Як стварыць правільны план адміністравання
Адміністрацыйны план з'яўляецца найважнейшай асновай для кіравання арганізацыяй, бізнесам, рабочай праграмай або дзейнасцю ў дзяржаўных установах і школах. Без выразнага адміністрацыйнага плана праца можа лёгка дублявацца, дакументы губляцца, працэсы ўзгаднення запавольвацца, а прыняцце рашэнняў часта абапіраецца на здагадкі. І наадварот, належны адміністрацыйны план дапамагае гарантаваць, што кожны працэс аптымізаваны, вымерны і падсправаздачны. У гэтым артыкуле абмяркоўваюцца практычныя крокі па распрацоўцы эфектыўнага адміністрацыйнага плана, ад пастаноўкі мэт да перыядычнай ацэнкі.
1. Зразумець значэнне і аб'ём адміністравання
Першы крок — зразумець, што азначае адміністраванне ў вашым асяроддзі. Адміністраванне — гэта не толькі перапіска, але і кіраванне дадзенымі, архіваванне, асноўныя фінансы, інвентарызацыя, планаванне, кіраванне персаналам, справаздачнасць і нават стандартныя аперацыйныя працэдуры (САП) абслугоўвання. Выразны ахоп дазволіць лягчэй расставіць прыярытэты і распрацаваць план , які адпавядае вашым патрэбам.
Напрыклад, адміністрацыйны план у невялікай кампаніі можа рабіць акцэнт на выстаўленні рахункаў, вядзенні дагавораў і простым бухгалтарскім уліку. Школа можа больш засяродзіцца на акадэмічным адміністраванні, справах студэнтаў і перапісцы з бацькамі.
2. Пастаўце канкрэтныя і вымерныя мэты
Належны адміністрацыйны план павінен мець выразна акрэсленыя мэты. Многія планы церпяць няўдачу з-за занадта агульных мэтаў, такіх як «павышэнне адміністрацыйнай эфектыўнасці». Больш эфектыўныя мэты павінны быць канкрэтнымі і вымернымі.
Выкарыстоўвайце просты падыход, напрыклад, SMART (канкрэтны, вымерны, дасягальны, актуальны, абмежаваны ў часе). Напрыклад:
– Скарочаны час пошуку дакументаў з 15 хвілін да 3 хвілін за 2 месяцы.
– Укараніць сістэму нумарацыі лістоў і архіўную класіфікацыю для 100% уваходных/выходных лістоў на працягу 1 семестра.
– Падрыхтаваць стандартную аперацыйную працэдуру (САП) для прадстаўлення аперацыйных выдаткаў і забяспечыць, каб 90% прадстаўленых дакументаў былі завершаны на працягу максімум 2 працоўных дзён.
Такія мэты спрашчаюць ацэнку і даюць камандзе выразны кірунак.
3. Правядзіце аналіз бягучага стану
Раней скласці план, адлюструйце бягучыя адміністрацыйныя ўмовы. Вы можаце выкарыстоўваць просты метад: назіранне працоўны працэс, інтэрв'ю з персаналам і аўдыт дакументаў. Засяродзьцеся на наступных пытаннях:
— Якія дакументы выкарыстоўваюцца часцей за ўсё?
– Якія найбольш распаўсюджаныя праблемы (страта дакументаў, дубляванне дадзеных, затрымкі)?
– Які працэс зацвярджэння займае найбольш часу?
– Якія праграмы або інструменты выкарыстоўваюцца (кіраўніцтва, электронныя табліцы, спецыяльнае праграмнае забеспячэнне)?
— Хто адказвае за кожны працэс?
З дапамогай гэтага аналізу вы вызначыце «балючыя кропкі», якія патрабуюць найбольшага паляпшэння. Гэта дапаможа адміністрацыйнаму плану быць рэалістычным і мэтанакіраваным, а не проста ідэальным на паперы.
4. Падрыхтуйце спіс адміністрацыйных патрэб
Пасля вызначэння пачатковых умоў стварыце спіс адміністрацыйных патрэб па катэгорыях. Прыклады катэгорый:
– Дакументы і архівы: уваходныя/выходныя лісты, дамовы, пратаколы, справаздачы.
– Дадзеныя і інфармацыя: база дадзеных кліентаў/студэнтаў, дадзеныя супрацоўнікаў, дадзеныя аб запасах.
– Адміністрацыйныя фінансы: дробныя грошы, доказы транзакцый, падсумаванне выдаткаў.
– Унутраныя паслугі: заяўкі на адпачынак, набыццё тавараў, заяўкі на рамонт.
– Знешнія паслугі: афіцыйныя лісты, запыты інфармацыі, дзяржаўныя паслугі.
Гэты спіс патрабаванняў будзе выкарыстаны ў якасці матэрыялу для вызначэння сістэмы, фармату і стандартнай аперацыйнай працэдуры, якія будуць створаны.
5. Распрацуйце структуру і падзел задач
Правільны адміністрацыйны план патрабуе выразнага падзелу роляў. Вызначце, хто што робіць, хто зацвярджае і хто правярае. Выкарыстоўвайце простую матрыцу, напрыклад, RACI:
– Адказны: выканаўца задання.
– Адказны: асоба, якая нясе канчатковую адказнасць.
– Кансультацыя: бок запытаў сваё меркаванне.
– Інфармаваны: бок, які павінен быць інфармаваны.
Такое падзеленне задач змяншае рызыку дублявання або «пераскоквання» задач. Акрамя таго, каманда будзе адчуваць сябе больш упэўнена, бо межы задач і паўнамоцтваў будуць выразна вызначаны.
6. Распрацуйце стандартныя аперацыйныя працэдуры (САП) для ключавых працэсаў
Стандартныя аперацыйныя працэдуры (САП) з'яўляюцца асновай адміністравання. Яны падтрымліваюць паслядоўнасць, паскараюць навучанне новых супрацоўнікаў і павышаюць адказнасць. Засяродзьцеся на найбольш эфектыўных працэсах, напрыклад:
– САП для ўваходнай і выходнай пошты (рэгістрацыя, выдаленне, архіваванне).
– САП для архівавання дакументаў (класіфікацыйныя коды, фізічнае і лічбавае захоўванне).
– САП для прадстаўлення і зацвярджэння аперацыйных бюджэтаў.
– САП для складання штомесячных або штоквартальных справаздач.
– САП па пазыцы і вяртанні інвентара.
САП не абавязкова павінны быць доўгімі. Галоўнае, каб яны былі зразумелымі, мелі паслядоўныя крокі, пералічвалі адказную асобу і, па магчымасці, стандартны час абслугоўвання.
7. Вызначце эфектыўную сістэму падачы дакументаў
Правільнае архіваванне дазваляе лёгка знайсці арганізацыю і зрабіць яе фактычна даказанай. План адміністравання павінен улічваць:
– Класіфікацыя дакументаў: напрыклад, на аснове тыпу дакумента, рабочай адзінкі і года.
– Архіўны код: паслядоўная нумарацыя для зручнага пошуку.
– Фізічнае захоўванне: папкі, шафы для дакументаў, этыкеткі і спісы дакументаў.
– Лічбавае захоўванне: структураваныя тэчкі, аднастайнае найменне файлаў і кантроль доступу.
– Захоўванне дакументаў: якія дакументы захоўваюцца, як доўга і калі яны знішчаюцца ў адпаведнасці з правіламі.
Калі магчыма, выкарыстоўвайце цэнтралізаванае воблачнае сховішча для палягчэння сумеснай працы, але ўсё ж звяртайце ўвагу на бяспеку дадзеных.
8. Выберыце працоўныя інструменты і стандартныя фарматы дакументаў
Добры адміністрацыйны план таксама вызначае выкарыстоўваныя інструменты, такія як электронныя табліцы, праграмы для кіравання дакументамі або простая сістэма планавання рэсурсаў прадпрыемства (ERP). Акрамя таго, стварыце адзіныя фарматы дакументаў, такія як:
– Шаблон афіцыйнага ліста.
– Формы заявак (выдаткі, водпуск, звышурочныя, закупкі).
– Форма пратакола пасяджэння.
– Фармат звычайнай справаздачы.
Такая стандартызацыя эканоміць час, бо супрацоўнікам не трэба ствараць дакументы з нуля, і памяншае колькасць памылак пры ўводзе.
9. Стварыце графік рэалізацыі і мэтавыя тэрміны
Адміністрацыйны план павінен быць пераўтвораны ў план працы з графікам. Вызначце прыярытэты: над чым працаваць у першую чаргу, а што рабіць паэтапна. Напрыклад:
– Тыдзень 1–2: аўдыт адміністрацыйных умоў і картаграфаванне дакументацыі.
– Тыдзень 3–4: падрыхтоўка стандартных аперацыйных працэдур (САП) для ўваходнай/выходнай пошты і сістэмы наймення файлаў.
– 2-гі месяц: укараненне лічбавага архівавання і навучанне персаналу.
– 3-ці месяц: ацэнка вынікаў, удасканаленне стандартных аперацыйных працэдур і падрыхтоўка справаздач.
З такім графікам працэс змяненняў здаецца больш мэтанакіраваным, і можна кантраляваць дасягненне мэтавых паказчыкаў.
10. Падрыхтуйце паказчыкі ацэнкі і механізмы паляпшэння
Правільны адміністрацыйны план заўсёды ўключае механізм ацэнкі. Вызначце простыя паказчыкі, напрыклад:
– Працэнт належным чынам архіваваныя дакументы.
– Сярэдні час апрацоўкі выходнай пошты.
– Колькасць страчаных/дублікатаў дакументаў у месяц.
– Узровень выканання стандартных аперацыйных працэдур.
Праводзіць рэгулярныя ацэнкі (штомесяц або штоквартальна). Вынікі затым выкарыстоўваюцца для паляпшэння стандартных аперацыйных працэдур, абнаўлення фарматаў або карэкціроўкі рабочай нагрузкі.
Выснова
Распрацоўка належнага адміністрацыйнага плана — гэта не проста стварэнне спісу спраў; гэта стварэнне арганізаванай, паслядоўнай і лёгка падсправаздачнай сістэмы. Галоўнае — разуменне аб'ёму адміністрацыйных работ, пастаноўка вымерных мэтаў, вызначэнне базавых умоў, выразнае размеркаванне роляў, распрацоўка стандартных аперацыйных працэдур (САП), арганізацыя архівавання, стандартызацыя фарматаў і іх укараненне з графікам і рэгулярнай ацэнкай. З дапамогай добрага адміністрацыйнага плана арганізацыі будуць працаваць больш эфектыўна, рызыка памылак будзе зніжана, а паслугі — як унутраныя, так і знешнія — будуць хутчэйшымі і больш прафесійнымі.
Калі жадаеце, я магу дапамагчы вам адаптаваць гэты артыкул да вашага канкрэтнага кантэксту (сельскі офіс, школа, МСП, студэнцкі савет або кампанія) і дадаць прыклады стандартных аперацыйных працэдур (САП) і гатовыя да выкарыстання фарматы дакументаў.
