በግዥ ሂደቱ ውስጥ የአስተዳደር እርምጃዎች
የግዥ ሂደቱ የመንግስት፣ የኮርፖሬት ወይም ለትርፍ ያልተቋቋመ ድርጅት ቢሆኑም በድርጅታዊ ስራዎች ውስጥ ወሳኝ ገጽታ ነው። ውጤታማ እና ቀልጣፋ ግዥ አስፈላጊ የሆኑ እቃዎችን እና አገልግሎቶችን መገኘትን ከማረጋገጥ ባለፈ የወጪ ቁጠባ እና የተሻሻለ የአገልግሎት ጥራትን በመጨመር ተጨማሪ እሴት ይሰጣል። የሚከተሉት በግዥ ሂደቱ ውስጥ በተለምዶ የሚከተሏቸው የአስተዳደር እርምጃዎች ናቸው።
1. ፍላጎቶችን ይለዩ
በግዥ ሂደቱ ውስጥ የመጀመሪያው እርምጃ የፍላጎት መለያ ነው። በዚህ ደረጃ ድርጅቱ ምን አይነት እቃዎች ወይም አገልግሎቶች እንደሚያስፈልጉ መወሰን አለበት። ይህ መለያ በተለምዶ በድርጅቱ ስትራቴጂካዊ እቅድ፣ የአሠራር አጀንዳ ወይም ከሚመለከታቸው ክፍሎች በተሰጡ ልዩ ጥያቄዎች ላይ የተመሠረተ ነው።
ስለ እቃ ዝርዝር መግለጫዎች፣ የሚፈለጉትን መጠኖች እና ጊዜ መረጃ መሰብሰብ እና መመዝገብ አለበት። ሁሉም ፍላጎቶች በአስቸኳይ ጊዜ እና አቅርቦት መሰረት ተለይተው እና ቅድሚያ እንዲሰጣቸው ለማረጋገጥ የሚመለከታቸው ባለድርሻ አካላት ተሳትፎ ወሳኝ ነው።
2. የበጀት ዝግጅት
ፍላጎቶች አንዴ ከተለዩ በኋላ የግዥ በጀት መዘጋጀት አለበት። ይህ በጀት የእያንዳንዱን ዕቃ ወይም አገልግሎት የሚገመተውን ወጪ ግምት ውስጥ ማስገባት አለበት። የበጀት ሂደቱ የገንዘብ አቅርቦት መኖሩን ለማረጋገጥ ከፋይናንስ መምሪያው ጋር ቅንጅት ይጠይቃል ።
በተጨማሪም፣ ድርጅቶች እንደ ዓመታዊ የበጀት ምደባ፣ ዕርዳታዎች ወይም ሌሎች የገንዘብ ምንጮች ያሉ ሊሆኑ የሚችሉ የገንዘብ ምንጮችን ለመወሰን ትንተና ማድረግ አለባቸው። በጀቱ ቀደም ሲል የተለዩ የግዥ ፍላጎቶችን ለማሟላት ተጨባጭ እና በቂ መሆን አለበት።
3. የዝርዝሮች እና የግዥ ሰነዶች ዝግጅት
ግልጽ እና ዝርዝር የግዥ ሰነዶችን ማዘጋጀት ግልጽ እና ተጠያቂነት ያለው የግዥ ሂደትን ለማረጋገጥ ወሳኝ ነው። እነዚህ ሰነዶች ቴክኒካዊ ዝርዝሮችን፣ የግምገማ መስፈርቶችን፣ የውል ውሎችን እና ሌሎች የግዥ ሂደቱ ተፈጻሚ የሆኑ ድንጋጌዎችን ያካትታሉ።
የዝርዝር መግለጫው ሰነዱ አቅራቢዎች ተገቢውን ጨረታ ማቅረብ እንዲችሉ የሚያስፈልጉትን እቃዎች ወይም አገልግሎቶች ዝርዝር መግለጫ መስጠት አለበት። በዚህ ሰነድ ውስጥ ያሉ ስህተቶች ወይም አሻሚ ነገሮች መዘግየትን ወይም የማይጣጣሙ እቃዎችን መግዛትን ሊያስከትሉ ይችላሉ።
4. የግዥ ዘዴ ምርጫ
ድርጅቶች ለፍላጎታቸው የሚስማማውን የግዥ ዘዴ መምረጥ አለባቸው። አንዳንድ በብዛት ጥቅም ላይ የሚውሉ ዘዴዎች ክፍት ጨረታ፣ የተወሰነ ጨረታ፣ ቀጥተኛ ግዥ እና ቀጥተኛ ምርጫ ናቸው። የስልቱ ምርጫ የግዥ ዋጋን፣ አጣዳፊነትን እና የፍላጎቱን ውስብስብነት ግምት ውስጥ ማስገባት አለበት።
እያንዳንዱ ዘዴ የራሱ ጥቅሞችና ጉዳቶች እንዲሁም የተለያዩ የአተገባበር ሂደቶች አሉት። ስለዚህ የተመረጠው ዘዴ በጣም ውጤታማና ቀልጣፋ መሆኑን ለማረጋገጥ ጥንቃቄ የተሞላበት ግምገማ አስፈላጊ ነው።
5. ማስታወቂያ እና ምዝገባ
የግዥ ዘዴው ክፍት ወይም የተገደበ ጨረታ የሚጠቀም ከሆነ፣ የሚቀጥለው እርምጃ ግዥውን ለሕዝብ ማሳወቅ ነው። ማስታወቂያዎች በተለምዶ የሚቀርቡት የግዥ መረጃ ለታቀፉ አቅራቢዎች ተደራሽ መሆኑን ለማረጋገጥ በህትመት ሚዲያዎች፣ በመስመር ላይ ወይም በልዩ የግዥ መድረኮች ነው።
በተጨማሪም ድርጅቱ ፍላጎት ላላቸው አቅራቢዎች የምዝገባ ሂደት መዘርጋት አለበት ። ብቁ እና ብቁ ተሳታፊዎችን ለመሳብ የማስታወቂያ እና የምዝገባ ሂደቱ ግልፅ መሆኑን ማረጋገጥ ወሳኝ ነው።
6. የቅናሾችን መቀበል እና መገምገም
የምዝገባ ቀነ-ገደብ ካለቀ በኋላ የሚቀጥለው እርምጃ የቀረቡትን ጨረታዎች መቀበል እና መገምገም ነው። በዚህ ደረጃ፣ በግምገማው ሂደት ውስጥ ግልጽነት እና ፍትሃዊነትን ለማረጋገጥ ሁሉም የተቀበሉ ጨረታዎች በምስክሮች ፊት በተመሳሳይ ጊዜ መከፈት አለባቸው ።
ጨረታዎችን አስቀድሞ በተቀመጡት መስፈርቶች ላይ በመመስረት ለመገምገም ብቃት ያለው የግምገማ ቡድን መመደብ አለበት። ይህ ግምገማ ዋጋን ብቻ ሳይሆን ጥራትን፣ የማድረሻ ጊዜን እና የአቅራቢውን የቴክኒክ እና የፋይናንስ አቅም ግምት ውስጥ ያስገባል።
7. ድርድር እና ምርጫ
ቅናሹ ተስማሚ ሆኖ ከተገኘ፣ ድርጅቱ ከተመረጠው አቅራቢ ጋር መደራደር ይችላል። ድርድሩ ለሁለቱም ወገኖች በዋጋ፣ በጊዜ ገደብ እና በሌሎች ውሎች እና ሁኔታዎች ላይ በተቻለ መጠን በተቻለ መጠን ጥሩ ስምምነት ላይ ለመድረስ ያለመ ነው።
ከተሳካ ድርድር በኋላ፣ ምርጡን አቅርቦት ያለው አቅራቢ እንደ ግዢ አሸናፊ ሊመረጥ ይችላል። ውሳኔው በሰነድ ተመዝግቦ ለተመረጡትም ሆነ ላልተመረጡ አቅራቢዎች መገለጽ አለበት።
8. የግዢ ትዕዛዝ መስጠት እና የውል መፈረም
አቅራቢ ከተመረጠ በኋላ ድርጅቱ የግዢ ትዕዛዝ (PO) ለዕቃዎች ወይም ለአገልግሎቶች ትዕዛዝ ኦፊሴላዊ ማረጋገጫ ሆኖ ማቅረብ አለበት። በዚህ ደረጃም በግዥ ውሎች እና ሁኔታዎች ላይ በይፋ ለመስማማት ውል ይፈረማል።
የግዥ ውል ግልጽ መሆን አለበት እና እንደ ዋጋ፣ ብዛት፣ የምርት ዝርዝር መግለጫዎች፣ የማድረሻ ጊዜ እና የእያንዳንዱ ወገን መብቶች እና ግዴታዎች ያሉ ሁሉንም አስፈላጊ ዝርዝሮች ማካተት አለበት። ውሉን መፈረም በጋራ ስምምነት ላይ ለተደረሰበት ስምምነት እንደ ህጋዊ ሰነድ ሆኖ ያገለግላል።
9. የውል አፈፃፀም ክትትል እና ግምገማ
ውል ከተፈረመ በኋላ ድርጅቱ አቅራቢው ሁሉንም የውል መስፈርቶች ማሟላቱን ለማረጋገጥ የግዥ ሂደቱን መከታተል አለበት። ክትትል የምርት አቅርቦትን፣ ጥራትን እና የማድረሻ ጊዜን ያካትታል።
በትግበራ ሂደቱ ወቅት ሊከሰቱ የሚችሉ ማንኛቸውም ችግሮች ለመለየት እና አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ የማስተካከያ እርምጃዎችን ለመውሰድ በየጊዜው የሚደረግ ግምገማ አስፈላጊ ነው። ፈጣን እና ተገቢ የችግር አፈታትን ለማመቻቸት ከአቅራቢዎች ጋር ውጤታማ ግንኙነት ወሳኝ ነው።
10. የእቃዎች ደረሰኝ እና ክፍያ
እቃዎች ወይም አገልግሎቶች ከተቀበሉ በኋላ ድርጅቱ ከውሉ ዝርዝር መግለጫዎች እና መስፈርቶች ጋር የሚጣጣሙ መሆናቸውን ለማረጋገጥ መመርመር አለበት። እቃዎቹ ከተረጋገጡ እና ከተቀበሉ በኋላ ለአቅራቢው የሚከፈለው ክፍያ ሊካሄድ ይችላል።
ደረሰኝ እና የክፍያ ሰነዶች ግልጽ እና ተጠያቂነት ያለው የፋይናንስ አስተዳደርን ለመደገፍ የተሟላ እና ትክክለኛ መሆን አለባቸው ። ክፍያዎች በውሉ ውስጥ በተስማሙባቸው ውሎች መሠረት መከፈል አለባቸው።
መዝጊያ
ግዥ በጥንቃቄ እቅድ ማውጣትና አፈጻጸምን እንዲሁም ሁሉም የአስተዳደር እርምጃዎች በብቃት እና በብቃት መከናወናቸውን ለማረጋገጥ ጥብቅ ቁጥጥር ማድረግን ይጠይቃል። ከላይ የተጠቀሱትን ደረጃዎች መረዳትና መተግበር አንድ ድርጅት የግዥ ግቦቹን በተሳካ ሁኔታ እንዲያሳካ ሊረዳው ይችላል። የተዋቀረ እና ቁጥጥር የሚደረግበት የግዥ ሂደት የአንድ ድርጅት ስራዎችን ይደግፋል እንዲሁም የረጅም ጊዜ ግቦችን ለማሳካት አዎንታዊ አስተዋጽኦ ያደርጋል ።
