Účtování o hotovosti a peněžních ekvivalentech
Hotovost a peněžní ekvivalenty jsou životodárnou krví financí společnosti. Téměř všechny obchodní aktivity – od přijímání plateb od zákazníků a placení dodavatelům až po vyplácení zaměstnanců a splácení úvěrů – omezují řízení hotovosti. Protože jsou hotovostí nejlikvidnější a snadno zneužitelnou, je také jedním z nejčastěji auditovaných a přísně kontrolovaných účtů. Tento článek pojednává o definici hotovosti a peněžních ekvivalentů, jejich složkách, účetním zpracování a postupech interní kontroly, které jsou nezbytné pro přesné a spolehlivé finanční výkaznictví .
Pochopení hotovosti a peněžních ekvivalentů
Hotovost obecně představuje hotovost a zůstatky k okamžitému použití. Hotovost zahrnuje jak hotovost v pokladně, tak i hotovost v bance. V rozvaze se hotovost vykazuje jako oběžné aktivum, protože ji lze kdykoli použít k financování provozu společnosti.
Peněžní ekvivalenty jsou mezitím krátkodobé investice, které jsou vysoce likvidní, snadno se dají v určité výši převést na hotovost a mají zanedbatelné riziko kolísání hodnoty. V podstatě jsou peněžní ekvivalenty „téměř totéž“ s hotovostí, protože je lze rychle a bezpečně zpeněžit.
Podle mnoha účetních standardů mají peněžní ekvivalenty obvykle velmi krátkou splatnost, obvykle tři měsíce nebo méně od data pořízení. Tato splatnost je důležitá pro to, aby nástroj skutečně odrážel vysokou likviditu a nízké riziko.
Složky hotovosti
Hotovost v praxi může mít několik podob:
1. Hotovost: bankovky a mince uchovávané v pokladně nebo trezoru.
2. Zůstatek na bankovním účtu: běžný účet nebo úspory, které lze kdykoli vybrat.
3. Šeky a žirové směnky, které byly přijaty a lze je okamžitě proplatit (pokud nejsou žádné problémy).
4. Drobná hotovost: finanční prostředky vyhrazené na drobné běžné výdaje, například náklady na místní dopravu, výdaje na schůze nebo nákup kancelářských potřeb.
Je však důležité si uvědomit, že ne všechny finanční prostředky v bance jsou automaticky klasifikovány jako hotovost. Zůstatky hotovosti s omezeným přístupem – jako jsou úschovné fondy, garanční fondy nebo fondy, které lze použít pouze pro specifické účely – je často nutné prezentovat samostatně nebo adekvátně zveřejnit v poznámkách k účetní závěrce v závislosti na povaze omezení.
Složky ekvivalentu hotovosti
Peněžní ekvivalenty obecně zahrnují vysoce likvidní nástroje s nízkým rizikem, jako například:
– Velmi krátkodobé termínované vklady (např. 1 měsíc nebo 3 měsíce), které lze vybrat bez významných sankcí.
– Cenné papíry peněžního trhu, které splatí v blízké době a mají nízké úvěrové riziko.
– Jiné nástroje peněžního trhu, které lze rychle převést na hotovost za téměř určitou hodnotu.
Nástroje jako kmenové akcie se nepovažují za peněžní ekvivalenty, protože jejich hodnota kolísá. Dlouhodobé dluhopisy také nejsou peněžními ekvivalenty, protože mají jiná rizika kolísání hodnoty a likvidity.
Uznávání a měření
V účetnictví se peněžní prostředky a peněžní ekvivalenty vykazují v okamžiku, kdy společnost získá kontrolu nad peněžními prostředky nebo nástroji peněžních ekvivalentů. Ocenění se obvykle pro peněžní prostředky vypočítává na základě nominální hodnoty a pro peněžní ekvivalenty na základě účetní hodnoty, která se blíží reálné hodnotě. Vzhledem k tomu, že peněžní ekvivalenty jsou krátkodobé a nesou nízké riziko, je rozdíl v hodnotě obvykle nevýznamný.
Pro reporting je zásadní zajištění správné klasifikace aktiv: zda je nástroj klasifikován jako hotovost, ekvivalenty hotovosti, krátkodobé investice nebo jiná aktiva. Nesprávná klasifikace může ovlivnit analýzu likvidity a finančního zdraví společnosti.
Zaznamenávání hotovostních transakcí
Denní hotovostní transakce jsou zaznamenávány prostřednictvím debetního a kreditního mechanismu. Jednoduchý příklad:
– Příjmy z prodeje hotovosti
Debet: Hotovost
Zdroj: Prodej
– Příjmy z vypořádání pohledávek za zákazníky
Debet: Hotovost
Kredit: Pohledávky
– Platba dodavatelům
Debet: Závazky k úhradě
Kredit: Hotovost
– Úhrada provozních nákladů (např. elektřina, nájemné)
Debet: Výdaje (elektřina/nájemné)
Kredit: Hotovost
V praxi firmy obvykle používají pokladní knihy nebo moduly pro správu hotovosti/banky v účetních systémech k chronologickému zaznamenávání transakcí, doprovázené odpovídajícími doklady o transakcích (faktury, účtenky, doklady o převodu).
Systém drobných pokladen: Zálohy a kolísavé
S drobnými penězi se obvykle pracuje dvěma způsoby:
1. Systém záloh
V tomto systému je zůstatek pokladní hotovosti udržován na pevné úrovni. Výdaje v pokladně se zaznamenávají pomocí výdajových lístků a když dojdou finanční prostředky, pokladna se doplní do výše uvedené na výdajovém lístku.
Účetní zápisy se obvykle provádějí při doplňování:
Debet: Související výdaje (doprava, kancelářské potřeby atd.)
Kredit: Hotovost/Bankovní účet
2. Kolísavý systém
Výdaje v pokladně se zaznamenávají ihned po jejich vzniku, což umožňuje kolísání zůstatku na účtu pokladny v závislosti na transakcích. Tento systém se používá méně často, protože je obtížnější jej kontrolovat.
Systém záloh je často považován za lepší z hlediska kontroly, protože usnadňuje odsouhlasení fyzických peněz s doklady o výdajích.
Bankovní odsouhlasení
Jedním z nejdůležitějších postupů v účetnictví peněžních toků je bankovní odsouhlasení, které zahrnuje porovnání zůstatku hotovosti podle záznamů společnosti se zůstatkem podle výpisu z bankovního účtu. Odsouhlasení je nezbytné z důvodu časových rozdílů a transakcí, které nebyly zaznamenány žádnou ze stran, jako například:
– Vklady na cestě: byly zaevidovány společností, dosud nebyly přijaty do banky.
– Nevyřízené šeky: byly společností zaevidovány jako platby, dosud nebyly proplaceny.
– Poplatky za bankovní správu: zaznamenány v bance, dosud neevidovány společností.
– Bankovní úrok: úrokový výnos zaznamenaný v bance, který však společnost dosud nezaznamenala.
– Nezaplacený šek nebo zamítnutý šek: banka zamítne výplatu, společnost musí upravit pohledávky.
– Chyby v zaznamenání společností nebo bankou.
Výsledky odsouhlasení obvykle vedou k úpravám v denících, například pro bankovní administrativní poplatky nebo úrokové výnosy, které byly právě zjištěny z bankovního výpisu.
Prezentace v účetních výkazech
Ve výkazu o finanční situaci jsou peněžní prostředky a peněžní ekvivalenty prezentovány jako jedna položka s názvem „Peněžní prostředky a peněžní ekvivalenty“. V poznámkách k účetní závěrce společnosti často uvádějí:
– Účetní zásady týkající se definice peněžních ekvivalentů.
– Podrobnosti o složkách peněžních prostředků a peněžních ekvivalentů.
– Případně omezená hotovost.
– Relevantní rizika likvidity a řízení hotovosti.
Peněžní prostředky a peněžní ekvivalenty také úzce souvisí s výkazem peněžních toků. Definice peněžních prostředků a peněžních ekvivalentů použitá v rozvaze musí být v souladu s definicí použitou při sestavování výkazu peněžních toků. Změny peněžních prostředků a peněžních ekvivalentů během daného období musí být vysvětleny prostřednictvím provozních, investičních a finančních peněžních toků.
Vnitřní kontrola nad hotovostí
Protože hotovost je nejvíce náchylná k podvodům, společnosti musí zavést přísné interní kontroly, včetně:
1. Oddělení povinností: osoba, která přijímá hotovost, by měla být jiná než osoba, která zaznamenává transakce, a osoba, která provádí bankovní odsouhlasení.
2. Vrstvená autorizace: platby určité částky musí být schváleny oprávněnou osobou.
3. Úplná dokumentace: každý doklad/výdaj musí být doložen platnými důkazy.
4. Denní vklady: přijatá hotovost by měla být okamžitě uložena v bance, aby se snížilo riziko.
5. Omezení fyzického přístupu: trezory, drobná hotovost, bankovní žetony a autorizace převodů jsou přísně střeženy.
6. Pravidelné odsouhlasování: bankovní odsouhlasování se provádí pravidelně (ideálně měsíčně nebo častěji).
7. Interní audity a neočekávané kontroly: náhodné kontroly drobné hotovosti jsou účinné v prevenci zneužití.
Zavírání
Účtování o peněžních prostředcích a peněžních ekvivalentech je více než jen zaznamenávání přílivů a odlivů hotovosti. Zahrnuje správnou klasifikaci, disciplinované vedení záznamů, přesné bankovní odsouhlasení, transparentní prezentaci a adekvátní interní kontroly. Díky správnému řízení hotovosti si společnosti mohou udržet likviditu, snížit riziko podvodů a zlepšit spolehlivost účetní závěrky . Kvalita informací o peněžních prostředcích a peněžních ekvivalentech v konečném důsledku tvoří kritický základ pro rozhodování managementu, investorů a věřitelů.
