Энгийн санхүүгийн тайлан хэрхэн гаргах вэ
Санхүүгийн тайлангууд нь ихэвчлэн төвөгтэй сонсогддог ч жижиг бизнес, байгууллага эсвэл хувийн санхүүгийн менежментийн хувьд та цэвэрхэн бөгөөд хэрэгтэй хялбаршуулсан хувилбарыг гаргаж болно. Энгийн санхүүгийн тайлангийн тусламжтайгаар та санхүүгийн эрүүл мэнд, ашгаа, мөнгө хаашаа орж, явж байгааг тодорхойлж чадна. Энэ нийтлэл нь энгийн, хэрэгжүүлэхэд хялбар санхүүгийн тайланг хэрхэн үүсгэх талаар алхам алхмаар зааварчилгаа өгөх болно.
1. Санхүүгийн тайлангийн зорилгыг ойлгох
Эхлэхээсээ өмнө тайлан үүсгэх зорилгоо тодорхойл. Энэ нь танай бизнесийн ашиг алдагдлыг шалгах, мөнгөн гүйлгээг удирдах, хөрөнгө оруулагчдад тайлагнах эсвэл зүгээр л сарын зардлыг хянах уу? Энэ зорилго нь танд хэрэгтэй мэдээллийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг тодорхойлох болно. Энгийн тайлангийн хувьд гол анхаарал нь ихэвчлэн дараахь зүйл байх болно.
- Орлого болон зардлаа тогтмол бүртгэх
- Бэлэн мөнгөний үлдэгдэл эсвэл дансны үлдэгдлээ мэдэж аваарай
– Тодорхой хугацаанд ашиг/алдагдлыг тооцоолох
– Хөрөнгө болон өрийн байршлыг хураангуйгаар харах
Тодорхой зорилго нь танд тууштай байж, тайлангаа хэт төвөгтэй болгохоос сэргийлэхэд тусална.
2. Бичлэгийн хугацаа болон мэдээллийн хэрэгслийг бэлтгэх
Дараагийн алхам бол тайлант хугацааг тодорхойлох явдал юм. Тайлангууд нь ихэвчлэн сар бүр байдаг боловч долоо хоног бүр (өндөр гүйлгээтэй бизнесийн хувьд) эсвэл жил бүр (том хэмжээний тойм) байж болно. Анхан шатны бизнес эрхлэгчдэд сар бүр гаргах тайлан нь нарийвчилсан боловч хэт их шаарддаггүй тул тохиромжтой.
Үүний дараа бичлэгийн хэрэгслийг сонгоно уу:
– Дэвтэр/дэвтэр: Гараар бичихэд тохиромжтой хүмүүст тохиромжтой
– Microsoft Excel/Google Sheets: хамгийн уян хатан бөгөөд автоматаар тооцоолоход хялбар
– Энгийн нягтлан бодох бүртгэлийн програм: гүйлгээ нэмэгдэж эхэлбэл тохиромжтой
Хэрэв та дөнгөж эхэлж байгаа бол хүснэгт ашиглаарай, учир нь та загвар үүсгэж, тэдгээрийг дахин дахин ашиглаж болно.
3. Гүйлгээний мэдээлэл цуглуулах
Сайн тайлан нь бүрэн өгөгдөл дээр суурилдаг. Дараах гэх мэт бүх гүйлгээний нотолгоог цуглуул.
- Борлуулалт ба худалдан авалтын тэмдэглэл
– Шилжүүлэг эсвэл данс шилжүүлсэн тухай баримт
– Төлбөрийн баримт
– Төлбөр/Авлагын тэмдэглэл
– Үйл ажиллагааны зардлын нотолгоо (цахилгаан, интернет, түрээс, цалин гэх мэт)
Санах ойд найдах нь ихэвчлэн алдаа гаргадаг тул өдөр тутмын гүйлгээний бүртгэлийг хөтлөх зуршилтай болго. Боломжтой бол илүү нарийвчлалтай бүртгэл хөтлөхийн тулд хувийн болон бизнесийн дансыг тусад нь хадгал.
4. Орлого болон зардлын бүртгэл хөтлөх
Энэ бол энгийн санхүүгийн тайлангийн үндэс суурь юм. Дараахтай төстэй багана бүхий хүснэгт үүсгэнэ үү:
- Огноо
– Гүйлгээний дэлгэрэнгүй мэдээлэл
– Ангилал (жишээ нь: борлуулалт, түүхий эд, тээвэрлэлт, цалин)
– Орлого (Rp)
– Зардал (Rp)
– Төлбөрийн хэлбэр (бэлэн мөнгө/шилжүүлэг/цахим түрийвч)
– Тэнцвэр (заавал биш боловч маш тустай)
Гүйлгээ хийх бүрт тэр даруй тэмдэглэ. Жишээлбэл:
– 1-р сарын 3: Бүтээгдэхүүний борлуулалт 500.000 рупи (орлого)
– 1-р сарын 4: Түүхий эд худалдан авах 200.000 рупи (зардал)
Эдгээр бүртгэлээс харахад та аль хэдийн үндсэн тоймтой болсон байна: хэр их мөнгө орж ирж, хэр их мөнгө гарч, ялгаа нь.
5. Гүйлгээг ангилалд бүлэглэх
Тайлангуудыг илүү утга учиртай болгохын тулд гүйлгээг бүлэглэх шаардлагатай. Ангилалгүй бол та эх сурвалжийг нь ойлгохгүйгээр зүгээр л олон тоог харах болно. Орлогын ангиллын жишээ:
– Бүтээгдэхүүн/үйлчилгээний борлуулалт
– Бусад орлого (хураамж, түрээс, урамшуулал)
Зардлын ангиллын жишээ:
– Түүхий эд/хангамж
– Үйл ажиллагааны зардал (цахилгаан, ус, интернет)
– Тээвэрлэлт ба хүргэлт
– Цалин/хөдөлмөр
– Маркетинг/зар сурталчилгаа
- Түрээс
– Засвар үйлчилгээ/тоног төхөөрөмж
– Татвар ба захиргаа
Ангилалууд нь танд аль зардал хамгийн их байгааг болон та юунаас хэмнэх боломжтой эсэхийг үнэлэхэд тусална.
6. Ашиг ба алдагдлын энгийн тайлан бэлтгэ
Орлогын тайлан нь таны санхүүгийн гүйцэтгэлийг тодорхой хугацаанд харуулдаг: та ашиг олсон эсвэл алдагдалтай ажилласан эсэх. Хамгийн энгийн хэлбэр нь:
Орлого – Зардал = Ашиг/Алдагдал
Жишээ формат:
1. Нийт орлого
– Борлуулалт: 10.000.000 рупи
– Бусад орлого: 500.000 индонезийн рупи
Нийт орлого: 10.500.000 рупи
2. Нийт ачаалал
– Түүхий эд: 4.000.000 рупи
– Үйл ажиллагааны зардал: 1.500.000 рупи
– Тээвэр: 800.000 рупи
– Маркетинг: 700.000 рупи
Нийт зардал: 7.000.000 рупи
3. Цэвэр ашиг
10.500.000 IDR – 7.000.000 IDR = 3.500.000 IDR
Хэрэв үр дүн нь сөрөг байвал алдагдалтай гэсэн үг. Энэхүү тайлан нь таны бизнесийг үргэлжлүүлэх нь үнэ цэнэтэй эсэхийг, үнийг өсгөх шаардлагатай эсэхийг, эсвэл зардлаа бууруулах шаардлагатай эсэхийг үнэлэхэд чухал ач холбогдолтой.
7. Энгийн мөнгөн гүйлгээний тайлан гаргах
Ашиг гэдэг нь заавал бэлэн мөнгө байгаа гэсэн үг биш юм. Та борлуулалтыг бүртгэж болох ч худалдан авагч хараахан төлбөрөө төлөөгүй байна. Тиймээс бэлэн мөнгөний урсгалын тайлан нь орж ирж, гарч буй бодит бэлэн мөнгөний хэмжээг хянадаг.
Гурван энгийн хэсэгт хуваа:
1. Бэлэн мөнгө оруулах
– Бэлэн мөнгөний борлуулалтаас олсон орлого
– Авлагын төлбөр тооцоо
- Хүлээн авсан бусад орлого
2. Бэлэн мөнгө гаргах
– Бараа материал худалдан авах
- Ердийн төлбөрийн төлбөр
– Өрийн төлбөр
3. Эхлэлийн үлдэгдэл + Бэлэн мөнгөний зөрүү = Эцсийн үлдэгдэл
Жишээ нь:
– Анхны бэлэн мөнгөний үлдэгдэл: 2.000.000 IDR
– Нийт бэлэн мөнгөний урсгал: 8.000.000 рупи
– Нийт бэлэн мөнгө: 7.500.000 рупи
– Эцсийн бэлэн мөнгөний үлдэгдэл: 2.500.000 рупи
Бэлэн мөнгөний урсгалын тусламжтайгаар та хэзээ хөрөнгөө нэмэгдүүлэх эсвэл зардлаа хязгаарлах шаардлагатайг тооцоолж чадна.
8. Энгийн баланс бэлтгэх (заавал биш боловч санал болгож байна)
Баланс нь тодорхой өдрийн санхүүгийн байдлыг харуулдаг. Энгийн хувилбарын хувьд товч тоймлон хүргэе:
– Хөрөнгө (таны эзэмшдэг зүйлс): бэлэн мөнгө, банкны үлдэгдэл, бараа материал, тоног төхөөрөмж
– Өр төлбөр/Өр (таны өр төлбөр): нийлүүлэгчийн өр, зээл
– Капитал/Өмч (хөрөнгө ба өр төлбөрийн ялгаа)
Томъёо:
Хөрөнгө = Өр төлбөр + Өөрийн хөрөнгө
Жишээ:
– Хөрөнгө: бэлэн мөнгө 2.500.000 рупи, бараа материал 3.000.000 рупи, тоног төхөөрөмж 4.000.000 рупи → нийт 9.500.000 рупи
– Өр: 2.000.000 рупи
– Хөрөнгө: 7.500.000 рупи
Баланс нь бизнесийн цэвэр үнэ цэнэ болон тогтвортой байдлыг харахад тусална.
9. Нийцлийг шалгах болон нийтлэг алдаанаас зайлсхийх
Энгийн тайлан үүсгэх үед гарч болох зарим нийтлэг алдаанууд:
– Жижиг гүйлгээг бүртгэхгүй (байнга хийгддэг ч хэмжээ нь их байдаг)
- Хувийн болон бизнесийн мөнгийг хослуулах
– Гүйлгээний нотлох баримтыг хадгалахгүй байх
– Буруу ангилал (жишээ нь бизнесийн зардалд багтсан хувийн зардал)
– Тайланг тогтмол гаргадаггүй тул тэдгээр нь овоорч, та дэлгэрэнгүй мэдээллийг мартдаг.
Шийдэл: өдөр тутмын тэмдэглэл хөтлөх, долоо хоног тутмын тойм хийх, сар бүрийн үнэлгээ хийхдээ сахилга баттай байх.
10. Дүгнэлт гаргах болон үйл ажиллагааны төлөвлөгөө гаргах
Санхүүгийн тайлангууд нь зөвхөн бүртгэл биш, харин шийдвэр гаргах хэрэгсэл юм. Тайлан бэлэн болсны дараа дараахь зүйлийг дүгнэнэ үү:
– Энэ сар ашиг уу, алдагдал уу?
- Хамгийн их зардал хаана гардаг вэ?
- Дараагийн сард хангалттай мөнгө байгаа юу?
- Борлуулалтыг нэмэгдүүлэх эсвэл зардлыг бууруулах шаардлагатай юу?
Тэндээс тээврийн зардлыг бууруулах, хамгийн үр дүнтэй сувгуудаар сурталчилгааг нэмэгдүүлэх, эсвэл авлагын төлбөрийг цуглуулахыг хурдасгах гэх мэт энгийн үйл ажиллагааны төлөвлөгөө гарга.
Хаах
Энгийн санхүүгийн тайлан гаргах нь үндсэндээ гүйлгээг тогтмол бүртгэхээс эхэлдэг. Орлого, зардлын бүртгэлээсээ та ашиг, алдагдлын тайлан, мөнгөн гүйлгээний тайлан, боломжтой бол энгийн баланс гаргаж болно. Эдгээр тайлангууд нь энгийн мэт санагдаж болох ч санхүүгийн байдлаа ойлгох, илүү сайн шийдвэр гаргах, бизнес болон хувийн амьдралынхаа санхүүгийн эрүүл мэндийг хадгалахад хангалттай юм.
Хэрэв та хүсвэл би өдөр тутмын гүйлгээнийхээ дагуу бөглөж болох Google Sheets/Excel загвар (орлого-зарлагын хүснэгтийн формат, ашиг, алдагдлын тайлан, мөнгөн гүйлгээ) үүсгэж болно.
