Matakan Gudanarwa a Tsarin Gudanar da Ayyuka
Gudanar da ayyuka jerin tsare-tsare ne da ke tabbatar da cewa an cimma manufofin ƙungiya ta hanyar gudummawar mutum ɗaya da ƙungiya. Duk da haka, nasarar gudanar da ayyuka ba wai kawai ya dogara ne akan ingancin shugabanci ko dabarun kasuwanci ba, har ma da tsarin gudanarwa. Gudanarwa mai kyau yana sa tsarin kimantawa ya zama mai adalci, bayanai sun fi daidaito, yanke shawara sun fi ɗaukar nauyi, kuma yana sauƙaƙa ci gaba da ingantawa. Wannan labarin ya tattauna muhimman matakan gudanarwa a cikin tsarin gudanar da ayyuka, daga tsarawa zuwa bin diddigin su.
1. Kafa Manufofin Gudanar da Ayyuka da Tsarinsu
Mataki na farko a cikin gudanarwa shine tabbatar da cewa ƙungiyar tana da ingantaccen tsarin gudanar da ayyuka. Wannan manufar tana aiki a matsayin abin nuni ga dukkan ɓangarorin: gudanarwa, HR, da ma'aikata. Gudanarwa a wannan matakin ya haɗa da ƙirƙirar takardu na hukuma (misali, jagorori ko SOPs) waɗanda ke bayyana manufofi, ƙa'idodi, lokutan tantancewa, hanyoyin tantancewa, rawar da kowane ɓangare ke takawa, da kuma sakamakon sakamakon tantancewa.
Bugu da ƙari, ƙungiyoyi suna buƙatar kafa tsarin ƙwarewa da manyan alamun aiki (KPIs) a matsayin tushen kimantawa. Ya kamata a rubuta wannan tsarin kuma a sami sauƙin isa gare shi, wanda ke rage haɗarin bambance-bambancen fassarori. Ba tare da wata manufa mai kyau ba, tsarin tantancewa yana iya zama mai rikitarwa kuma mai wahalar tantancewa.
2. Tsarin Aiki: Saita Manufofi da Alamomi
Tsare-tsare shine ginshiƙin gudanar da ayyuka . A fannin gudanarwa, ƙungiyoyi suna buƙatar kafa tsari ko tsarin dijital don yin rikodin manufofin aiki ga kowane matsayi. A wannan matakin, manyan jami'ai da ma'aikata sun yarda kan manufofin da suka dace da dabarun ƙungiyar.
Ayyukan gudanarwa sun haɗa da: rubuta manufofin bisa ga ƙa'idar SMART (Takamaiman, Mai aunawa, Mai cimmawa, Mai dacewa, da kuma Lokaci), sanya nauyi ga kowane mai nuna alama, da kuma tsara lokutan kimantawa (kowane wata, kwata, zangon karatu, ko kowace shekara). Duk waɗannan yarjejeniyoyi suna buƙatar a rubuta su kuma a tabbatar da su, misali ta hanyar sa hannu ta dijital ko amincewa a cikin aikace-aikacen HRIS.
Takardun manufofi masu kyau suma suna aiki a matsayin "kwangilar aiki," don haka ma'aikata su fahimci tsammaninsu, kuma manajoji suna da jagora don horarwa.
3. Tattara Bayanai Lokaci-lokaci da Rikodin Aiki
Mataki na gaba na gudanarwa shine tattara bayanai akai-akai na aiki. Yawancin hanyoyin kimantawa suna gazawa saboda ba a tattara bayanai akan lokaci ba, suna barin kimantawa bisa ga ƙwaƙwalwa ko ra'ayoyi na baya-bayan nan (nuna son zuciya). Saboda haka, ƙungiyoyi suna buƙatar kafa tsarin rikodin aiki, ko dai da hannu ko ta hanyar tsarin.
Bayanan da aka tattara na iya haɗawa da alkaluman nasarori (tallace-tallace, yawan aiki, inganci), bayanan aiki, rahotannin abokan ciniki, rashin zuwa aiki, da kuma shaidar ɗabi'ar aiki bisa ga ƙwarewa. A fannin gudanarwa, yana da mahimmanci a tabbatar da tsarin bayanai iri ɗaya, bayyanannun tushen bayanai, da kuma ranakun rikodi masu daidaito.
Domin tabbatar da cewa bayanai abin dogaro ne, HR ko sassan da ke da alaƙa ya kamata su gudanar da ingantaccen bincike, misali daidaita rahotanni da tsarin aiki ko gudanar da bincike na samfura.
4. Kulawa da Horarwa: Takardun Horarwa
Gudanar da aiki ba wai kawai kimantawa ta ƙarshe ba ce, har ma da tsarin koyarwa na shekara guda. A fannin gudanarwa, ana buƙatar a rubuta kowace aikin koyarwa, taro ɗaya bayan ɗaya, ko kimantawa lokaci-lokaci. Waɗannan bayanan horarwa ya kamata su haɗa da: batutuwan da aka tattauna, ci gaba zuwa ga manufofi, cikas, tsare-tsaren haɓakawa, da alkawuran da za a bi bayan hakan.
Horar da yin rikodi yana da mahimmanci saboda dalilai biyu. Na farko, yana ba da rikodin da aka rubuta cewa manajan ya cika rawar da ya taka wajen tallafawa ma'aikacin. Na biyu, yana ba da tushe don ƙarin kimantawa na gaskiya kuma yana hana rikici lokacin da aka sanar da sakamakon kimantawa.
Ƙungiyoyi na iya amfani da samfuran mintunan koyarwa ko fasalin "bayanin aiki" a cikin HRIS don sauƙaƙa bin diddigin su da kuma hana su ɓacewa.
5. Kimanta Aiki: Aiwatarwa da Cika Takardu
A lokacin tantancewa, gudanarwa ta zama mafi mahimmanci, domin ta ƙunshi tantance sakamakon ƙarshe da tasirinsa ga aiki da diyya. Takardun da dole ne a cike sun haɗa da fom ɗin tantancewa, shaidar nasarar KPI, bayanan ɗabi'a/ƙwarewa, da kuma ra'ayoyin da suka fito daga ɓangarorin da suka dace (misali, abokan aiki ko abokan ciniki na ciki idan suna amfani da kimantawa ta digiri 360).
Gudanarwa kuma ya haɗa da tsara jadawalin tantancewa, aika tunatarwa ga masu tantancewa, da kuma tabbatar da cewa duk masu tantancewa sun fahimci jagororin tantancewa. HR na iya gudanar da taƙaitaccen bayani don tabbatar da daidaiton ƙa'idodin tantancewa, gami da yadda ake ƙididdigewa, rubuta sharhi mai gina jiki, da kuma guje wa son zuciya.
Idan an gudanar da aikin ta hanyar dijital, ya zama dole a tabbatar da cewa damar shiga tsarin tana gudana cikin sauƙi, iyakokin lokaci a bayyane suke, kuma an adana bayanai cikin aminci.
6. Daidaitawa da Tabbatar da Sakamakon Kimantawa
Daidaitawa tsari ne na kwatanta sakamakon kimantawa tsakanin raka'a ko manajoji don tabbatar da daidaito. A fannin gudanarwa, wannan matakin ya ƙunshi taron daidaitawa, mintuna, da kuma yanke shawara ta ƙarshe da aka rubuta. Manufar ita ce a rage rashin daidaiton kimantawa, kamar waɗanda ke haifar da karimci ko tsaurin kai ga manajoji.
A nan, HR tana aiki a matsayin mai gudanarwa don tabbatar da tattaunawa bisa ga bayanai. Takardun da ake buƙata sun haɗa da taƙaitaccen bayani game da rarraba ƙimar, jerin ma'aikata da ke buƙatar bita, da dalilan canje-canjen ƙimar (idan akwai). Gudanar da daidaitawa yana ba wa ƙungiyar shaida cewa ba a yanke shawarar ƙimar bisa ga son rai ba.
7. Isar da Ra'ayoyi da Tabbatar da Sakamako
Da zarar an cimma matsaya kan sakamakon ƙarshe, mataki na gaba na gudanarwa shine a ba wa ma'aikacin ra'ayi a hukumance. Wannan yawanci ana yin sa ne ta hanyar ganawa ta mutum-da-mutum tsakanin mai kula da ma'aikacin. Matakan gudanarwa a wannan matakin sun haɗa da tsara lokacin ra'ayi, yin rikodin muhimman abubuwan tattaunawa, da kuma amincewa da sakamakon tantancewa.
Takardar tabbatarwa na iya zama fom da aka sanya hannu ko yarjejeniya ta dijital wacce ke nuna cewa ma'aikacin ya karɓi kuma ya fahimci sakamakon tantancewar (amma ba lallai bane yana nufin sun yarda). Idan akwai ƙara, ƙungiyar ya kamata ta sami tsarin ɗaukaka ƙara bayyananne, gami da fom ɗin gabatarwa, wa'adin ƙarshe, da kuma tsarin bita.
8. Bibiya: Tsarin Ci Gaban Aiki da Ingantawa
Tsarin ci gaba mai kyau koyaushe yana tare da tsarin ci gaba. A fannin gudanarwa, ƙungiyoyi suna buƙatar ƙirƙirar Tsarin Ci gaban Mutum ɗaya (IDP) wanda ke bayyana ƙwarewa waɗanda ke buƙatar haɓakawa, ayyukan ci gaba (horo, jagoranci, jujjuya aiki), lokaci, da alamun nasara.
Ga ma'aikatan da ba su da aikin yi, ana buƙatar Tsarin Inganta Aiki (PIP). Dole ne a yi amfani da shi sosai domin yana ɗauke da horo mai zurfi da kuma yiwuwar sakamakon aiki. PIP yawanci ya haɗa da manufofin inganta aiki, jadawalin kimantawa, tallafin kamfani, da kuma sharuɗɗan cancantar PIP. Dole ne a adana wannan takardar a cikin aminci kuma a sami damar shiga ga ɓangarorin da aka ba da izini.
9. Haɗa kai da Shawarwarin Ma'aikata: Biya, Haɓakawa, da Gudanar da Hazaka
Sakamakon tantancewa sau da yawa yana zama tushen muhimman shawarwari: ƙarin albashi, kari, haɓakawa, canja wurin aiki, har ma da shirye-shiryen haɓaka ma'aikata. A fannin gudanarwa, HR yana buƙatar shirya taƙaitaccen sakamakon kimantawa, ma'aunin baiwa (misali, akwati 9), da kuma shawarwarin da aka ba da shawarar aiwatarwa.
Yana da mahimmanci a tabbatar da samun cikakken bayani game da amincewar da aka samu daga ɓangarorin da abin ya shafa, da kuma rubuta bayanan abubuwan da aka yi la'akari da su. Wannan yana taimakawa wajen tabbatar da gaskiya da kuma rage haɗarin rashin adalci. Bugu da ƙari, haɗa bayanan aiki tare da sauran tsarin HR yana ba da damar yanke shawara cikin sauri da inganci.
10. Taskar Tarihi, Tsaron Bayanai, da Kimanta Tsarin Aiki
Mataki na ƙarshe shine adanawa da kimantawa. Dole ne a riƙe duk takardun gudanar da aiki - daga abubuwan da aka nufa da bayanan horarwa zuwa fom ɗin kimantawa da tsare-tsaren haɓakawa - bisa ga manufofin riƙe takardu. Dole ne a tsara damar shiga don kiyaye sirri da kuma cika ƙa'idodin doka, musamman game da bayanan sirri na ma'aikata.
Baya ga adana bayanai, ƙungiyoyi suna buƙatar tantance ingancin hanyoyin gudanar da ayyukansu: ko KPIs suna da mahimmanci, ko jadawalin lokaci yana da gaskiya, ko ma'aikata suna ganin tsarin a matsayin adalci, da kuma ko sakamakon kimantawa yana tasiri ga inganta aiki. Ana iya gudanar da kimantawa ta hanyar bincike, tattaunawa ta ciki, ko kuma binciken tsari, sannan a yi amfani da sakamakon don inganta SOPs na tsawon lokaci mai zuwa.
Penutup
Gudanarwa a fannin gudanar da ayyuka ba wai kawai game da takardu ba ne, har ma da tushen ƙirƙirar tsari mai adalci, gaskiya, da kuma ingantawa. Tare da matakan gudanarwa masu tsari—daga manufofi, tsare-tsare, rikodi, kimantawa, daidaitawa, ra'ayoyi, bin diddigi, da adana bayanai—ƙungiyoyi za su kasance cikin shiri mafi kyau don gina al'adar aiki mai kyau. A ƙarshe, fa'idodin sun wuce maki na kimanta aiki zuwa ga ƙaruwar ƙarfin ma'aikata da cimma burin ƙungiyoyi mai ɗorewa.
