טריט צו דיזיינען פירמע פּאָליטיק
פירמע פאליסיס זענען די "רעגולאציעס פון שפיל" וואס פירן אויפפירונג, ארבעט מעטאדן, און באשלוס-מאכן אין אן ארגאניזאציע. גוטע פאליסיס העלפן פירמעס אפערירן קאנסיסטענט, רעדוצירן ריזיקע, פארבעסערן לעגאלע קאנפארמיטי, און זיכער מאכן אז יעדער ארבייטער פארשטייט ערווארטעטע סטאנדארטן. אן קלארע פאליסיס, זענען פירמעס אונטערטעניק צו אינערליכע קאנפליקטן, איבערלאפנדיקע אויטאריטעט, און פארמינערטע פראדוקטיוויטעט צוליב אד-האק באשלוסן. דעריבער, דיזיינען פירמע פאליסיס איז מער ווי נאר שרייבן א דאקומענט; דער פראצעס דארף זיין סטרוקטורירט, ארייננעמען אינטערעסירטע שטאנדארטן, און זיך צופאסן מיט ביזנעס סטראטעגיע.
פאלגנד זענען די טריט צו דיזיינען אן עפעקטיווע פירמע פאליסי, פון אידענטיפיצירן באדערפענישן ביז אימפלעמענטאציע און עוואלואציע.
1. פֿאַרשטיין די פֿירמעס געשעפֿטלעכע צילן און ווערטן
דער ערשטער שריט איז צו זיכער מאַכן אַז די פּאָליטיקס וואָס זענען אין פּלאַץ שטיצן די ריכטונג פון דער פירמע. פרעגט: וואָס זענען די סטראַטעגישע צילן פון דער פירמע פֿאַר דעם יאָר און די קומענדיקע יאָרן? למשל, אַ פירמע וואָס פאָקוסירט אויף מאַרק יקספּאַנשאַן דאַרף פּאָליטיקס וואָס שטיצן סקאַלאַביליטי, סערוויס סטאַנדאַרדס און קוואַליטעט קאָנטראָל. דערווייל, פירמעס וואָס אַרבעטן אין העכסט רעגולירטע אינדוסטריעס, אַזאַ ווי פינאַנץ אָדער געזונטהייט, זאָלן פּרייאָריטעטירן קאַמפּליאַנס און ריזיקאָ פאַרוואַלטונג.
אין צוגאב צו סטראַטעגיע, מוזן פירמע ווערטן אויך זיין אפגעשפיגלט אין פּאָליטיקס. אויב אַ פירמע האַלט זיך אָן אָרנטלעכקייט, מוזן אַנטי-שווינדל, קאָנפליקט פון אינטערעסן, און וויסלבלאָוינג פּאָליטיקס זיין שטאַרק. אויב זיכערקייט איז אַ פּריאָריטעט, מוז אַן OHS (Occupational Safety and Health) פּאָליטיק זיין אַ קאָנקרעט אָפּעראַציאָנעל ראַם, נישט נאָר אַ פאָרמאַליטעט.
2. אידענטיפיצירן פאליסי באדערפענישן און פריאריטעט געביטן
נישט אַלץ דאַרף אַדרעסירט ווערן אויף איין מאָל. מאַכט אַ רשימה פון די געביטן וואָס דאַרפן אַממייסטנס געשריבענע גיידליינז. טיפּישערווייַז, פּריאָריטעט געביטן אַרייַננעמען:
– HR: רעקרוטמענט, ארבעטס שעה, אורלויב, דיסציפּלין, פאָרשטעלונג אפשאצונגען, נוצן פון פירמע פאַסילאַטיז, און אַנטי-כעראַסמאַנט פּאָליטיק.
– אָפּעראַציעס: סערוויס סטאַנדאַרדן, הויפּט אַרבעט פּראָצעדורן, פּראָקורמענט, אַסעט פאַרוואַלטונג, און קוואַליטעט קאָנטראָל.
– פינאַנץ: הוצאות אויטאָריזאַציע, צוריקצאָל, געלט קאָנטראָל, אינערלעכע קאָנטראָל.
– אינפֿאָרמאַציע טעכנאָלאָגיע: דאַטן זיכערהייט, בליצפּאָסט און מיטל נוצן, סיסטעם אַקסעס, דאַטן באַקאַפּ.
– קאָנפאָרמאַטי און עטיק: קאָנפליקט פון אינטערעס, טרינקגעלט, קאָדעקס פון עטיק, וויסלבלאָוינג.
– K3 און זיכערהייט: זיכערהייט פּראָטאָקאָלן, אינצידענט האַנדלינג, נויטפאַל באדינגונגען.
געבן פריאריטעט צו הויך-אימפּאַקט פּאָליטיקס: די וואָס זענען פֿאַרבונדן מיט לעגאַלע ריסקס, פינאַנציעלע ריסקס, זיכערקייט און פירמע רעפּוטאַציע.
3. זאַמלען דאַטן, רעגולאַציעס און בעסטע פּראַקטיקעס
עפעקטיווע פאליסיס מוזן זיין באזירט אויף פאקטן און קאמפלייענסד. אין דעם שטאפל, זאמלט:
– באַטייַטיקע רעגירונג רעגולאַציעס (באַשעפטיקונג, דאַטן שוץ, שטייערן, אינדוסטריע סטאַנדאַרדן, אאז"וו).
– קאנטראקטן און אפמאכן מיט קליענטן/שותפים וואס האבן געוויסע פארפליכטונגען (למשל קאנפידענציאליטעט און SLA).
– איצטיקע פירמע פּראַקטיקעס, אַרייַנגערעכנט "געוואוינהייטן" וואָס זענען שוין אין פּלאַץ אָבער נאָך נישט דאָקומענטירט.
– בענטשמאַרקס אדער בעסטע פּראַקטיקעס פון דער אינדוסטריע, ספּעציעל פֿאַר קאָמפּלעקסע געביטן ווי אינפֿאָרמאַציע זיכערהייט אדער אַנטי-ברייבערי.
אויב נייטיק, זאָל מען אַרייננעמען אַ לעגאַלן אָדער קאָנפאָרמאַנס קאָנסולטאַנט צו זיכער מאַכן אַז עס זענען נישטאָ קיין אַרטיקלען וואָס קענען פּאָטענציעל קאָנפליקטירן מיטן געזעץ.
4. באַשטימען דעם פאַרנעם, דעפֿיניציע און סטרוקטור פֿון דער פּאָליטיק
איידער איר שרייבט, דעפינירט קלאר וועמען די פאליסי איז נוגע צו, ווען, און אונטער וועלכע באדינגונגען. א אומקלארער פארנעם מאכט די פאליסי שווער צו דורכפירן.
בכלל, גוטע פּאָליטיקס האָבן אַ סטאַנדאַרט סטרוקטור פֿאַר לייענבאַרקייט און קאָנסיסטענסי, למשל:
1. פּאָליטיק טיטל
2. ציל (פארוואס די פאליסי איז באשאפן געווארן)
3. פאַרנעם (ווער איז געבונדן)
4. דעפֿיניציע פֿון טערמינען (כדי צו פֿאַרמײַדן קייפל אינטערפּרעטאַציעס)
5. הויפּט טערמינען/רעגולאציעס
6. ראָלעס און פֿאַראַנטוואָרטלעכקייטן (ווער טוט וואָס)
7. פֿאַרבונדענע פּראָצעדורן (אויב עס זענען פֿאַראַן דעריוואַטיווע סטאַנדאַרט אָפּעראַציעס)
8. סאַנקציעס/קאָנסעקווענצן (פֿאַר פֿאַרלעצונגען)
9. רעפערענץ דאקומענטן (געזעצן, סטאַנדאַרדן, פאָרמען)
10. עפֿעקטיוו דאַטע און איבערבליק ציקל
פֿאָרמאַט קאָנסיסטענסי מאַכט עס גרינגער פֿאַר עמפּלוייז צו געפֿינען אינפֿאָרמאַציע און פאַסילאַטייץ אינערלעכע אַדאַץ.
5. שרייבן פּאָליטיקס מיט קלאָרע און אָנווענדלעכע שפּראַך.
א געוויינטלעכער טעות אין פירמע פאליסיס איז שפראך וואס איז צו "לעגאליסטיש," מאכנדיג עס שווער צו פארשטיין. אידעאלערהייט זאלן פאליסיס ניצן פשוטע, דירעקטע שפראך וואס קען ווערן אנגעווענדט צו טעגליכע סיטואציעס.
עטלעכע שרייב־פּרינציפּן:
– ניצט אַקטיווע און קורצע זאַצן.
– פֿאַרמײַדן אַמביגיואַס טערמינען ווי "לויט נויטיק" צי "לויט באַדינגונגען" אָן קריטעריעס.
– אַרייננעמען אַ קורץ בייַשפּיל אויב די טעמע איז פּאָטענציעל אָפֿן פֿאַר אינטערפּרעטאַציע, למשל אַ בייַשפּיל פֿון אַ קאָנפליקט פֿון אינטערעסן אָדער אַ פֿאָרעם פֿון קאָנפֿידענציעלע דאַטן.
– אונטערשיידן צווישן פאליסיס (רעגולאציעס) און פראצעדורן (מעטאדן). פאליסיס זאגן ארויס דאס "וואס" און "פארוואס", בשעת פראצעדורן דערקלערן דאס "ווי אזוי".
אויב די פּאָליטיק איז לאַנג, ניצט אונטער-קעפּלעך, קויל-פונקטן, און קורצע טאַבעלעס כּדי עס זאָל זיין גרינג צו דורכקוקן.
6. באַטייליקן אינטערעסירטע פּאַרטייען פֿאַר זייער מיינונג
פּאָליטיקס וואָס ווערן באַשאַפן אין אפגעזונדערטקייט פאַלן אָפט דורך ווען זיי ווערן דורכגעפירט ווייל זיי שטימען נישט מיט די אָפּעראַציאָנעלע רעאַליטעטן. דעריבער, פירט דורך אַ קראָס-פונקציאָנעלע איבערבליק. באַטייליקט פּאַרטייען ווי:
– HR פֿאַר באַשעפֿטיקונג פּאָליטיק
– לעגאַל/קאָנפאָרמאַנס פֿאַר לעגאַלע אַספּעקטן
– פינאַנצן פֿאַר ספּענדינג פּאָליטיק און קאָנטראָל
– אינפֿאָרמאַציע טעכנאָלאָגיע פֿאַר אינפֿאָרמאַציע זיכערהייט
– הויפט פון אפעראציעס פאר ארבעטס פראצעס קאמפלייענס
– ליניע מענעדזשער/ארבעטער רעפרעזענטאציע פאר פעלד פראקטיק אינפוט
די שטאפל האט ציל צו אידענטיפיצירן מעגלעכע פראבלעמען פרי אין לעבן: צי די פאליסי קען דורכגעפירט ווערן, צי עס איז דא אן איבערגעטריבענע אדמיניסטראטיווע לאסט, צי עס איז דא א קאנפליקט מיט אנדערע פאליסיס, און צי די סאנקציעס זענען פראפארציאנעל.
7. אַנטוויקלען האַסקאָמע און וואַלידאַציע מעקאַניזמען
אַמאָל איבערגעקוקט, דאַרפֿן פּאָליטיקס פֿאָרמעל באַשטעטיקט ווערן דורך אַן אויטאָריזירטער אויטאָריטעט, ווי צום ביישפּיל דער דירעקטאָרן-ראַט, הויפּט-דירעקטאָר, אָדער פּאָליטיק/קאָמפּליאַנס קאָמיטעט. אויך, דעפינירט דעם מדרגה פֿון אויטאָריזאַציע: סטראַטעגישע פּאָליטיקס ווערן טיפּיש באַשטעטיקט דורך דעם דירעקטאָרן-ראַט, בשעת אָפּעראַציאָנעלע סטאַנדאַרט פּראָגראַמען (SOPs) קענען באַשטעטיקט ווערן דורך אָפּטייל-קעפּ - אָבער זיי מוזן נאָך אַלץ זיין אין לויט מיט דער הויפּט פּאָליטיק.
דער סערטיפיצירטער דאָקומענט זאָל האָבן:
– דאָקומענט נומער און ווערסיע
– עפעקטיוו דאַטע
– פּאָליסי אייגנטימער פאַראַנטוואָרטלעך
– רעוויזיע געשיכטע (ענדערונג לאָג)
דאָס איז וויכטיק צו פאַרהיטן די צירקולאַציע פון אַלטע ווערסיעס און צו דערמעגלעכן באַווייַז בעת אויספֿאָרשונגען.
8. סאציאליזאציע און טרענירונג (נישט נאר שיקן אימעילס)
פּאָליטיקס ווערן נישט אויטאָמאַטיש פֿאַרשטאַנען נאָר ווײַל זיי זענען אַרויפֿגעשטעלט אויף דער אינטראַנעט. פּלאַנירן אויסרײַך באַזירט אויף דעם ריזיקאָ לעוועל:
– פֿאַר וויכטיקע פּאָליטיקס (אַנטי-שוחד, דאַטן זיכערהייט, OHS), דורכפֿירן מאַנדאַטאָרישע טריינינג און קורצע קוויזן.
– פֿאַר רוטינע פּאָליטיקס, קען דאָס נעמען די פֿאָרעם פֿון אַ בריפינג סעסיע, אַ קורצן פּלאַקאַט, צי אַן איין-זײַטיקער גייד.
– זיכער מאַכן אַז נײַע אַרבעטער באַקומען די הויפּט פּאָליטיקס בעתן אײַנפֿירן.
אַרייַננעמען אַן "באַשטעטיקונג" מעקאַניזם אָדער דערקלערונג וואָס איר האָט געלייענט און פֿאַרשטאַנען, ספּעציעל פֿאַר פּאָליטיקס וואָס האָבן פּאָטענציעלע לעגאַלע אימפּליקאַציעס.
9. אימפּלעמענטאַציע: אינטעגרירן פּאָליטיק אין אַרבעט פּראָצעסן
פּאָליטיקס וועלן זיין עפעקטיוו אויב זיי זענען "איינגעוואָרצלט" אין סיסטעם. למשל:
– אויסגאבן פאליסיס מוזן זיין פארבונדן מיטן באשטעטיגונג פלוס אין דער פינאנציעלער אפליקאציע.
– דאַטן צוטריט פּאָליטיקס מוזן זיין פארבונדן צו אַ ראָלע-באַזירט צוטריט קאָנטראָל סיסטעם.
– דיסציפּלינאַרע פּאָליטיקס מוזן זיין פארבונדן מיט HR אויספאָרשונג פּראָצעדורן און דאָקומענטאַציע פון ווייאַליישאַנז.
אויך באַשטימען ווער מאָניטאָרט קאַנפאָרמאַטי, ווי באַריכטן ווערן געטאָן, און וואָס אינדיקאַטאָרן ווערן גענוצט צו מעסטן ימפּלעמענטאַציע.
10. מאָניטאָרינג, עוואַלואַציע און פּעריאָדישע פֿאַרבעסערונגען
די געשעפט סביבה ענדערט זיך: נייע רעגולאציעס, כייבריד ארבעט מאָדעלן, סייבער טרעץ, אדער ענדערונגען אין ארגאניזאציאנעלע סטרוקטור. דעריבער, דארפן פאליסיס ווערן איבערגעקוקט פּעריִאָדיש, למשל יעדע 12 חדשים אדער ווען גרויסע ענדערונגען פאסירן.
דורכפירן אן עוואַלואַציע באַזירט אויף:
– אינערלעכע/עקסטערנע אוידיט רעזולטאטן
– אינצידענטן און פעלער פון פארלעצונגען
– באַמערקונגען פון אַרבעטער און פאַרוואַלטער
– עפעקטיווקייט פון דעם פּראָצעס (צי עס איז צו קאָמפּליצירט אָדער נישט באַטייַטיק)
די רעוויזירטע פאליסי מוז ווערן ווידער-סאציאליזירט, באצייכנט מיט א נייער ווערסיע, און די אלטע ווערסיע ארויסגענומען פון צירקולאציע.
קלאָוזינג
דיזיינען פירמע פאליסיס איז א סטראטעגישע פראצעדור וואס קאמבינירט ביזנעס זעאונג, לעגאלע קאנפארמענץ, און אפעראציאנעלע רעאליטעטן. א גוטע פאליסי איז נישט נאר א פארמאלער דאקומענט, נאר א געצייג פארן בויען א קאנסיסטענטע, זיכערע, און פראדוקטיווע ארבעט קולטור. מיט סטרוקטורירטע טריט - פון פארשטיין צילן, שטעלן פריאריטעטן, אנטוויקלען קלארע דראפטן, באטייליגן זיך מיט די אינטערעסירטע, און דורכפירן רעגולערע מאניטארינג - קענען פירמעס דערגרייכן פאליסיס וואס ווערן באמת גענוצט, פארשטאנען, און האבן אן עכטע השפעה אויף ארגאניזאציאנעלע פערפארמענס.
אויב איר ווילט, קען איך אייך העלפן שאַפֿן אַ מוסטער פֿירמע פּאָליטיק טעמפּלאַט (למשל, אורלויב פּאָליטיק, אינפֿאָרמאַציע טעכנאָלאָגיע מיטל נוצן פּאָליטיק, אָדער קאָדעקס פון קאַנדאַקט) צוגעפּאַסט צו אייער אינדוסטריע און פֿירמע גרייס.
