Алати са функцијом директног штампања из облака
Развој клауд технологије није променио само начин на који чувамо податке, већ и начин на који свакодневно радимо са документима. Док је штампање датотека некада подразумевало пренос докумената на флеш диск, слање путем е-поште или повезивање каблова са рачунаром и штампачем, сада је процес постао много практичнији. Разни уређаји са функцијама директног штампања из облака омогућавају корисницима да штампају документе са било ког места, било када, све док су повезани на интернет и имају приступ штампачу који подржава услугу.
Овај чланак разматра шта је функција штампања у облаку, врсте алата који је подржавају, њене предности, примере употребе у различитим потребама и ствари које треба размотрити пре него што је усвојите.
Шта је директно штампање из облака?
Клауд штампање је могућност слања команди за штампање из сервиса или апликације за складиштење података у облаку (нпр. Google Drive, OneDrive, Dropbox или апликација за управљање документима) на штампач повезан на мрежу. У пракси, корисници једноставно изаберу датотеку сачувану у облаку, притисну дугме „Штампај“, а затим изаберу одредишни штампач. Документ ће бити одштампан без потребе да се датотека прво преузме на локални уређај или физички повеже штампач са рачунаром.
Ова технологија обично функционише кроз једну од следећих шема:
1. Паметни штампачи (штампачи спремни за облак) који се могу повезати на интернет и примати задатке штампања путем званичних апликација или услуга у облаку.
2. Посредничка апликација (конектор) на рачунару или канцеларијском серверу која повезује обичан штампач тако да може да прима команде из облака.
3. Услуге штампања добављача (нпр. оне произвођача штампача) које управљају редовима штампања путем корисничких налога и шифровања.
Врсте уређаја који подржавају директно штампање из облака
1. Wi-Fi штампач са интеграцијом у облак
Ово је најпопуларнија категорија. Многи модерни штампачи долазе опремљени Wi-Fi повезивањем и пратећим апликацијама (мобилним/десктоп) које омогућавају штампање из клауд сервиса. Корисници обично једноставно повезују штампач са Wi-Fi мрежом, креирају налог добављача (ако је потребно), а затим га упаре са апликацијом на свом телефону или лаптопу.
Неки штампачи чак имају екране осетљиве на додир који вам омогућавају да се директно пријавите на одређене сервисе у облаку, а затим изаберете документе за штампање без икаквих додатних уређаја. Ово је посебно корисно у малим канцеларијама или дељеним радним просторима.
2. Мултифункционални штампач (МФП) за канцеларију
Мултифункционални уређаји обично имају свеобухватније функције: штампање, скенирање, копирање и факсирање. На уређајима канцеларијске класе, штампање у облаку је често интегрисано са системима за управљање корисницима, подешавањима приступа заснованим на улогама и аутентификацијом (ПИН, приступна картица или пријава на налог). Ово је кључно за предузећа јер штампање често укључује осетљиве документе као што су уговори, финансијски извештаји или подаци о купцима.
Поред штампања, мултифункционални уређаји често могу да скенирају у облак, што значи скенирање физичких докумената и њихово директно отпремање у одређену фасциклу у облаку. Комбинација „скенирања у облак“ и „штампања из облака“ чини ове уређаје ефикасним алатима за хибридне токове докумената (мешавина физичког и дигиталног).
3. Мобилна апликација за штампање у облаку
Многи корисници чешће раде на својим паметним телефонима. Због тога су мобилне апликације постале неопходни алати за штампање директно из облака. Ове апликације се обично повезују са услугама у облаку и мрежним штампачима, омогућавајући корисницима да штампају документе, фотографије или имејлове у само неколико корака.
Предност је флексибилност: можете штампати са телефона док сте у покрету, од куће за школске потребе вашег детета или из сале за састанке када вам изненада затреба штампана копија материјала за презентацију.
4. Систем за управљање штампањем у облаку
У пословном окружењу, алати који се користе нису само штампачи и њихове апликације, већ и платформе за управљање штампањем. Ови системи регулишу ко може да штампа, колико квота се користи, како се активности евидентирају и како се спроводе безбедносне политике. Са cloud моделом, ИТ тимови могу да управљају уређајима и редовима штампања без потребе да стално конфигуришу локалне сервере.
Таква решења обично пружају:
– Веб-базирани администраторски панел
– Интеграција корисника са услугама директоријума/SSO
– Извештавање о коришћењу
– функција „безбедног штампања са пуштањем“ (нови документи се штампају након што се корисник аутентификује на штампачу)
– Политике уштеде трошкова, на пример ограничења штампања у боји
5. Киоск или услуге штампања у облаку
На неким локацијама (универзитети, коворкинг простори, библиотеке), корисници могу да штампају из облака путем киоска или веб портала. Ово функционише: корисници отпремају датотеке или бирају датотеке са свог cloud налога, плаћају (ако је потребно), а затим их штампају на доступном штампачу. Ова врста уређаја је идеална за јавна окружења која захтевају лак приступ и контролу.
Кључне предности штампања директно из облака
Практично и штеди време
Нема потребе за премештањем датотека на флеш диск или ручном синхронизацијом. Процес је бржи, посебно за тимове који често раде са ревизијама докумената.
Подршка за рад на даљину
Ова функција је посебно корисна за удаљене раднике или дистрибуиране тимове. На пример, менаџери могу да шаљу документе сачуване у облаку на штампање у седишту без потребе да шаљу датотеке путем посебног ћаскања.
Глађа сарадња
Чланови тима могу да одштампају исти документ из најновије верзије у облаку. Ово смањује ризик од штампања застареле верзије.
Лакше за више уређаја
Корисници више нису зависни од једног лаптопа. Све док можете да се пријавите на свој cloud налог, можете да штампате са било ког уређаја.
Потенцијал за бољу контролу и безбедност (ако се правилно подеси)
Са управљањем штампањем заснованим на облаку, компаније могу да спроводе политике приступа, аутентификацију и евиденцију ревизије. Ово помаже у усклађености и смањује цурење података узроковано одштампаним документима који остају у фиоци штампача.
Примери употребе у различитим ситуацијама
1. Потребе школе и факултета: Ученици штампају материјале са Google диска без потребе за премештањем датотека, посебно када се датотеке често ажурирају.
2. МСП и продавнице: Штампајте фактуре, етикете за отпрему или извештаје о залихама из благајничког система заснованог на облаку директно на штампач.
3. Професионална канцеларија: Штампајте уговоре или предлоге из пројектних фасцикли у облаку, са ПИН безбедношћу како бисте спречили неовлашћени приступ документима.
4. Креативни тим: Одштампајте пробне отиске или презентационе материјале из датотека сачуваних у облаку, осигуравајући да је штампана верзија коначна верзија.
Ствари које треба размотрити пре избора алата
Компатибилност екосистема
Уверите се да ваш штампач или решење за штампање подржава клауд сервисе које користите. Ако је ваш тим базиран на Microsoft 365, на пример, подршка за OneDrive и SharePoint биће релевантнија.
Безбедност налога и мреже
Штампање из облака значи да подаци теку преко интернета. Користите јаке лозинке, омогућите двофакторску аутентификацију (2FA) када је доступна и осигурајте да ваша канцеларијска Wi-Fi мрежа користи безбедно шифровање.
Претплатничке цене и модели
Неке функције штампања у облаку или управљања штампањем захтевају претплату. Узмите у обзир укупне трошкове: штампач, мастило/тонер, одржавање и накнаде за платформу, ако је применљиво.
Поузданост интернет конекције
Ако интернет не ради, штампање може бити одложено. За канцеларије које се у великој мери ослањају на штампање, резервна веза или резервно подешавање (нпр. локално штампање) могу бити решење.
Приватност и чување података
Обратите пажњу на политике добављача: да ли се датотеке привремено чувају на њиховим серверима, колико дуго и како је имплементирано шифровање. Ово је важно ако штампате поверљиве документе.
Пенутуп
Алати за штампање у облаку револуционишу начин на који управљамо документима. Од Wi-Fi штампача за кућну употребу до система за управљање штампањем заснованих на облаку за предузећа, сви они имају за циљ да поједноставе радне процесе, побољшају сарадњу и убрзају проток докумената. Уз праве алате, одговарајућу компатибилност екосистема и робусне безбедносне параметре, штампање у облаку може бити модерно и ефикасно решење за широк спектар потреба.
Ако желите, могу вам помоћи да прилагодите овај чланак одређеној циљној групи (нпр. студентима, малим и средњим предузећима, великим канцеларијама) или да додате препоруке за минималне функције које би штампач спреман за облак требало да има.
