Үүлэн технологиос шууд хэвлэх боломжтой хэрэгслүүд
Үүлэн технологийн хөгжил нь бидний өгөгдлийг хадгалах арга барилыг төдийгүй өдөр бүр баримт бичигтэй ажиллах арга барилыг өөрчилсөн. Файл хэвлэхэд өмнө нь баримт бичгийг флэш диск рүү шилжүүлэх, имэйлээр илгээх, эсвэл кабелийг компьютер болон хэвлэгч рүү холбох зэрэг үйл явц ордог байсан бол одоо энэ үйл явц илүү хялбар болсон. Үүлэн дээрээс шууд хэвлэх функцтэй янз бүрийн төхөөрөмжүүд нь хэрэглэгчдэд интернетэд холбогдсон бөгөөд үйлчилгээг дэмждэг хэвлэгчтэй байх тохиолдолд хаанаас ч, хэзээ ч баримт хэвлэх боломжийг олгодог.
Энэ нийтлэлд үүлэн хэвлэх функц гэж юу болох, түүнийг дэмждэг хэрэгслүүдийн төрөл, ашиг тус, янз бүрийн хэрэгцээнд ашиглах жишээ, мөн үүнийг хэрэгжүүлэхээс өмнө анхаарах зүйлсийн талаар авч үзэх болно.
Үүлэн технологиос шууд хэвлэх гэж юу вэ?
Үүлэн хэвлэх гэдэг нь үүлэн технологид суурилсан хадгалах үйлчилгээ эсвэл програмаас (жишээ нь, Google Drive, OneDrive, Dropbox эсвэл баримт бичгийн менежментийн програм) сүлжээнд холбогдсон хэвлэгч рүү хэвлэх командуудыг илгээх чадвар юм. Практикт хэрэглэгчид үүлэн дээр хадгалагдсан файлыг сонгоод, "Хэвлэх" товчийг дарж, дараа нь очих хэвлэгчийг сонгоно. Файлыг эхлээд орон нутгийн төхөөрөмж рүү татаж авах эсвэл хэвлэгчийг компьютерт физик байдлаар холбох шаардлагагүйгээр баримт бичгийг хэвлэх болно.
Энэ технологи нь ихэвчлэн дараах схемүүдийн аль нэгээр ажилладаг.
1. Албан ёсны аппликейшн эсвэл үүлэн үйлчилгээгээр дамжуулан интернетэд холбогдож, хэвлэх ажлуудыг хүлээн авах боломжтой ухаалаг хэвлэгчид (үүлэнд суурилсан хэвлэгчид).
2. Компьютер эсвэл оффисын сервер дээрх ердийн хэвлэгчийг үүлэн технологиос команд хүлээн авах боломжтой холбодог зуучлагч програм (холбогч).
3. Хэрэглэгчийн бүртгэл болон шифрлэлтээр дамжуулан хэвлэх дарааллыг удирддаг нийлүүлэгчийн хэвлэх үйлчилгээ (жишээ нь, хэвлэгч үйлдвэрлэгчийн үйлчилгээ).
Үүлэн дээрээс шууд хэвлэхийг дэмждэг төхөөрөмжүүдийн төрлүүд
1. Үүлэн интеграцчилалтай Wi-Fi хэвлэгч
Энэ бол хамгийн алдартай ангилал юм. Орчин үеийн олон принтерүүд нь Wi-Fi холболт болон үүлэн үйлчилгээнээс хэвлэх боломжийг олгодог хамтрагч аппликейшн (гар утас/ширээний компьютер)-ээр тоноглогдсон байдаг. Хэрэглэгчид ихэвчлэн принтерийг Wi-Fi сүлжээнд холбож, үйлдвэрлэгчийн бүртгэл үүсгээд (шаардлагатай бол), дараа нь утас эсвэл зөөврийн компьютер дээрх аппликейшнтайгаа хослуулдаг.
Зарим принтерүүд нь тодорхой үүлэн үйлчилгээнд шууд нэвтэрч, дараа нь нэмэлт төхөөрөмжгүйгээр хэвлэх баримт бичгийг сонгох боломжийг олгодог мэдрэгчтэй дэлгэцтэй байдаг. Энэ нь ялангуяа жижиг оффис эсвэл хуваалцсан ажлын байранд тустай байдаг.
2. Оффисын олон үйлдэлт хэвлэгч (MFP)
Олон үйлдэлт төхөөрөмжүүд нь ихэвчлэн илүү цогц функцуудтай байдаг: хэвлэх, сканнердах, хуулбарлах, факс илгээх. Оффисын ангиллын төхөөрөмжүүд дээр үүлэн хэвлэх нь ихэвчлэн хэрэглэгчийн удирдлагын систем, дүрд суурилсан хандалтын тохиргоо, баталгаажуулалт (ПИН, хандалтын карт эсвэл дансны нэвтрэх)-тэй нэгтгэгддэг. Энэ нь бизнесийн хувьд маш чухал юм, учир нь хэвлэхэд гэрээ, санхүүгийн тайлан эсвэл хэрэглэгчийн мэдээлэл зэрэг нууц баримт бичиг ихэвчлэн оролцдог.
Хэвлэхээс гадна олон үйлдэлт принтерүүд нь ихэвчлэн үүлэн технологи руу сканнердах чадвартай байдаг бөгөөд энэ нь физик баримт бичгийг сканнердаж, тодорхой үүлэн технологи руу шууд байршуулах гэсэн үг юм. "Үүлэн технологи руу сканнердах" болон "үүлнээс хэвлэх" гэсэн хослол нь эдгээр төхөөрөмжийг эрлийз баримт бичгийн урсгалд (физик болон дижитал хувилбаруудын холимог) үр ашигтай ажиллах хэрэгсэл болгодог.
3. Үүлэн хэвлэх зориулалттай гар утасны програм
Олон хэрэглэгчид ухаалаг гар утсан дээрээ илүү олон удаа ажилладаг. Тиймээс гар утасны аппликейшнууд нь үүлэн технологиос шууд хэвлэхэд зайлшгүй шаардлагатай хэрэгсэл болсон. Эдгээр аппликейшнууд нь ихэвчлэн үүлэн үйлчилгээ болон сүлжээнд холбогдсон принтерүүдтэй холбогддог бөгөөд ингэснээр хэрэглэгчдэд хэдхэн алхамаар баримт бичиг, зураг эсвэл имэйл хэвлэх боломжийг олгодог.
Давуу тал нь уян хатан байдал юм: та замд явж байхдаа утсаараа, хүүхдийнхээ сургуулийн хэрэгцээнд зориулж гэрээсээ эсвэл танилцуулгын материалынхаа хэвлэмэл хуулбарыг гэнэт авах шаардлагатай болсон үед хурлын өрөөнөөс хэвлэх боломжтой.
4. Үүлэн технологид суурилсан хэвлэх удирдлагын систем
Байгууллагын орчинд зөвхөн хэвлэгч болон тэдгээрийн програмууд төдийгүй хэвлэх удирдлагын платформууд ашиглагддаг хэрэгслүүд байдаг. Эдгээр системүүд нь хэн хэвлэх боломжтой, хэр их квот ашиглагдаж байгаа, үйл ажиллагааг хэрхэн бүртгэж байгаа, аюулгүй байдлын бодлогыг хэрхэн хэрэгжүүлж байгааг зохицуулдаг. Үүлэн загварын тусламжтайгаар мэдээллийн технологийн багууд байран дээрх серверүүдийг байнга тохируулах шаардлагагүйгээр төхөөрөмжүүд болон хэвлэх дарааллыг удирдах боломжтой.
Ийм шийдлүүд нь ихэвчлэн дараахь зүйлийг хангадаг.
- Вэб дээр суурилсан админ самбар
– Лавлах үйлчилгээ/SSO-той хэрэглэгчийн интеграцчилал
- Хэрэглээний тайлан
– “аюулгүй хувилбараар хэвлэх” функц (хэрэглэгч хэвлэгч дээр баталгаажуулсны дараа шинэ баримт бичгүүдийг хэвлэнэ)
– Зардал хэмнэх бодлого, жишээлбэл, өнгөт хэвлэлийн хязгаарлалт
5. Киоск эсвэл үүлэн технологид суурилсан хэвлэх үйлчилгээ
Зарим байршилд (их дээд сургууль, хамтын оффис, номын сан) хэрэглэгчид үүлэн дээрээс киоск эсвэл вэб порталаар дамжуулан хэвлэх боломжтой. Энэ нь ажиллана: хэрэглэгчид үүлэн данснаасаа файл байршуулах эсвэл файл сонгож, төлбөр төлж (шаардлагатай бол), дараа нь тэдгээрийг боломжтой хэвлэгч дээр хэвлэнэ. Энэ төрлийн төхөөрөмж нь хялбархан хандах, хянах шаардлагатай олон нийтийн орчинд тохиромжтой.
Үүлэн технологиос шууд хэвлэх гол давуу талууд
Практик ба цаг хэмнэдэг
Файлуудыг флаш диск рүү зөөх эсвэл гараар синк хийх шаардлагагүй. Энэ үйл явц нь илүү хурдан, ялангуяа баримт бичгийн засвартай байнга ажилладаг багуудын хувьд илүү хурдан байдаг.
Алсын зайнаас ажиллахыг дэмжих
Энэ функц нь алсын зайнаас ажилладаг ажилчид эсвэл тархсан багуудад онцгой хэрэгтэй. Жишээлбэл, менежерүүд үүлэн дээр хадгалагдсан баримт бичгүүдийг тусдаа чатаар дамжуулан файл илгээхгүйгээр төв байранд хэвлэх боломжтой.
Илүү жигд хамтын ажиллагаа
Үүнтэй ижил баримт бичгийг багийн гишүүд үүлэн дээрх хамгийн сүүлийн хувилбараас хэвлэж болно. Энэ нь хуучирсан хувилбарыг хэвлэх эрсдэлийг бууруулдаг.
Олон төхөөрөмжид илүү хялбар
Хэрэглэгчид ганц зөөврийн компьютерээс хамааралтай байхаа больсон. Та үүлэн дансандаа нэвтэрч чадаж байгаа л бол ямар ч төхөөрөмжөөс хэвлэх боломжтой.
Илүү сайн хяналт болон аюулгүй байдлын боломж (хэрэв зөв тохируулсан бол)
Үүлэн технологид суурилсан хэвлэх менежментийн тусламжтайгаар компаниуд хандалтын бодлого, баталгаажуулалт болон аудитын бүртгэлийг хэрэгжүүлж чадна. Энэ нь дүрэм журмын хэрэгжилтийг хангахад тусалж, хэвлэгчийн тавиур дээр үлдсэн хэвлэмэл баримт бичгээс үүдэлтэй өгөгдлийн алдагдлыг бууруулдаг.
Төрөл бүрийн нөхцөлд ашиглах жишээнүүд
1. Сургууль, коллежийн хэрэгцээ: Оюутнууд файл зөөх шаардлагагүйгээр Google Drive-аас материал хэвлэдэг, ялангуяа файлууд байнга шинэчлэгддэг үед.
2. Жижиг дунд үйлдвэрүүд болон дэлгүүрүүд: Үүлэн технологид суурилсан кассын системээс шууд хэвлэгч рүү нэхэмжлэх, тээвэрлэлтийн шошго эсвэл бараа материалын тайланг хэвлэх.
3. Мэргэжлийн оффис: Баримт бичигт зөвшөөрөлгүй нэвтрэхээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд үүлэн дээрх төслийн хавтаснаас гэрээ эсвэл саналуудыг ПИН аюулгүй байдалтайгаар хэвлэх.
4. Бүтээлч баг: Үүлэн дээр хадгалагдсан файлуудаас дизайны нотолгоо эсвэл танилцуулгын материалыг хэвлэж, хэвлэсэн хувилбар нь эцсийн хувилбар эсэхийг баталгаажуулна.
Хэрэгсэл сонгохоос өмнө анхаарах зүйлс
Экосистемийн нийцтэй байдал
Таны хэвлэгч эсвэл хэвлэх шийдэл таны ашигладаг үүлэн үйлчилгээг дэмжиж байгаа эсэхийг шалгаарай. Жишээлбэл, хэрэв танай баг Microsoft 365 дээр суурилсан бол OneDrive болон SharePoint-ийн дэмжлэг илүү хамааралтай байх болно.
Бүртгэл болон сүлжээний аюулгүй байдал
Үүлэн дээрээс хэвлэх нь өгөгдөл интернетээр дамжин урсдаг гэсэн үг юм. Хүчтэй нууц үг ашиглаж, боломжтой үед хоёр хүчин зүйлийн баталгаажуулалтыг (2FA) идэвхжүүлж, оффисын Wi-Fi сүлжээ тань аюулгүй шифрлэлтийг ашиглаж байгаа эсэхийг шалгаарай.
Захиалгын төлбөр ба загварууд
Зарим үүлэн хэвлэх эсвэл хэвлэх удирдлагын функцууд захиалга шаарддаг. Нийт зардлыг харгалзан үзнэ үү: хэвлэгч, бэх/хор, засвар үйлчилгээ, хэрэв байгаа бол платформын төлбөр.
Интернет холболтын найдвартай байдал
Хэрэв интернет тасарвал хэвлэх ажил хойшилж болзошгүй. Хэвлэхээс ихээхэн хамааралтай оффисын хувьд нөөц холболт эсвэл нөөц тохиргоо (жишээлбэл, орон нутгийн хэвлэх) нь шийдэл байж болно.
Нууцлал ба Өгөгдөл Хадгалалт
Үйлдвэрлэгчийн бодлогод анхаарлаа хандуулаарай: файлууд сервер дээрээ түр хадгалагдаж байгаа эсэх, хэр удаан хадгалагдаж байгаа, шифрлэлтийг хэрхэн хэрэгжүүлж байгаа зэрэг орно. Хэрэв та нууц баримт бичгийг хэвлэж байгаа бол энэ нь чухал юм.
Хаах
Үүлэн хэвлэх хэрэгслүүд нь бидний баримт бичгийг удирдах арга барилыг хувьсгал болгож байна. Гэрийн хэрэглээнд зориулсан Wi-Fi принтерээс эхлээд аж ахуйн нэгжүүдэд зориулсан үүлэн технологид суурилсан хэвлэх удирдлагын систем хүртэл эдгээр нь бүгд ажлын урсгалыг хялбарчлах, хамтын ажиллагааг сайжруулах, баримт бичгийн урсгалыг хурдасгах зорилготой юм. Зөв хэрэгслүүд, зохих экосистемийн нийцтэй байдал, найдвартай аюулгүй байдлын тохиргоотой бол үүлэн хэвлэх нь олон төрлийн хэрэгцээнд зориулсан орчин үеийн, үр ашигтай шийдэл болж чадна.
Хэрэв та хүсвэл би энэ нийтлэлийг тодорхой зорилтот бүлэгт (жишээ нь, оюутнууд, жижиг дунд үйлдвэрүүд, томоохон оффисууд) тохируулахад туслах эсвэл үүлэн технологид суурилсан хэвлэгч ямар хамгийн бага функцуудтай байх ёстой талаар зөвлөмж нэмэх боломжтой.
