በአስተዳደር ውስጥ መሰረታዊ አካላት
አስተዳደር ከዘመናት በፊት የቆየ፣ የቡድኖችን እና የድርጅቶችን ምርታማነት እና ውጤታማነት የሚነካ አስፈላጊ የሰው ልጅ እንቅስቃሴ ነው። አስቀድሞ የተገለጹ ግቦችን ለማሳካት የእንቅስቃሴዎችን አደረጃጀት፣ ቅንጅት እና ቁጥጥርን ያካትታል። የአስተዳደር ልምዶች ሊሻሻሉ ቢችሉም፣ መሠረታዊ መርሆዎቹ ለጀማሪዎችም ሆነ ለአርበኞች አስተዳዳሪዎች እንደ መመሪያ ሆነው ይቆያሉ። ይህ ጽሑፍ በPOLC ማዕቀፍ ውስጥ በተለምዶ የተካተቱትን በማኔጅመንት ውስጥ ያሉትን መሠረታዊ ነገሮች ይመረምራል። እነዚህን ክፍሎች መረዳት በአመራር ሚናዎች ለመምራት ለሚፈልግ ለማንኛውም ሰው ወሳኝ ነው።
ማቀድ
እቅድ ማውጣት የአስተዳደር መሰረት ነው። ግቦችን ማውጣት እና እነሱን ለማሳካት ምርጡን የድርጊት አቅጣጫ መወሰንን ያካትታል። አስተዳዳሪዎች በእቅድ አወጣጥ አማካኝነት ምን መደረግ እንዳለበት፣ እንዴት እንደሚከናወን፣ ማን እንደሚያደርገው እና መቼ እንደሚጠናቀቅ ይወስናሉ። ትክክለኛ እቅድ ማውጣት አደጋዎችን በመቀነስ የተሻለ ቅንጅት እና የሀብት አጠቃቀምን ያረጋግጣል።
የእቅድ ዓይነቶች
1. ስትራቴጂካዊ እቅድ፡- የረጅም ጊዜ እና ዋና ዋና ግቦችን ማውጣት እና ለስኬታቸው ፖሊሲዎችን መወሰንን ያካትታል።
2. ታክቲካል ፕላኒንግ፡- ከአጭር እስከ መካከለኛ ጊዜ የሚቆይ እና በስትራቴጂካዊ ፕላኒንግ የተቀመጡትን ስልቶች ተግባራዊ ለማድረግ የሚያተኩር ነው።
3. የአሠራር ዕቅድ፡- በጣም ዝርዝር እና አጭር ጊዜ፤ የዕለት ተዕለት ሥራዎችን እና ተግባራትን ያካትታል።
በእቅድ ውስጥ ያሉ ደረጃዎች
1. ዓላማዎችን አውጣ፡- ምን ማሳካት እንዳለበት ግለጽ።
2. አካባቢን መተንተን፡- ዓላማዎችን የሚነኩ ውጫዊ እና ውስጣዊ ሁኔታዎችን መመርመር።
3. ስልቶችን መቅረጽ፡- በትንታኔ ግንዛቤዎች መሰረት ግቦችን ለማሳካት ምርጥ መንገዶችን ይወስኑ።
4. ዕቅዶችን ተግባራዊ ማድረግ፡- ሀብቶችን ማደራጀት እና ተግባራትን መመደብ።
5. ክትትል እና ግምገማ፡- ሂደቱን ያለማቋረጥ መገምገም እና አስፈላጊ ማስተካከያዎችን ማድረግ።
በሚገባ የተዋቀረ ዕቅድ ለስኬት እንደ ፍኖተ ካርታ ሆኖ የሚያገለግል ሲሆን የድርጅቱን አፈጻጸም እና አቅጣጫ በእጅጉ ይነካል።
ማደራጀት
እቅዶች ከተቀመጡ በኋላ የሚቀጥለው እርምጃ ማደራጀት ነው። ይህ ዓላማዎቹን ለማሳካት የሚያስፈልጉትን የሰው፣ የገንዘብ፣ የቁሳዊ፣ የመረጃ እና ሌሎች ሀብቶችን ማሰባሰብ እና ማስተባበርን ያካትታል። ማደራጀት ሰዎች በብቃት አብረው እንዲሠሩ የሚያግዙ የሚናዎች እና የግንኙነቶች መዋቅር መፍጠርን ያካትታል።
የማደራጀት ቁልፍ ክፍሎች
1. የሥራ ልዩ ችሎታ፡- እያንዳንዱ ሠራተኛ የተወሰነ ሥራ እንዲሠራ ለማረጋገጥ የሥራ ክፍፍል።
2. ዲፓርትመንትላይዜሽን፡- በተመሳሳይ ተግባራት ወይም ክህሎቶች ላይ ተመስርተው ስራዎችን ወደ ክፍሎች መመደብ።
3. የአዛዥ ሰንሰለት፡- በድርጅቱ ውስጥ ለማን ሪፖርት እንደሚያደርግ በግልጽ ይግለጹ።
4. የቁጥጥር ጊዜ፡- አንድ አስተዳዳሪ ምን ያህል የበታች ኃላፊዎችን በብቃት መቆጣጠር እንደሚችል መወሰን።
5. ማዕከላዊነት እና ያልተማከለ አስተዳደር፡- የውሳኔ አሰጣጥ ሂደት በምን ያህል ደረጃ ላይ እንደሚገኝ ወይም እንደሚከፋፈል መወሰን።
የድርጅታዊ መዋቅር ዓይነቶች
1. ተግባራዊ መዋቅር፡- ሰራተኞችን በልዩ ሚናዎች (ለምሳሌ፣ ግብይት፣ ፋይናንስ) ላይ በመመስረት በቡድን ያደራጃል።
2. የክፍፍል መዋቅር፡- በምርት መስመሮች ወይም በጂኦግራፊያዊ አካባቢዎች ላይ የተመሠረተ።
3. የማትሪክስ መዋቅር፡- ተግባራዊ እና ዲቪዥን አቀራረቦችን በማጣመር ድርብ የትእዛዝ ሰንሰለት ይፈጥራል።
4. ጠፍጣፋ መዋቅር፡- የበለጠ ክፍት ግንኙነትን እና ፈጣን የውሳኔ አሰጣጥን ለማበረታታት ጥቂት የተዋረድ ደረጃዎች።
ውጤታማ አደረጃጀት ሀብቶች በአግባቡ ጥቅም ላይ መዋላቸውን፣ ሚናዎቹ በግልጽ መገለጻቸውን እና ድርጅቱ በተቀላጠፈ ሁኔታ መሥራቱን ያረጋግጣል።
እየመራ
አመራር የድርጅቱን አባላት የድርጅታዊ ግቦች እንዲያሳኩ ማነሳሳትና ማዘዝን ያካትታል። ሌሎችን በመምራት፣ ተቃውሞን በማሸነፍ እና ሁሉም አባላት ወደ ስኬት በሚወስደው መንገድ ላይ መሆናቸውን ለማረጋገጥ መስራት ነው።
የመሪነት ቁልፍ ገጽታዎች
1. የአመራር ዘይቤዎች፡- ከአምባገነናዊ እና ዴሞክራሲያዊ እስከ ትራንስፎርሜሽን እና የግብይት አመራር ድረስ። ትክክለኛውን ዘይቤ መምረጥ የሚወሰነው በሁኔታው፣ በቡድኑ እና በድርጅታዊ ባህል ላይ ነው።
2. ተነሳሽነት፡- ሰራተኞች ጠንክረው እንዲሰሩ እና ለድርጅታዊ ግቦች ቁርጠኛ ሆነው እንዲቀጥሉ ማበረታታት። እንደ ማስሎው የፍላጎቶች ተዋረድ፣ የሄርዝበርግ የሁለት-ፋክተር ቲዎሪ እና የቭሮም የመጠባበቂያ ቲዎሪ ያሉ ቲዎሪዎች ስለ ተነሳሽነት የተለያዩ ግንዛቤዎችን ይሰጣሉ።
3. ግንኙነት፡- መረጃ በድርጅቱ ውስጥ በብቃት እንዲፈስ ማረጋገጥ። ይህም በንቃት ማዳመጥን፣ ግልጽ መልእክት ማስተላለፍን እና ተገቢ የሆኑ የመገናኛ ዘዴዎችን ያካትታል።
4. የግጭት አፈታት፡- ጤናማ የሥራ አካባቢን ለመጠበቅ ግጭቶችን በብቃት መለየት እና መፍታት።
5. የቡድን ግንባታ፡- ምርታማነትን እና የሥራ እርካታን ለማሳደግ የትብብር እና ደጋፊ የቡድን አካባቢን ማሳደግ።
ውጤታማ በሆነ መንገድ መምራት የድርጅቱ አባላት የጋራ ግቦችን ለማሳካት እንዲሳተፉ፣ እንዲነሳሱ እና እንዲያተኩሩ ያረጋግጣል።
በመቆጣጠር
ቁጥጥር ማለት አፈጻጸሙን የመከታተል፣ ከተቀመጡት ደረጃዎች ጋር የማወዳደር እና አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ የማስተካከያ እርምጃዎችን የመውሰድ ሂደት ነው። የድርጅታዊ እንቅስቃሴዎች በእቅድ ደረጃ ከተቀመጡት እቅዶች እና ዓላማዎች ጋር የሚጣጣሙ መሆናቸውን ያረጋግጣል።
በቁጥጥር ሂደቱ ውስጥ ያሉ ደረጃዎች
1. ደረጃዎችን ማዘጋጀት፡- የአፈጻጸም መለኪያ መስፈርቶች ግልጽ፣ ግልጽ፣ ለመረዳት የሚቻል እና ተቀባይነት ያላቸው መሆን አለባቸው።
2. አፈጻጸምን መለካት፡- ውጤታማነቱን ለመለካት ቁልፍ የአፈጻጸም አመልካቾችን (KPIs) እና ሌሎች መለኪያዎችን ይጠቀሙ።
3. አፈፃፀምን ከደረጃዎች ጋር ያወዳድሩ፡- ትክክለኛው አፈፃፀም የተቀመጡትን ደረጃዎች የሚያሟላ መሆኑን ይገምግሙ።
4. የማስተካከያ እርምጃ ይውሰዱ፡- ከመደበኛው አፈጻጸም የሚነሱ ማናቸውንም ልዩነቶች ለመፍታት ለውጦችን ይተግብሩ።
የቁጥጥር ዓይነቶች
1. የግብዓት መቆጣጠሪያ፡- ችግሮች ከመከሰታቸው በፊት አስቀድሞ መተንበይ።
2. በተመሳሳይ ጊዜ የሚደረግ ቁጥጥር፡- በሂደት ላይ ያሉ ሂደቶች በትክክለኛው መንገድ ላይ መሆናቸውን ለማረጋገጥ ክትትል ማድረግ።
3. የግብረመልስ ቁጥጥር፡- የወደፊት እርምጃዎችን ለማሳወቅ ከተጠናቀቁ ተግባራት የተገኘውን መረጃ መጠቀም።
ውጤታማ ቁጥጥር ከግቦቹ የሚለዩ ልዩነቶችን ለመለየት ይረዳል፣ በዚህም ድርጅቱ ግቦቹን በብቃት እንዲያሳካ ያስችለዋል።
POLCን በአስተዳደር ልምምድ ውስጥ ማዋሃድ
በተግባር፣ እነዚህ አራት አካላት - እቅድ ማውጣት፣ ማደራጀት፣ መምራት እና መቆጣጠር - እርስ በእርስ የሚደጋገፉ እና ዑደታዊ ናቸው። አንድ ሥራ አስኪያጅ በእቅድ ሊጀምር ይችላል ነገር ግን ከአዳዲስ ሁኔታዎች ጋር ለመላመድ ያለማቋረጥ ወደዚህ ደረጃ ይመለሳል። በእቅዶች ላይ ለውጦችን ለማስተናገድ አደረጃጀት ተለዋዋጭ መሆን አለበት። አመራር ለቡድን ተለዋዋጭነት እና አፈፃፀም የማያቋርጥ ትኩረት የሚጠይቅ ቀጣይ ተግባር ነው። ቁጥጥር መደበኛ ክትትል እና ማስተካከያዎችን የሚያካትት ተደጋጋሚ ዑደት ነው።
ለምሳሌ፣ በፕሮጀክት ወቅት፣ አንድ ሥራ አስኪያጅ ቡድኑ ከፕሮጀክቱ ዘግይቶ መሆኑን በመቆጣጠር እርምጃዎች ሊገነዘብ ይችላል። ይህም የጊዜ አያያዝን ለመፍታት፣ ሀብቶችን እንደገና ለማደራጀት እና ቡድኑ እንዲከታተል በማነሳሳት እና በመቀጠልም ቀጣይነት ያለው ክትትል ለማድረግ አዲስ የዕቅድ ምዕራፍ ያስጀምራል።
መደምደሚያ
የአስተዳደር መሠረታዊ ነገሮች - ማቀድ፣ ማደራጀት፣ መምራት እና መቆጣጠር - የማንኛውንም ድርጅት ውጤታማነት ለማረጋገጥ ወሳኝ መሳሪያዎች ናቸው። እነዚህን አካላት መረዳት እና ተግባራዊ ማድረግ አስተዳዳሪዎች ውስብስብ ነገሮችን እንዲያልፉ፣ ውጤታማ የሥራ አካባቢን እንዲያዳብሩ እና የድርጅታዊ ግቦችን በብቃት እንዲያሳኩ ያስችላቸዋል። አስተዳዳሪዎች እነዚህን ዋና ዋና መርሆዎች በመማር ከድርጅታቸው የአሁኑን ፍላጎቶች እና የወደፊት ምኞቶች ጋር የሚስማማ በሚገባ የተቀናጀ ጥረት መፍጠር ይችላሉ።
