Contabilitatea numerarului și a echivalentelor de numerar
Numerarul și echivalentele de numerar sunt forța vitală a finanțelor unei companii. Aproape toate activitățile comerciale - de la primirea plăților de la clienți și plata furnizorilor până la plata angajaților și rambursarea împrumuturilor - reduc gestionarea numerarului. Deoarece este cel mai lichid și ușor de utilizat în mod abuziv, numerarul este, de asemenea, unul dintre conturile cel mai frecvent auditate și strict controlate. Acest articol discută definiția numerarului și a echivalentelor de numerar, componentele acestora, tratamentul contabil și practicile de control intern esențiale pentru o raportare financiară exactă și fiabilă.
Înțelegerea numerarului și a echivalentelor de numerar
În general, numerarul reprezintă numerarul și soldurile disponibile pentru utilizare imediată. Numerarul include atât numerarul în casă, cât și numerarul din conturile bancare. În bilanț, numerarul este prezentat ca activ curent, deoarece poate fi utilizat oricând pentru a finanța operațiunile companiei.
Între timp, echivalentele de numerar sunt investiții pe termen scurt care sunt foarte lichide, se pot converti ușor în numerar într-o anumită sumă și prezintă un risc neglijabil de fluctuație a valorii. În esență, echivalentele de numerar sunt „aproape la fel” ca numerarul, deoarece pot fi lichidate rapid și în siguranță.
Conform multor standarde contabile, echivalentele de numerar au de obicei scadențe foarte scurte, de obicei trei luni sau mai puțin de la data achiziției. Această scadență este importantă pentru ca instrumentul să reflecte cu adevărat o lichiditate ridicată și un risc scăzut.
Componente de numerar
În practică, numerarul poate lua mai multe forme:
1. Numerar: bancnote și monede păstrate într-o casetă de marcat sau într-un seif.
2. Sold cont bancar: cont curent sau economii care poate fi retras oricând.
3. Cecuri și ordine de plată primite și care pot fi încasate imediat (dacă nu există probleme).
4. Casă măruntă: fonduri puse deoparte pentru cheltuieli mici de rutină, de exemplu, costuri de transport local, cheltuieli de ședințe sau achiziționarea de rechizite.
Totuși, este important de reținut că nu toate fondurile dintr-o bancă sunt clasificate automat drept numerar. Soldurile de numerar restricționate - cum ar fi fondurile escrow, fondurile de garantare sau fondurile care pot fi utilizate doar în scopuri specifice - trebuie adesea prezentate separat sau dezvăluite în mod adecvat în notele la situațiile financiare, în funcție de natura restricțiilor.
Componente echivalente de numerar
Echivalentele de numerar includ, în general, instrumente cu lichiditate ridicată și risc scăzut, cum ar fi:
– Depozite pe termen foarte scurt (de exemplu, 1 lună sau 3 luni) care pot fi încasate fără penalități semnificative.
– Titluri de piață monetară cu scadență pe termen scurt și care prezintă un risc de credit scăzut.
– Alte instrumente ale pieței monetare care pot fi convertite rapid în numerar la o valoare aproape anumită.
Instrumente precum acțiunile ordinare nu sunt considerate echivalente de numerar deoarece valoarea lor fluctuează. Obligațiunile pe termen lung nu sunt, de asemenea, echivalente de numerar deoarece prezintă riscuri diferite de fluctuații de valoare și lichiditate.
Recunoaștere și măsurare
În contabilitate, numerarul și echivalentele de numerar sunt recunoscute atunci când o companie obține controlul asupra numerarului sau a instrumentelor echivalente de numerar. Evaluările utilizează, în general, valoarea nominală pentru numerar și o valoare contabilă care aproximează valoarea justă pentru echivalentele de numerar. Deoarece echivalentele de numerar au durată scurtă de viață și prezintă un risc scăzut, diferența de valoare este de obicei nesemnificativă.
Esențial pentru raportare este asigurarea clasificării corecte a activelor: dacă un instrument este clasificat drept numerar, echivalente de numerar, investiții pe termen scurt sau alte active. Clasificarea greșită poate afecta analiza lichidității și a sănătății financiare a unei companii.
Înregistrarea tranzacțiilor în numerar
Tranzacțiile zilnice în numerar sunt înregistrate printr-un mecanism de debit și credit. Un exemplu simplu:
– Încasări în numerar din vânzările cu numerar
Debit: Numerar
Credit: Vânzări
– Încasări în numerar din decontarea creanțelor clienților
Debit: Numerar
Credit: Conturi de încasat
– Plata către furnizori
Debit: Conturi de plătit
Credit: Numerar
– Plata cheltuielilor operaționale (de exemplu, electricitate, chirie)
Debit: Cheltuieli (Electricitate/Chirie)
Credit: Numerar
În practică, companiile utilizează de obicei registre de casă sau module de casă/bancă în sistemele contabile pentru a înregistra tranzacțiile cronologic, însoțite de dovezi adecvate ale tranzacțiilor (facturi, chitanțe, dovezi de transfer).
Sistemul de casă măruntă: avans și fluctuație
Casa măruntă este de obicei gestionată prin două metode:
1. Sistem de avans
În acest sistem, soldul casei de bani este menținut la o sumă fixă. Cheltuielile din casa de bani sunt înregistrate folosind borderouri de plată, iar atunci când fondurile se epuizează, casa de bani este alimentată cu suma din borderoul de plată.
Înregistrările contabile se fac, în general, la reaprovizionarea cu:
Debit: Cheltuieli aferente (transport, papetărie etc.)
Credit: Numerar/Bancă
2. Sistem fluctuant
Cheltuielile de casă măruntă sunt înregistrate imediat după încasare, permițând soldul contului de casă măruntă să fluctueze în funcție de tranzacții. Acest sistem este mai puțin utilizat deoarece este mai dificil de controlat.
Sistemul de avans este adesea considerat mai bun pentru control, deoarece facilitează reconcilierea dintre numerarul fizic și dovada cheltuielilor.
Reconciliere bancară
Una dintre cele mai importante proceduri în contabilitatea de casă este reconcilierea bancară, care implică potrivirea soldului de numerar conform înregistrărilor companiei cu soldul conform extrasului de cont bancar. Reconcilierea este necesară din cauza diferențelor temporale și a tranzacțiilor care nu au fost înregistrate de niciuna dintre părți, cum ar fi:
– Depozite în tranzit: au fost înregistrate de companie, nu au intrat încă în bancă.
– Cecuri restante: au fost înregistrate de companie ca plăți, neîncasate încă.
– Comisioane administrative bancare: înregistrate la bancă, neînregistrate încă de companie.
– Dobânzi bancare: venituri din dobânzi înregistrate în bancă, neînregistrate încă de societate.
– Cec returnat sau cec respins: banca respinge plata, compania trebuie să ajusteze creanțele.
– Erori de înregistrare ale companiei sau băncii.
Rezultatele reconcilierii produc de obicei jurnale de ajustare, de exemplu pentru comisioanele administrative bancare sau veniturile din dobânzi care tocmai au fost descoperite din extrasul de cont bancar.
Prezentarea în situațiile financiare
În bilanț, numerarul și echivalentele de numerar sunt prezentate ca un singur element, „Numerar și echivalente de numerar”. În notele explicative la situațiile financiare, companiile prezintă adesea:
– Politici contabile privind definiția echivalentelor de numerar.
– Detalii privind componentele de numerar și echivalentele de numerar.
– Numerar restricționat, dacă există.
– Riscuri relevante de lichiditate și gestionarea numerarului.
Numerarul și echivalentele de numerar sunt, de asemenea, strâns legate de situația fluxurilor de numerar. De fapt, definiția numerarului și a echivalentelor de numerar utilizată în bilanț trebuie să fie în concordanță cu definiția utilizată la întocmirea situației fluxurilor de numerar. Modificările numerarului și ale echivalentelor de numerar în cursul perioadei trebuie explicate prin fluxurile de numerar operaționale, de investiții și de finanțare.
Controlul intern asupra numerarului
Deoarece numerarul este cel mai vulnerabil la fraudă, companiile trebuie să implementeze controale interne solide, inclusiv:
1. Segregarea atribuțiilor: persoana care primește numerar trebuie să fie diferită de persoana care înregistrează tranzacțiile și diferită de persoana care efectuează reconcilierea bancară.
2. Autorizare stratificată: plățile de o anumită sumă trebuie aprobate de un funcționar autorizat.
3. Documentație completă: fiecare chitanță/cheltuială trebuie să fie susținută de dovezi valide.
4. Depuneri zilnice: numerarul primit trebuie depus imediat în bancă pentru a reduce riscul.
5. Restricții de acces fizic: seifurile, numerarul, jetoanele bancare și autorizațiile de transfer sunt strict păzite.
6. Reconciliere de rutină: reconcilierea bancară se face periodic (în mod ideal lunar sau mai frecvent).
7. Audituri interne și verificări surpriză: inspecțiile aleatorii ale casieriei sunt eficiente în prevenirea utilizării abuzive.
Închidere
Contabilizarea numerarului și a echivalentelor de numerar înseamnă mai mult decât simpla înregistrare a intrărilor și ieșirilor de numerar. Aceasta cuprinde o clasificare corectă, o evidență disciplinată, reconcilieri bancare precise, o prezentare transparentă și controale interne adecvate. Cu o gestionare corectă a numerarului, companiile pot menține lichiditatea, pot reduce riscul de fraudă și pot îmbunătăți fiabilitatea situațiilor financiare. În cele din urmă, calitatea informațiilor privind numerarul și echivalentele de numerar constituie o bază esențială pentru luarea deciziilor de către management, investitori și creditori.
