በአደጋ አስተዳደር ውስጥ ያሉ የአስተዳደር እርምጃዎች

በአደጋ አስተዳደር ውስጥ ያሉ የአስተዳደር እርምጃዎች

የአደጋ አስተዳደር በአንድ ድርጅት ላይ ያላቸውን ተጽእኖ ለመቀነስ አደጋዎችን ለመለየት፣ ለመገምገም፣ ለመቆጣጠር እና ለመከታተል የተነደፉ ተከታታይ ሂደቶች ናቸው። በተግባር፣ የአደጋ አስተዳደር ስኬት የሚወሰነው እንደ የዕድል ስሌቶች ወይም የተፅዕኖ ሞዴሎች ባሉ ቴክኒካዊ ትንተናዎች ብቻ ሳይሆን በአስተዳደራዊ ጥንካሬም ጭምር ነው፡ አንድ ድርጅት ፖሊሲዎችን እንዴት እንደሚያዘጋጅ፣ ደረጃዎችን እንዴት እንደሚመዘግብ፣ ሚናዎችን እንዴት እንደሚመድብ እና ወጥ የሆነ ክትትል እንዴት እንደሚደረግ ያረጋግጣል።

ይህ ጽሑፍ በስርዓት አደጋ አስተዳደር ውስጥ የሚሳተፉትን የአስተዳደር ደረጃዎች ያብራራል። እነዚህ እርምጃዎች ለተለያዩ የድርጅቶች ዓይነቶች - ኩባንያዎች፣ የመንግስት ኤጀንሲዎች፣ ትምህርት ቤቶች፣ ሆስፒታሎች እና ለትርፍ ያልተቋቋሙ ድርጅቶች እንኳን - ሊተገበሩ ይችላሉ ምክንያቱም የአደጋ አስተዳደር በመሠረቱ የሂደት ሥርዓትን እና ተጠያቂነትን ያጎላል።

1. የአደጋ አስተዳደርን አውድ እና ዓላማዎች ያዘጋጁ

የመጀመሪያው የአስተዳደር እርምጃ አውዱን መወሰን ነው። ድርጅቱ የአደጋ አስተዳደርን ምክንያት ፣ ወሰን እና ለማሳካት የሚፈልጋቸውን ግቦች መግለጽ አለበት። ይህ አውድ ሁሉም ወገኖች ምን አደጋዎች እንደሚካተቱ እና ሂደቱ ምን እንደሚያገለግል እንዲረዱ ወሳኝ ነው።

በአስተዳደራዊ መልኩ፣ የዚህ ደረጃ ውጤቶች ብዙውን ጊዜ በሚከተሉት ሰነዶች ውስጥ ይገለፃሉ፡

- የዓላማ መግለጫ እና ወሰን የአደጋ አስተዳደር
- የሂደት ወሰኖች (የስራ ክፍሎች፣ ቦታዎች፣ ፕሮጀክቶች ወይም የተወሰኑ ተግባራት)
- ከአደጋ ጋር የተያያዙ የስኬት መስፈርቶች እና የአፈጻጸም አመልካቾች

ግልጽ የሆነ አውድ ከሌለ፣ የአደጋ አስተዳደር ሂደቱ የውሳኔ አሰጣጥ መሳሪያ ሳይሆን የመደበኛነት ዝርዝር ለመሆን ተጋላጭ ነው።

2. የአደጋ ፖሊሲዎችን እና ማዕቀፎችን ማዘጋጀት

ዓላማዎች አንዴ ከተቋቋሙ በኋላ ድርጅቱ የአደጋ አስተዳደር ፖሊሲ ማዘጋጀት ያስፈልገዋል ። ይህ ፖሊሲ ሁሉንም የተዋዋሉ ሂደቶችን የሚመራ ዋና ጃንጥላ ሆኖ ያገለግላል። ፖሊሲው የአመራር ቁርጠኝነትን፣ የሚገነቡትን የአደጋ ባህል እና መከተል ያለባቸውን መርሆዎች ያብራራል።

በአስተዳደራዊ መልኩ የአደጋ ፖሊሲዎች እና ማዕቀፎች በተለምዶ የሚከተሉትን ያካትታሉ፡

- የአደጋ አስተዳደር መርሆዎች (ለምሳሌ ጥንቃቄ፣ ግልጽነት፣ ዘላቂነት)
- የድርጅታዊ መዋቅር እና የአደጋ ሪፖርት መስመሮች
- የቃላት እና የአደጋ ምድቦች ፍቺ
- የፖሊሲ ግንኙነት አደጋ ከ ጋር SOP ወይም ሌሎች የአስተዳደር ስርዓቶች (ጥራት፣ K3፣ የመረጃ ደህንነት፣ የውስጥ ኦዲት)

የፖሊሲ ሰነዶች በቀላሉ ተደራሽ እና መሰራጨት አለባቸው፣ እና ተዛማጅነት ያላቸው ሆነው እንዲቆዩ በየጊዜው መገምገም አለባቸው።

3. ሚናዎችን፣ ኃላፊነቶችን እና ባለሥልጣናትን ማቋቋም

የእያንዳንዱ ወገን ሚና ግልጽ ከሆነ የአደጋ አስተዳደር ውጤታማ ይሆናል። ድርጅቶች የአደጋውን ባለቤት ማን እንደሆነ፣ ማን እንደሚከታተለው፣ የማቅረቢያ እርምጃዎችን ማን እንደሚያፀድቅ እና ሪፖርት ማድረግን የሚያረጋግጥ ማን እንደሆነ መወሰን አለባቸው።

በአጠቃላይ የተመደቡት ሚናዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ:

- ከፍተኛ አመራር፡- አቅጣጫ ያወጣል፣ ፖሊሲዎችን ያጸድቃል፣ ያቀርባል ግብዓት
- የአደጋ አስተዳደር ክፍል ወይም የጽሕፈት ቤት፡ ሂደቶችን ያስተባብራል፣ ሪፖርቶችን ያዘጋጃል፣ ግምገማዎችን ያመቻቻል
- የአደጋ ባለቤት፡- በስራ ቦታቸው ለሚከሰቱ አደጋዎች ቀጥተኛ ተጠያቂው አካል
– የውስጥ ኦዲተር/አደጋ ኮሚቴ፡- ገለልተኛ ግምገማዎችን ያካሂዳል እና ምክሮችን ይሰጣል

ይህ ውሳኔ በአዋጅ፣ በድርጅታዊ ገበታ፣ በRACI ማትሪክስ (ኃላፊነት የሚሰማው፣ ተጠያቂ የሚሆነው፣ ምክክር የተደረገበት፣ መረጃ የተሰጠው) ወይም በሌሎች የአስተዳደር ሰነዶች ውስጥ መገለጽ አለበት።

4. የተዋቀረ የአደጋ መለየት ምግባር

የአደጋ መለየት ማለት ግቦችን ለማሳካት እንቅፋት ሊሆኑ የሚችሉ ክስተቶችን ወይም ሁኔታዎችን የመለየት ሂደት ነው። በአስተዳደራዊ መልኩ፣ መለየት ወጥ በሆነ ዘዴ መከናወን አለበት፣ በዚህም ውጤቶቹ በክፍሎች እና በክፍለ-ጊዜዎች መካከል ሊነጻጸሩ ይችላሉ።

በብዛት ጥቅም ላይ የዋሉ የመታወቂያ ዘዴዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ:

- ከስራ ክፍሎች ጋር የታለመ የአእምሮ ማጎልበት
- ቃለመጠይቆች እና መጠይቆች
- የንግድ ሥራ ሂደት ትንተና እና የ SOP
- የተከሰቱ ክስተቶች/ቅሬታዎች ግምገማ
- ውስጣዊ እና ውጫዊ የአካባቢ ትንተና

የመታወቂያ ውጤቶቹ የአደጋውን፣ የአደጋውን ምንጭ፣ የተጎዳውን አካባቢ እና ኃላፊነት የሚሰማውን አካል መግለጫ በሚያካትት የአደጋ መዝገብ ውስጥ መመዝገብ አለባቸው።

5. አደጋን ገምግም፡ የመሆን እድል፣ ተጽዕኖ እና ቅድሚያ የሚሰጠው ደረጃ

አደጋዎች ከተመዘገቡ በኋላ፣ የሚቀጥለው እርምጃ የአደጋ ግምገማ ነው። በአስተዳደራዊ መልኩ፣ ድርጅቶች ግምገማው ሙሉ በሙሉ ግላዊ እንዳይሆን ለመከላከል ግልጽ የሆኑ የግምገማ መስፈርቶችን - ለምሳሌ፣ ለዕድል እና ለተፅዕኖ ከ1-5 መለኪያ - መግለጽ አለባቸው።

በዚህ ደረጃ የሚዘጋጁ ሰነዶች ብዙውን ጊዜ የሚከተሉትን ያካትታሉ:

- የአደጋ ማትሪክስ
- የአደጋ መስፈርቶች እና የእያንዳንዱ ደረጃ ፍቺ
- በአደጋ መዝገብ ላይ ባለው ንጥል የአደጋ ግምገማ ማስታወሻዎች

ዋናው ውጤት ቅድሚያ የሚሰጠው ካርታ ነው፡ የትኞቹ አደጋዎች ወዲያውኑ መፍትሄ ማግኘት እንዳለባቸው፣ የትኞቹ ደግሞ ክትትል ሊደረግባቸው እንደሚችል እና የትኞቹ ደግሞ ተቀባይነት እንዳላቸው።

6. የአደጋ ሕክምና ስትራቴጂን መወሰን

የአደጋ አስተዳደር ማለት እድልን ወይም ተፅዕኖን ለመቀነስ ወይም ውጤቶቹን ለማስተዳደር የውሳኔዎች እና እርምጃዎች ተከታታይነት ያለው ነው። በአጠቃላይ የአደጋ አስተዳደር ስልቶች የሚከተሉትን ያካትታሉ፡

- አደጋን ያስወግዱ፡- አደጋን የሚያስከትሉ እንቅስቃሴዎችን ያቁሙ
- አደጋን መቀነስ (መቀነስ): መቆጣጠሪያዎችን፣ ሂደቶችን ወይም ስርዓቶችን ማሻሻል
– የማዛወር አደጋ፡ ኢንሹራንስ፣ ወደ ውጭ የመላክ ወይም የተወሰኑ ውሎች
– አደጋውን ተቀበል (ተቀበል): በክትትልና በአደጋ ጊዜ ዕቅዶች ተቀበል

ጥሩ አስተዳደር እያንዳንዱ የሕክምና ውሳኔ ከምክንያቱ፣ ከወጪው፣ ከጊዜ ሰሌዳው እና ኃላፊነት ከሚሰማው አካል ጋር መመዝገቡን ይጠይቃል። ይህ ብዙውን ጊዜ የጊዜ ገደቦችን፣ አመልካቾችን እና አስፈላጊ ሀብቶችን በሚያካትት የአደጋ ሕክምና ዕቅድ ውስጥ ይገለጻል።

7. ደጋፊ ሰነዶችን ማጠናቀር እና ሂደቶችን መደበኛ ማድረግ

ብዙውን ጊዜ የአደጋ ቁጥጥር የሚሳካው ሀሳቡ መጥፎ ስለሆነ ሳይሆን ደረጃውን የጠበቀ ስላልሆነ ነው። ስለዚህ ድርጅቶች የተመረጡት የማስተካከያ እርምጃዎች ወደ ግልጽ የአሠራር ሰነዶች መተርጎማቸውን ማረጋገጥ አለባቸው።

የድጋፍ ሰነዶች ምሳሌዎች፡

- አዲስ SOP ወይም የተሻሻለ SOP
- የሥራ መመሪያ
- የምርመራ ቅጾች፣ የማረጋገጫ ዝርዝሮች እና የማስታወሻ ደብተሮች
- ዝቅተኛ የአገልግሎት ደረጃዎች ወይም የጥራት ደረጃዎች
- ከሶስተኛ ወገኖች ጋር የውል ውሎች

ይህ ደረጃ አሰጣጥ የአደጋ መቆጣጠሪያዎች በግለሰቦች ላይ ጥገኛ እንዳይሆኑ፣ ይልቁንም በስርዓቱ ውስጥ የተካተቱ መሆናቸውን ለማረጋገጥ ይረዳል።

8. ግንኙነት፣ ማህበራዊነት እና ስልጠና

የአደጋ አስተዳደር ውጤታማ የውስጥ ግንኙነትንም ያካትታል። አደጋዎች የአንድ ክፍል አካል አይደሉም፤ ብዙ አደጋዎች እርስ በርስ የሚደጋገፉ ናቸው። ስለዚህ፣ የመለየት ውጤቶች፣ ቅድሚያ የሚሰጣቸው ነገሮች እና የማቅረቢያ ዕቅዶች ለሚመለከታቸው አካላት መገለጽ አለባቸው።

የተለመዱ የአስተዳደር ተግባራት፡-

- የአደጋ ፖሊሲዎችን እና ሂደቶችን ማህበራዊ ማድረግ
- የአደጋ መዝገቦችን እና የግምገማ ማትሪክስ አጠቃቀምን በተመለከተ ስልጠና
– ስለ ድርጅቱ ዋና ዋና አደጋዎች መደበኛ ገለጻዎች
- የክስተት ግንኙነት እና የተማሩ ትምህርቶች

ግቡ አደጋን የሚያውቅ ባህል መገንባት ሲሆን፣ ጉዳዮችን ሪፖርት ማድረግ እንደ ማሻሻያ ጥረት እንጂ እንደ መሸፈን ስህተት ተደርጎ የሚታይበት ነው።

9. ክትትል፣ ግምገማ እና ወቅታዊ ሪፖርት ማድረግ

አደጋ ተለዋዋጭ ነው። ስለዚህ የአደጋ አስተዳደር ክትትል ሊደረግበት ይገባል። ይህ ደረጃ ውጤታማ የሪፖርት አቀራረብ አስተዳደርን ይጠይቃል፤ ማን ሪፖርት እንደሚያደርግ፣ መቼ እና በምን ቅርጸት።

ክትትል የሚከተሉትን ሊያካትት ይችላል፦

- የቅናሽ አተገባበር ሁኔታ (የተጠናቀቀ፣ ቀጣይ፣ ዘግይቷል)
- መቆጣጠሪያዎች ከተተገበሩ በኋላ የአደጋ ደረጃ ለውጦች
- በአካባቢ ወይም በፕሮጀክት ለውጦች ምክንያት አዳዲስ አደጋዎች ብቅ ማለት
- የክስተቶች፣ የቅሬታዎች ወይም የስርዓት ውድቀቶች አዝማሚያዎች

ሪፖርት ማድረግ በየወሩ፣ በየሩብ ዓመቱ ወይም እንደ አስፈላጊነቱ ሊከናወን ይችላል። በሐሳብ ደረጃ፣ ሪፖርቶች አመራሩ ሊያደርጋቸው የሚገቡ ቅድሚያ የሚሰጣቸውን አደጋዎች፣ እንቅፋቶች፣ ምክሮች እና ውሳኔዎችን ማጉላት አለባቸው።

10. ኦዲት፣ የአስተዳደር ግምገማ እና ቀጣይነት ያለው ማሻሻያ

የመጨረሻው እርምጃ አጠቃላይ የአደጋ አስተዳደር ስርዓቱ መሻሻሉን ማረጋገጥ ነው። የውስጥ ኦዲቶች ወይም ገለልተኛ ግምገማዎች የፖሊሲ ተገዢነትን እና የቁጥጥር ውጤታማነትን ለመገምገም ያገለግላሉ። በተጨማሪም የአስተዳደር ግምገማዎች በስትራቴጂካዊ አደጋ-ነክ ውሳኔዎች ውስጥ የአመራር ተሳትፎን ያረጋግጣሉ።

ቀጣይነት ያለው ማሻሻያ ብዙውን ጊዜ የሚከናወነው በሚከተሉት መንገዶች ነው፡

- የአደጋ ፖሊሲዎችን እና መስፈርቶችን ያስተካክሉ
- ይበልጥ ትክክለኛ ለመሆን የመለየት እና የግምገማ ሂደቱን ያሻሽሉ
- የአደጋ አስተዳደርን ከእቅድ እና በጀት ጋር ማዋሃድ
- ቴክኖሎጂን መቀበል (የአደጋ ዳሽቦርድ፣ ዲጂታል ሪፖርት ማድረጊያ ስርዓት)

በዚህ የማሻሻያ ዑደት፣ የአደጋ አስተዳደር እንደ ሰነድ ብቻ አይቆምም፣ ነገር ግን የድርጅታዊ የመማሪያ ዘዴ ይሆናል።

መዝጊያ

በአደጋ አስተዳደር ውስጥ የሚወሰዱ የአስተዳደር እርምጃዎች ወጥ የሆነ፣ ተጠያቂነት ያለው እና ተፅዕኖ ፈጣሪ የአደጋ ሂደት መሰረት ናቸው። አውዱን ከመዘርጋት እና ፖሊሲዎችን ከማዘጋጀት እና ሚናዎችን ከመመደብ ጀምሮ እስከ ክትትል እና ኦዲት ድረስ - ሁሉም እርስ በርስ የተያያዙ እና ትክክለኛ ሰነዶችን ይፈልጋሉ።

ጠንካራ የአደጋ አስተዳደር ክህሎት ያላቸው ድርጅቶች እርግጠኛ አለመሆንን ለመጋፈጥ፣ ለለውጥ በፍጥነት ምላሽ ለመስጠት እና ዘላቂ አፈፃፀምን ለመጠበቅ የተሻለ አቅም ይኖራቸዋል። በመጨረሻም የአደጋ አስተዳደር ችግሮችን ማስወገድ ብቻ ሳይሆን የበለጠ የበሰለ፣ ደህንነቱ የተጠበቀ እና ሊሰፋ የሚችል የስራ ስርዓት መገንባት ነው።