Компанийн бодлогыг боловсруулах алхамууд
Компанийн бодлого нь байгууллага доторх зан байдал, ажлын арга барил, шийдвэр гаргалтыг удирдан чиглүүлдэг "тоглоомын дүрэм" юм. Сайн бодлого нь компаниудыг тогтвортой ажиллуулах, эрсдэлийг бууруулах, хууль тогтоомжийн хэрэгжилтийг сайжруулах, ажилтан бүр хүлээгдэж буй стандартыг ойлгоход нь тусалдаг. Тодорхой бодлогогүй бол компаниуд дотоод зөрчилдөөн, эрх мэдлийн давхцал, түр зуурын шийдвэрээс болж бүтээмж буурах хандлагатай байдаг. Тиймээс компанийн бодлогыг боловсруулах нь зүгээр л баримт бичиг бичихээс илүү зүйл юм; үйл явцыг бүтэцжүүлж, оролцогч талуудыг татан оролцуулж, бизнесийн стратегитай уялдуулах шаардлагатай.
Хэрэгцээг тодорхойлохоос эхлээд хэрэгжүүлэх, үнэлэх хүртэл компанийн үр дүнтэй бодлогыг боловсруулах алхмуудыг дор дурдав.
1. Компанийн бизнесийн зорилго, үнэт зүйлсийг ойлгох
Эхний алхам бол хэрэгжиж буй бодлого нь компанийн чиглэлийг дэмжиж байгаа эсэхийг баталгаажуулах явдал юм. Асуулт: Энэ жил болон дараагийн хэдэн жилийн компанийн стратегийн зорилтууд юу вэ? Жишээлбэл, зах зээлийн тэлэлтэд чиглэсэн компанид өргөтгөх боломж, үйлчилгээний стандарт, чанарын хяналтыг дэмждэг бодлого хэрэгтэй. Үүний зэрэгцээ, санхүү, эрүүл мэндийн үйлчилгээ зэрэг өндөр зохицуулалттай салбарт үйл ажиллагаа явуулдаг компаниуд хууль тогтоомжийн хэрэгжилт болон эрсдэлийн менежментийг нэн тэргүүнд тавих ёстой.
Стратегиас гадна компанийн үнэт зүйлсийг бодлогод тусгах ёстой. Хэрэв компани шударга ёсыг эрхэмлэдэг бол залилан мэхлэх, ашиг сонирхлын зөрчил, мэдээлэхтэй тэмцэх бодлого бат бөх байх ёстой. Хэрэв аюулгүй байдал нэн тэргүүнд тавигддаг бол ХАБЭА (ХАБЭА)-ын бодлого нь зүгээр нэг ёс төдий зүйл биш, харин тодорхой үйл ажиллагааны хүрээ байх ёстой.
2. Бодлогын хэрэгцээ болон тэргүүлэх чиглэлүүдийг тодорхойлох
Бүх зүйлийг нэг дор шийдэх шаардлагагүй. Бичгээр удирдамж авах шаардлагатай хэсгүүдийн жагсаалтыг гарга. Ерөнхийдөө тэргүүлэх чиглэлүүдэд дараахь зүйлс орно.
– Хүний нөөц: ажилд авах, ажлын цаг, чөлөө, сахилга бат, гүйцэтгэлийн үнэлгээ, компанийн байр ашиглалт, дарамтын эсрэг бодлого.
– Үйл ажиллагаа: үйлчилгээний стандарт, ажлын үндсэн журам, худалдан авалт, хөрөнгийн удирдлага, чанарын хяналт.
– Санхүү: зарлагын зөвшөөрөл, нөхөн төлбөр, бэлэн мөнгөний хяналт, дотоод аудит.
– Мэдээллийн технологи: өгөгдлийн аюулгүй байдал, имэйл болон төхөөрөмжийн хэрэглээ, системийн хандалт, өгөгдлийн нөөцлөлт.
– Хууль дүрэм журмыг дагаж мөрдөх ба ёс зүй: ашиг сонирхлын зөрчил, шагнал урамшуулал, ёс зүйн дүрэм, мэдээлэх.
– K3 болон аюулгүй байдал: аюулгүй байдлын протоколууд, ослын зохицуулалт, онцгой байдлын нөхцөл байдал.
Өндөр нөлөө бүхий бодлогуудыг эрэмбэлэх: хууль эрх зүйн эрсдэл, санхүүгийн эрсдэл, аюулгүй байдал, компанийн нэр хүндтэй холбоотой бодлогууд.
3. Өгөгдөл, дүрэм журам, шилдэг туршлагыг цуглуулах
Үр дүнтэй бодлого баримтад суурилсан, нийцтэй байх ёстой. Энэ үе шатанд дараахь зүйлийг цуглуулна уу:
– Холбогдох засгийн газрын зохицуулалтууд (ажил эрхлэлт, өгөгдөл хамгаалах, татвар, салбарын стандарт гэх мэт).
– Үйлчлүүлэгчид/түншүүдтэй байгуулсан тодорхой үүрэг хариуцлагатай гэрээ, хэлэлцээрүүд (жишээ нь: нууцлал болон Үйлчилгээний гэрээ).
– Компанийн одоогийн практик, үүнд аль хэдийн хэрэгжиж байгаа боловч хараахан баримтжуулаагүй "зуршил" орно.
– Ялангуяа мэдээллийн аюулгүй байдал эсвэл хээл хахуулийн эсрэг тэмцэх зэрэг нарийн төвөгтэй салбарын жишиг үзүүлэлтүүд эсвэл салбарын шилдэг туршлагууд.
Шаардлагатай бол хуультай зөрчилдөж болзошгүй зүйл байхгүй эсэхийг баталгаажуулахын тулд хууль эрх зүйн болон хууль тогтоомжийн хэрэгжилтийн зөвлөхийг оролцуулна уу.
4. Бодлогын цар хүрээ, тодорхойлолт, бүтцийг тодорхойлох
Бичихээсээ өмнө энэ бодлого хэнд, хэзээ, ямар нөхцөлд хамаарахыг тодорхой тодорхойл. Тодорхойгүй хүрээ нь бодлогыг хэрэгжүүлэхэд хэцүү болгодог.
Ерөнхийдөө сайн бодлого нь уншигдахуйц байдал болон тогтвортой байдлын стандарт бүтэцтэй байдаг, жишээлбэл:
1. Бодлогын гарчиг
2. Зорилго (яагаад бодлогыг бий болгосон бэ)
3. Хамрах хүрээ (хэн оролцох эрхтэй)
4. Нэр томьёоны тодорхойлолт (олон тайлбараас зайлсхийхийн тулд)
5. Үндсэн нэр томьёо/дүрэм
6. Үүрэг ба хариуцлага (хэн юу хийдэг вэ)
7. Холбогдох журам (хэрэв үүсмэл SOP байгаа бол)
8. Хориг арга хэмжээ/үр дагавар (зөрчлийн хувьд)
9. Лавлах баримт бичиг (хууль, стандарт, маягт)
10. Хүчин төгөлдөр болох огноо болон хянан үзэх мөчлөг
Форматын тогтвортой байдал нь ажилтнуудад мэдээлэл олоход хялбар болгож, дотоод аудитыг хөнгөвчилдөг.
5. Тодорхой бөгөөд хэрэглэхэд тохиромжтой хэллэг ашиглан бодлогын төслийг боловсруулах.
Компанийн бодлогын нийтлэг алдаа бол хэтэрхий "хууль ёсны" хэллэг бөгөөд ойлгоход хэцүү болгодог. Хамгийн тохиромжтой нь бодлого нь өдөр тутмын нөхцөл байдалд хэрэглэж болох энгийн, шууд хэллэгийг ашиглах ёстой.
Зарим бичих зарчим:
- Идэвхтэй, товч өгүүлбэр ашигла.
– Шалгуургүй “шаардлагатай үед” эсвэл “нөхцөл байдлын дагуу” гэх мэт тодорхой бус нэр томьёоноос зайлсхий.
– Хэрэв тухайн сэдэв тайлбарлагдаж болзошгүй бол товч жишээ оруулна уу, жишээлбэл, ашиг сонирхлын зөрчил эсвэл нууц мэдээллийн хэлбэрийн жишээ.
– Бодлого (дүрэм) болон журам (арга)-ыг ялгаж салга. Бодлого нь “юу” болон “яагаад” гэдгийг зааж өгдөг бол журам нь “хэрхэн” гэдгийг тайлбарладаг.
Хэрэв бодлого урт бол сканнердахад хялбар болгохын тулд дэд гарчиг, цэгүүд болон товч хүснэгтүүдийг ашиглана уу.
6. Оролцогч талуудыг оролцуулж санал бодлоо солилцох
Тусдаа боловсруулсан бодлого нь хэрэгжих үед үйл ажиллагааны бодит байдалтай нийцдэггүйгээс болж бүтэлгүйтдэг. Тиймээс олон талт хяналт шалгалт хийнэ үү. Дараах талуудыг оролцуулна уу:
– Хөдөлмөр эрхлэлтийн бодлогын хүний нөөцийн
– Хууль эрх зүйн тал дээр хууль эрх зүй/нийцэл
– Зарцуулалтын бодлого болон хяналтын санхүүжилт
- Мэдээллийн аюулгүй байдлын мэдээллийн технологи
– Ажлын үйл явцын нийцлийн үйл ажиллагааны дарга
– Хээрийн дадлагын оролцооны шугаман менежер/ажилтны төлөөлөл
Энэ үе шат нь болзошгүй асуудлуудыг эрт үед нь тодорхойлох зорилготой: бодлогыг хэрэгжүүлж болох эсэх, хэт их захиргааны дарамт байгаа эсэх, бусад бодлоготой зөрчилдөж байгаа эсэх, хориг арга хэмжээ нь пропорциональ байгаа эсэх.
7. Зөвшөөрөл болон баталгаажуулалтын механизмыг боловсруулах
Бодлогыг шинэчилсний дараа Захирлуудын зөвлөл, Гүйцэтгэх захирал эсвэл Бодлого/Дүрэм журмын хороо зэрэг эрх бүхий байгууллага албан ёсоор батлах шаардлагатай. Мөн эрх мэдлийн түвшинг тодорхойл: стратегийн бодлогыг ихэвчлэн захирлуудын зөвлөл баталдаг бол үйл ажиллагааны үндсэн төлөвлөгөөг хэлтсийн дарга нар баталж болох боловч тэдгээр нь эцэг компанийн бодлоготой нийцэж байх ёстой.
Баталгаажуулсан баримт бичигт дараахь зүйлс байх ёстой.
- баримт бичгийн дугаар болон хувилбар
– хүчин төгөлдөр болох огноо
- хариуцсан бодлогын эзэмшигч
– засварын түүх (өөрчлөлтийн бүртгэл)
Энэ нь хуучин хувилбаруудыг тараахаас урьдчилан сэргийлэх, аудитын явцад нотлох баримтыг хөнгөвчлөхөд чухал ач холбогдолтой юм.
8. Нийгэмшил ба сургалт (зөвхөн имэйл илгээх биш)
Бодлогууд нь зөвхөн дотоод сүлжээнд байршуулагдсан учраас автоматаар ойлгогддоггүй. Эрсдэлийн түвшинд үндэслэн мэдээлэл түгээх ажлыг төлөвлөөрэй:
– Чухал бодлогын хувьд (хээл хахуулийн эсрэг, мэдээллийн аюулгүй байдал, ХАБЭА) заавал сургалт явуулж, богино хэмжээний асуулт хариултын шалгалт явуулна.
– Ердийн бодлогын хувьд энэ нь товч танилцуулга, богино хэмжээний зурагт хуудас эсвэл нэг хуудастай гарын авлага хэлбэрээр байж болно.
– Шинэ ажилтнууд ажилд орохдоо үндсэн бодлогыг хүлээн авч байгаа эсэхийг шалгаарай.
Ялангуяа хууль эрх зүйн үр дагавартай байж болзошгүй бодлогын хувьд уншиж, ойлгосон "хүлээн зөвшөөрөх" механизм эсвэл мэдэгдлийг оруулна уу.
9. Хэрэгжилт: бодлогыг ажлын үйл явцад нэгтгэх
Бодлогууд нь системд "суулгагдсан" тохиолдолд үр дүнтэй байх болно. Жишээлбэл:
– Зарцуулалтын бодлогыг санхүүгийн хэрэглээний батлах урсгалтай холбох ёстой.
– Өгөгдөлд хандах бодлогыг дүрд суурилсан хандалтын хяналтын системтэй холбох ёстой.
– Сахилгын бодлого нь Хүний нөөцийн мөрдөн байцаалтын журам болон зөрчлийн баримтжуулалттай холбоотой байх ёстой.
Мөн хэн хэрэгжилтийг хянадаг, тайлагналыг хэрхэн хийдэг, хэрэгжилтийг хэмжихэд ямар үзүүлэлтүүдийг ашигладаг болохыг тодорхойл.
10. Хяналт, үнэлгээ болон үечилсэн сайжруулалт
Бизнесийн орчин өөрчлөгдөж байна: шинэ зохицуулалт, эрлийз ажлын загвар, кибер аюул заналхийлэл, эсвэл байгууллагын бүтцийн өөрчлөлт. Тиймээс бодлогыг үе үе, жишээлбэл, 12 сар тутамд эсвэл томоохон өөрчлөлт гарсан үед хянаж байх шаардлагатай.
Дараахь зүйлд үндэслэн үнэлгээ хийх:
– дотоод/гадаад аудитын үр дүн
- зөрчлийн тохиолдол, тохиолдлууд
- ажилтан болон менежерийн санал хүсэлт
– үйл явцын үр нөлөө (хэтэрхий төвөгтэй эсвэл хамааралгүй эсэхээс үл хамааран)
Шинэчилсэн бодлогыг дахин нийгэмшүүлж, шинэ хувилбараар тэмдэглэж, хуучин хувилбарыг эргэлтээс хасах ёстой.
Хаах
Компанийн бодлогыг боловсруулах нь бизнесийн алсын хараа, хууль эрх зүйн нийцэл, үйл ажиллагааны бодит байдлыг хослуулсан стратегийн үйл явц юм. Сайн бодлого бол зүгээр нэг албан ёсны баримт бичиг биш, харин тууштай, аюулгүй, бүтээмжтэй ажлын соёлыг бий болгох хэрэгсэл юм. Зорилгоо ойлгох, тэргүүлэх чиглэлийг тодорхойлох, тодорхой төсөл боловсруулах, оролцогч талуудыг татан оролцуулах, тогтмол хяналт тавих зэрэг бүтэцлэгдсэн алхмуудын тусламжтайгаар компаниуд байгууллагын гүйцэтгэлд бодитой нөлөө үзүүлэх, ойлгогдох, бодитой ашиглагдах бодлогыг хэрэгжүүлж чадна.
Хэрэв та хүсвэл би танай салбар болон компанийн хэмжээнд тохирсон компанийн бодлогын загвар (жишээ нь, чөлөөний бодлого, мэдээллийн технологийн төхөөрөмжийн хэрэглээний бодлого эсвэл ёс зүйн дүрэм) гаргахад тань туслах болно.
