Pehea e hana ai i kahi hoʻolālā hoʻokele kūpono
He kahua koʻikoʻi kahi hoʻolālā hoʻokele no ka holo ʻana i kahi hui, ʻoihana, papahana hana, a i ʻole nā hana ma nā keʻena aupuni a me nā kula. Me ka ʻole o kahi hoʻolālā hoʻokele maopopo, hiki ke maʻalahi ka hana, nalowale nā palapala, lohi nā kaʻina hana ʻāpono, a hilinaʻi pinepine ka hoʻoholo ʻana i nā kuhi. I ka ʻaoʻao ʻē aʻe, kōkua kahi hoʻolālā hoʻokele kūpono e hōʻoia i ka maʻalahi o kēlā me kēia kaʻina hana, hiki ke ana ʻia, a me ke kuleana. Kūkākūkā kēia ʻatikala i nā ʻanuʻu kūpono no ka hoʻomohala ʻana i kahi hoʻolālā hoʻokele kūpono, mai ka hoʻonohonoho pahuhopu a hiki i ka loiloi manawa.
1. E hoʻomaopopo i ke ʻano a me ka laulā o ka hoʻokele
ʻO ka hana mua, ʻo ia ka hoʻomaopopo ʻana i ke ʻano o ka hoʻokele ʻana i loko o kou wahi. ʻAʻole wale ka hoʻokele e pili ana i ka leka uila, akā, e pili pū ana hoʻi i ka hoʻokele ʻikepili, ka waihona, ke kālā kumu, ka waihona, ka hoʻonohonoho ʻana, ka hoʻokele waiwai kanaka, ka hōʻike ʻana, a me nā kaʻina hana maʻamau o ka lawelawe (SOP). ʻO ka laulā maopopo e maʻalahi ai ka hoʻonohonoho mua ʻana a me ka hoʻomohala ʻana i kahi hoʻolālā e kūpono i kāu mau pono.
Eia kekahi laʻana, hiki i kahi hoʻolālā hoʻokele ma kahi ʻoihana liʻiliʻi ke hoʻokūpaʻa i ka bila ʻana, ka waiho ʻana i nā ʻaelike, a me ka mālama puke maʻalahi. Hiki i ke kula ke kālele nui aku i ka hoʻokele hoʻonaʻauao, nā hana haumāna, a me nā leka a nā mākua.
2. E hoʻonohonoho i nā pahuhopu kikoʻī a hiki ke ana ʻia
Pono i kahi hoʻolālā hoʻokele kūpono nā pahuhopu maopopo. ʻAʻole i hāʻule ka nui o nā hoʻolālā no ka mea he laulā loa nā pahuhopu, e like me ka "hoʻomaikaʻi ʻana i ka pono o ka hoʻokele." Pono nā pahuhopu ʻoi aku ka maikaʻi e kikoʻī a hiki ke ana ʻia.
E hoʻohana i kahi ala maʻalahi e like me SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Eia kekahi laʻana:
– Ua hoʻemi ʻia ka manawa ʻimi palapala mai 15 mau minuke a i 3 mau minuke i loko o 2 mau mahina.
– Hoʻokō i kahi ʻōnaehana helu leka a me ka hoʻokaʻawale ʻana i nā waihona no 100% o nā leka e komo mai ana/e puka aku ana i hoʻokahi kau.
– E hoʻomākaukau i ka SOP no ka waiho ʻana i nā koina hana a e hōʻoia i ka hoʻopau ʻia ʻana o 90% o nā waiho ʻana i loko o 2 mau lā hana.
ʻO nā pahuhopu e like me kēia e maʻalahi ai ka loiloi a hāʻawi i kahi kuhikuhi maopopo no ka hui.
3. E hana i kahi loiloi kūlana o kēia manawa
Ma mua e hana i kahi hoʻolālā, e palapala i nā kūlana hoʻomalu o kēia manawa. Hiki iā ʻoe ke hoʻohana i kahi ʻano hana maʻalahi: nānā ʻana kaʻina hana, nā nīnauele limahana, a me nā loiloi palapala. E kālele i nā nīnau aʻe:
- He aha nā palapala i hoʻohana pinepine ʻia?
– He aha nā pilikia maʻamau (nā palapala nalowale, ka hana pālua ʻana i ka ʻikepili, nā lohi)?
– ʻO wai ke kaʻina hana ʻāpono e lōʻihi loa ana?
– He aha nā polokalamu a i ʻole nā mea hana i hoʻohana ʻia (manual, spreadsheet, software kikoʻī)?
– ʻO wai ke kuleana no kēlā me kēia kaʻina hana?
Mai kēia loiloi, e ʻike ʻoe i nā "kiko ʻeha" e pono ai ka hoʻomaikaʻi nui ʻana. Kōkua kēia i ka hoʻolālā hoʻokele e kūpono a kikoʻī, ʻaʻole wale he kūpono ma ka pepa.
4. E hoʻomākaukau i kahi papa inoa o nā pono hoʻomalu
Ma hope o ka ʻike ʻana i nā kūlana mua, e hana i kahi papa inoa o nā pono hoʻomalu ma ka mahele. Nā hiʻohiʻona o nā mahele:
– Nā palapala a me nā waihona: nā leka e komo mai ana/e puka aku ana, nā ʻaelike, nā minuke, nā hōʻike.
– ʻIkepili a me ka ʻike: waihona ʻikepili o nā mea kūʻai aku/haumāna, ʻikepili o nā limahana, ʻikepili waihona.
- Kālā hoʻokele: kālā liʻiliʻi, hōʻike kālepa, hōʻuluʻulu kumukūʻai.
– Nā lawelawe kūloko: nā noi haʻalele, ke kūʻai ʻana i nā waiwai, nā noi hoʻoponopono.
– Nā lawelawe o waho: nā leka kūhelu, nā noi no ka ʻike, nā lawelawe aupuni.
E hoʻohana ʻia kēia papa inoa o nā koi ma ke ʻano he mea e hoʻoholo ai i ka ʻōnaehana, ke ʻano, a me ka SOP e hana ʻia.
5. E hoʻolālā i ke ʻano a me ka mahele ʻana o nā hana
Pono kahi hoʻolālā hoʻokele kūpono i nā kuleana maopopo. E hoʻoholo i ka mea nāna e hana i ka mea, ka mea nāna e ʻāpono, a me ka mea nāna e loiloi. E hoʻohana i kahi matrix maʻalahi e like me RACI:
– Kuleana: luna hoʻokō hana.
– Kuleana: ke kanaka kuleana hope loa.
– Kūkākūkā ʻia: ua noi ka ʻaoʻao no ka manaʻo.
– Hoʻomaopopo ʻia: ka ʻaoʻao e pono ai ke hoʻomaopopo ʻia.
Hoʻemi kēia mahele ʻana o nā hana i ka pilikia o ka hoʻopili ʻana a i ʻole ka "hoʻokuʻu ʻana" i nā hana. Eia kekahi, e ʻoi aku ka palekana o ka hui no ka mea ua maopopo nā palena o nā hana a me ka mana.
6. E hana i nā SOP no nā kaʻina hana koʻikoʻi
ʻO nā Kaʻina Hana Maʻamau (SOP) ke kumu o ka hoʻokele. Mālama lākou i ke kūlike, hoʻolalelale i ke aʻo ʻana i nā limahana hou, a hoʻonui i ke kuleana. E kālele i nā kaʻina hana koʻikoʻi loa, no ka laʻana:
– SOP no ka leka e komo mai ana a me ka leka i waho (hoʻopaʻa ʻana, hoʻokaʻawale ʻana, waihona ʻana).
– SOP no ka mālama ʻana i nā palapala (nā code hoʻokaʻawale, ka mālama kino a me ka mālama kikohoʻe).
– SOP no ka waiho ʻana a me ka ʻāpono ʻana i nā kālā hana.
– SOP no ka hana ʻana i nā hōʻike mahina a hapaha paha.
– SOP no ka hōʻaiʻē ʻana a me ka hoʻihoʻi ʻana i ka waihona.
ʻAʻole pono e lōʻihi nā SOP. ʻO ka mea nui, ua maopopo lākou, he mau ʻanuʻu kaʻina, e papa inoa i ke kanaka kuleana, a he mau manawa lawelawe maʻamau, inā hiki.
7. E hoʻoholo i kahi ʻōnaehana waihona kūpono
ʻO ka mālama pono ʻana i kahi waihona e "wikiwiki ai ke loaʻa" a "maʻalahi hoʻi e hōʻoia" i kahi hui. Pono ka hoʻolālā hoʻokele e kamaʻilio e pili ana i kēia mau mea:
– Ka hoʻokaʻawale ʻana i nā palapala: no ka laʻana ma muli o ke ʻano o ka palapala, ka ʻāpana hana, a me ka makahiki.
– Kōmike waihona: helu kūlike no ka huli maʻalahi.
– Nā wahi mālama kino: nā waihona, nā keʻena waihona, nā lepili, a me nā papa inoa waihona.
– Mālama kikohoʻe: nā waihona i hoʻonohonoho ʻia, ka inoa faila like, a me ka kaohi komo.
– Mālama palapala: nā palapala e mālama ʻia no ka lōʻihi a me ka wā e luku ʻia ai e like me nā lula.
Inā hiki, e hoʻohana i kahi mālama kikowaena i hoʻokumu ʻia ma ke ao e hoʻomaʻamaʻa i ka laulima ʻana, akā e hoʻolohe mau i ka palekana ʻikepili.
8. Koho i nā Mea Hana Hana a me nā ʻAno Palapala Maʻamau
Ho'ākāka pū kekahi hoʻolālā hoʻokele maikaʻi i nā mea hana i hoʻohana ʻia, e like me nā papahapalapala, nā noi hoʻokele palapala, a i ʻole kahi ʻōnaehana ERP maʻalahi. Eia kekahi, e hana i nā ʻano palapala like, e like me:
– Kumu hoʻohālike leka kūhelu.
– Nā palapala noi (nā lilo, ka hoʻomaha, ka manawa keu, ke kūʻai ʻana).
- ʻAno o nā minuke hālāwai.
– ʻAno hōʻike maʻamau.
Mālama kēia hoʻohālikelike ʻana i ka manawa no ka mea ʻaʻole pono nā limahana e hana i nā palapala mai ka wā ʻole a hōʻemi i nā hewa hoʻokomo.
9. E hana i kahi papa hana hoʻokō a me ka manawa i manaʻo ʻia
Pono e hoʻololi ʻia ka hoʻolālā hoʻokele i hoʻolālā hana me kahi papa manawa. E hoʻoholo i nā mea nui: nā mea e hana mua ai a me nā mea e hana ai ma nā pae. Eia kekahi laʻana:
– Pule 1–2: loiloi o nā kūlana hoʻomalu a me ka hoʻolālā palapala.
– Pule 3–4: hoʻomākaukau ʻana o ka SOP no ka leka uila e komo mai ana/e puka ana a me ka ʻōnaehana inoa faila.
– Mahina 2: hoʻokō ʻana i ka waihona kikohoʻe a me ke aʻo ʻana i nā limahana.
– Mahina 3: loiloi o nā hopena, hoʻomaikaʻi ʻana i nā SOP, a me ka hoʻomākaukau ʻana i nā hōʻike.
Me kahi papa hana e like me kēia, ʻoi aku ka nānā ʻana o ke kaʻina hana hoʻololi a hiki ke nānā ʻia nā pahuhopu holomua.
10. E hoʻomākaukau i nā ʻōkuhi loiloi a me nā ʻano hana hoʻomaikaʻi
Hoʻokomo mau kahi hoʻolālā hoʻokele kūpono i kahi ʻano loiloi. E wehewehe i nā ʻōkuhi maʻalahi, no ka laʻana:
– Pakeneka nā palapala i mālama pono ʻia.
– Ka awelika o ka manawa e hoʻopau ai i ka leka uila i waho.
– Ka helu o nā palapala nalowale/palapala pālua i kēlā me kēia mahina.
– Ka pae o ka mālama ʻana i nā SOP.
E hana i nā loiloi maʻamau (mahina a hapaha paha). A laila hoʻohana ʻia nā hopena e hoʻomaikaʻi i nā SOP, hōʻano hou i nā ʻano, a hoʻoponopono paha i nā ukana hana.
Ka hopena
ʻAʻole wale ka hoʻomohala ʻana i kahi hoʻolālā hoʻokele kūpono e pili ana i ka hana ʻana i kahi papa inoa hana; e pili ana i ke kūkulu ʻana i kahi ʻōnaehana i hoʻonohonoho pono ʻia, kūlike, a maʻalahi hoʻi ke kuleana. ʻO ke kī, ʻo ia ka hoʻomaopopo ʻana i ka laulā o ka hoʻokele, ke kau ʻana i nā pahuhopu hiki ke ana ʻia, ka palapala ʻana i nā kūlana kumu, ka hāʻawi maopopo ʻana i nā kuleana, ka hoʻomohala ʻana i nā kaʻina hana maʻamau (SOP), ka hoʻonohonoho ʻana i nā waihona, ka hoʻohālikelike ʻana i nā ʻano, a me ka hoʻokō ʻana iā lākou me kahi papa manawa a me ka loiloi mau. Me kahi hoʻolālā hoʻokele maikaʻi, e hana maikaʻi nā hui, e hoʻemi ʻia ka pilikia o nā hewa, a ʻoi aku ka wikiwiki a me ka ʻoihana o nā lawelawe—ma loko a ma waho.
Inā makemake ʻoe, hiki iaʻu ke kōkua iā ʻoe e hoʻololi i kēia ʻatikala i kou pōʻaiapili kikoʻī (keʻena kauhale, ke kula, MSME, ka ʻaha haumāna, a i ʻole ka hui) a hoʻohui i nā laʻana SOP a me nā ʻano palapala mākaukau e hoʻohana.
