Perolehan Ubat di Hospital
Perolehan ubat di hospital merupakan proses penting dalam penyediaan perkhidmatan penjagaan kesihatan. Ketersediaan jenis, kuantiti, kualiti, ketersediaan tepat pada masanya dan harga ubat yang kos efektif memberi kesan yang ketara terhadap kualiti perkhidmatan, keselamatan pesakit dan kemampanan operasi hospital. Tanpa sistem perolehan yang kukuh, hospital berisiko mengalami kehabisan stok, pembaziran bajet dan penggunaan ubat yang tidak rasional. Oleh itu, perolehan ubat bukan sekadar aktiviti pembelian, tetapi sebaliknya merupakan proses pengurusan yang berstruktur, daripada perancangan keperluan hingga penilaian penggunaan.
1. Peranan strategik perolehan ubat
Ubat-ubatan merupakan komponen kos terbesar dalam kebanyakan perkhidmatan hospital, terutamanya untuk kes kronik, prosedur pembedahan, rawatan rapi dan terapi kanser. Selain nilai ekonominya, ubat-ubatan juga berkaitan secara langsung dengan keselamatan pesakit. Pemilihan pembekal yang salah, pengedaran yang lewat atau penyimpanan yang tidak betul boleh menjejaskan kualiti ubat dan mempunyai implikasi klinikal. Oleh itu, perolehan ubat mesti dilihat sebagai proses strategik yang melibatkan pelbagai unit: pemasangan farmasi, jawatankuasa farmasi dan terapeutik, unit perancangan, kewangan, perolehan dan pengurusan atasan.
2. Peringkat perancangan keperluan ubat
Perancangan merupakan asas bagi perolehan yang berkesan. Hospital biasanya menyusun senarai keperluan berdasarkan formulari hospital, senarai ubat yang diluluskan untuk digunakan, berserta piawaian terapeutik. Pembangunan formulari secara amnya melibatkan Jawatankuasa Farmasi dan Terapeutik, yang mempertimbangkan bukti klinikal, keselamatan, keberkesanan dan kos.
Kaedah perancangan keperluan boleh menggunakan gabungan:
– Kaedah berasaskan penggunaan: mengira keperluan berdasarkan data penggunaan ubat sebelumnya, diselaraskan untuk trend lawatan/pesakit, corak penyakit dan perkhidmatan baharu.
– Kaedah berasaskan morbiditi: mengira berdasarkan anggaran bilangan kes penyakit dan piawaian rawatan (garis panduan), sesuai untuk program tertentu.
– Analisis ABC dan VEN:
– ABC membantu mengumpulkan ubat berdasarkan nilai perbelanjaan (A adalah yang tertinggi, C adalah yang terendah).
– VEN mengumpulkan ubat berdasarkan tahap kepentingan klinikalnya: Vital, Essential, Non-essential.
Gabungan ABC-VEN membantu hospital mengutamakan bajet dan mengekalkan kawalan ketat ke atas ubat-ubatan yang mahal dan/atau penting.
Perancangan juga harus menetapkan tahap stok minimum, tahap stok maksimum dan titik pesanan semula. Ini penting untuk mengelakkan kehabisan stok, terutamanya untuk ubat-ubatan dengan masa tunggu yang panjang atau permintaan yang tinggi. Hospital yang mempunyai perkhidmatan kecemasan dan unit rawatan rapi biasanya menyediakan stok penimbal untuk ubat-ubatan kecemasan.
3. Penyediaan bajet dan sumber pembiayaan
Sebaik sahaja keperluan dikenal pasti, langkah seterusnya ialah membuat belanjawan. Hospital perlu mengimbangi keperluan klinikal dengan kapasiti kewangan. Hospital yang bekerjasama dengan program insurans atau sistem tuntutan (seperti INA-CBG) mesti mengutamakan kecekapan tanpa mengorbankan kualiti. Rundingan harga, pemilihan ubat generik yang berkualiti dan penggunaan ubat terkawal adalah strategi biasa.
Bajet perolehan boleh datang daripada dana operasi hospital, hasil perkhidmatan, geran atau sumber lain. Ketelusan dan akauntabiliti bajet adalah penting kerana perolehan ubat sering terdedah kepada ketidakcekapan jika tidak dipantau dengan teliti.
4. Proses pemilihan pembekal dan mekanisme pembelian
Pemilihan pembekal harus mempertimbangkan kesahihan, reputasi, keupayaan bekalan, kualiti produk dan pematuhan dengan peraturan pengedaran ubat. Sebaik-baiknya, pembekal harus mempunyai lesen rasmi sebagai Pemborong Farmaseutikal (PBF) dan dapat menyediakan ubat mengikut piawaian penyimpanan dan penghantaran.
Mekanisme pembelian boleh berbeza-beza bergantung pada jenis hospital dan peraturan yang berkenaan. Antara kaedah biasa adalah:
– Tender/lelongan: biasanya untuk pembelian berskala besar bagi memastikan harga yang lebih kompetitif.
– Pembelian langsung: untuk keperluan segera, kuantiti yang kecil, atau ubat-ubatan tertentu yang hanya boleh didapati daripada pembekal tertentu.
– Sistem e-katalog atau perolehan elektronik: memudahkan ketelusan, penyeragaman harga dan mempercepatkan proses pentadbiran.
Dalam kontrak perolehan, hospital harus memasukkan klausa penting seperti jaminan kualiti, masa penghantaran, penggantian barang yang rosak/luput tarikh dan sekatan jika pembekal tidak memenuhi perjanjian.
5. Penerimaan, pemeriksaan dan penyimpanan ubat-ubatan
Selepas ubat dibeli, peringkat penerimaan di gudang farmasi mesti tertakluk kepada pemeriksaan menyeluruh. Antara pemeriksaan tersebut termasuk:
– Pematuhan kuantiti dan jenis ubat dengan pesanan (PO).
– Keadaan fizikal pembungkusan, meterai dan label.
– Nombor kelompok, tarikh luput dan dokumen sokongan.
– Keadaan pengangkutan, terutamanya untuk ubat rantai sejuk seperti vaksin atau insulin.
Penyimpanan ubat mesti mematuhi prinsip FIFO (Masuk Dahulu Keluar Dahulu) dan FEFO (Luput Dahulu Keluar Dahulu), dengan tetapan suhu dan kelembapan yang sesuai. Ubat-ubatan tertentu memerlukan penyimpanan khas: narkotik/psikotropik mesti disimpan di dalam bilik berkunci dengan penyimpanan rekod yang ketat, manakala ubat-ubatan berjaga-jaga tinggi memerlukan pelabelan dan prosedur pengedaran yang selamat.
6. Pengagihan kepada unit perkhidmatan dan kawalan penggunaan
Pengedaran ubat-ubatan dari farmasi ke unit seperti pesakit dalam, pesakit luar, ICU dan jabatan kecemasan mesti memastikan ketepatan dan kelajuan. Sistem pengedaran boleh merangkumi:
– Pendispensan dos unit: ubat disediakan setiap dos bagi setiap pesakit, meningkatkan keselamatan tetapi memerlukan sistem dan sumber manusia yang baik.
– Stok lantai terkawal: stok ubat tertentu diletakkan di unit penjagaan di bawah pengawasan farmaseutikal.
– Sistem preskripsi individu: ubat diberikan mengikut preskripsi dan keperluan pesakit.
Kawalan penggunaan ubat dijalankan melalui audit preskripsi, pemantauan penggunaan antibiotik (pengawasan antimikrob), dan penilaian pematuhan dengan formulari. Perolehan yang baik mesti diselaraskan dengan penggunaan yang rasional; jika tidak, stok akan cepat habis untuk ubat yang tidak sesuai atau ubat yang mahal akan dibazirkan.
7. Pengurusan risiko: kekurangan, tamat tempoh dan ubat tiruan
Risiko terbesar dalam perolehan ubat adalah kehabisan stok dan ubat yang telah tamat tempoh. Kehabisan stok boleh mengganggu terapi pesakit dan memaksa penggantian ubat yang berpotensi tidak sesuai. Kehabisan stok membawa kepada kerugian kewangan dan isu pematuhan. Strategi yang boleh dilaksanakan termasuk:
– Pemantauan stok masa nyata dengan sistem maklumat farmaseutikal.
– Susun semula tetapan titik berdasarkan data sebenar.
– Agihkan semula stok antara unit dan kembalikan kepada pembekal apabila boleh.
– Ramalan berdasarkan trend penyakit bermusim dan program perkhidmatan.
Tambahan pula, hospital mesti berwaspada terhadap pengedaran ubat-ubatan palsu atau haram. Oleh itu, perolehan hanya perlu melalui saluran rasmi, dengan pemeriksaan dokumentasi dan pengesanan kelompok sekiranya berlaku sebarang kejadian buruk.
8. Peranan teknologi dan sistem maklumat
Penggunaan teknologi meningkatkan kecekapan perolehan dengan ketara. Sistem maklumat pengurusan hospital (SIMRS) yang disepadukan dengan farmasi membolehkan:
– Perancangan berasaskan data penggunaan.
– Memantau stok, tarikh luput dan pergerakan barang.
– Pelaporan perbelanjaan, nilai inventori dan ubat-ubatan kritikal.
– Integrasi dengan e-perolehan untuk mempercepatkan pembelian.
Dengan data yang baik, pihak pengurusan boleh membuat keputusan dengan cepat apabila terdapat lonjakan permintaan atau gangguan bekalan.
9. Penilaian dan penambahbaikan berterusan
Perolehan ubat mesti dinilai secara berkala. Petunjuk yang boleh digunakan termasuk:
– Peratusan kekurangan stok ubat-ubatan penting.
– Nilai ubat yang telah tamat tempoh dan rosak.
– Pematuhan dengan formulari.
– Kelajuan pemenuhan permintaan unit perkhidmatan.
– Kecekapan harga dan ketepatan pembekal.
Keputusan penilaian digunakan untuk menambah baik proses, mengemas kini formulari dan meningkatkan kecekapan sumber manusia yang terlibat.
Kesimpulannya
Perolehan ubat di hospital merupakan proses yang kompleks dan strategik, melibatkan perancangan keperluan, penganggaran, pemilihan pembekal, pembelian, penerimaan, penyimpanan, pengedaran dan penilaian. Matlamat utama adalah untuk memastikan ketersediaan ubat yang terjamin kualitinya, pada kos yang cekap dan menyokong keselamatan pesakit. Dengan sistem yang diperkukuh, tadbir urus yang telus dan sokongan teknologi, hospital boleh melaksanakan perolehan ubat dengan lebih berkesan dan responsif terhadap keperluan perkhidmatan penjagaan kesihatan yang sentiasa berubah.
