በሠራተኛ ግምገማ ሂደት ውስጥ የአስተዳደር እርምጃዎች
የሰራተኞች የአፈጻጸም ግምገማዎች የደመወዝ ጭማሪዎችን ወይም ማስተዋወቂያዎችን ለመወሰን ከዓመታዊ ተግባራት በላይ ናቸው። በሰው ኃይል አስተዳደር ውስጥ የአፈጻጸም ግምገማዎች የሰራተኞችን አፈፃፀም፣ የሥራ ባህሪ፣ ብቃቶች እና ለድርጅታዊ ግቦች አስተዋጽኦዎችን ለመለካት የሚያገለግሉ የተዋቀሩ የአስተዳደር ሂደቶች ናቸው። ለሰራተኞች ልማት ተጨባጭ፣ ተጠያቂነት ያለው እና ጠቃሚ ውጤቶችን ለማረጋገጥ ኩባንያዎች ግልጽ የአስተዳደር እርምጃዎችን መተግበር አለባቸው - ከእቅድ እና ከመተግበር እስከ ሰነዶች እና ክትትል።
የሚከተሉት በሠራተኞች ግምገማ ሂደት ውስጥ ያሉ የአስተዳደር እርምጃዎች ሲሆኑ ሂደቱ በተቀላጠፈ፣ በተከታታይ እና ከኩባንያው አስተዳደር ጋር በሚስማማ መልኩ እንዲካሄድ ለማረጋገጥ እንደ መመሪያ ሊያገለግሉ ይችላሉ።
1. የግምገማ ፖሊሲዎችን እና ዓላማዎችን ማዘጋጀት
የመጀመሪያው የአስተዳደር እርምጃ ኩባንያው የጽሑፍ የአፈጻጸም ግምገማ ፖሊሲ እንዳለው ማረጋገጥ ነው ። ይህ የፖሊሲ ሰነድ የግምገማውን ዓላማ (ለምሳሌ የአፈጻጸም ግምገማ፣ የካሳ ውሳኔ፣ ማስተዋወቂያ፣ ልማት ወይም የአፈጻጸም ማሻሻያ)፣ ጥቅም ላይ የዋሉትን መርሆዎች (ፍትሃዊ፣ ግልጽ፣ ሊለካ የሚችል) እና እንደ KPIዎች፣ ብቃቶች፣ የሥራ ባህሪያት እና የስኬት ደረጃዎች ያሉ ቁልፍ ቃላትን ፍቺዎች ይዘረዝራል።
በአስተዳደራዊ መልኩ የሰው ኃይል (HR) ኦፊሴላዊ መመሪያዎችን ማዘጋጀት፣ ለሁሉም ክፍሎች ማሰራጨት እና ፖሊሲዎች ከሚመለከታቸው የኩባንያ እና የቅጥር ደንቦች ጋር መጣጣማቸውን ማረጋገጥ አለበት። ግልጽ የሆኑ ዓላማዎች አድልዎዎችን ይቀንሳሉ እና የግምገማ መሳሪያዎችን ማዘጋጀት ያመቻቻሉ።
2. የጊዜውን፣ የዑደቱን እና የግምገማውን ወገን ይወስኑ
የአፈጻጸም ግምገማ አስተዳደር የጊዜ ሰሌዳ ማዘጋጀት አለበት፡- በዓመት ግማሽ፣ በየዓመቱ ወይም በየሩብ ዓመቱ ይካሄዳል። በተጨማሪም፣ እንደ ገምጋሚው ማን እንደሚሰራ መወሰን አስፈላጊ ነው፣ ለምሳሌ የቅርብ ተቆጣጣሪ፣ ቀጥተኛ ያልሆነ ተቆጣጣሪ፣ የስራ ባልደረቦች (የአቻ ግምገማ)፣ የበታች ሰራተኞች (360 ዲግሪ ግብረመልስ የሚጠቀሙ ከሆነ) ወይም የሰው ኃይል ቡድን እንደ ሂደት ተቆጣጣሪ።
በዚህ ደረጃ፣ የሰው ሀብት (HR) በተለምዶ የግምገማ ቀን መቁጠሪያ ይፈጥራል፣ ቅጾችን ለመሙላት የጊዜ ገደቦችን፣ የግምገማ ስብሰባዎችን የጊዜ ሰሌዳዎችን እና የውጤት ማጽደቂያ የጊዜ ገደቦችን ያስቀምጣል። ተደራራቢ ኃላፊነቶችን ወይም የፈቃድ ክፍተቶችን ለማስወገድ ሚናዎችን መግለጽም ወሳኝ ነው።
3. የአፈጻጸም ደረጃዎችን ማዘጋጀት፡ KPIዎች፣ ኢላማዎች እና ብቃቶች
ግምገማዎች ግላዊ ያልሆኑ መሆናቸውን ለማረጋገጥ፣ አስተዳደሩ እያንዳንዱ ቦታ ሊለካ የሚችል የአፈጻጸም ደረጃዎች እንዳሉት ማረጋገጥ አለበት። እነዚህ መመዘኛዎች በተለምዶ በሚከተሉት ይከፈላሉ፡
– KPI/የስራ ኢላማዎች (ሊለኩ የሚችሉ ውጤቶች እና ውጤቶች)፣
- ብቃት (እውቀት፣ ክህሎት እና ችሎታ)
- የሥራ ባህሪ (ዲሲፕሊን፣ ትብብር፣ ታማኝነት፣ አመራር)።
የሰው ኃይል (HR) ከክፍል ዓላማዎች ጋር ተዛማጅነት ያላቸውን የKPIs እድገት ማመቻቸት፣ ግልጽ የሆኑ የአመላካች ፍቺዎችን ማረጋገጥ እና የግምገማ ክብደትን መወሰን (ለምሳሌ፣ 60% KPI እና 40% ብቃት) አለበት። ለጎለመሱ ኩባንያዎች፣ እነዚህ መመዘኛዎች ከስራ መግለጫዎች እና ወጥነት ለማግኘት ከድርጅታዊ መዋቅሮች ጋር የተገናኙ ናቸው።
4. የግምገማ መሳሪያዎችን እና ሰነዶችን ያዘጋጁ
የሚቀጥለው እርምጃ የሚከተሉትን የመሳሰሉ ጥቅም ላይ የሚውሉ የአስተዳደር መሳሪያዎችን ማዘጋጀት ነው፡
- የግምገማ ቅጽ (በእጅ ወይም በዲጂታል)፣
- የመሙያ መመሪያ እና የግምገማ ዝርዝር፣
- እንደ ሪፖርቶች፣ የታለመውን ግብ ማሳካት፣ የፖርትፎሊዮ ወይም የፕሮጀክት ማስታወሻዎች ያሉ የሥራ ማስረጃዎች (ማስረጃዎች) ዝርዝር፣
– መደበኛ የደረጃ አሰጣጥ ሚዛን (ለምሳሌ፡ 1-5፣ ወይም ምድቦች፡ ደካማ፣ በቂ፣ ጥሩ፣ በጣም ጥሩ)።
የሰው ኃይል አስተዳዳሪ ወይም የኤችአርአይኤስ ቡድን (ስርዓት የሚጠቀሙ ከሆነ) ቅርጸቱ ለተጠቃሚ ምቹ መሆኑን፣ ጥያቄዎች ከተለያዩ ትርጓሜዎች የጸዱ መሆናቸውን እና ለገምጋሚውም ሆነ ለሠራተኛው ማስታወሻዎች ቦታ እንዳላቸው ያረጋግጣል። የመሳሪያው ሙሉነት የግምገማ መረጃውን ጥራት ይወስናል።
5. የሂደቱ ማህበራዊነት እና የገምጋሚዎች ስልጠና
የአፈጻጸም ግምገማ ችግሮች አንዱ ምንጭ ገምጋሚው በተከታታይ እንዴት መገምገም እንዳለበት አለመረዳቱ ነው። በአስተዳደራዊ መልኩ፣ ኩባንያዎች የአሰራር ሂደቶችን በማህበራዊ መልኩ ማካሄድ እና ለከፍተኛ ኃላፊዎች ወይም ለገምጋሚዎች አጭር ስልጠና መስጠት አለባቸው፡
- የSMART ኢላማዎችን እንዴት ማዘጋጀት እንደሚቻል፣
- ፍትሃዊ ደረጃ እንዴት መስጠት እንደሚቻል እና በመረጃ ላይ የተመሰረተ,
- አድልዎዎችን እንዴት ማስወገድ እንደሚቻል (የሃሎ ተጽእኖ፣ የሌሊት አድልዎ፣ የዘገየ አድልዎ)፣
- ገንቢ ግብረመልስ እንዴት መስጠት እንደሚቻል።
ይህ ስልጠና የግምገማውን ጥራት ከማሻሻል ባለፈ የሂደቱን ህጋዊነት በሰራተኞች እይታ ያጠናክራል።
6. የአፈጻጸም መረጃ እና ደጋፊ ማስረጃዎች ስብስብ
በትግበራ ደረጃ፣ የሰው ኃይል የውሂብ አሰባሰብን ያስተባብራል፣ ይህም የሥራ ስርዓቶችን (KPI ውጤት)፣ የአሃድ ሪፖርቶችን እና የሥራ ባህሪ መዝገቦችን ያካትታል። ሰራተኞች በተለምዶ እንደ መለኪያ ሂደት አካል የራስን ግምገማ እንዲያጠናቅቁ ይጠየቃሉ።
መልካም አስተዳደር ለእያንዳንዱ አስፈላጊ ግምገማ ደጋፊ ማስረጃዎችን ይፈልጋል፣ በተለይም ውጤቶቹ በማስተዋወቂያዎች፣ ጉርሻዎች ወይም የማስተካከያ እርምጃዎች ላይ ተጽዕኖ ካሳደሩ። ማስረጃዎቹ የታለሙ የስኬት ሪፖርቶችን፣ የኦዲት ውጤቶችን፣ የተሳትፎ መዝገቦችን፣ የደንበኛ ምስክርነቶችን ወይም የፕሮጀክት ግምገማ ውጤቶችን ሊያካትቱ ይችላሉ ።
7. የግምገማው አፈፃፀም በበላይ ኃላፊዎች እና/ወይም በግምገማ ቡድን
መረጃው ከተሰበሰበ በኋላ ገምጋሚው መሳሪያውን እንደ ደንቡ ያጠናቅቃል። ወጥነትን ለማረጋገጥ ኩባንያዎች ብዙውን ጊዜ ደረጃውን የጠበቀ የግምገማ ዘዴን ይተገብራሉ፣ ለምሳሌ፣ ወዲያውኑ የበላይ ግምገማ በማድረግ፣ ከዚያም በላይ ያለው የበላይ ማረጋገጫ በመስጠት።
በአስተዳደራዊ መልኩ፣ የሰው ኃይል (HR) ማመልከቻውን ማን እንዳጠናቀቀ የመከታተል፣ መዘግየቶችን የመከታተል እና ሁሉም ክፍሎች ተመሳሳይ ደረጃዎችን የሚያከብሩ መሆናቸውን የማረጋገጥ ኃላፊነት አለበት። ግምገማዎች በመተግበሪያ በኩል ከተካሄዱ የሰው ኃይል ስርዓቱ በተቀላጠፈ ሁኔታ እንዲሠራ እና መረጃው ደህንነቱ በተጠበቀ ሁኔታ እንዲከማች ያረጋግጣል ።
8. እሴቶችን ያስተካክሉ (አስፈላጊ ከሆነ)
መለኪያ ማለት ማንኛውም ክፍል በጣም “ዝቅተኛ ውጤት” ወይም በጣም “ስስታም” እንዳይሆን ለማረጋገጥ በክፍሎች ውስጥ የግምገማ ደረጃዎችን የማመጣጠን ሂደት ነው። ይህ በተለይ በትላልቅ ድርጅቶች ውስጥ አስፈላጊ ነው።
በካሊብሬሽን ወቅት፣ የሰው ሀብት አስተዳደር ከአስተዳዳሪዎች ጋር የውጤት ስርጭትን ለመወያየት፣ ማስረጃዎችን ለማነፃፀር እና የውጤቶቹን ምክንያታዊነት ለመገምገም ስብሰባዎችን ያመቻቻል። የካሊብሬሽን አስተዳደር የስብሰባ ቃለ ጉባኤዎችን፣ የደረጃ አሰጣጥ ለውጦችን ዝርዝር (ካለ) እና ለኦዲት የተደረጉ ለውጦችን ምክንያት ያካትታል።
9. የውጤቶች ግምገማ፣ ማፅደቅ እና ማረጋገጫ
ግምገማው ከተጠናቀቀ በኋላ ውጤቶቹ ወደ ማጽደቂያ ደረጃ ይሄዳሉ። ለምሳሌ፣ የመጨረሻው ውጤት በክፍል አስተዳዳሪው እና በሰው ኃይል ይፀድቃል፣ ከዚያም በአመራሩ ወይም በዳይሬክተሮች ቦርድ እንደ ባለሥልጣኑ መዋቅር ይፀድቃል።
ይህ ደረጃ የሚከተሉትን ለማረጋገጥ የአስተዳደር “የጥራት ቁጥጥር” ነው፡
- የተሞላው ቅጽ፣
- ትክክለኛ የክብደት እሴቶች እና ስሌቶች፣
- የጥቅም ግጭት የለም፣
- ውጤቶቹ ከኩባንያው ፖሊሲ ጋር የሚጣጣሙ ናቸው።
ወደፊት አለመግባባቶችን ለማስወገድ የማፅደቂያ ሰነዶች አስፈላጊ ናቸው።
10. የግብረመልስ ስብሰባ እና ፊርማ
ጥሩ ግምገማ ሁልጊዜም የግብረመልስ ክፍለ ጊዜ ይከተላል። ሱፐርቫይዘሩ ውጤቶቹን ያብራራል፣ ጥንካሬዎችን እና መሻሻል ያለባቸውን ቦታዎች ያብራራል፣ እና ሰራተኛው በልማት እቅድ ላይ እንዲስማማ ይጋብዛል። በአስተዳደራዊ ሁኔታ፣ ይህ ስብሰባ በተለምዶ የሚከተሉትን ያካትታል
- የቃለ መጠይቅ ወይም የውይይት ቅጽ፣
- የገምጋሚው እና የሰራተኛው ፊርማ (ወይም ዲጂታል ማረጋገጫ)፣
- ሰራተኛው ካልተስማማ የተቃውሞ ማስታወሻ።
መፈረም ማለት ሰራተኞች ከዋጋዎቹ ጋር ተስማምተው መኖር ማለት አይደለም፣ ነገር ግን ውይይት መደረጉን ያረጋግጣል። ይህ ለተጠያቂነት አስፈላጊ ነው።
11. ክትትል፡ ልማት፣ ካሳ ወይም የአፈጻጸም ማሻሻያ
ስትራቴጂካዊ እሴት ለማግኘት የግምገማ ውጤቶች መከታተል አለባቸው። የአስተዳደር የክትትል እርምጃዎች የሚከተሉትን ሊያካትቱ ይችላሉ፡
- የሥልጠና ዕቅድ፣
- ስልጠና/አማካሪነት፣
- የሙያ እቅድ ማውጣትና ማስተዋወቅ፣
- የካሳ/ጉርሻ ማስተካከያዎች፣
- ለዝቅተኛ አፈጻጸም የአፈጻጸም ማሻሻያ ዕቅድ (PIP)።
የሰው ኃይል የክትትል እርምጃዎች መመዝገባቸውን፣ የጊዜ ሰሌዳ መያዙን እና ሂደታቸው ክትትል መደረጉን ያረጋግጣል። ክትትል ካልተደረገባቸው ግምገማዎች አፈጻጸሙን የማያሻሽሉ የአስተዳደር ተግባራት ይሆናሉ።
12. ማህደሮች፣ የውሂብ ሚስጥራዊነት እና የሂደት ግምገማ
የመጨረሻው ደረጃ የሰነዶችን ማህደር ማስቀመጥ እና የግምገማ ሂደቱን መገምገም ነው። ኩባንያዎች የሰነድ ማቆያ ፖሊሲ (ሰነዶችን ለምን ያህል ጊዜ ማቆየት እንዳለባቸው)፣ የግል መረጃዎችን መጠበቅ እና የተፈቀደላቸው ወገኖች መዳረሻን መገደብ አለባቸው።
በተጨማሪም የሰው ኃይል ሂደቱን መገምገም አለበት፤ ቅጾቹ በጣም ውስብስብ መሆናቸውን፣ የጊዜ ሰሌዳው ተጨባጭ መሆኑን፣ ሠራተኞች አመላካቾቹን መረዳታቸውን እና የግምገማ ውጤቶቹ ወጥነት ያላቸው መሆናቸውን። ይህ ግምገማ በሚቀጥለው ዑደት ውስጥ ለሚደረጉ ማሻሻያዎች መሠረት ይሆናል።
መዝጊያ
በሠራተኛ ግምገማ ሂደት ውስጥ ያሉት የአስተዳደር እርምጃዎች ግምገማው "ደረጃ መስጠት" ብቻ ያለፈ መሆኑን ያረጋግጣሉ። ግልጽ ፖሊሲዎች፣ ሊለኩ የሚችሉ ደረጃዎች፣ በሚገባ የተደራጁ መሳሪያዎች፣ ሁሉን አቀፍ ሰነዶች እና ተጨባጭ ክትትል ሲኖር፣ ኩባንያዎች የፍትሃዊ አፈፃፀም ባህል መገንባት እና ቀጣይነት ያለው የሠራተኛ ልማትን ማበረታታት ይችላሉ። በመጨረሻም፣ በሚገባ የተደራጀ የግምገማ ሂደት ኩባንያውን ከአስተዳደራዊ አደጋዎች የሚጠብቅ ብቻ ሳይሆን ሠራተኞች የአስተዋጽኦዎቻቸውን አቅጣጫ እንዲረዱ እና በድርጅቱ ውስጥ እንዲያድጉ ይረዳል።
