Redovisning av likvida medel
Likvida medel och kontantekvivalenter är livsnerven i ett företags ekonomi. Nästan alla affärsaktiviteter – från att ta emot kundbetalningar och betala leverantörer till att betala anställda och återbetala lån – minskar likviditetshanteringen. Eftersom det är den mest likvida och lättast missbrukade är kontanter också en av de konton som granskas och kontrolleras mest. Den här artikeln diskuterar definitionen av likvida medel och kontantekvivalenter, dess komponenter, redovisningsbehandling och interna kontrollrutiner som är avgörande för korrekt och tillförlitlig finansiell rapportering .
Förstå kontanter och kontantekvivalenter
I allmänhet är kontanter kassamedel och saldon tillgängliga för omedelbar användning. Kassamedel inkluderar både kontanter i handen och kassa i bank. I balansräkningen presenteras kontanter som en omsättningstillgång eftersom de kan användas när som helst för att finansiera företagets verksamhet.
Samtidigt är kontantekvivalenter kortfristiga investeringar som är mycket likvida, lätt kan omvandlas till kontanter till ett visst belopp och har en försumbar risk för värdefluktuationer. I huvudsak är kontantekvivalenter "nästan samma sak" som kontanter eftersom de kan likvideras snabbt och säkert.
Enligt många redovisningsstandarder har likvida medel vanligtvis mycket korta löptider, vanligtvis tre månader eller mindre från anskaffningsdatumet. Denna löptid är viktig för att instrumentet verkligen ska återspegla hög likviditet och låg risk.
Kontantkomponenter
Kontanter kan i praktiken ta sig flera former:
1. Kontanter: sedlar och mynt som förvaras i en kassa eller ett kassaskåp.
2. Bankkontosaldo: checkkonto eller sparkonto som kan tas ut när som helst.
3. Checkar och giroräkningar som har mottagits och kan lösas in omedelbart (om det inte är några problem).
4. Småkassa: medel som avsatts för små rutinmässiga utgifter, till exempel lokala transportkostnader, möteskostnader eller inköp av kontorsmaterial.
Det är dock viktigt att notera att inte alla medel i en bank automatiskt klassificeras som kontanter. Begränsade kassamedel – såsom spärrade fonder, garantifonder eller medel som endast får användas för specifika ändamål – måste ofta presenteras separat eller anges på ett adekvat sätt i noterna till de finansiella rapporterna, beroende på begränsningarnas art.
Likvida komponenter
Likvida medel inkluderar generellt sett mycket likvida instrument med låg risk, såsom:
– Mycket kortfristiga tidsinsättningar (t.ex. 1 månad eller 3 månader) som kan lösas in utan betydande avgifter.
– Penningmarknadsvärdepapper som förfaller med kort sikt och har låg kreditrisk.
– Andra penningmarknadsinstrument som snabbt kan omvandlas till kontanter till ett nästan visst värde.
Instrument som stamaktier betraktas inte som likvida medel eftersom deras värde fluktuerar. Långfristiga obligationer är inte heller likvida medel eftersom de har olika risker för värdefluktuationer och likviditet.
Erkännande och mätning
Inom redovisningen redovisas likvida medel när ett företag erhåller kontroll över likvida medel eller likvida medel. Värderingar använder vanligtvis nominellt värde för likvida medel och ett redovisat värde som approximerar verkligt värde för likvida medel. Eftersom likvida medel är kortlivade och medför låg risk är skillnaden i värde vanligtvis oväsentlig.
Avgörande för rapporteringen är att säkerställa korrekt tillgångsklassificering: huruvida ett instrument klassificeras som likvida medel, likvida medel, kortfristiga investeringar eller andra tillgångar. Felaktig klassificering kan påverka ett företags likviditets- och finansiella hälsoanalys.
Registrering av kontanttransaktioner
Dagliga kontanttransaktioner registreras via en debet- och kreditmekanism. Ett enkelt exempel:
– Kontantintäkter från kontantförsäljning
Betalkort: Kontanter
Kredit: Försäljning
– Kassainflöden från reglering av kundfordringar
Betalkort: Kontanter
Kredit: Kundfordringar
– Betalning till leverantörer
Debet: Leverantörsskulder
Kredit: Kontanter
– Betalning av driftskostnader (t.ex. el, hyra)
Debet: Utgifter (El/Hyra)
Kredit: Kontanter
I praktiken använder företag vanligtvis kassaböcker eller kassa-/bankmoduler i redovisningssystem för att registrera transaktioner kronologiskt, åtföljda av tillräckliga transaktionsbevis (fakturor, kvitton, överföringsbevis).
Småkassasystemet: Förskott och fluktuerande
Småkassa hanteras vanligtvis med två metoder:
1. Förskottssystem
I det här systemet hålls kassans saldo på ett fast belopp. Kassans utgifter registreras med hjälp av utbetalningskvitton, och när medlen tar slut fylls kassan på med beloppet på utbetalningskvittot.
Bokföringsposter görs vanligtvis vid påfyllning:
Debet: Relaterade utgifter (transport, kontorsmaterial etc.)
Kredit: Kontanter/Bank
2. Fluktuerande system
Kassutgifter bokförs omedelbart vid uppkomsten, vilket gör att kassasaldot kan fluktuera beroende på transaktioner. Detta system används mindre vanligt eftersom det är svårare att kontrollera.
Förskottssystemet anses ofta vara bättre för kontroll eftersom det underlättar avstämning mellan fysiska kontanter och bevis på utgifter.
Bankavstämning
En av de viktigaste procedurerna inom kassaflödesredovisning är bankavstämning, vilket innebär att kassasaldot enligt företagets register matchas med saldot enligt bankutdraget. Avstämning är nödvändig på grund av tidsskillnader och transaktioner som inte har registrerats av någon av parterna, såsom:
– Insättningar under transaktion: har registrerats av företaget, har ännu inte kommit in till banken.
– Utestående checkar: har registrerats av företaget som betalningar, ännu inte inlösta.
– Bankadministrationsavgifter: registrerade hos banken, ännu inte registrerade av företaget.
– Bankränta: ränteintäkter som registrerats i banken, men som ännu inte registrerats av företaget.
– Avvisad check eller check som inte betalats ut: banken avvisar utbetalningen, företaget måste justera fordringarna.
– Registreringsfel från företagets eller bankens sida.
Resultatet av avstämningen producerar vanligtvis justeringsjournaler, till exempel för bankadministrationsavgifter eller ränteintäkter som just har upptäckts från bankutdraget.
Presentation i finansiella rapporter
I balansräkningen presenteras likvida medel som en post, ”Likvida medel”. I noterna till de finansiella rapporterna uppger företag ofta:
– Redovisningsprinciper avseende definitionen av likvida medel.
– Uppgifter om likvida medel och likvida medel.
– Spärrade kontanter, om några.
– Relevanta likviditetsrisker och likviditetshantering.
Likvida medel är också nära relaterade till kassaflödesanalysen. Faktum är att definitionen av likvida medel som används i balansräkningen måste överensstämma med den definition som används vid upprättandet av kassaflödesanalysen. Förändringar i likvida medel under perioden måste förklaras genom operativa, investerings- och finansieringskassaflöden.
Intern kontroll över likvida medel
Eftersom kontanter är mest sårbara för bedrägerier måste företag implementera starka interna kontroller, inklusive:
1. Segregering av arbetsuppgifter: den person som tar emot kontanter ska vara en annan än den person som registrerar transaktioner och en annan än den person som gör bankavstämning.
2. Lagergodkännande: betalningar av ett visst belopp måste godkännas av en behörig tjänsteman.
3. Fullständig dokumentation: varje kvitto/utgift måste styrkas med giltiga bevis.
4. Dagliga insättningar: kontanter som mottagits bör omedelbart sättas in på banken för att minska risken.
5. Begränsningar för fysisk åtkomst: kassaskåp, handkassa, bankkort och överföringsbehörigheter övervakas noggrant.
6. Rutinmässig avstämning: bankavstämning görs regelbundet (helst månadsvis eller oftare).
7. Interna revisioner och oväntade kontroller: slumpmässiga inspektioner av kassan är effektiva för att förhindra missbruk.
Stängning
Redovisning av likvida medel är mer än att bara registrera kassainflöden och utflöden. Det omfattar korrekt klassificering, disciplinerad bokföring, noggranna bankavstämningar, transparent presentation och tillräckliga interna kontroller. Med korrekt likviditetshantering kan företag upprätthålla likviditet, minska risken för bedrägerier och förbättra tillförlitligheten i finansiella rapporter . I slutändan utgör kvaliteten på informationen om likvida medel en avgörande grund för beslutsfattande från ledning, investerare och fordringsägare.
