Awọn ọna ti o munadoko lati ṣakoso awọn ẹgbẹ latọna jijin
Àwọn àyípadà nínú ọ̀nà tí a ń gbà ṣiṣẹ́ ní àwọn ọdún àìpẹ́ yìí ti mú kí iṣẹ́ láti ọ̀nà jíjìn kì í ṣe àṣà lásán mọ́, ṣùgbọ́n ó jẹ́ ọ̀nà ìṣiṣẹ́ tó ṣeé ṣe fún ọ̀pọ̀ ilé-iṣẹ́. Àwọn ẹgbẹ́ láti ọ̀nà jíjìn ń fúnni ní ìyípadà, àǹfààní láti rí àwọn ẹ̀bùn kárí ayé, àti owó tí ó ń náni. Síbẹ̀síbẹ̀, láìsí ìṣàkóso tó dára, àwọn ẹgbẹ́ láti ọ̀nà jíjìn tún máa ń ní ìṣòro ìbánisọ̀rọ̀, ìdínkù nínú ìbáṣepọ̀, àti ìṣòro láti máa ṣe ìtọ́jú ìṣiṣẹ́. Àpilẹ̀kọ yìí jíròrò bí a ṣe lè ṣàkóso àwọn ẹgbẹ́ láti ọ̀nà jíjìn lọ́nà tó dára láti rí i dájú pé iṣẹ́ ń lọ lọ́wọ́, ìbáṣepọ̀, àti àṣà iṣẹ́ tó dára.
1. Kọ́ ìpìlẹ̀ tó ṣe kedere nípa àwọn ohun tí a ń retí láti ìbẹ̀rẹ̀.
Kókó pàtàkì sí ẹgbẹ́ tí ó wà ní ọ̀nà jíjìn ni òye tó dájú. Tí àwọn ọmọ ẹgbẹ́ kò bá sí ní yàrá kan náà, ọ̀pọ̀lọpọ̀ àmì iṣẹ́ tí ó ń yọrí sí ní ti ara ẹni ni a máa ń sọnù. Nítorí náà, àwọn aṣáájú ní láti gbé àwọn ìfojúsùn tí ó dúró ṣinṣin ṣùgbọ́n tí ó ṣeé fojú rí kalẹ̀, bíi:
– Awọn wakati pataki ti o ba nilo fun ifowosowopo.
– Àwọn ibi-àfojúsùn àti ìtumọ̀ “ṣeéṣe” fún iṣẹ́ kọ̀ọ̀kan.
– Àwọn ìlànà ìdáhùn ìbánisọ̀rọ̀, fún àpẹẹrẹ, ìdáhùn ìfọ̀rọ̀wérọ̀ tó pọ̀ jùlọ ti wákàtí méjì nígbà iṣẹ́.
– Awọn ipa ati ojuse olukuluku ko yẹ ki o wa ni ọna kan naa.
Kọ àwọn ohun tí a ń retí wọ̀nyí sínú ìwé ìtọ́ni ẹgbẹ́ kan tí gbogbo ènìyàn lè rí. Bí àwọn òfin náà bá ṣe ṣe kedere tó, bẹ́ẹ̀ náà ni ewu ìjà àti ìdàrúdàpọ̀ ṣe ń dínkù.
2. Fi ìbánisọ̀rọ̀ tí a ṣètò sí ipò àkọ́kọ́, kìí ṣe ìbánisọ̀rọ̀ déédéé nìkan.
Nínú ẹgbẹ́ alájọṣepọ̀ tó wà láàárín àwọn ènìyàn, ìbánisọ̀rọ̀ tó pọ̀ jù lè ba ìfọkànsí jẹ́. Ohun tó yẹ ni ìbánisọ̀rọ̀ tó wà ní ìṣètò àti ọ̀nà tó tọ́. Lo ìlànà tó rọrùn: "ìbánisọ̀rọ̀ tó ń ṣiṣẹ́ pọ̀ fún àwọn ọ̀ràn tó díjú, àìsí ìbánisọ̀rọ̀ fún àwọn ọ̀ràn ojoojúmọ́."
Kọ́nànmọ́:
– A nlo awọn ipade fidio fun awọn ijiroro eto-ọrọ, awọn iṣoro ti o nira, tabi awọn ariyanjiyan ti o nilo ifamọra.
– A le ṣe awọn imudojuiwọn ilọsiwaju ojoojumọ tabi ọsẹ-ọsẹ nipasẹ awọn irinṣẹ asynchronous gẹgẹbi Slack, Microsoft Teams, tabi Notion.
– Àwọn ìwífún pàtàkì (àwọn ìlànà, ìpinnu ìpàdé, àwọn SOP) gbọ́dọ̀ wà ní àkọsílẹ̀, kìí ṣe láti fi ọ̀rọ̀ ẹnu lásán sọ wọ́n.
Ṣẹ̀dá àwọn òfin ìkànnì ìbánisọ̀rọ̀: ohun tí a lè jíròrò nípasẹ̀ ìmeeli, ìfọ̀rọ̀wérọ̀, tàbí ìpè fídíò. Ní ọ̀nà yìí, ẹgbẹ́ náà kì í ní ìdààmú pẹ̀lú àwọn ìránṣẹ́, wọ́n sì máa ń dojúkọ iṣẹ́.
3. Lo awọn irinṣẹ ifowosowopo to tọ ki o si jẹ deedee
Àṣìṣe kan tí ó wọ́pọ̀ ni lílo ọ̀pọ̀lọpọ̀ irinṣẹ́, èyí tí ó ń mú kí ẹgbẹ́ náà dààmú nípa èyí tí wọ́n fẹ́ lò. Mú kí ìpele ìmọ̀ ẹ̀rọ rẹ rọrùn kí o sì rí i dájú pé gbogbo ènìyàn lóye bí a ṣe ń lò ó. Àwọn àpapọ̀ tí a sábà máa ń lò ní:
– Isakoso ise agbese: Trello, Asana, Jira, ClickUp
– Àwọn ìwé àkọsílẹ̀: Ìmọ̀, Ìṣọ̀kan, Google Drive
– Ibaraẹnisọrọ: Slack, Awọn Ẹgbẹ Microsoft
– Awọn ipade fidio: Zoom, Ipade Google
– Ìfọwọ́sowọ́pọ̀ fáìlì: Google Workspace tàbí Microsoft 365
Ohun tó ṣe pàtàkì jùlọ kì í ṣe irinṣẹ́ náà fúnra rẹ̀, bí kò ṣe bí a ṣe ń lò ó déédéé. Dá “orísun òtítọ́ kan ṣoṣo” sílẹ̀. Fún àpẹẹrẹ, gbogbo iṣẹ́ ni a gbọ́dọ̀ kọ sílẹ̀ ní Jira, gbogbo ìpinnu ìpàdé ni a gbọ́dọ̀ wọlé sí Notion, gbogbo àwọn fáìlì ìkẹyìn sì gbọ́dọ̀ wà ní Drive.
4. Ṣakoso iṣẹ ṣiṣe da lori abajade, kii ṣe iṣẹ ṣiṣe
Ṣíṣàkóso ẹgbẹ́ alátagbà kì í ṣiṣẹ́ dáadáa tí àwọn olórí bá fojú sí bí wọ́n ṣe ń ṣe àkíyèsí àkókò lórí ayélujára tàbí ipò “tó wà”. Ọ̀nà yìí máa ń yọrí sí ìṣàkóso kékeré, ó sì máa ń ba ìgbẹ́kẹ̀lé jẹ́. Àfiyèsí tó dára jù ni wíwọ̀n àbájáde:
– Ǹjẹ́ a lè ṣe àṣeyọrí àwọn àfojúsùn gẹ́gẹ́ bí dídára àti àkókò tí a yàn?
– Ṣé iṣẹ́ náà dára gan-an tí a sì ti kọ sílẹ̀?
– Ǹjẹ́ àwọn àfikún ẹnìkọ̀ọ̀kan ní ipa lórí àfojúsùn ẹgbẹ́?
Lo àwọn OKR tí ó ṣe kedere (Àwọn Ète àti Àwọn Àbájáde Pàtàkì) tàbí KPI. Ṣe àwọn àtúnyẹ̀wò déédéé, bíi 1:1 ọ̀sọ̀ọ̀sẹ̀, láti jíròrò ìlọsíwájú, àwọn ìdènà, àti àwọn àìní ìtìlẹ́yìn. Nígbà tí a bá ń ṣe ìdájọ́ lórí àwọn àbájáde, wọn yóò ní ìtara láti ṣàkóso àkókò wọn fúnra wọn.
5. Ṣe àgbékalẹ̀ ìṣiṣẹ́ tí ó dúró ṣinṣin (ìdánilójú).
Àwọn ẹgbẹ́ alájọṣepọ̀ láti ọ̀nà jíjìn nílò ìṣètò tí a lè sọ tẹ́lẹ̀. Láìsí i, iṣẹ́ lè dàbí èyí tí ó ń léfòó, ìṣètò sì lè di ohun tí ó ń ṣe àṣeyọrí. Ṣẹ̀dá ìlànà tí ó rọrùn ṣùgbọ́n tí ó dúró déédéé, fún àpẹẹrẹ:
– Ṣíṣe àyẹ̀wò async ojoojúmọ́ (ọ̀nà kúkúrú: àná, lónìí, àwọn ìdènà).
– Ètò ọ̀sọ̀ọ̀sẹ̀ láti pinnu àwọn ohun pàtàkì.
– Àtúnyẹ̀wò ọ̀sọ̀ọ̀sẹ̀ láti wo àwọn àbájáde àti ẹ̀kọ́.
– Àtúnyẹ̀wò oṣooṣù láti mú kí àwọn iṣẹ́ sunwọ̀n síi.
Àwọn ìpàdé kò gbọ́dọ̀ pẹ́. Ọ̀pọ̀ àwọn ẹgbẹ́ tó ń ṣe àṣeyọrí máa ń lo ìpàdé ìṣẹ́jú mẹ́ẹ̀ẹ́dógún sí ọgbọ̀n pẹ̀lú ètò tó ṣe kedere, lẹ́yìn náà ni wọ́n á kọ àwọn ìpinnu tí wọ́n bá ṣe sí ara wọn.
6. Mu asa iṣẹ ati imọlara apapọ lagbara
Àṣà kì í ṣẹ̀dá láìfọwọ́sí nígbà tí àwọn ẹgbẹ́ bá ń ṣiṣẹ́ lọ́tọ̀ọ̀tọ̀. Àwọn olórí ní láti ṣẹ̀dá ààyè fún ìbáṣepọ̀ tí kì í ṣe nípa iṣẹ́ nìkan, kí àwọn ọmọ ẹgbẹ́ ṣì máa nímọ̀lára ìsopọ̀ pẹ̀lú ènìyàn. Àwọn ìṣe tó gbéṣẹ́ kan ni:
– Kọfi foju tabi awọn akoko ounjẹ ọsan ori ayelujara lẹẹkọọkan.
– Awọn ikanni kan pato ti kii ṣe iṣẹ (awọn iṣẹ aṣenọju, awọn iṣeduro fiimu, awọn ere idaraya).
– Ṣíṣe ayẹyẹ àwọn àṣeyọrí kékeré: píparí iṣẹ́ kan, ọjọ́ ìbí, tàbí ìṣẹ̀lẹ̀ pàtàkì kan.
Sibẹsibẹ, o ṣe pataki lati ma fi agbara mu awọn iṣẹ awujọ. Gba fun yiyan ati irọrun, nitori ipo gbogbo eniyan yatọ.
7. Ṣe àgbékalẹ̀ ìdarí tí a gbé karí ìgbẹ́kẹ̀lé àti ìfọ̀kànbalẹ̀
Àwọn olùdarí ẹgbẹ́ láti ọ̀nà jíjìn gbọ́dọ̀ yí ọ̀nà ìdarí wọn padà láti àbójútó sí agbára. Ìgbẹ́kẹ̀lé ni ohun pàtàkì. Fi ìgbẹ́kẹ̀lé hàn nínú agbára ẹgbẹ́ rẹ nígbà tí o sì ń fún wọn ní ìrànlọ́wọ́ nígbà tí ó bá yẹ.
Awọn iṣe ti o rọrun ti o ni ipa nla:
– Ṣe 1:1 déédéé pẹ̀lú àfiyèsí lórí ìdàgbàsókè ẹnìkọ̀ọ̀kan.
– Beere nipa awọn idiwọ ti o n ṣe idiwọ iṣelọpọ, dipo ki o kan beere fun ilọsiwaju.
– Pese awọn esi pato ati ni kiakia, mejeeji imoore ati atunṣe.
Ìfọkànsìn tún ṣe pàtàkì nítorí pé olúkúlùkù ọmọ ẹgbẹ́ ní àyíká ilé àti ibi iṣẹ́ tó yàtọ̀ síra. Ìfọkànsìn tó bófin mu sábà máa ń mú kí iṣẹ́ wọn dára sí i.
8. Dènà ìrẹ̀wẹ̀sì pẹ̀lú àwọn ààlà tó dára.
Ṣíṣiṣẹ́ láti ọ̀nà jíjìn sábà máa ń sọ ààlà láàrín iṣẹ́ àti ìgbésí ayé ara ẹni di aláìlágbára. Nítorí náà, àwọn ẹgbẹ́ wà nínú ewu ìrẹ̀wẹ̀sì, wọ́n sì máa ń nímọ̀lára pé wọ́n gbọ́dọ̀ máa dáhùn nígbà gbogbo. Àwọn olórí ní láti ṣe ààlà tó dára:
– Yẹra fún àṣà “tí ó máa ń wà lórí ayélujára nígbà gbogbo”.
– Ṣètò àkókò ìdákẹ́jẹ́ẹ́ (àkókò ìfojúsùn) láìsí ìpàdé.
– Gba awọn eniyan niyanju lati lo isinmi ati awọn isinmi.
– Ṣe ààlà sí àwọn ìpàdé tí kò pọndandan, pàápàá jùlọ àwọn tí kò ní ètò ìpàdé.
Tí ẹgbẹ́ náà bá wà káàkiri àwọn agbègbè àkókò púpọ̀, a lè ṣe àwọn ìṣètò ìpàdé yíyípo kí ẹnikẹ́ni má baà máa fi àkókò ara ẹni rúbọ nígbà gbogbo.
9. Rí i dájú pé ìtẹ̀síwájú àti àkọsílẹ̀ ń lọ láìsí ìṣòro.
Àwọn ẹgbẹ́ tó wà láti ọ̀nà jíjìn máa ń ní ìṣòro bí ìmọ̀ bá wà lórí ẹnì kan ṣoṣo. Àwọn àkọsílẹ̀ tó dára máa ń mú kí àwọn ọmọ ẹgbẹ́ tuntun lè kópa nínú iṣẹ́ náà kíákíá, wọ́n sì máa ń dín ìgbẹ́kẹ̀lé lórí ìbánisọ̀rọ̀ ní àkókò gidi kù.
Ṣe àgbékalẹ̀ àkójọ ìforúkọsílẹ̀:
– Ìṣètò àjọ àti ipa ẹgbẹ́.
– Ṣiṣẹ SOPs, awọn sisan ifọwọsi, ati awọn ipele didara.
– Àkójọ àwọn irinṣẹ́, ìwọlé sí àkọọ́lẹ̀, àti àwọn ẹ̀kọ́ kúkúrú.
– Maapu awọn iṣẹ akanṣe ti nlọ lọwọ ati awọn ohun pataki lọwọlọwọ.
Àkóso tó lágbára máa ń mú kí àwọn ọmọ ẹgbẹ́ tuntun yára ṣiṣẹ́ dáadáa, kí wọ́n sì lè nímọ̀lára pé wọ́n gbà wọ́n tọwọ́tẹsẹ̀.
10. Ṣe ayẹwo ati mu ilana naa dara si lẹẹkọọkan
Ayika latọna jijin naa n yipada nigbagbogbo. Awọn irinṣẹ n yipada, awọn akojọpọ ẹgbẹ n yipada, ati paapaa awọn aini iṣowo paapaa n yipada. Nitorinaa, ṣe ayẹwo deede ohun ti n ṣiṣẹ ati ohun ti o nilo atunṣe. Lo awọn iwadii kukuru, awọn akoko atunyẹwo, tabi awọn ijiroro ṣiṣi lati wa:
– Idènà iṣẹ́ tó tóbi jùlọ ní báyìí.
– Apá kan nínú ilana náà ló ń dín ìṣiṣẹ́ kù.
– Àìní fún ìdánilẹ́kọ̀ọ́ tàbí ìdàgbàsókè ìmọ̀.
Àwọn àtúnṣe kékeré ṣùgbọ́n tí ó dúró déédéé sábà máa ń múná dóko ju àwọn àyípadà pàtàkì tí ó ṣẹlẹ̀ lójijì lọ.
Ipari
Ṣíṣàkóso ẹgbẹ́ alágbègbè kan ní ọ̀nà jíjìn nílò òye tó dájú, ètò ìbánisọ̀rọ̀ tó dára, lílo àwọn irinṣẹ́ déédéé, àti ìdarí tó dojúkọ ìgbẹ́kẹ̀lé àti àbájáde. Nígbà tí a bá gbé ìṣọ̀kan iṣẹ́ kalẹ̀, tí àṣà bá lágbára sí i, tí a sì ń pa àwọn ààlà iṣẹ́ àti ìgbésí ayé mọ́, àwọn ẹgbẹ́ alágbègbè lè jẹ́ kí iṣẹ́ wọn dára sí i, kí wọ́n sì láyọ̀ ju àwọn àpẹẹrẹ iṣẹ́ àbínibí lọ. Níkẹyìn, kì í ṣe nípa jíjìnnà ni a fi ń pinnu àṣeyọrí ẹgbẹ́ alágbègbè kan, ṣùgbọ́n nípa bí a ṣe ń kọ́ ètò, àjọṣepọ̀, àti ìtọ́sọ́nà iṣẹ́ tó ṣe kedere.
Tí o bá fẹ́, mo lè ṣe àtúnṣe àpilẹ̀kọ yìí sí àyíká pàtó kan—fún àpẹẹrẹ, ẹgbẹ́ kékeré kan tí wọ́n ń bẹ̀rẹ̀ iṣẹ́, ẹgbẹ́ ìtọ́jú oníbàárà, ẹgbẹ́ IT/ẹ̀rọ, tàbí ẹgbẹ́ kan tí ó ní àkókò tí ó yàtọ̀—láti jẹ́ kí àwọn ọgbọ́n àti àpẹẹrẹ náà ṣe pàtó sí i.
