ਕੰਪਨੀ ਨੀਤੀਆਂ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਕਦਮ
ਕੰਪਨੀ ਦੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ "ਖੇਡ ਦੇ ਨਿਯਮ" ਹਨ ਜੋ ਕਿਸੇ ਸੰਗਠਨ ਦੇ ਅੰਦਰ ਵਿਵਹਾਰ, ਕੰਮ ਦੇ ਤਰੀਕਿਆਂ ਅਤੇ ਫੈਸਲੇ ਲੈਣ ਦੀ ਅਗਵਾਈ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਚੰਗੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਕੰਪਨੀਆਂ ਨੂੰ ਨਿਰੰਤਰ ਕੰਮ ਕਰਨ, ਜੋਖਮ ਘਟਾਉਣ, ਕਾਨੂੰਨੀ ਪਾਲਣਾ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ ਹਰੇਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਉਮੀਦ ਕੀਤੇ ਮਿਆਰਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝਦਾ ਹੈ। ਸਪੱਸ਼ਟ ਨੀਤੀਆਂ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ, ਕੰਪਨੀਆਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਟਕਰਾਅ, ਓਵਰਲੈਪਿੰਗ ਅਥਾਰਟੀ, ਅਤੇ ਐਡਹਾਕ ਫੈਸਲਿਆਂ ਕਾਰਨ ਉਤਪਾਦਕਤਾ ਵਿੱਚ ਕਮੀ ਦਾ ਸ਼ਿਕਾਰ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਸ ਲਈ, ਕੰਪਨੀ ਦੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਨੂੰ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਲਿਖਣ ਤੋਂ ਵੱਧ ਹੈ; ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਢਾਂਚਾਗਤ ਕਰਨ, ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਅਤੇ ਵਪਾਰਕ ਰਣਨੀਤੀ ਨਾਲ ਇਕਸਾਰ ਹੋਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।
ਇੱਕ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਕੰਪਨੀ ਨੀਤੀ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਲਈ, ਜ਼ਰੂਰਤਾਂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰਨ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਅਤੇ ਮੁਲਾਂਕਣ ਤੱਕ, ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਕਦਮ ਹਨ।
1. ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਵਪਾਰਕ ਟੀਚਿਆਂ ਅਤੇ ਮੁੱਲਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝੋ
ਪਹਿਲਾ ਕਦਮ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ ਕਿ ਮੌਜੂਦਾ ਨੀਤੀਆਂ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਦਿਸ਼ਾ ਦਾ ਸਮਰਥਨ ਕਰਨ। ਪੁੱਛੋ: ਇਸ ਸਾਲ ਅਤੇ ਅਗਲੇ ਕੁਝ ਸਾਲਾਂ ਲਈ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਰਣਨੀਤਕ ਟੀਚੇ ਕੀ ਹਨ? ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਮਾਰਕੀਟ ਵਿਸਥਾਰ 'ਤੇ ਕੇਂਦ੍ਰਿਤ ਇੱਕ ਕੰਪਨੀ ਨੂੰ ਅਜਿਹੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜੋ ਸਕੇਲੇਬਿਲਟੀ, ਸੇਵਾ ਮਿਆਰਾਂ ਅਤੇ ਗੁਣਵੱਤਾ ਨਿਯੰਤਰਣ ਦਾ ਸਮਰਥਨ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਸ ਦੌਰਾਨ, ਵਿੱਤ ਜਾਂ ਸਿਹਤ ਸੰਭਾਲ ਵਰਗੇ ਉੱਚ ਨਿਯੰਤ੍ਰਿਤ ਉਦਯੋਗਾਂ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੀਆਂ ਕੰਪਨੀਆਂ ਨੂੰ ਪਾਲਣਾ ਅਤੇ ਜੋਖਮ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦੇਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
ਰਣਨੀਤੀ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਮੁੱਲਾਂ ਨੂੰ ਨੀਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਵੀ ਪ੍ਰਤੀਬਿੰਬਤ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਕੰਪਨੀ ਇਮਾਨਦਾਰੀ ਨੂੰ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਧੋਖਾਧੜੀ ਵਿਰੋਧੀ, ਹਿੱਤਾਂ ਦੇ ਟਕਰਾਅ, ਅਤੇ ਵ੍ਹਿਸਲਬਲੋਇੰਗ ਨੀਤੀਆਂ ਮਜ਼ਬੂਤ ਹੋਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ। ਜੇਕਰ ਸੁਰੱਖਿਆ ਇੱਕ ਤਰਜੀਹ ਹੈ, ਤਾਂ ਇੱਕ OHS (ਕਿੱਤਾਮੁਖੀ ਸੁਰੱਖਿਆ ਅਤੇ ਸਿਹਤ) ਨੀਤੀ ਇੱਕ ਠੋਸ ਸੰਚਾਲਨ ਢਾਂਚਾ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਨਾ ਕਿ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਰਸਮੀਤਾ।
2. ਨੀਤੀਗਤ ਜ਼ਰੂਰਤਾਂ ਅਤੇ ਤਰਜੀਹੀ ਖੇਤਰਾਂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰੋ
ਹਰ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਵਾਰ ਹੱਲ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਖੇਤਰਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਲਿਖਤੀ ਦਿਸ਼ਾ-ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਦੀ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਲੋੜ ਹੈ। ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਤਰਜੀਹੀ ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:
- HR: ਭਰਤੀ, ਕੰਮ ਦੇ ਘੰਟੇ, ਛੁੱਟੀ, ਅਨੁਸ਼ਾਸਨ, ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਮੁਲਾਂਕਣ, ਕੰਪਨੀ ਦੀਆਂ ਸਹੂਲਤਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ, ਅਤੇ ਪਰੇਸ਼ਾਨੀ ਵਿਰੋਧੀ ਨੀਤੀਆਂ।
- ਸੰਚਾਲਨ: ਸੇਵਾ ਮਿਆਰ, ਮੁੱਖ ਕੰਮ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ, ਖਰੀਦ, ਸੰਪਤੀ ਪ੍ਰਬੰਧਨ, ਅਤੇ ਗੁਣਵੱਤਾ ਨਿਯੰਤਰਣ।
- ਵਿੱਤ: ਖਰਚ ਅਧਿਕਾਰ, ਅਦਾਇਗੀ, ਨਕਦ ਨਿਯੰਤਰਣ, ਅੰਦਰੂਨੀ ਆਡਿਟ।
- ਸੂਚਨਾ ਤਕਨਾਲੋਜੀ: ਡੇਟਾ ਸੁਰੱਖਿਆ, ਈਮੇਲ ਅਤੇ ਡਿਵਾਈਸ ਵਰਤੋਂ, ਸਿਸਟਮ ਪਹੁੰਚ, ਡੇਟਾ ਬੈਕਅੱਪ।
- ਪਾਲਣਾ ਅਤੇ ਨੈਤਿਕਤਾ: ਹਿੱਤਾਂ ਦਾ ਟਕਰਾਅ, ਗ੍ਰੈਚੁਟੀ, ਨੈਤਿਕਤਾ ਦਾ ਕੋਡ, ਸੂਚਨਾ।
- K3 ਅਤੇ ਸੁਰੱਖਿਆ: ਸੁਰੱਖਿਆ ਪ੍ਰੋਟੋਕੋਲ, ਘਟਨਾ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠਣਾ, ਐਮਰਜੈਂਸੀ ਸਥਿਤੀਆਂ।
ਉੱਚ-ਪ੍ਰਭਾਵ ਵਾਲੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿਓ: ਜੋ ਕਾਨੂੰਨੀ ਜੋਖਮਾਂ, ਵਿੱਤੀ ਜੋਖਮਾਂ, ਸੁਰੱਖਿਆ ਅਤੇ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਸਾਖ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਹਨ।
3. ਡੇਟਾ, ਨਿਯਮਾਂ ਅਤੇ ਵਧੀਆ ਅਭਿਆਸਾਂ ਨੂੰ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨਾ
ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਨੀਤੀਆਂ ਤੱਥ-ਅਧਾਰਤ ਅਤੇ ਅਨੁਕੂਲ ਹੋਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਸ ਪੜਾਅ 'ਤੇ, ਇਕੱਠੇ ਕਰੋ:
- ਸੰਬੰਧਿਤ ਸਰਕਾਰੀ ਨਿਯਮ (ਰੁਜ਼ਗਾਰ, ਡੇਟਾ ਸੁਰੱਖਿਆ, ਟੈਕਸ, ਉਦਯੋਗ ਦੇ ਮਿਆਰ, ਆਦਿ)।
- ਗਾਹਕਾਂ/ਭਾਈਵਾਲਾਂ ਨਾਲ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਅਤੇ ਸਮਝੌਤੇ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀਆਂ ਕੁਝ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਹਨ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਗੁਪਤਤਾ ਅਤੇ SLA)।
- ਮੌਜੂਦਾ ਕੰਪਨੀ ਅਭਿਆਸ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ "ਆਦਤਾਂ" ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ ਜੋ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਹੀ ਮੌਜੂਦ ਹਨ ਪਰ ਅਜੇ ਤੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਨਹੀਂ ਹਨ।
- ਉਦਯੋਗ ਦੇ ਮਾਪਦੰਡ ਜਾਂ ਵਧੀਆ ਅਭਿਆਸ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੁਰੱਖਿਆ ਜਾਂ ਰਿਸ਼ਵਤਖੋਰੀ ਵਿਰੋਧੀ ਵਰਗੇ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਖੇਤਰਾਂ ਲਈ।
ਜੇ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਿ ਕੋਈ ਵੀ ਅਜਿਹਾ ਲੇਖ ਨਾ ਹੋਵੇ ਜੋ ਸੰਭਾਵੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਾਨੂੰਨ ਨਾਲ ਟਕਰਾਅ ਦਾ ਕਾਰਨ ਬਣ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਇੱਕ ਕਾਨੂੰਨੀ ਜਾਂ ਪਾਲਣਾ ਸਲਾਹਕਾਰ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
4. ਨੀਤੀ ਦੇ ਦਾਇਰੇ, ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ ਅਤੇ ਢਾਂਚੇ ਦਾ ਪਤਾ ਲਗਾਓ
ਲਿਖਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ ਕਿ ਇਹ ਨੀਤੀ ਕਿਸ 'ਤੇ, ਕਦੋਂ, ਅਤੇ ਕਿਹੜੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਅਧੀਨ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਅਸਪਸ਼ਟ ਦਾਇਰਾ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਚੰਗੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਪੜ੍ਹਨਯੋਗਤਾ ਅਤੇ ਇਕਸਾਰਤਾ ਲਈ ਇੱਕ ਮਿਆਰੀ ਢਾਂਚਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ:
1. ਨੀਤੀ ਦਾ ਸਿਰਲੇਖ
2. ਉਦੇਸ਼ (ਨੀਤੀ ਕਿਉਂ ਬਣਾਈ ਗਈ ਸੀ)
3. ਸਕੋਪ (ਜੋ ਬੰਨ੍ਹਿਆ ਹੋਇਆ ਹੈ)
4. ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ (ਕਈ ਵਿਆਖਿਆਵਾਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ)
5. ਮੁੱਖ ਨਿਯਮ/ਨਿਯਮ
6. ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ (ਕੌਣ ਕੀ ਕਰਦਾ ਹੈ)
7. ਸੰਬੰਧਿਤ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ (ਜੇਕਰ ਡੈਰੀਵੇਟਿਵ SOPs ਹਨ)
8. ਪਾਬੰਦੀਆਂ/ਨਤੀਜੇ (ਉਲੰਘਣਾਵਾਂ ਲਈ)
9. ਹਵਾਲਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ (ਕਾਨੂੰਨ, ਮਿਆਰ, ਫਾਰਮ)
10. ਪ੍ਰਭਾਵੀ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਚੱਕਰ
ਫਾਰਮੈਟ ਇਕਸਾਰਤਾ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਲਈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲੱਭਣਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਆਡਿਟ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।
5. ਸਪੱਸ਼ਟ ਅਤੇ ਲਾਗੂ ਹੋਣ ਵਾਲੀ ਭਾਸ਼ਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਨੀਤੀਆਂ ਦਾ ਖਰੜਾ ਤਿਆਰ ਕਰੋ।
ਕੰਪਨੀ ਦੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਆਮ ਗਲਤੀ ਭਾਸ਼ਾ ਹੈ ਜੋ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ "ਕਾਨੂੰਨੀ" ਹੈ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਇਸਨੂੰ ਸਮਝਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਆਦਰਸ਼ਕ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਨੀਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਸਰਲ, ਸਿੱਧੀ ਭਾਸ਼ਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਜੋ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੀਆਂ ਸਥਿਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਲਾਗੂ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਲਿਖਣ ਦੇ ਕੁਝ ਸਿਧਾਂਤ:
- ਸਰਗਰਮ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਵਾਕਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
- ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਮਾਪਦੰਡ ਦੇ "ਲੋੜ ਅਨੁਸਾਰ" ਜਾਂ "ਹਾਲਾਤਾਂ ਅਨੁਸਾਰ" ਵਰਗੇ ਅਸਪਸ਼ਟ ਸ਼ਬਦਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ।
- ਜੇਕਰ ਵਿਸ਼ਾ ਸੰਭਾਵੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਿਆਖਿਆ ਲਈ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਸੰਖੇਪ ਉਦਾਹਰਣ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਹਿੱਤਾਂ ਦੇ ਟਕਰਾਅ ਦੀ ਇੱਕ ਉਦਾਹਰਣ ਜਾਂ ਗੁਪਤ ਡੇਟਾ ਦਾ ਇੱਕ ਰੂਪ।
- ਨੀਤੀਆਂ (ਨਿਯਮਾਂ) ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ (ਢੰਗਾਂ) ਵਿੱਚ ਅੰਤਰ ਕਰੋ। ਨੀਤੀਆਂ "ਕੀ" ਅਤੇ "ਕਿਉਂ" ਦੱਸਦੀਆਂ ਹਨ, ਜਦੋਂ ਕਿ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ "ਕਿਵੇਂ" ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ।
ਜੇਕਰ ਨੀਤੀ ਲੰਬੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਸਕੈਨ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਉਪ-ਸਿਰਲੇਖਾਂ, ਬੁਲੇਟ ਪੁਆਇੰਟਾਂ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਟੇਬਲਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
6. ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਸੁਝਾਅ ਦੇਣ ਲਈ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ
ਇਕੱਲਿਆਂ ਬਣਾਈਆਂ ਗਈਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਅਕਸਰ ਲਾਗੂ ਹੋਣ 'ਤੇ ਅਸਫਲ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਕਾਰਜਸ਼ੀਲ ਹਕੀਕਤਾਂ ਨਾਲ ਮੇਲ ਨਹੀਂ ਖਾਂਦੀਆਂ। ਇਸ ਲਈ, ਇੱਕ ਅੰਤਰ-ਕਾਰਜਸ਼ੀਲ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ। ਪਾਰਟੀਆਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਜਿਵੇਂ ਕਿ:
- ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਨੀਤੀਆਂ ਲਈ ਐਚਆਰ
- ਕਾਨੂੰਨੀ ਪਹਿਲੂਆਂ ਲਈ ਕਾਨੂੰਨੀ/ਪਾਲਣਾ
- ਖਰਚ ਨੀਤੀਆਂ ਅਤੇ ਨਿਯੰਤਰਣ ਲਈ ਵਿੱਤ
- ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੁਰੱਖਿਆ ਲਈ ਆਈ.ਟੀ.
- ਕਾਰਜ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਲਈ ਕਾਰਜ ਮੁਖੀ
- ਫੀਲਡ ਅਭਿਆਸ ਇਨਪੁਟ ਲਈ ਲਾਈਨ ਮੈਨੇਜਰ/ਕਰਮਚਾਰੀ ਪ੍ਰਤੀਨਿਧਤਾ
ਇਸ ਪੜਾਅ ਦਾ ਉਦੇਸ਼ ਸੰਭਾਵੀ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਵਿੱਚ ਪਛਾਣ ਕਰਨਾ ਹੈ: ਕੀ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਕੀ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕੀ ਬੋਝ ਹੈ, ਕੀ ਹੋਰ ਨੀਤੀਆਂ ਨਾਲ ਟਕਰਾਅ ਹੈ, ਅਤੇ ਕੀ ਪਾਬੰਦੀਆਂ ਅਨੁਪਾਤਕ ਹਨ।
7. ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਅਤੇ ਪ੍ਰਮਾਣਿਕਤਾ ਵਿਧੀਆਂ ਵਿਕਸਤ ਕਰੋ
ਇੱਕ ਵਾਰ ਸੋਧੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਨੀਤੀਆਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਅਧਿਕਾਰਤ ਅਥਾਰਟੀ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਡਾਇਰੈਕਟਰ ਬੋਰਡ, ਸੀਈਓ, ਜਾਂ ਨੀਤੀ/ਪਾਲਣਾ ਕਮੇਟੀ ਦੁਆਰਾ ਰਸਮੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਨਾਲ ਹੀ, ਅਧਿਕਾਰ ਦੇ ਪੱਧਰ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ: ਰਣਨੀਤਕ ਨੀਤੀਆਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਡਾਇਰੈਕਟਰ ਬੋਰਡ ਦੁਆਰਾ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਜਦੋਂ ਕਿ ਸੰਚਾਲਨ SOPs ਨੂੰ ਡਿਵੀਜ਼ਨ ਮੁਖੀਆਂ ਦੁਆਰਾ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਿੱਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ - ਪਰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਅਜੇ ਵੀ ਮੂਲ ਨੀਤੀ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਇਹ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ:
- ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਸੰਸਕਰਣ
- ਪ੍ਰਭਾਵੀ ਮਿਤੀ
- ਪਾਲਿਸੀ ਮਾਲਕ ਇੰਚਾਰਜ
- ਸੋਧ ਇਤਿਹਾਸ (ਬਦਲਾਅ ਲਾਗ)
ਇਹ ਪੁਰਾਣੇ ਸੰਸਕਰਣਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਚਲਨ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਅਤੇ ਆਡਿਟ ਦੌਰਾਨ ਸਬੂਤ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ।
8. ਸਮਾਜਿਕਕਰਨ ਅਤੇ ਸਿਖਲਾਈ (ਸਿਰਫ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣਾ ਹੀ ਨਹੀਂ)
ਨੀਤੀਆਂ ਆਪਣੇ ਆਪ ਸਮਝ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦੀਆਂ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਇੰਟਰਾਨੈੱਟ 'ਤੇ ਪੋਸਟ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਜੋਖਮ ਪੱਧਰ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਆਊਟਰੀਚ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਓ:
- ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਨੀਤੀਆਂ (ਰਿਸ਼ਵਤਖੋਰੀ ਵਿਰੋਧੀ, ਡੇਟਾ ਸੁਰੱਖਿਆ, OHS) ਲਈ, ਲਾਜ਼ਮੀ ਸਿਖਲਾਈ ਅਤੇ ਛੋਟੀਆਂ ਕੁਇਜ਼ਾਂ ਦਾ ਆਯੋਜਨ ਕਰੋ।
- ਰੁਟੀਨ ਨੀਤੀਆਂ ਲਈ, ਇਹ ਇੱਕ ਬ੍ਰੀਫਿੰਗ ਸੈਸ਼ਨ, ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਪੋਸਟਰ, ਜਾਂ ਇੱਕ-ਪੇਜਰ ਗਾਈਡ ਦਾ ਰੂਪ ਲੈ ਸਕਦਾ ਹੈ।
- ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਦੌਰਾਨ ਮੁੱਖ ਨੀਤੀਆਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਣ।
ਇੱਕ "ਸਵੀਕਾਰ" ਵਿਧੀ ਜਾਂ ਬਿਆਨ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਪੜ੍ਹਿਆ ਅਤੇ ਸਮਝਿਆ ਹੈ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੀਤੀਆਂ ਲਈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਸੰਭਾਵੀ ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਭਾਵ ਹਨ।
9. ਲਾਗੂਕਰਨ: ਨੀਤੀਆਂ ਨੂੰ ਕੰਮ ਦੀਆਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਵਿੱਚ ਏਕੀਕ੍ਰਿਤ ਕਰਨਾ
ਨੀਤੀਆਂ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਹੋਣਗੀਆਂ ਜੇਕਰ ਉਹ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ "ਏਮਬੈਡ" ਹੋਣ। ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ:
- ਖਰਚ ਨੀਤੀਆਂ ਨੂੰ ਵਿੱਤੀ ਅਰਜ਼ੀ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਪ੍ਰਵਾਹ ਨਾਲ ਜੋੜਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
- ਡੇਟਾ ਪਹੁੰਚ ਨੀਤੀਆਂ ਨੂੰ ਭੂਮਿਕਾ-ਅਧਾਰਤ ਪਹੁੰਚ ਨਿਯੰਤਰਣ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਨਾਲ ਜੋੜਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
- ਅਨੁਸ਼ਾਸਨੀ ਨੀਤੀਆਂ ਨੂੰ ਐਚਆਰ ਜਾਂਚ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਅਤੇ ਉਲੰਘਣਾਵਾਂ ਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨਾਲ ਜੋੜਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਇਹ ਵੀ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ ਕਿ ਪਾਲਣਾ ਦੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕੌਣ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਕਿਵੇਂ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਲਾਗੂਕਰਨ ਨੂੰ ਮਾਪਣ ਲਈ ਕਿਹੜੇ ਸੂਚਕਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
10. ਨਿਗਰਾਨੀ, ਮੁਲਾਂਕਣ ਅਤੇ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਸੁਧਾਰ
ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਮਾਹੌਲ ਬਦਲਦਾ ਹੈ: ਨਵੇਂ ਨਿਯਮ, ਹਾਈਬ੍ਰਿਡ ਕੰਮ ਦੇ ਮਾਡਲ, ਸਾਈਬਰ ਖਤਰੇ, ਜਾਂ ਸੰਗਠਨਾਤਮਕ ਢਾਂਚੇ ਵਿੱਚ ਬਦਲਾਅ। ਇਸ ਲਈ, ਨੀਤੀਆਂ ਦੀ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ ਹਰ 12 ਮਹੀਨਿਆਂ ਵਿੱਚ ਜਾਂ ਜਦੋਂ ਵੱਡੇ ਬਦਲਾਅ ਆਉਂਦੇ ਹਨ।
ਇਹਨਾਂ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰੋ:
- ਅੰਦਰੂਨੀ/ਬਾਹਰੀ ਆਡਿਟ ਦੇ ਨਤੀਜੇ
- ਉਲੰਘਣਾ ਦੀਆਂ ਘਟਨਾਵਾਂ ਅਤੇ ਮਾਮਲੇ
- ਕਰਮਚਾਰੀ ਅਤੇ ਮੈਨੇਜਰ ਫੀਡਬੈਕ
- ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੀ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ੀਲਤਾ (ਭਾਵੇਂ ਇਹ ਬਹੁਤ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਹੋਵੇ ਜਾਂ ਅਪ੍ਰਸੰਗਿਕ ਹੋਵੇ)
ਸੋਧੀ ਹੋਈ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਮੁੜ-ਸਮਾਜੀਕਰਨ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਇੱਕ ਨਵੇਂ ਸੰਸਕਰਣ ਨਾਲ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਪੁਰਾਣੇ ਸੰਸਕਰਣ ਨੂੰ ਸਰਕੂਲੇਸ਼ਨ ਤੋਂ ਵਾਪਸ ਲਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਬੰਦ ਕੀਤਾ ਜਾ ਰਿਹਾ
ਕੰਪਨੀ ਦੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਨੂੰ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰਨਾ ਇੱਕ ਰਣਨੀਤਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਹੈ ਜੋ ਵਪਾਰਕ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਕੋਣ, ਕਾਨੂੰਨੀ ਪਾਲਣਾ ਅਤੇ ਕਾਰਜਸ਼ੀਲ ਹਕੀਕਤਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਨੀਤੀ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਰਸਮੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਸਗੋਂ ਇੱਕ ਇਕਸਾਰ, ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਅਤੇ ਉਤਪਾਦਕ ਕਾਰਜ ਸੱਭਿਆਚਾਰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਸਾਧਨ ਹੈ। ਢਾਂਚਾਗਤ ਕਦਮਾਂ ਨਾਲ - ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝਣ, ਤਰਜੀਹਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨ, ਸਪੱਸ਼ਟ ਡਰਾਫਟ ਵਿਕਸਤ ਕਰਨ, ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਅਤੇ ਨਿਯਮਤ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕਰਨ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ - ਕੰਪਨੀਆਂ ਅਜਿਹੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ ਜੋ ਸੱਚਮੁੱਚ ਵਰਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਸਮਝੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਸੰਗਠਨਾਤਮਕ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ 'ਤੇ ਅਸਲ ਪ੍ਰਭਾਵ ਪਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਚਾਹੋ, ਤਾਂ ਮੈਂ ਤੁਹਾਡੇ ਉਦਯੋਗ ਅਤੇ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਆਕਾਰ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਇੱਕ ਨਮੂਨਾ ਕੰਪਨੀ ਨੀਤੀ ਟੈਂਪਲੇਟ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ, ਛੁੱਟੀ ਨੀਤੀ, ਆਈਟੀ ਡਿਵਾਈਸ ਵਰਤੋਂ ਨੀਤੀ, ਜਾਂ ਆਚਾਰ ਸੰਹਿਤਾ) ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹਾਂ।
