻomaka ʻana a hoʻokō mau ʻia, hana maʻalahi nā hui, hoʻemi ʻia nā pilikia, a ʻoi aku ka hiki ke ana ʻia ka holomua o ka papahana. Me kēia alakaʻi, hiki iā ʻoe ke kūkulu i kahi ʻōnaehana hoʻokele kūpono akā paʻa e kākoʻo i kekahi papahana āu e hoʻokele ai.
