Λογιστική για τα Μετρητά και τα Ισοδύναμα Μετρητών
Τα μετρητά και τα ισοδύναμα μετρητών αποτελούν την κινητήρια δύναμη των οικονομικών μιας εταιρείας. Σχεδόν όλες οι επιχειρηματικές δραστηριότητες - από την είσπραξη πληρωμών από πελάτες και την πληρωμή προμηθευτών έως την πληρωμή των εργαζομένων και την αποπληρωμή δανείων - μειώνουν τη διαχείριση των μετρητών. Επειδή είναι τα πιο ρευστά και εύκολα χρησιμοποιούμενα, τα μετρητά είναι επίσης ένας από τους πιο συχνά ελεγμένους και αυστηρά ελεγχόμενους λογαριασμούς. Αυτό το άρθρο εξετάζει τον ορισμό των μετρητών και των ισοδυνάμων μετρητών, τα συστατικά τους, τη λογιστική αντιμετώπιση και τις πρακτικές εσωτερικού ελέγχου που είναι απαραίτητες για την ακριβή και αξιόπιστη οικονομική αναφορά .
Κατανόηση των Μετρητών και των Ισοδύναμων Μετρητών
Γενικά, τα μετρητά είναι μετρητά και υπόλοιπα διαθέσιμα για άμεση χρήση. Τα μετρητά περιλαμβάνουν τόσο τα μετρητά στο ταμείο όσο και τα μετρητά στην τράπεζα. Στον ισολογισμό, τα μετρητά παρουσιάζονται ως κυκλοφορούν ενεργητικό επειδή μπορούν να χρησιμοποιηθούν ανά πάσα στιγμή για τη χρηματοδότηση των δραστηριοτήτων της εταιρείας.
Εν τω μεταξύ, τα ισοδύναμα μετρητών είναι βραχυπρόθεσμες επενδύσεις που είναι υψηλής ρευστότητας, μετατρέπονται εύκολα σε μετρητά σε ένα ορισμένο ποσό και έχουν αμελητέο κίνδυνο διακύμανσης της αξίας τους. Ουσιαστικά, τα ισοδύναμα μετρητών είναι «σχεδόν τα ίδια» με τα μετρητά, επειδή μπορούν να ρευστοποιηθούν γρήγορα και με ασφάλεια.
Σύμφωνα με πολλά λογιστικά πρότυπα, τα ισοδύναμα μετρητών έχουν συνήθως πολύ σύντομες λήξεις, συνήθως τρεις μήνες ή λιγότερο από την ημερομηνία απόκτησης. Αυτή η ληκτότητα είναι σημαντική για να αντικατοπτρίζει το μέσο πραγματικά υψηλή ρευστότητα και χαμηλό κίνδυνο.
Στοιχεία μετρητών
Τα μετρητά στην πράξη μπορούν να λάβουν διάφορες μορφές:
1. Μετρητά: τραπεζογραμμάτια και κέρματα που φυλάσσονται σε χρηματοκιβώτιο ή χρηματοκιβώτιο.
2. Υπόλοιπο τραπεζικού λογαριασμού: τρεχούμενο ή ταμιευτήριο που μπορεί να αναληφθεί ανά πάσα στιγμή.
3. Επιταγές και γραμμάτια τρεχούμενων λογαριασμών που έχουν παραληφθεί και μπορούν να εξαργυρωθούν αμέσως (εάν δεν υπάρχουν προβλήματα).
4. Μικροποσά: κεφάλαια που διατίθενται για μικρά συνήθη έξοδα, για παράδειγμα έξοδα τοπικής μεταφοράς, έξοδα συναντήσεων ή αγορά γραφικής ύλης.
Ωστόσο, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι δεν ταξινομούνται αυτόματα όλα τα κεφάλαια σε μια τράπεζα ως μετρητά. Τα περιορισμένα υπόλοιπα μετρητών —όπως τα κεφάλαια μεσεγγύησης, τα κεφάλαια εγγυήσεων ή τα κεφάλαια που μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο για συγκεκριμένους σκοπούς— συχνά πρέπει να παρουσιάζονται ξεχωριστά ή να γνωστοποιούνται επαρκώς στις σημειώσεις των οικονομικών καταστάσεων, ανάλογα με τη φύση των περιορισμών.
Στοιχεία ισοδύναμα μετρητών
Τα ισοδύναμα μετρητών περιλαμβάνουν γενικά μέσα υψηλής ρευστότητας και χαμηλού κινδύνου, όπως:
– Πολύ βραχυπρόθεσμες προθεσμιακές καταθέσεις (π.χ. 1 μήνα ή 3 μήνες) που μπορούν να εξαργυρωθούν χωρίς σημαντικές ποινές.
– Τίτλοι της χρηματαγοράς που λήγουν βραχυπρόθεσμα και έχουν χαμηλό πιστωτικό κίνδυνο.
– Άλλα μέσα χρηματαγοράς που μπορούν να μετατραπούν γρήγορα σε μετρητά σε σχεδόν ορισμένη αξία.
Μέσα όπως οι κοινές μετοχές δεν θεωρούνται ισοδύναμα μετρητών επειδή η αξία τους κυμαίνεται. Τα μακροπρόθεσμα ομόλογα επίσης δεν θεωρούνται ισοδύναμα μετρητών επειδή ενέχουν διαφορετικούς κινδύνους διακυμάνσεων αξίας και ρευστότητας.
Αναγνώριση και Μέτρηση
Στη λογιστική, τα ταμειακά διαθέσιμα και τα ισοδύναμα αναγνωρίζονται όταν μια εταιρεία αποκτά τον έλεγχο των ταμειακών διαθεσίμων ή των μέσων ισοδύναμων ταμειακών διαθεσίμων. Οι μετρήσεις χρησιμοποιούν γενικά την ονομαστική αξία για τα ταμειακά διαθέσιμα και μια λογιστική αξία που προσεγγίζει την εύλογη αξία για τα ισοδύναμα ταμειακών διαθεσίμων. Επειδή τα ταμειακά ισοδύναμα είναι βραχύβια και χαμηλού κινδύνου, η διαφορά στην αξία είναι συνήθως ασήμαντη.
Κρίσιμης σημασίας για την υποβολή αναφορών είναι η διασφάλιση της σωστής ταξινόμησης των περιουσιακών στοιχείων: εάν ένα μέσο ταξινομείται ως μετρητά, ισοδύναμα μετρητών, βραχυπρόθεσμες επενδύσεις ή άλλα περιουσιακά στοιχεία. Η εσφαλμένη ταξινόμηση μπορεί να επηρεάσει την ανάλυση της ρευστότητας και της οικονομικής υγείας μιας εταιρείας.
Καταγραφή Συναλλαγών Μετρητών
Οι καθημερινές συναλλαγές μετρητών καταγράφονται μέσω μηχανισμού χρέωσης και πίστωσης. Ένα απλό παράδειγμα:
– Εισπράξεις από πωλήσεις μετρητών
Χρέωση: Μετρητά
Πίστωση: Πωλήσεις
– Εισπράξεις από την εξόφληση απαιτήσεων πελατών
Χρέωση: Μετρητά
Πίστωση: Εισπρακτέοι Λογαριασμοί
– Πληρωμή σε προμηθευτές
Χρέωση: Πληρωτέοι Λογαριασμοί
Πίστωση: Μετρητά
– Πληρωμή λειτουργικών εξόδων (π.χ. ηλεκτρικό ρεύμα, ενοίκιο)
Χρέωση: Έξοδα (Ηλεκτρικό ρεύμα/Ενοίκιο)
Πίστωση: Μετρητά
Στην πράξη, οι εταιρείες συνήθως χρησιμοποιούν βιβλία ταμείου ή ενότητες ταμειακών/τραπεζικών συναλλαγών σε λογιστικά συστήματα για την χρονολογική καταγραφή των συναλλαγών, συνοδευόμενες από επαρκή αποδεικτικά στοιχεία συναλλαγών (τιμολόγια, αποδείξεις, απόδειξη μεταφοράς).
Σύστημα Μικρών Ταμειακών Διαθεσίμων: Προκαταβολές και Κυμαινόμενα
Η διαχείριση των μικροποσών γίνεται συνήθως με δύο μεθόδους:
1. Σύστημα πάγιων προκαταβολών
Σε αυτό το σύστημα, το υπόλοιπο των μικροέξοδων διατηρείται σε ένα σταθερό ποσό. Οι δαπάνες για μικροέξοδα καταγράφονται χρησιμοποιώντας δελτία εκταμίευσης και, όταν τα κεφάλαια εξαντλούνται, τα μικροέξοδα αναπληρώνονται μέχρι το ποσό της δελτίου εκταμίευσης.
Οι λογιστικές εγγραφές γίνονται γενικά κατά την αναπλήρωση:
Χρέωση: Σχετικά έξοδα (μεταφορικά, χαρτικά, κ.λπ.)
Πίστωση: Μετρητά/Τράπεζα
2. Κυμαινόμενο σύστημα
Οι δαπάνες για μικρά μετρητά καταγράφονται αμέσως μόλις πραγματοποιηθούν, επιτρέποντας στο υπόλοιπο του λογαριασμού μικρομεσαίων διαθεσίμων να κυμαίνεται με βάση τις συναλλαγές. Αυτό το σύστημα χρησιμοποιείται λιγότερο συχνά επειδή είναι πιο δύσκολο να ελεγχθεί.
Το σύστημα πάγιων προκαταβολών θεωρείται συχνά καλύτερο για τον έλεγχο, επειδή διευκολύνει τη συμφωνία μεταξύ των φυσικών μετρητών και των αποδεικτικών στοιχείων των δαπανών.
Συμφιλίωση Τράπεζας
Μία από τις πιο σημαντικές διαδικασίες στη λογιστική μετρητών είναι η τραπεζική συμφωνία, η οποία περιλαμβάνει την αντιστοίχιση του ταμειακού υπολοίπου σύμφωνα με τα αρχεία της εταιρείας με το υπόλοιπο σύμφωνα με την τραπεζική κατάσταση. Η συμφωνία είναι απαραίτητη λόγω χρονικών διαφορών και συναλλαγών που δεν έχουν καταγραφεί από κανένα από τα μέρη, όπως:
– Καταθέσεις υπό μεταφορά: έχουν καταγραφεί από την εταιρεία, δεν έχουν ακόμη εισέλθει στην τράπεζα.
– Εκκρεμείς επιταγές: έχουν καταγραφεί από την εταιρεία ως πληρωμές, αλλά δεν έχουν ακόμη εξαργυρωθεί.
– Διοικητικά έξοδα τράπεζας: καταγράφονται στην τράπεζα, δεν έχουν ακόμη καταγραφεί από την εταιρεία.
– Τραπεζικοί τόκοι: έσοδα από τόκους που καταγράφονται στην τράπεζα και δεν έχουν ακόμη καταγραφεί από την εταιρεία.
– Ακάλυπτη ή απορριφθείσα επιταγή: η τράπεζα απορρίπτει την εκταμίευση, η εταιρεία πρέπει να προσαρμόσει τις απαιτήσεις.
– Σφάλματα καταγραφής από την εταιρεία ή την τράπεζα.
Τα αποτελέσματα της συμφωνίας συνήθως παράγουν ημερολόγια προσαρμογής, για παράδειγμα για διοικητικά τέλη τράπεζας ή έσοδα από τόκους που μόλις ανακαλύφθηκαν από το τραπεζικό αντίγραφο.
Παρουσίαση στις Οικονομικές Καταστάσεις
Στην κατάσταση οικονομικής θέσης, τα ταμειακά διαθέσιμα και ισοδύναμα παρουσιάζονται ως ένα στοιχείο, «Ταμειακά διαθέσιμα και ισοδύναμα ταμειακών διαθεσίμων». Στις σημειώσεις των οικονομικών καταστάσεων , οι εταιρείες συχνά γνωστοποιούν:
– Λογιστικές πολιτικές σχετικά με τον ορισμό των ταμειακών ισοδυνάμων.
– Λεπτομέρειες για τα στοιχεία των μετρητών και των ισοδύναμων μετρητών.
– Περιορισμένα μετρητά, εάν υπάρχουν.
– Σχετικοί κίνδυνοι ρευστότητας και διαχείριση μετρητών.
Τα μετρητά και τα ισοδύναμα μετρητών συνδέονται επίσης στενά με την κατάσταση ταμειακών ροών. Στην πραγματικότητα, ο ορισμός των μετρητών και των ισοδυνάμων μετρητών που χρησιμοποιείται στον ισολογισμό πρέπει να είναι συνεπής με τον ορισμό που χρησιμοποιείται κατά την κατάρτιση της κατάστασης ταμειακών ροών. Οι μεταβολές στα μετρητά και τα ισοδύναμα μετρητών κατά τη διάρκεια της περιόδου πρέπει να εξηγούνται μέσω των λειτουργικών, επενδυτικών και χρηματοδοτικών ταμειακών ροών.
Εσωτερικός έλεγχος μετρητών
Επειδή τα μετρητά είναι πιο ευάλωτα στην απάτη, οι εταιρείες πρέπει να εφαρμόσουν ισχυρούς εσωτερικούς ελέγχους, όπως:
1. Διαχωρισμός καθηκόντων: το άτομο που λαμβάνει μετρητά θα πρέπει να είναι διαφορετικό από το άτομο που καταγράφει τις συναλλαγές και διαφορετικό από το άτομο που κάνει τη συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών.
2. Πολυεπίπεδη εξουσιοδότηση: οι πληρωμές ενός ορισμένου ποσού πρέπει να εγκρίνονται από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο.
3. Πλήρης τεκμηρίωση: κάθε απόδειξη/δαπάνα πρέπει να υποστηρίζεται από έγκυρα αποδεικτικά στοιχεία.
4. Καθημερινές καταθέσεις: τα εισπραχθέντα μετρητά θα πρέπει να κατατίθενται αμέσως στην τράπεζα για τη μείωση του κινδύνου.
5. Περιορισμοί φυσικής πρόσβασης: τα χρηματοκιβώτια, τα μικροέξοδα, οι τραπεζικές μάρκες και οι άδειες μεταφοράς φυλάσσονται αυστηρά.
6. Τακτική συμφωνία: η συμφωνία τραπεζών γίνεται περιοδικά (ιδανικά μηνιαίως ή πιο συχνά).
7. Εσωτερικοί έλεγχοι και αιφνιδιαστικοί έλεγχοι: οι τυχαίοι έλεγχοι μικροεξόδων είναι αποτελεσματικοί στην πρόληψη της κατάχρησης.
Penutup
Η λογιστική των ταμειακών διαθεσίμων και ισοδυνάμων τους είναι κάτι περισσότερο από την απλή καταγραφή των ταμειακών εισροών και εκροών. Περιλαμβάνει την ορθή ταξινόμηση, την πειθαρχημένη τήρηση αρχείων, τις ακριβείς τραπεζικές συμφωνίες, τη διαφανή παρουσίαση και τους επαρκείς εσωτερικούς ελέγχους. Με την ορθή διαχείριση των ταμειακών διαθεσίμων, οι εταιρείες μπορούν να διατηρήσουν τη ρευστότητα, να μειώσουν τον κίνδυνο απάτης και να βελτιώσουν την αξιοπιστία των οικονομικών καταστάσεων . Τελικά, η ποιότητα των πληροφοριών σχετικά με τα ταμειακά διαθέσιμα και τα ισοδύναμα τους αποτελεί κρίσιμο θεμέλιο για τη λήψη αποφάσεων από τη διοίκηση, τους επενδυτές και τους πιστωτές.
