Awọn Igbesẹ si Ṣiṣeto Awọn Ilana Ile-iṣẹ
Àwọn ìlànà ilé-iṣẹ́ ni “àwọn òfin eré” tí ó ń darí ìwà, ọ̀nà iṣẹ́, àti ṣíṣe ìpinnu láàárín àjọ kan. Àwọn ìlànà rere ń ran àwọn ilé-iṣẹ́ lọ́wọ́ láti máa ṣiṣẹ́ déédéé, dín ewu kù, mú kí òfin máa tẹ̀lé e, àti rí i dájú pé gbogbo òṣìṣẹ́ lóye àwọn ìlànà tí a retí. Láìsí àwọn ìlànà tó ṣe kedere, àwọn ilé-iṣẹ́ máa ń ní ìforígbárí nínú ilé-iṣẹ́, àwọn aláṣẹ tó ń wọ́pọ̀, àti ìdínkù nínú iṣẹ́ nítorí àwọn ìpinnu àṣekágbá. Nítorí náà, ṣíṣe àwọn ìlànà ilé-iṣẹ́ ju kíkọ ìwé lọ; ìlànà náà gbọ́dọ̀ wà ní ìṣètò, kí ó ní àwọn olùníláárí nínú, kí ó sì bá ìlànà iṣẹ́-ajé mu.
Àwọn ìgbésẹ̀ wọ̀nyí ni láti ṣe àgbékalẹ̀ ìlànà ilé-iṣẹ́ tó gbéṣẹ́, láti mímọ̀ àwọn àìní títí dé ìgbésẹ̀ àti ìṣàyẹ̀wò.
1. Mọ àwọn ète àti ìlànà iṣẹ́ ilé-iṣẹ́ náà
Igbesẹ akọkọ ni lati rii daju pe awọn eto imulo ti o wa ni ipo ṣe atilẹyin itọsọna ile-iṣẹ naa. Beere: Kini awọn ibi-afẹde eto-ọrọ ile-iṣẹ fun ọdun yii ati awọn ọdun diẹ ti n bọ? Fun apẹẹrẹ, ile-iṣẹ ti o dojukọ imugboroja ọja nilo awọn eto imulo ti o ṣe atilẹyin fun iwọn-ara, awọn iṣedede iṣẹ, ati iṣakoso didara. Nibayi, awọn ile-iṣẹ ti n ṣiṣẹ ni awọn ile-iṣẹ ti o ni ofin pupọ, gẹgẹbi inawo tabi itọju ilera, yẹ ki o ṣe pataki si ibamu ati iṣakoso eewu.
Ní àfikún sí ètò ìṣètò, àwọn ìlànà ilé-iṣẹ́ gbọ́dọ̀ fara hàn nínú àwọn ìlànà. Tí ilé-iṣẹ́ kan bá gbé ìwà rere rẹ̀ ga, àwọn ìlànà ìdènà ẹ̀tàn, ìforígbárí àǹfàní, àti àwọn ìlànà ìfọ̀rọ̀wérọ̀ gbọ́dọ̀ lágbára. Tí ààbò bá jẹ́ pàtàkì, ìlànà OHS (Ààbò Iṣẹ́ àti Ìlera) gbọ́dọ̀ jẹ́ ètò ìṣiṣẹ́ tó dájú, kìí ṣe ìlànà lásán.
2. Ṣe àfihàn àwọn àìní ìlànà àti àwọn agbègbè pàtàkì
Kìí ṣe gbogbo nǹkan ló yẹ kí a yanjú lẹ́ẹ̀kan náà. Ṣe àkójọ àwọn agbègbè tí ó nílò ìtọ́sọ́nà tí a kọ sílẹ̀ jùlọ. Lọ́pọ̀ ìgbà, àwọn agbègbè pàtàkì ni:
– HR: ìgbàṣẹ́, àkókò iṣẹ́, ìsinmi, ìbáwí, àyẹ̀wò iṣẹ́, lílo àwọn ohun èlò ilé-iṣẹ́, àti àwọn ìlànà ìdènà ìfòòró.
– Awọn iṣiṣẹ: awọn iṣedede iṣẹ, awọn ilana iṣẹ pataki, rira, iṣakoso dukia, ati iṣakoso didara.
– Isuna: aṣẹ inawo, isanpada owo, iṣakoso owo, ayẹwo inu.
– Imọ-ẹrọ alaye: aabo data, lilo imeeli ati ẹrọ, iwọle si eto, afẹyinti data.
– Ìbámu àti ìwà rere: ìforígbárí àǹfàní, owó ọ̀fẹ́, ìlànà ìwà rere, ìfọ̀rọ̀wérọ̀.
– K3 àti ààbò: àwọn ìlànà ààbò, ìtọ́jú ìṣẹ̀lẹ̀, àwọn ipò pajawiri.
Ṣe àfiyèsí àwọn ìlànà tó ní ipa gíga: àwọn tó ní í ṣe pẹ̀lú ewu òfin, ewu ìṣúná owó, ààbò, àti orúkọ rere ilé-iṣẹ́.
3. Gbígbà dátà, àwọn ìlànà, àti àwọn ìṣe tó dára jùlọ
Àwọn ìlànà tó gbéṣẹ́ gbọ́dọ̀ jẹ́ èyí tó dá lórí òtítọ́ àti èyí tó bá òfin mu. Ní ìpele yìí, ẹ kórajọ:
– Àwọn ìlànà ìjọba tó báramu (iṣẹ́, ààbò dátà, owó orí, àwọn ìlànà ilé iṣẹ́, àti bẹ́ẹ̀ bẹ́ẹ̀ lọ).
– Àwọn àdéhùn àti àdéhùn pẹ̀lú àwọn oníbàárà/àwọn alábàáṣiṣẹpọ̀ tí wọ́n ní àwọn ojúṣe kan (fún àpẹẹrẹ àṣírí àti SLA).
– Àwọn ìṣe ilé-iṣẹ́ lọ́wọ́lọ́wọ́, títí kan “àwọn ìwà” tí ó ti wà ní ipò wọn tẹ́lẹ̀ ṣùgbọ́n tí a kò tí ì kọ sílẹ̀.
– Àwọn àbá tàbí àwọn ìlànà tó dára jùlọ láti inú iṣẹ́ náà, pàápàá jùlọ fún àwọn agbègbè tó díjú bíi ààbò ìwífún tàbí ìdènà àbẹ̀tẹ́lẹ̀.
Tí ó bá pọndandan, fi olùdámọ̀ràn òfin tàbí ìlànà sílò láti rí i dájú pé kò sí àwọn òfin tó lè tako òfin náà.
4. Pinnu iwọn, itumọ, ati eto imulo naa
Kí o tó kọ ọ́, ṣàlàyé àwọn tí ìlànà yìí kan sí, ìgbà wo, àti lábẹ́ àwọn ipò wo. Ààlà tí kò ṣe kedere mú kí ìlànà náà ṣòro láti lò.
Ni gbogbogbo, awọn eto imulo to dara ni eto boṣewa fun kika ati ibamu, fun apẹẹrẹ:
1. Àkọlé ìlànà
2. Ète (ìdí tí a fi ṣẹ̀dá ìlànà náà)
3. Ààlà (ẹni tí a dè)
4. Ìtumọ̀ àwọn ọ̀rọ̀ (láti yẹra fún ọ̀pọ̀lọpọ̀ ìtumọ̀)
5. Àwọn òfin/àṣẹ pàtàkì
6. Awọn ipa ati awọn ojuse (ta ni o ṣe ohun ti)
7. Àwọn ìlànà tó jọra (tí àwọn SOP tó jẹ́ àtúnṣe bá wà)
8. Àwọn ìjìyà/àbájáde (fún ìrúfin)
9. Àwọn ìwé ìtọ́kasí (àwọn òfin, ìlànà, àwọn fọ́ọ̀mù)
10. Ọjọ́ tí ó bẹ̀rẹ̀ àti ìgbà àtúnyẹ̀wò
Ìdúróṣinṣin ìṣètò mú kí ó rọrùn fún àwọn òṣìṣẹ́ láti rí ìwífún, ó sì mú kí wọ́n ṣe àyẹ̀wò inú ilé.
5. Ṣíṣe àkójọ àwọn ìlànà nípa lílo èdè tó ṣe kedere àti tó wúlò.
Àṣìṣe kan tí ó wọ́pọ̀ nínú àwọn ìlànà ilé-iṣẹ́ ni èdè tí ó “jẹ́ ti òfin jù,” tí ó mú kí ó ṣòro láti lóye. Lóòótọ́, àwọn ìlànà gbọ́dọ̀ lo èdè tí ó rọrùn, tí a lè lò fún àwọn ipò ojoojúmọ́.
Àwọn ìlànà ìkọ̀wé kan:
– Lo awọn gbolohun ọrọ ti nṣiṣe lọwọ ati kukuru.
– Yẹra fún àwọn ọ̀rọ̀ tí kò ṣe kedere bíi “bí ó ṣe pọndandan” tàbí “ní ìbámu pẹ̀lú àwọn ìlànà” láìsí àwọn ìlànà.
– Fi àpẹẹrẹ kúkúrú kan kún un tí kókó ọ̀rọ̀ náà bá ṣeé ṣe kí ó ṣí sílẹ̀ fún ìtumọ̀, fún àpẹẹrẹ àpẹẹrẹ ìforígbárí tàbí irú ìkọ̀kọ̀ ìpamọ́ kan.
– Ṣe ìyàtọ̀ láàárín àwọn ìlànà (òfin) àti ìlànà (ọ̀nà). Àwọn ìlànà sọ “kíni” àti “ìdí,” nígbà tí àwọn ìlànà ṣàlàyé “báwo ni.”
Tí ìlànà náà bá gùn, lo àwọn àkọlé kékeré, àmì ìtọ́kasí, àti àwọn tábìlì kúkúrú láti jẹ́ kí ó rọrùn láti ṣàyẹ̀wò.
6. Fi àwọn olùníláárí kún un fún àfikún wọn
Àwọn ìlànà tí a ṣẹ̀dá ní ìdákọ́ọ́kọ́ sábà máa ń kùnà nígbà tí a bá fi sílò nítorí pé wọn kò bá àwọn òtítọ́ iṣẹ́ mu. Nítorí náà, ṣe àtúnyẹ̀wò iṣẹ́-ṣíṣe. Fi àwọn ẹgbẹ́ bíi:
– HR fun awọn eto imulo iṣẹ
– Ìbámu òfin/ìbámu fún àwọn ẹ̀ka òfin
- Isuna fun awọn eto imulo inawo ati iṣakoso
- IT fun aabo alaye
– Olórí iṣẹ́ fún ìbámu ilana iṣẹ́
– Olùṣàkóso ìlà/aṣojú òṣìṣẹ́ fún ìtẹ̀síwájú ìṣe pápá
Ipele yii ni ero lati ṣe idanimọ awọn iṣoro ti o le waye ni kutukutu: boya a le ṣe imuse eto imulo naa, boya ẹru iṣakoso ti o pọ ju, boya ija wa pẹlu awọn eto imulo miiran, ati boya awọn ijiya naa jẹ deede.
7. Ṣe agbekalẹ awọn ilana ifọwọsi ati afọwọsi
Nígbà tí a bá ti ṣe àtúnṣe sí àwọn ìlànà náà, àwọn aláṣẹ tí a fún ní àṣẹ gbọ́dọ̀ fọwọ́ sí i ní tààràtà, bíi Ìgbìmọ̀ Àwọn Olùdarí, Àgbà Àgbà, tàbí Ìgbìmọ̀ Ìlànà/Ìbámu. Bákan náà, ṣàlàyé ìpele àṣẹ: àwọn ìlànà ètò ni ìgbìmọ̀ àwọn olùdarí sábà máa ń fọwọ́ sí, nígbà tí àwọn olórí ẹ̀ka lè fọwọ́ sí àwọn ìlànà iṣẹ́-ṣíṣe—ṣùgbọ́n wọ́n gbọ́dọ̀ bá ìlànà òbí mu.
Iwe ti a fọwọsi yẹ ki o ni:
– nọ́mbà ìwé àti ẹ̀yà rẹ̀
– ọjọ́ tí ó bẹ̀rẹ̀ iṣẹ́
– ẹni tí ó ni ìlànà náà ló ń ṣàkóso
– ìtàn àtúnṣe (àkọsílẹ̀ àyípadà)
Èyí ṣe pàtàkì láti dènà ìtànkálẹ̀ àwọn ẹ̀yà àtijọ́ àti láti mú kí ẹ̀rí rọrùn nígbà àyẹ̀wò.
8. Ìbáṣepọ̀ àti ìdánilẹ́kọ̀ọ́ (kì í ṣe fífi àwọn ìmeeli ránṣẹ́ nìkan)
Àwọn ìlànà kò ní yé wa láìfọwọ́sí nítorí pé wọ́n gbé wọn sórí ìkànnì ayélujára. Gbé ètò ìwárí kalẹ̀ ní ìbámu pẹ̀lú ìwọ̀n ewu:
– Fún àwọn ìlànà pàtàkì (ìdènà àbẹ̀tẹ́lẹ̀, ààbò dátà, OHS), ṣe ìdánilẹ́kọ̀ọ́ pàtàkì àti àwọn ìbéèrè kúkúrú.
– Fún àwọn ìlànà ojoojúmọ́, èyí lè jẹ́ ìrísí ìpàdé àkótán, ìwé àtẹ̀jáde kúkúrú, tàbí ìwé ìtọ́sọ́nà ojú ìwé kan.
– Rí i dájú pé àwọn òṣìṣẹ́ tuntun gba àwọn ìlànà pàtàkì nígbà tí wọ́n bá ń kópa nínú iṣẹ́.
Fi ìlànà ìjẹ́wọ́ tàbí gbólóhùn kan tí o ti kà àti lóye kún un, pàápàá jùlọ fún àwọn ìlànà tí ó lè ní ipa lórí òfin.
9. Ìmúṣe: Ṣíṣepọ̀ àwọn ìlànà sínú àwọn ìlànà iṣẹ́
Àwọn ìlànà yóò gbéṣẹ́ tí wọ́n bá “wà nínú” ètò náà. Fún àpẹẹrẹ:
– Àwọn ìlànà ìnáwó gbọ́dọ̀ ní ìsopọ̀ pẹ̀lú ìṣàn ìfọwọ́sowọ́pọ̀ nínú ìforúkọsílẹ̀ owó.
– Àwọn ìlànà ìwọlé dátà gbọ́dọ̀ so mọ́ ètò ìṣàkóso ìwọlé tí ó dá lórí ipa.
– Àwọn ìlànà ìbáwí gbọ́dọ̀ ní ìsopọ̀ pẹ̀lú àwọn ìlànà ìwádìí HR àti àkọsílẹ̀ àwọn ìrúfin.
Tun pinnu ẹniti n ṣe abojuto ibamu, bi a ṣe n ṣe ijabọ, ati awọn itọkasi wo ni a lo lati wiwọn imuse.
10. Àbójútó, ìṣàyẹ̀wò àti àtúnṣe ìgbàkúgbà
Àyíká iṣẹ́ ajé máa ń yípadà: àwọn ìlànà tuntun, àwọn àpẹẹrẹ iṣẹ́ aládàpọ̀, àwọn ewu lórí íńtánẹ́ẹ̀tì, tàbí àwọn àyípadà nínú ètò àjọ. Nítorí náà, a gbọ́dọ̀ máa ṣe àtúnyẹ̀wò àwọn ìlànà nígbàkúgbà, fún àpẹẹrẹ ní gbogbo oṣù 12 tàbí nígbà tí àwọn àyípadà pàtàkì bá ṣẹlẹ̀.
Ṣe ìṣàyẹ̀wò kan tí ó dá lórí:
– àwọn àwárí àyẹ̀wò inú/òde
– awọn iṣẹlẹ ati awọn ọran ti awọn irufin
– esi lati ọdọ oṣiṣẹ ati oluṣakoso
– ipa ti ilana naa (boya o nira pupọ tabi ko ṣe pataki)
A gbọ́dọ̀ tún ṣe àtúnṣe sí ìlànà tuntun náà, kí a sì yọ ìtàn àtijọ́ náà kúrò nínú ìṣàn.
Penutup
Ṣíṣe àgbékalẹ̀ àwọn ìlànà ilé-iṣẹ́ jẹ́ ìlànà ètò kan tí ó so ìran ìṣòwò, ìtẹ̀lé òfin, àti àwọn òtítọ́ iṣẹ́ pọ̀. Ètò rere kìí ṣe ìwé àṣẹ lásán, ṣùgbọ́n ó jẹ́ irinṣẹ́ fún kíkọ́ àṣà iṣẹ́ tí ó dúró ṣinṣin, tí ó ní ààbò, àti tí ó ń mú èso jáde. Pẹ̀lú àwọn ìgbésẹ̀ tí a ṣètò—láti òye àwọn ète, ṣíṣe àwọn ohun pàtàkì, ṣíṣe àgbékalẹ̀ àwọn àkọsílẹ̀ tí ó ṣe kedere, fífún àwọn olùníláárí ní ìṣírí, àti ṣíṣe àbójútó déédéé—àwọn ilé-iṣẹ́ lè ṣàṣeyọrí àwọn ìlànà tí a lò ní tòótọ́, tí a lóye, tí ó sì ní ipa gidi lórí iṣẹ́ àjọ.
Tí o bá fẹ́, mo lè ràn ọ́ lọ́wọ́ láti ṣẹ̀dá àpẹẹrẹ ìlànà ilé-iṣẹ́ (fún àpẹẹrẹ, ìlànà ìyọ̀ǹda, ìlànà lílo ẹ̀rọ IT, tàbí ìlànà ìwà rere) tí a ṣe àgbékalẹ̀ rẹ̀ fún iṣẹ́ àti ìwọ̀n ilé-iṣẹ́ rẹ.
