Жижиг бизнесийн нягтлан бодох бүртгэлийн аргын сонголтууд
Жижиг бизнес эрхлэх үед нягтлан бодох бүртгэлийг зөвхөн "татварын тайлан" эсвэл хойшлуулж болох захиргааны ажил гэж үздэг. Гэсэн хэдий ч эхнээс нь сонгосон нягтлан бодох бүртгэлийн арга нь шийдвэр гаргах чанар, бэлэн мөнгөний урсгал, санхүүжилт авах чадвар, тэр ч байтугай бизнесийн өсөлтөд бэлэн байдалд ихээхэн нөлөөлдөг. Зөв арга нь бизнес эрхлэгчдэд бизнес үнэхээр ашигтай эсэх, аль бүтээгдэхүүн хамгийн ашигтай, бараа материалын нөөцийг нэмэгдүүлэх эсвэл ажилтан хөлслөх нь хэзээ аюулгүй болохыг ойлгоход тусалдаг.
Ерөнхийдөө жижиг бизнес эрхлэгчид түгээмэл ашигладаг хэд хэдэн нягтлан бодох бүртгэлийн аргууд байдаг. Эдгээр аргууд тус бүр өөрийн гэсэн давуу тал, хязгаарлалт, янз бүрийн түвшний нарийн төвөгтэй байдалтай байдаг. Энэ нийтлэлд нягтлан бодох бүртгэлийн аргын сонголтууд, тэдгээрийг хэзээ ашиглах, мөн танай бизнесийн онцлогт хамгийн сайн тохирох аргыг сонгоход туслах практик асуудлуудыг авч үзэх болно.
1) Бэлэн мөнгөний суурьтай нягтлан бодох бүртгэл
Бичил болон жижиг бизнес эрхлэгчдийн хамгийн энгийн бөгөөд өргөн хэрэглэгддэг арга бол бэлэн мөнгөнд суурилсан нягтлан бодох бүртгэл юм. Энэ аргаар орлогыг бэлэн мөнгө хүлээн авсан үед, зардлыг бэлэн мөнгө төлсөн үед бүртгэдэг. Тиймээс гүйлгээ хэзээ явагдаж байгаад биш, харин бэлэн мөнгө хэзээ орж гарч байгаад анхаарлаа хандуулдаг.
Илүүдэл:
– Хэрэгжүүлэхэд маш хялбар. Бичлэгийг кассын дэвтэр, хүснэгт эсвэл энгийн аппликейшн ашиглан хийж болно.
– Өдөр тутмын бэлэн мөнгөний менежменттэй уялдуулсан. Бизнес эрхлэгчид бэлэн мөнгөний үлдэгдлээ шууд харах боломжтой.
– Хүнсний мухлаг, өдөр тутмын үйлчилгээ гэх мэт бэлэн мөнгөний гүйлгээ хийдэг эсвэл авлага ховор гаргадаг бизнесүүдэд үр дүнтэй.
Дутмаг:
– Жинхэнэ гүйцэтгэлийг тусгадаггүй. Та тухайн сард олон тооны орж ирж буй төлбөрөөс болж "ашигтай" мэт санагдаж болох ч үнэндээ эдгээр төлбөрүүд нь өмнөх сарын авлага байж болно.
– Төлбөргүй зээлийн гүйлгээг орлого эсвэл зардалд бүртгэдэггүй тул авлага болон өглөгийг нарийн шинжлэхэд хэцүү байдаг.
– Хурдацтай өсөхийг эрмэлздэг бизнесүүдэд тохиромжгүй. Хөрөнгө оруулагчид, банкууд эсвэл түншүүд илүү төлөөлөлтэй байдаг тул хуримтлалд суурилсан тайланг илүүд үздэг.
Бэлэн мөнгөний арга нь энгийн гүйлгээний эргэлттэй жижиг бизнесүүдэд тохиромжтой, ихэнх гүйлгээ нь бэлэн мөнгө/шууд шилжүүлэг бөгөөд тайлагнах шаардлага хамгийн бага хэвээр байна.
2) Хуримтлалын суурьтай нягтлан бодох бүртгэл
Хуримтлалын арга нь борлуулалт хийгдсэн үед (мөнгийг хүлээн аваагүй байсан ч) орлогыг хүлээн зөвшөөрч, өр төлбөр үүссэн үед (төлбөрийг төлөөгүй байсан ч) зардлыг хүлээн зөвшөөрдөг. Жишээлбэл, та 5-нд бараа зарсан бөгөөд үйлчлүүлэгч 30-ны өдөр хүртэл төлбөрөө төлөөгүй гэж бодъё. Хуримтлалын нягтлан бодох бүртгэлд орлогыг 5-нд бүртгэдэг бол 30-ны өдрийн төлбөр нь авлагын дансыг бууруулдаг.
Илүүдэл:
– Ашигт ажиллагааны илүү нарийвчлалтай дүр зургийг өгдөг. Орлого болон зардлыг ижил хугацаанд харьцуулдаг.
– Шийдвэр гаргах нь илүү сайн. Та ашгийн хэмжээ, борлуулалтын чиг хандлага, зардлыг зөв үнэлж чадна.
– Илүү “банкны дансанд орох боломжтой”. Олон гадны талууд бизнесийн эрүүл мэндийг үнэлэхийн тулд хуримтлалын тайланд илүү найддаг.
Дутмаг:
– Илүү төвөгтэй. Та авлага, өглөг, хөрөнгийн элэгдэл хорогдол, хугацааны эцсийн тохируулгыг удирдах хэрэгтэй.
– Бэлэн мөнгөний урсгалыг үргэлж тусгадаггүй. Ашиг өндөр байж болох ч авлага өсөн нэмэгдэж байгаатай холбоотойгоор бэлэн мөнгөний урсгал хязгаарлагдмал байж болно.
Хуримтлалын арга нь зээлийн борлуулалттай, их хэмжээний бараа материалын нөөцтэй, үйлчилгээний гэрээтэй эсвэл санхүүжилт, өргөжилтийг эрэлхийлж эхэлж буй бизнесүүдэд ерөнхийдөө тохиромжтой байдаг.
3) Холимог арга (эрлийз)
Зарим жижиг бизнесүүд холимог аргыг ашигладаг: жишээлбэл, орлогыг бэлэн мөнгөний үндсэн дээр бүртгэдэг боловч зарим зардлыг хуримтлалын үндсэн дээр бүртгэдэг; эсвэл эсрэгээр. Бусад нь өдөр тутмын гүйлгээг хялбар болгохын тулд бэлэн мөнгөний үндсэн дээр бүртгэдэг бөгөөд дараа нь тайлангийн зорилгоор сар эсвэл жилийн эцэст хуримтлалын тохируулга хийдэг.
Илүүдэл:
– Илүү уян хатан. Та бүртгэл хөтлөлтийн хялбар байдлыг илүү цэвэрхэн тайлан гаргах хэрэгцээтэй тэнцвэржүүлж чадна.
– Илүү жигд шилжилт. Энгийн системээс албан ёсны систем рүү шилжиж буй бизнест тохиромжтой.
Дутмаг:
– Зөрчилтэй байвал төөрөгдөлд орох эрсдэлтэй. Тодорхой дүрэм журамгүйгээр тайланг үе шатуудын хооронд харьцуулахад хэцүү байж болно.
– Тохиролцоонд сахилга бат шаардлагатай, ялангуяа бараа материал, авлага, өглөг байгаа бол.
Холимог арга нь гүүр болж болох ч дотоод бодлого шаарддаг: аль гүйлгээг бэлэн мөнгө болгон бүртгэх, аль нь хуримтлагдах, хэзээ тохируулга хийх зэрэг орно.
4) Дан бичлэг болон давхар бичлэг (бичлэгийн систем)
Жижиг бизнесүүд бэлэн мөнгө эсвэл хуримтлалын сууриас гадна нягтлан бодох бүртгэлийн системийг сонгох шаардлагатай: нэг удаагийн эсвэл давхар бүртгэлтэй.
Ганц оролт
Нэг удаагийн бичилттэй нягтлан бодох бүртгэл нь бэлэн мөнгөний дэвтэртэй төстэй: та орлого, зардлыг заримдаа ангиллаар нь бүртгэдэг. Энэ нь энгийн гүйлгээтэй маш жижиг бизнесүүдэд тохиромжтой.
– Давуу тал: хялбар, хурдан, дебит-кредитийн ойлголт шаарддаггүй.
– Сул талууд: алдаа гарах магадлалтай, баланс гаргахад хэцүү, гүнзгий аудит эсвэл үнэлгээг бага дэмждэг.
Давхар оруулга
Давхар бичилттэй нягтлан бодох бүртгэл нь орчин үеийн нягтлан бодох бүртгэлийн стандарт юм: гүйлгээ бүр дор хаяж хоёр дансанд (дебит ба кредит) нөлөөлдөг. Энэ систем нь орлогын тайлан, баланс, мөнгөн гүйлгээний тайланг илүү найдвартай бэлтгэх боломжийг олгодог.
– Давуу талууд: илүү нарийвчлалтай, бүрэн гүйцэд, хайлт хийхэд хялбар.
– Сул талууд: нягтлан бодох бүртгэлийн програм эсвэл үндсэн нягтлан бодох бүртгэлийг ойлгодог ажилтан хэрэгтэй.
Өнөөдөр олон нягтлан бодох бүртгэлийн програмууд давхар оруулгыг хялбар болгодог, учир нь борлуулалт, худалдан авалт, төлбөрийн гүйлгээг автоматжуулсан маягтаар үүсгэдэг.
5) Бараа материалын боловсруулалт: үечилсэн ба тасралтгүй
Бараа бүтээгдэхүүн борлуулдаг бизнесийн хувьд бараа материалын бүртгэлийн аргууд бас чухал юм.
– Үечилсэн систем: бараа материалыг үе үе тоолдог (жишээлбэл, сарын эцэст). Борлуулсан барааны өртгийг (COGS) эхний бараа + худалдан авалт - эцсийн бараанаас тооцдог.
– Бодит цагийн хувьцааны системийг хараахан ашиглаж амжаагүй жижиглэн худалдааны бизнесүүдэд тохиромжтой.
– Байнгын систем: бараа материалын нөөц болон ҮНЗ-ийг борлуулалт/худалдан авалтын гүйлгээ бүрт шинэчилдэг.
– Олон SKU-тай, борлуулалтын хэмжээ өндөр эсвэл бараа материалын хатуу хяналт шаарддаг бизнесүүдэд тохиромжтой.
Бараа материалын нөөцийг нямбай удирдах нь бараа материалын алдагдалаас урьдчилан сэргийлэх, зөв борлуулалтын үнийг тодорхойлох, удаан хөдөлж буй бүтээгдэхүүнийг хянах боломжийг олгодог.
6) Зөв аргыг сонгоход анхаарах зүйлс
Өөрийн хэрэгцээнд тохирсон нягтлан бодох бүртгэлийн аргыг сонгохын тулд дараах хүчин зүйлсийг анхаарч үзээрэй.
1. Бизнесийн загвар ба гүйлгээний арга
– Хэрэв гүйлгээний дийлэнх нь бэлэн мөнгө бөгөөд энгийн бол бэлэн мөнгөний суурь хангалттай байж болно.
– Хэрэв олон авлага/өглөг байгаа бол хуримтлалын арга нь илүү нарийвчлалтай дүр зургийг өгдөг.
2. Хэмжээ ба өсөлт
– Өргөжихийг хүсч буй бизнесүүд өргөжсөнийхөө дараа системийг “дахин угсрах” шаардлагагүй болохын тулд хуримтлалын болон давхар бичилттэй нягтлан бодох бүртгэлд эрт шилжиж эхлэх хэрэгтэй.
3. Тайлагнах шаардлага
– Зөвхөн дотоод хэрэглээнд энгийн систем хангалттай байж болно.
– Банкууд/хөрөнгө оруулагчид/түншүүдийн хувьд цэвэрхэн, тууштай тайлангууд маш их тустай байдаг.
4. Захиргааны ур чадвар
– Хэрэв захиргааны ажилтан байхгүй бол хэрэгжүүлэх хамгийн бодитой аргыг сонгоно уу.
– Хэрэв та програм хангамж ашиглавал давхар оруулга болон хуримтлалыг илүү хялбар хийж болно.
5. Татварын хууль тогтоомжийн хэрэгжилт
– Бүртгэлийн арга нь шаардлагатай баримт бичгийг (жишээ нь, борлуулалтын тойм, зардал, бараа материалын бараа материал, гүйлгээний баримт) бүрдүүлэх боломжийг олгодог эсэхийг шалгаарай. Татварын зөвлөх/нягтлан бодогчтой зөвлөлдөх нь холбогдох дүрэм журмыг дагаж мөрдөхөд тусална.
7) Жижиг бизнесүүдэд зориулсан практик зөвлөмжүүд
Энгийн гарын авлага болгон:
– Голчлон бэлэн мөнгөний гүйлгээ хийдэг бичил бизнесүүд: бэлэн мөнгөний суурь + зардлын ангилал тус бүрийн нягт нямбай бүртгэл, мөн сар бүр банкны тооцоо.
– Нөөцтэй жижиглэнгийн бизнесүүд: хамгийн бага үечилсэн бараа материалын системийг авч үзэж, бараа материал/борлуулалтын програмыг ашиглаж эхэл, ингэснээр ҮНЗ нь "зүгээр л тооцоологдохгүй" болно.
– Төсөл эсвэл захиалгад суурилсан үйлчилгээний бизнесүүд: хуримтлал нь ихэвчлэн илүү төлөөлөлтэй байдаг, ялангуяа урьдчилгаа төлбөр, хэсэгчилсэн төлбөр эсвэл хэсэгчилсэн төлбөрөөр хүлээн зөвшөөрөгдсөн орлого байгаа бол.
– Санхүүжилт хайж буй бизнесүүд: бизнесийн үзүүлэлтүүдийг тодорхой харагдахуйц байлгахын тулд давхар оруулга болон хуримтлалын тайланг ашигладаг.
Хамгийн чухал зүйл бол тууштай байдал юм. "Хангалттай сайн боловч тогтмол" арга нь сахилга батгүй нарийн аргаас илүү үр дүнтэй байдаг.
Хаах
Нягтлан бодох бүртгэлийн аргууд нь зүгээр нэг албан ёсны зүйл биш; эдгээр нь бизнесийн навигацийн хэрэгсэл юм. Бэлэн мөнгөний нягтлан бодох бүртгэл нь энгийн байдал, мөнгөн гүйлгээний хяналтаараа давуу талтай бол хуримтлалын нягтлан бодох бүртгэл нь гүйцэтгэлийн нарийвчлал, өргөжүүлэхэд бэлэн байдлаараа давуу талтай. Холимог арга нь гүүр болж чаддаг бол дан эсвэл давхар оруулгын сонголт нь таны тайлан хэр цогц байж болохыг тодорхойлдог. Бизнесийн загвар, гүйлгээ, захиргааны чадавхи, бизнесийн зорилгоо харгалзан үзвэл та хамгийн тохиромжтой нягтлан бодох бүртгэлийн аргыг сонгож, тоонуудыг ашиглан илүү итгэлтэй шийдвэр гаргах боломжтой.
