Bii a ṣe le ṣe Eto Isakoso Tuntun kan
Ṣíṣe ètò ìṣàkóso tuntun jẹ́ ìgbésẹ̀ pàtàkì láti mú kí iṣẹ́ ṣiṣẹ́ sunwọ̀n síi, láti mú kí ìṣàkóso iṣẹ́ lágbára síi, àti láti mú kí dídára iṣẹ́ inú àti òde sunwọ̀n síi. Síbẹ̀síbẹ̀, àwọn àyípadà sí ètò ìṣàkóso sábà máa ń fa àwọn ìpèníjà: ìdènà àwọn òṣìṣẹ́, àtúnṣe iṣẹ́, àwọn ìdíwọ́ ìmọ̀ ẹ̀rọ, àti ewu ìwádìí tí kò dára. Nítorí náà, ọ̀nà tí a gbèrò, tí a ṣètò tí ó ní gbogbo àwọn ẹgbẹ́ tí ó báramu jẹ́ ohun tí a nílò fún ìmúṣẹ tí ó rọrùn.
Èyí ni ìtọ́sọ́nà pípéye lórí bí a ṣe lè ṣe ètò ìṣàkóso tuntun, láti ètò sí àyẹ̀wò lẹ́yìn ìgbésẹ̀.
1. Ṣe àwárí àwọn ìṣòro àti àwọn ète ìmúṣẹ
Igbesẹ akọkọ ni lati mọ idi ti o wa ninu iyipada naa. Maṣe bẹrẹ pẹlu "fẹ lati lo eto tuntun," ṣugbọn dipo pẹlu "iṣoro wo ni o fẹ yanju?"
Àpẹẹrẹ díẹ̀ lára àwọn ìṣòro tó wọ́pọ̀:
– Ilana gbigbasilẹ naa tun jẹ afọwọṣe ati pe o le fa awọn aṣiṣe.
– Àwọn ìwé náà kó jọ, ó sì ṣòro láti tọ́pasẹ̀.
– Ìfọwọ́sowọ́pọ̀ kò lọ́ra nítorí pé ó nílò ìpàdé ojúkojú tàbí ìfọwọ́sowọ́pọ̀ ara.
– Àwọn ìròyìn ìṣúná owó/ìṣiṣẹ́ máa ń gba àkókò gígùn.
– Dátà láàárín àwọn ìpín kò ṣeé ṣiṣẹpọ.
Ní kete tí a bá ti mọ ìṣòro náà, ṣe àgbékalẹ̀ àwọn góńgó pàtó àti àwọn àfojúsùn tí a lè wọ̀n, fún àpẹẹrẹ:
- Mu ilana igbasilẹ yara lati ọjọ 2 si wakati 2.
– Din awọn aṣiṣe titẹ sii data ku nipa to 50%.
– Mu deedee iṣẹda iroyin oṣooṣu naa dara si ṣaaju ọjọ kan pato.
– Ṣíṣe ìṣọ̀kan àwọn ìwádìí ìṣàkóso ní orísun kan (orísun òtítọ́ kan ṣoṣo).
Àwọn ète tó ṣe kedere ni yóò jẹ́ ìpìlẹ̀ fún yíyan ètò, ṣíṣe àgbékalẹ̀ SOP, àti àwọn àmì ìmúṣẹ tó ṣe àṣeyọrí.
2. Ṣẹ̀dá Ẹgbẹ́ Ìmúṣe kan kí o sì ṣàlàyé àwọn ipa tí ó yẹ kí o kó.
Ṣíṣe ètò ìṣàkóso kìí ṣe iṣẹ́ ìpín kan ṣoṣo. Ó dára jù, a gbọ́dọ̀ dá ẹgbẹ́ tí ó ní àwọn ẹgbẹ́ wọ̀nyí sílẹ̀:
– Olùní/Olùtìlẹ́yìn Iṣẹ́ Àkànṣe: sábà máa ń jẹ́ olórí tí ó ń fúnni ní àṣẹ àti ìtìlẹ́yìn.
– Olùṣàkóso Iṣẹ́ Àgbékalẹ̀: ń ṣàkóso ìṣètò, ìṣètò, ewu, àti ìlọsíwájú.
– Àwọn aṣojú olùlò (àwọn aṣíwájú olùlò): láti ẹ̀ka kọ̀ọ̀kan tí ó ní ipa.
– Ẹgbẹ́ IT: fún ìṣọ̀kan, ààbò, àti ìṣàkóso ìmọ̀-ẹ̀rọ.
– Ẹgbẹ́ ìṣàkóso/ìnáwó/HR: rí i dájú pé àwọn ìlànà iṣẹ́ náà tẹ̀lé.
– Olùtajà/olùpèsè ètò (tí ó bá ń lo àwọn ohun èlò ẹni-kẹta): ìṣètò àti ìdánilẹ́kọ̀ọ́.
Pẹ̀lú ìpínpín ipa tí ó ṣe kedere, ìpinnu kì í pẹ́, a sì lè tọ́pasẹ̀ ẹrù iṣẹ́ nígbà tí ìṣòro bá dìde.
3. Ṣíṣe Àwòrán Ìlànà (Ṣíṣe Àwòrán Ìlànà Iṣẹ́-ajé)
Kí o tó yí ètò kan padà, ṣe àfihàn àwọn ìlànà tó wà lọ́wọ́lọ́wọ́ (bí ó ṣe rí).
– Awọn ipele iṣẹ lati ibẹrẹ si ipari
– Ta ni o ni ojuse
– Àwọn ìwé tí a lò
- Akoko ilana fun ipele kọọkan
- Awọn iṣoro ati ewu aṣiṣe
Lẹ́yìn náà, ṣẹ̀dá ètò kan fún ìlànà tí a fẹ́ (tó wà), èyí tí í ṣe bí ìlànà ìṣàkóso yóò ṣe bójú tó lẹ́yìn tí a bá ti ṣe ètò tuntun náà. Ní ìpele yìí, yẹra fún gbígbé àwọn ìlànà ọwọ́ sí oní-nọ́ńbà láìsí àtúnṣe kankan. Èyí jẹ́ àǹfààní láti mú kí ìṣàn náà rọrùn, dín ìlọ́po méjì àwọn ohun tí a fi sínú rẹ̀ kù, àti láti ṣàlàyé àwọn ọ̀nà ìfọwọ́sowọ́pọ̀.
Àwọn àbájáde àwòrán yìí yóò ran ọ́ lọ́wọ́ láti mọ ìṣètò ètò, àwọn ohun tí a nílò, àti àwọn SOP àti ìdánilẹ́kọ̀ọ́.
4. Pinnu Awọn Ohun ti Eto naa Nilo ki o si Yan Ojutu To Tọ
Ètò ìṣàkóso lè jẹ́ sọ́fítíwè ERP, ohun èlò ìṣàkóso ìwé, ètò ìnáwó, ohun èlò HRIS, tàbí ìṣiṣẹ́ àti ìtẹ̀síwájú, ó sinmi lórí àìní àjọ náà.
Ṣe àkójọ àwọn àìní nípa ẹ̀ka:
– Àwọn ohun tó yẹ kí o ní: àwọn ohun tó jẹ́ pé a kò lè dúnàádúrà.
– Àwọn àìní afikún (tó dára láti ní): mú kí ìtùnú pọ̀ sí i ṣùgbọ́n kò ṣe pàtàkì.
– Àwọn àìní ìṣọ̀kan: fún àpẹẹrẹ ìṣọ̀kan pẹ̀lú owó oṣù, ìwé-ẹ̀rí ìkànnì ayélujára, ìmeeli, tàbí ibi ìkópamọ́ ìpamọ́ inú.
– Aabo ati iwọle: awọn ẹtọ iwọle ti o da lori ipo, ipa ọna ayẹwo, fifi ẹnọ kọ nkan, afẹyinti.
– Ìwọ̀n tó gbòòrò: ṣé ó lè gba ìdàgbàsókè nínú iye dátà àti àwọn olùlò?
Lẹhinna, ṣe ayẹwo awọn aṣayan pupọ ti o da lori:
- Irọrun lilo (ore olumulo)
– Iye owo gbogbo ti nini (iwe-aṣẹ, imuse, ikẹkọ, itọju)
- Atilẹyin ati orukọ rere fun awọn olutaja
– Wiwa ti awọn ẹya iroyin
– Awọn agbara isọdi
- Ibamu pẹlu awọn ofin to yẹ
Tí ó bá ṣeé ṣe, ṣe àfihàn àti ìdánwò tó lopin kí o tó pinnu.
5. Múra Ètò Ìmúṣe Tó Wà Ní Ìpele-ìpele (Ìlànà Ìlànà)
A gbọ́dọ̀ pín ètò ìgbésẹ̀ náà sí àwọn ìpele gidi, fún àpẹẹrẹ:
1. Igbaradi data ati apẹrẹ ilana
2. Ṣíṣeto ètò àti ṣíṣẹ̀dá àkọọ́lẹ̀ olùlò
3. Ìṣípòpadà ìpilẹ̀ṣẹ̀ dátà
4. Ìdánilẹ́kọ̀ọ́ olùlò
5. Iṣẹ́ àgbékalẹ̀ ìwádìí (ìdánwò ní ẹ̀ka kan/ẹ̀ka kan)
6. Lọ-laaye (ifilọlẹ ni kikun)
7. Àbójútó àti àtúnṣe
Bákan náà, ṣàlàyé àkókò, àwọn ìṣẹ̀lẹ̀ pàtàkì, àti àwọn àmì àṣeyọrí fún ìpele kọ̀ọ̀kan. Ọ̀nà ìtọ́ni kan ń jẹ́ kí ẹgbẹ́ náà lè ṣàkóso àwọn ohun tí a ń retí àti dín àwọn ìdènà iṣẹ́ kù.
6. Múra Dátà sílẹ̀ kí o sì ṣí lọ láìléwu
Ìṣípòpadà dátà jẹ́ ìgbésẹ̀ pàtàkì kan tí ó sábà máa ń yọrí sí ìṣòro. Bẹ̀rẹ̀ pẹ̀lú àyẹ̀wò dátà:
– Ìwífún wo ló ṣì wúlò tí ó sì yẹ kí a gbé lọ
– Àwòrán onípele tàbí àìpé
- Awọn ọna kika data ti o nilo lati wa ni ibamu
Nigbamii, pese eto gbigbe:
- Ṣe àkójọ àwọn ọ̀wọ́n data àtijọ́ sí àwọn ètò data tuntun
– Idanwo ijira lori diẹ ninu awọn data (apẹẹrẹ)
– Ìjẹ́rìísí àwọn àbájáde ìṣípò láti ọwọ́ àwọn olùlò tó yẹ
- Ṣe afẹyinti data ṣaaju gbigbe ikẹhin
Rí i dájú pé àwọn ìṣàkóso ààbò wà ní ipò, pàápàá jùlọ tí ìwífún nípa àwọn òṣìṣẹ́, oníbàárà, tàbí ìwífún nípa ìnáwó bá kan àwọn ènìyàn. A gbani nímọ̀ràn gidigidi láti dín ewu ìlòkulò kù.
7. Ṣẹ̀dá Àwọn Ìlànà Ìrànlọ́wọ́ Tuntun àti Àwọn Ìlànà Àtìlẹ́yìn
Àwọn ètò tuntun gbọ́dọ̀ wà pẹ̀lú àwọn SOP tó ṣe kedere láti rí i dájú pé a ń lò wọ́n déédéé.
- Iṣẹ́ láti ìbẹ̀rẹ̀ dé òpin
– Àwọn ọ̀nà ìforúkọsílẹ̀ àti àwọn ìlànà ìtẹ̀síwájú ìwé
- Iwọle si awọn ẹtọ ati ojuse ti ipa kọọkan
– Awọn ọna ifọwọsi ati igbesoke
- Ilana atunṣe ti aṣiṣe titẹ sii ba waye
- Afẹyinti iwe ati ilana ibi ipamọ
Tí ó bá pọndandan, ṣẹ̀dá àwọn ìlànà afikún bíi lílo ètò tó pọndandan (tí a kò bá lo àwọn ọ̀nà ìfọwọ́sowọ́pọ̀ mọ́) àti àwọn ìlànà ààbò ọ̀rọ̀ìpamọ́.
8. Ìdánilẹ́kọ̀ọ́ àti Ìṣàkóso Ìyípadà
Ìmọ̀ ẹ̀rọ tó dára kò ní ṣiṣẹ́ dáadáa bí àwọn olùlò bá kọ̀ tàbí wọn kò lóye bí a ṣe ń lò ó. Ìdánilẹ́kọ̀ọ́ yẹ kí ó bá ipa tí a ń kó mu:
– Ikẹkọ Alakoso (oluṣakoso eto)
- Ikẹkọ olumulo ojoojumọ (iwọle ati ilana)
– Ikẹkọ alabojuto/oluṣakoso (ifọwọsi, abojuto, ijabọ)
Ni afikun si ikẹkọ, sọrọ nipa iyipada ni kiakia:
– Ṣàlàyé àwọn àǹfààní ètò tuntun náà fún àwọn olùlò, kìí ṣe fún àwọn olùṣàkóso nìkan.
– Pese ikanni ibeere ati idahun (iranlọwọ, ẹgbẹ inu)
- Awọn iwe itọsọna iyara (iwe iyanjẹ) ati awọn ikẹkọ fidio
Yíyàn “àwọn aṣíwájú olùlò” láti ẹ̀ka kọ̀ọ̀kan tún jẹ́ ohun tó gbéṣẹ́ láti ran àwọn ẹlẹgbẹ́ lọ́wọ́ ní àsìkò ìyípadà.
9. Awakọ Awakọ ti a gbero ati Lọ-Live
Kí o tó bẹ̀rẹ̀ iṣẹ́, ṣe àyẹ̀wò kan ní ẹ̀ka kan tàbí irú ìlànà kan, bíi kíkọ àwọn ìwé tàbí fífọwọ́sí ìnáwó. Ète rẹ̀ ni:
- Iduroṣinṣin eto idanwo
- Wiwọn imurasilẹ olumulo
- Wa awọn aṣiṣe ati awọn atunṣe ti o nilo
– Ṣe àtúnṣe SOP tí ohun kan bá wà tí kò ṣeé ṣe.
Lẹ́yìn tí o bá ti ṣe àṣeyọrí nínú iṣẹ́ àyẹ̀wò, bẹ̀rẹ̀ sí í lo àkókò díẹ̀ tàbí kí o ṣe é lẹ́ẹ̀kan náà, ó sinmi lórí ipò tí ilé-iṣẹ́ rẹ wà. Ní àsìkò tí o bá ń lọ, rí i dájú pé ìrànlọ́wọ́ ìmọ̀-ẹ̀rọ wà nílẹ̀ àti pé ó ń dáhùn padà, nítorí pé àwọn ìṣòro kéékèèké pàápàá lè fa ìdènà fún àwọn olùlò.
10. Ìṣàyẹ̀wò, Ìdàgbàsókè, àti Ìtọ́jú
Ìmúṣe kò dáwọ́ dúró nígbà tí a bá ti lo ètò náà. Ṣe àwọn àyẹ̀wò déédéé tí ó dá lórí àwọn KPI tí a ti fi ìdí múlẹ̀:
– Iyara ilana iṣakoso
– Oṣuwọn aṣiṣe titẹ sii
– Ipese awọn iroyin
– Itẹlọrun olumulo
- Ibamu pẹlu SOPs
Kó àwọn èsì jọ kí o sì ṣe àtúnṣe: ṣàtúnṣe àwọn fọ́ọ̀mù, ṣe àtúnṣe sí àwọn ìṣàn ìfọwọ́sowọ́pọ̀, mú kí àwọn àkójọ oúnjẹ rọrùn, tàbí fi àwọn ìròyìn kún un. Bákan náà, ṣètò ìtọ́jú ètò déédéé, àwọn àtúnṣe ààbò, àti wíwọlé àti àyẹ̀wò dátà.
Penutup
Ṣíṣe ètò ìṣàkóso tuntun nílò ètò ìṣọ́ra, ìbáṣepọ̀ pẹ̀lú àwọn ẹgbẹ́, ìmúrasílẹ̀ ìwífún, SOP tí ó ṣe kedere, àti ètò ìṣàkóso ìyípadà tí ó dára. Kìí ṣe pé kí a yan ohun èlò tí ó dára jùlọ nìkan ni a lè lò, ṣùgbọ́n kí a tún rí i dájú pé ètò náà wà ní ìṣọ̀kan pẹ̀lú àwọn iṣẹ́ àti pé àwọn olùlò gbà á. Pẹ̀lú ọ̀nà tí a gbé kalẹ̀—láti ìṣàfihàn ìlànà àti ìṣíkiri ìwífún tí ó ní ààbò sí ìdánilẹ́kọ̀ọ́ tí ó múná dóko àti ìṣàyẹ̀wò tí ń lọ lọ́wọ́—àwọn àjọ lè ní àwọn àǹfààní tí ó ṣeé fojú rí ní ìrísí ìṣiṣẹ́ tí ó ga sí i, ìfihàn, àti ìpéye.
Tí o bá fẹ́, mo lè ṣe àtúnṣe àpilẹ̀kọ yìí sí àyíká pàtó kan (ilé ìwé, ọ́fíìsì ìjọba, ilé iṣẹ́ kékeré, ilé ìwòsàn, tàbí ilé iṣẹ́ ìṣẹ̀dá) láti jẹ́ kí àpẹẹrẹ àti ìgbésẹ̀ náà báramu sí i.
