Ажлын хуваарийг удирдах захиргааны зөвлөмжүүд
Үр дүнтэй, үр ашигтай ажлын хуваарийг зохион байгуулах нь мэргэжлийн орчинд амжилтын чухал тал юм. Олон хүний хувьд зохион байгуулалттай байж, цагаа үр дүнтэй удирдах нь зөвхөн бүтээмжийг төдийгүй амьдралын ерөнхий чанарыг нь сайжруулдаг. Энэ нийтлэлд бид ажлын хуваариа удирдах зарим хэрэгтэй захиргааны зөвлөмжийг хэлэлцэх бөгөөд ингэснээр та илүү шаргуу ажиллахын оронд илүү ухаалаг ажиллах боломжтой болно.
1. Газрын зургийн тэргүүлэх чиглэлүүд
Ажлын хуваариа зохион байгуулах эхний алхам бол тэргүүлэх чиглэлүүдээ ойлгож, зураглах явдал юм. Бүх ажил ижил түвшинд яаралтай эсвэл чухал байдаггүй. Эйзенхауэрийн матриц гэх мэт энгийн эрэмбэлэх матриц нь яаралтай болон чухал ажлуудыг хойшлуулж эсвэл шилжүүлж болох ажлуудыг ялгахад тусална.
Эхлээд хийх ёстой бүх ажлуудынхаа жагсаалтыг гаргаж, дараа нь тэдгээрийг тэргүүлэх чиглэлээр нь ангил. Ингэснээр та ажил эсвэл төсөлдөө үнэхээр үнэ цэнэ нэмэх зүйлс дээр анхаарлаа төвлөрүүлж чадна.
2. Цагийн менежментийн хэрэгслүүдийг ашиглах нь
Зөв цагийн менежментийн хэрэгслийг ашиглах нь таны ажлын хуваарийг зохион байгуулахад асар их өөрчлөлт авчирч чадна. Google Calendar эсвэл Microsoft Outlook зэрэг дижитал хуанли нь таны хуваарийг илүү үр дүнтэй зохион байгуулахад тусална. Сануулга болон төхөөрөмж хоорондын синхрончлол нь таныг чухал уулзалт эсвэл хугацааг алдахгүй байхыг баталгаажуулдаг.
Trello, Asana, эсвэл Monday.com зэрэг бусад аппликейшнуудыг даалгавар болон төслүүдийг харахад хялбар харагдах самбар хэлбэрээр зохион байгуулахад ашиглаж болно. Эдгээр аппликейшнууд нь танд том даалгавруудыг жижиг дэд даалгавар болгон хуваах, хугацаа тогтоох, ахиц дэвшлээ хянах боломжийг олгодог.
3. Даалгавар бүрт цаг хуваарилах
Цагийн менежментийн хамгийн түгээмэл алдаануудын нэг бол даалгавар хэр удаан үргэлжлэхийг дутуу үнэлэх явдал юм. Үүнээс зайлсхийхийн тулд бодит тооцоололд үндэслэн даалгавар бүрт тодорхой цаг хуваарил. Жишээлбэл, Помодоро техник нь цагаа 25 минутын ажлын завсарлагатай хувааж, дараа нь 5 минутын завсарлага авахыг санал болгодог бөгөөд энэ нь анхаарал төвлөрөл болон бүтээмжийг сайжруулж чадна.
Ажлуудын хооронд завсарлага эсвэл гэнэтийн тэргүүлэх чиглэлийн өөрчлөлтийг харгалзан завсарлага авах цаг гаргахаа бүү мартаарай.
4. Хил хязгаарыг тодорхой болго
Хурдацтай ажлын орчинд анхаарал сарниулах зүйлс олон талаас, тухайлбал хамт ажиллагсад, ирж буй имэйлүүд, тэр ч байтугай олон нийтийн мэдээллийн хэрэгслээс ирж болно. Тиймээс тодорхой хил хязгаар тогтоох нь чухал юм. Яаралтай тохиолдлоос бусад тохиолдолд танд саад болохгүй тодорхой цагийн бүсийг тогтоо.
Энэ төвлөрлийн цагаар имэйл болон утасны мэдэгдлийг унтраагаарай. Мөн та өөрийн хийж буй ажилдаа бүрэн анхаарлаа төвлөрүүлэхийн тулд "Бүү саад бол" функцийг ашиглах талаар бодож үзээрэй.
5. Хуваарийг тогтмол хянаж, тохируулж байх
Төлөвлөлтийн үе шатанд хуваарь гаргах нь зогсдоггүй; энэ нь тогтмол хяналт, тохируулга шаарддаг. Ажлын долоо хоног бүрийн төгсгөлд юу хийж гүйцэтгэснээ болон юуг сайжруулах шаардлагатай байгаагаа дүгнэхэд цаг гарга.
Хэрэв илүү яаралтай ажлууд гарч ирвэл эсвэл цагаа илүү үр дүнтэй хуваарилах арга олсон бол хуваарьтаа өөрчлөлт оруулахаас бүү эргэлзээрэй. Уян хатан байдал нь цагийн менежментийг үр дүнтэй явуулахын гол түлхүүр бөгөөд төлөвлөгөөгөө тохируулах чадвар нь таныг бэрхшээлтэй тулгарахад илүү сайн бэлтгэх болно.
6. Даалгавруудыг шилжүүлэх
Хамтран ажиллагсад эсвэл харьяа албан тушаалтнуудад даалгавруудыг хуваарилж сурах нь илүү стратегийн даалгаварт анхаарлаа төвлөрүүлэх цагийг тань чөлөөлж чадна. Даалгавруудыг хуваарилах нь хариуцлагаас татгалзах гэсэн үг гэж бүү бодоорой. Үүний оронд энэ нь танай багийн хүний нөөцийг оновчтой ашиглах нэг арга юм.
Эрх мэдлийг шилжүүлэхдээ тодорхой зааварчилгаа өгч, үр дүн болон хугацаатай холбоотой бодит хүлээлтийг тодорхойл. Сайн харилцаа холбоо чухал.
7. Тогтмол завсарлага аваарай
Тогтмол, чанартай амралт нь энергийн тэнцвэрийг хадгалах, ядаргаанаас урьдчилан сэргийлэхэд чухал үүрэгтэй. Хэдэн цагаар тасралтгүй ажиллах нь ажлыг гүйцэтгэх хамгийн сайн арга гэсэн бүтээмжийн тухай домогт бүү итгэ. Хүний тархи удаан хугацаанд анхаарлаа төвлөрүүлэх чадвар хязгаарлагдмал бөгөөд богино завсарлага нь оюун ухааныг сэргээж, бүтээлч байдлыг нэмэгдүүлэхэд тусалдаг.
Ширээнээсээ нэг эсвэл хоёр цаг тутамд босож, сунгалт хийх, богинохон алхах эсвэл зүгээр л бясалгал хийхийг бодоорой.
8. Батлагдсан цагийн менежментийн аргуудыг хэрэгжүүл
Помодорогоос гадна танд аль нь хамгийн сайн тохирохыг харахын тулд туршиж үзэж болох өөр олон цагийн менежментийн аргууд байдаг. Жишээлбэл, "Мэлхийг ид" арга нь таныг илүү бүтээмжтэй болгохын тулд өдрийн эхэнд хамгийн хэцүү ажлуудыг гүйцэтгэхийг эрэмбэлдэг.
"Спринт долоо хоног" бол та өдөр тутмын зорилгоо тодорхойлох зэрэг ням гарагийн орой бүтэн долоо хоногоо төлөвлөх өөр нэг арга юм. Арга техник бүр нь таны хувийн ажлын хэв маяг болон хийж буй ажлын төрлөөс хамааран хэрэгтэй байж болох өөр өөр өнцгөөс санал болгодог.
9. Богино болон урт хугацааны зорилго тавь
Богино болон урт хугацааны зорилго тавих нь ажлын хуваариа зохион байгуулах тодорхой чиглэл, урам зоригийг өгч чадна. Богино хугацааны зорилгод өдөр тутмын эсвэл долоо хоног тутмын төслүүдийг дуусгах зэрэг орж болно. Урт хугацааны зорилгод ажил мэргэжлийн хүсэл эрмэлзэл, ур чадвар хөгжүүлэх эсвэл амжилтын мэдрэмж орж болно.
Таны тавьсан зорилго УХААЛАГ байх ёстой - өөрөөр хэлбэл Тодорхой, Хэмжиж болох, Хүрч болох, Хамааралтай, Цаг хугацаатай байх ёстой. Энэ нь танд том хүсэл мөрөөдлөө жижиг, хүрч болох алхмууд болгон задлахад тусална.
10. Ажил болон хувийн амьдралын тэнцвэрийг хадгалах нь
Эцэст нь ажил болон хувийн амьдралынхаа тэнцвэрийг хадгалах нь чухал юм. Хэт завгүй хуваарь, амрахгүй байх нь ядаргаанд хүргэж, урт хугацааны үр ашгийг бууруулдаг. Ажлаас гадуурх дуртай үйл ажиллагаандаа, тухайлбал дасгал хөдөлгөөн, хобби эсвэл гэр бүл, найз нөхөдтэйгээ цагийг өнгөрөөхөд цаг гаргаарай.
Эцэст нь хэлэхэд, ажлын хуваарийг удирдахын тулд идэвхтэй төлөвлөлт, үр дүнтэй цагийн менежментийн хэрэгсэл, техникийг ашиглах, тасралтгүй тохируулга хийх шаардлагатай. Эдгээр менежментийн зөвлөмжийг хэрэгжүүлснээр та бүтээмжийг нэмэгдүүлээд зогсохгүй мэргэжлийн болон хувийн амьдралынхаа чанарыг сайжруулах болно. Цагийн менежментийн сайн эцсийн зорилго нь таныг шаргуу ажиллахаас илүү ухаалаг ажиллахад туслах явдал гэдгийг санаарай.
