Административни стъпки в процеса на оценка на служителите
Оценките на представянето на служителите са нещо повече от годишни дейности за определяне на увеличение на заплатите или повишения. В управлението на човешките ресурси оценките на представянето са структурирани административни процеси, използвани за измерване на представянето на служителите, работното поведение, компетенциите и приноса им към организационните цели. За да се осигурят обективни, отчетни и полезни резултати за развитието на служителите, компаниите трябва да въведат ясни административни стъпки – от планирането и изпълнението до документирането и последващите действия.
Следните административни стъпки в процеса на оценка на служителите могат да се използват като ръководство, за да се гарантира, че процесът протича гладко, последователно и в съответствие с управлението на компанията.
1. Установяване на политики и цели за оценяване
Първата административна стъпка е да се гарантира, че компанията разполага с писмена политика за оценка на представянето . Този документ с политиката очертава целта на оценката (напр. оценка на представянето, определяне на възнаграждение, повишение, развитие или подобряване на представянето), използваните принципи (справедливи, прозрачни, измерими) и дефиниции на ключови термини като ключови показатели за ефективност (KPI), компетенции, работно поведение и стандарти за постижения.
Административно, отдел „Човешки ресурси“ трябва да изготви официални насоки, да ги разпространи до всички звена и да гарантира, че политиките са в съответствие с приложимите фирмени и трудови разпоредби. Ясните цели ще намалят пристрастията и ще улеснят разработването на инструменти за оценка.
2. Определете периода, цикъла и оценяващата страна
Администрацията по оценката на представянето трябва да определи график: дали ще се провежда на полугодие, годишно или на тримесечие. Освен това е важно да се определи кой ще действа като оценител, например прекият ръководител, косвеният ръководител, колегите (партньорска оценка), подчинените (ако се използва 360-градусова обратна връзка) или екипът по човешки ресурси като контролер на процеса.
На този етап отделът за човешки ресурси обикновено създава календар за оценяване, определя крайни срокове за попълване на формуляри, графици за срещи за оценка и крайни срокове за одобряване на резултатите. Определянето на ролите също е от решаващо значение, за да се избегне припокриване на отговорности или пропуски в оторизациите.
3. Разработване на стандарти за изпълнение: ключови показатели за ефективност (KPI), цели и компетенции
За да се гарантира, че оценките не са субективни, администрацията трябва да осигури, че всяка позиция има измерими стандарти за изпълнение. Тези стандарти обикновено се разделят на:
– Ключови показатели за ефективност/работни цели (количествено измерими резултати и резултати),
– Компетентност (знания, умения и способности),
– Работно поведение (дисциплина, сътрудничество, почтеност, лидерство).
Отделът „Човешки ресурси“ трябва да улесни разработването на ключови показатели за ефективност (KPI), свързани с целите на звеното, да осигури ясни дефиниции на показателите и да определи тежестта на оценката (напр. 60% KPI и 40% компетентност). За развитите компании тези стандарти са свързани и с длъжностните характеристики и организационните структури за постигане на съгласуваност.
4. Подгответе инструменти и документи за оценка
Следващата стъпка е да се подготвят административните инструменти, които ще се използват, като например:
– Формуляр за оценка (ръчен или дигитален),
– Ръководство за попълване и рубрика за оценяване,
– Списък с доказателства за работа (доказателства), като например доклади, постижения на цели, портфолио или бележки по проекти,
– Стандартна скала за оценяване (напр. 1–5 или категории: лошо, достатъчно, добро, много добро).
Администраторът по човешки ресурси или екипът по HRIS (ако се използва система) гарантира, че форматът е лесен за ползване, въпросите са отворени за различни интерпретации и има място както за бележките на оценителя, така и на служителя. Пълнотата на инструмента ще определи качеството на данните от оценката.
5. Социализация на процеса и обучение на оценителите
Един от източниците на проблеми с оценката на представянето е, че оценителят не разбира как да оценява последователно. Административно, компаниите трябва да провеждат социализация на процедурите и да предоставят кратко обучение за ръководителите или оценителите относно:
– Как да си поставим SMART цели,
– Как да дадем справедлива оценка и базиран на данни,
– Как да се избегне пристрастност (ефект на ореола, пристрастност към снизхождение, пристрастност към скорошност),
– Как да даваме конструктивна обратна връзка.
Това обучение не само подобрява качеството на оценката, но и засилва легитимността на процеса в очите на служителите.
6. Събиране на данни за изпълнението и подкрепящи доказателства
По време на фазата на внедряване, отдел „Човешки ресурси“ координира събирането на данни, включително работни системи (KPI резултати), отчети на звената и записи за поведението на работното място. Обикновено от служителите се изисква да направят самооценка като част от процеса на сравнителен анализ.
Добрата администрация изисква подкрепящи доказателства за всяка важна оценка, особено ако резултатите влияят върху повишенията, бонусите или коригиращите действия. Доказателствата могат да включват отчети за постигнати цели, резултати от одити, записи за посещаемост, препоръки от клиенти или резултати от оценката на проекти.
7. Изпълнение на оценката от началниците и/или екипа за оценка
След като данните са събрани, оценителят попълва инструмента съгласно рубриката. За да се осигури последователност, компаниите често прилагат многоетапен механизъм за преглед, например, като непосредственият ръководител оценява, а ръководителят над него извършва проверка.
Административно, отдел „Човешки ресурси“ е отговорен за наблюдението на това кой е попълнил заявлението, за наваксването на закъсненията и за гарантирането, че всички звена спазват едни и същи стандарти. Ако оценките се извършват чрез приложение, отдел „Човешки ресурси“ също така гарантира, че системата работи безпроблемно и данните се съхраняват сигурно.
8. Калибрирайте стойностите (ако е необходимо)
Калибрирането е процес на изравняване на стандартите за оценяване между звената, за да се гарантира, че никой отдел не е твърде „с твърде ниски оценки“ или твърде „стиснат“. Това е особено важно в големите организации.
По време на калибрирането, отдел „Човешки ресурси“ улеснява срещите с мениджърите, за да обсъдят разпределението на оценките, да сравнят доказателствата и да оценят разумността на резултатите. Администрирането на калибрирането включва протоколи от срещите, списък с промените в оценките (ако има такива) и обосновка за промените с оглед на одитируемостта.
9. Преглед, одобрение и валидиране на резултатите
След като оценката приключи, резултатите преминават към етап на одобрение. Например, окончателният резултат се одобрява от ръководителя на звеното и отдела за човешки ресурси, след което се ратифицира от ръководството или съвета на директорите, в съответствие със структурата на властта.
Този етап представлява административен „контрол на качеството“, за да се гарантира:
– Попълнен формуляр,
– Правилни стойности на теглото и изчисления,
– Няма конфликт на интереси,
– Резултатите са в съответствие с политиката на компанията.
Документацията за одобрение е важна, за да се избегнат спорове в бъдеще.
10. Среща за обратна връзка и подписване
Добрата оценка винаги е последвана от сесия за обратна връзка. Ръководителят обяснява резултатите, обсъжда силните страни и областите за подобрение и кани служителя да се съгласи с план за развитие. Административно, тази среща обикновено включва:
– Протокол или формуляр за обсъждане,
– Подпис на оценителя и служителя (или дигитално одобрение),
– Записка за възражение, ако служителят не е съгласен.
Подписването не означава непременно, че служителите са съгласни с ценностите, но потвърждава, че е проведена дискусия. Това е важно за отчетността.
11. Последващи действия: Развитие, компенсация или подобряване на представянето
Резултатите от оценката трябва да бъдат проследени, за да се постигне стратегическа стойност. Административните последващи действия могат да включват:
– План за обучение,
– Коучинг/менторство,
– Планиране и повишение в кариерата,
– Корекции на възнагражденията/бонусите,
– План за подобряване на производителността (PIP) за ниски резултати.
Човешките ресурси гарантират, че последващите действия се документират, имат график и напредъкът се следи. Без последващи действия оценките се превръщат в просто административни рутини, които не подобряват производителността.
12. Архиви, поверителност на данните и оценка на процесите
Последният етап е архивирането на документи и оценката на самия процес на оценяване. Компаниите трябва да имат политика за съхранение на документи (колко дълго да съхраняват документи), да защитят личните данни и да ограничат достъпа до тях само до оторизирани страни.
Освен това, отделът „Човешки ресурси“ трябва да оцени процеса: дали формулярите са твърде сложни, дали графикът е реалистичен, дали служителите разбират индикаторите и дали резултатите от оценката са последователни. Тази оценка формира основата за подобрения в следващия цикъл.
Затваряне
Административните стъпки в процеса на оценяване на служителите гарантират, че оценката надхвърля просто „даване на оценка“. С ясни политики, измерими стандарти, добре организирани инструменти, изчерпателна документация и конкретни последващи действия, компаниите могат да изградят култура на справедливо представяне и да насърчават непрекъснатото развитие на служителите. В крайна сметка, добре структурираният процес на оценяване не само защитава компанията от административни рискове, но и помага на служителите да разберат посоката на своя принос и да се развиват в организацията.
