Адміністрацыйныя этапы працэсу закупак
Працэс закупак з'яўляецца найважнейшым аспектам дзейнасці арганізацыі, незалежна ад таго, ці з'яўляецца яна дзяржаўнай, карпаратыўнай ці некамерцыйнай. Эфектыўныя і дзейсныя закупкі не толькі забяспечваюць наяўнасць неабходных тавараў і паслуг, але і ствараюць дадатковую каштоўнасць у выглядзе эканоміі выдаткаў і паляпшэння якасці паслуг. Ніжэй прыведзены адміністрацыйныя этапы, якія звычайна выконваюцца ў працэсе закупак.
1. Вызначце патрэбы
Першым крокам у працэсе закупак з'яўляецца вызначэнне патрэб. На гэтым этапе арганізацыя павінна вызначыць, якія тавары ці паслугі патрэбныя. Гэта вызначэнне звычайна грунтуецца на стратэгічным плане арганізацыі, аперацыйным парадку дня або канкрэтных запытах адпаведных аддзелаў.
Інфармацыя аб спецыфікацыях тавараў, неабходнай колькасці і тэрмінах павінна быць сабрана і задакументавана. Удзел адпаведных зацікаўленых бакоў мае вырашальнае значэнне для таго, каб усе патрэбы былі выяўлены і прыярытызаваны ў залежнасці ад тэрміновасці і даступнасці.
2. Падрыхтоўка бюджэту
Пасля вызначэння патрэб неабходна падрыхтаваць бюджэт закупак. Гэты бюджэт павінен улічваць разліковы кошт кожнага неабходнага тавару або паслугі. Працэс складання бюджэту патрабуе каардынацыі з фінансавым аддзелам для забеспячэння наяўнасці фінансавання.
Акрамя таго, арганізацыям неабходна правесці аналіз, каб вызначыць магчымыя крыніцы фінансавання, такія як штогадовыя бюджэтныя асігнаванні, гранты або іншыя крыніцы фінансавання. Бюджэт павінен быць рэалістычным і дастатковым для задавальнення раней вызначаных патрэб у закупках.
3. Падрыхтоўка спецыфікацый і дакументаў па закупках
Падрыхтоўка зразумелых і падрабязных дакументаў па закупках мае вырашальнае значэнне для забеспячэння празрыстага і падсправаздачнага працэсу закупак. Гэтыя дакументы ўключаюць тэхнічныя спецыфікацыі, крытэрыі ацэнкі, умовы кантракту і іншыя адпаведныя палажэнні працэсу закупак.
У спецыфікацыі павінны быць падрабязна апісаны неабходныя тавары або паслугі, каб пастаўшчыкі маглі прадставіць адпаведныя прапановы. Памылкі або неадназначнасці ў гэтым дакуменце могуць прывесці да затрымак або закупкі неадпаведных тавараў.
4. Выбар метаду закупак
Арганізацыям неабходна выбраць метад закупак, які найлепшым чынам адпавядае іх патрэбам. Некаторыя з распаўсюджаных метадаў - гэта адкрыты тэндэр, абмежаваны тэндэр, прамыя закупкі і прамы адбор. Выбар метаду павінен улічваць кошт закупкі, тэрміновасць і складанасць патрэбы.
Кожны метад мае свае перавагі і недахопы, а таксама розныя працэдуры рэалізацыі. Таму неабходна старанна ацаніць, каб пераканацца, што абраны метад з'яўляецца найбольш эфектыўным і дзейсным.
5. Аб'ява і рэгістрацыя
Калі метад закупак выкарыстоўвае адкрыты або абмежаваны тэндэр, наступным крокам з'яўляецца аб'ява аб закупцы грамадскасці. Аб'явы звычайна размяшчаюцца праз друкаваныя СМІ, Інтэрнэт або спецыялізаваныя платформы для закупак, каб забяспечыць доступ патэнцыйных пастаўшчыкоў да інфармацыі аб закупках.
Акрамя таго, арганізацыя павінна ўсталяваць працэс рэгістрацыі для зацікаўленых пастаўшчыкоў. Вельмі важна забяспечыць празрыстасць працэсу аб'явы і рэгістрацыі, каб прыцягнуць кампетэнтных і кваліфікаваных удзельнікаў.
6. Прыняцце і ацэнка прапаноў
Пасля заканчэння тэрміну рэгістрацыі наступным крокам з'яўляецца атрыманне і ацэнка пададзеных заявак. На гэтым этапе ўсе атрыманыя заяўкі павінны быць адкрыты адначасова ў прысутнасці сведкаў, каб забяспечыць празрыстасць і справядлівасць працэсу ацэнкі.
Для ацэнкі заявак на аснове загадзя ўстаноўленых крытэрыяў павінна быць прызначана кампетэнтная ацэначная група. Пры ацэнцы будуць улічвацца не толькі цана, але і якасць, тэрміны пастаўкі, а таксама тэхнічныя і фінансавыя магчымасці пастаўшчыка.
7. Перамовы і адбор
Калі прапанова будзе прызнана прыдатнай, арганізацыя можа весці перамовы з абраным пастаўшчыком. Перамовы накіраваны на дасягненне найлепшага магчымага пагаднення для абодвух бакоў адносна цаны, тэрмінаў і іншых умоў.
Пасля паспяховых перамоваў пастаўшчык з найлепшай прапановай можа быць абраны пераможцам закупак. Рашэнне павінна быць задакументавана і паведамлена як абраным, так і неабраным пастаўшчыкам.
8. Выдача замовы на куплю і падпісанне дамовы
Пасля выбару пастаўшчыка арганізацыя павінна аформіць заказ на куплю (ЗП) у якасці афіцыйнага пацверджання замовы на тавары або паслугі. На гэтым этапе таксама падпісваецца кантракт, каб афіцыйна ўзгадніць умовы закупкі.
Дагавор закупак павінен быць зразумелым і ўтрымліваць усе важныя дэталі, такія як цана, колькасць, спецыфікацыі прадукцыі, тэрмін пастаўкі, а таксама правы і абавязкі кожнага боку. Падпісанне дагавора юрыдычна замацоўвае ўзаемную згоду.
9. Маніторынг і ацэнка выканання кантракту
Пасля падпісання кантракту арганізацыя павінна кантраляваць працэс закупак, каб гарантаваць, што пастаўшчык выконвае ўсе патрабаванні кантракту. Маніторынг уключае наяўнасць прадукцыі, якасць і тэрміны пастаўкі.
Перыядычныя ацэнкі неабходныя для выяўлення любых праблем, якія могуць узнікнуць падчас працэсу ўкаранення, і прыняцця карэктыўных мер пры неабходнасці. Эфектыўная камунікацыя з пастаўшчыкамі мае вырашальнае значэнне для садзейнічання хуткаму і належнаму вырашэнню праблем.
10. Атрыманне тавараў і аплата
Пасля атрымання тавараў або паслуг арганізацыя павінна праверыць іх, каб пераканацца ў адпаведнасці са спецыфікацыямі і патрабаваннямі дамовы. Пасля праверкі і прыняцця тавараў можна апрацаваць плацёж пастаўшчыку.
Дакументацыя па атрыманні і аплаце павінна быць поўнай і дакладнай для забеспячэння празрыстага і падсправаздачнага фінансавага кіравання . Плацяжы павінны ажыццяўляцца ў адпаведнасці з умовамі, узгодненымі ў кантракце.
Закрыццё
Закупкі патрабуюць стараннага планавання і выканання, а таксама строгага кантролю, каб забяспечыць эфектыўнае і дзейснае выкананне ўсіх адміністрацыйных этапаў. Разуменне і рэалізацыя вышэйзгаданых этапаў можа дапамагчы арганізацыі паспяхова дасягнуць сваіх мэтаў у галіне закупак. Структураваны і кантраляваны працэс закупак будзе падтрымліваць дзейнасць арганізацыі і пазітыўна спрыяць дасягненню доўгатэрміновых мэтаў.
